Entretien professionnel : comment bien le préparer ?

La mise en place d’un entretien professionnel est indispensable pour le bon fonctionnement de l’entreprise, au-delà du fait qu’il est obligatoire.

Pour que vous puissiez mieux comprendre les spécificités de ce dispositif, nous vous invitons à lire les détails sur le sujet dans cet article.

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Qu’est-ce qu’un entretien professionnel ?

C’est un moment privilégié pour l’employeur et son salarié au cours duquel ils échangent sur les possibilités d’évolution (en matière de compétences et d’emploi) et les besoins en formation.

En d’autres termes, il s’agit de faire le bilan. Son contenu est déterminé par une convention ou un accord de branche ou d’entreprise.

Exemple de contenu :

Quels sont les objectifs de l’entretien professionnel ?

Il ne s’agit pas d’évaluer la performance du salarié ou de parler d’atteinte des objectifs mais de construire son projet professionnel.

Le but principal est d’ajuster le projet professionnel du salarié et la stratégie de développement de l’entreprise. Il est dans ce sens différent de l’entretien annuel d’évaluation.

Est-ce que l’entretien professionnel est obligatoire ?

Contrairement à l’entretien d’évaluation, l’entretien professionnel est obligatoire en France depuis le 7 mars 2014. Il doit être mis en place quel que soit l’effectif de l’entreprise.

Il est imposé aux salariés qui sont présents dans l’entreprise depuis au moins 2 ans.

Qu’en est-il pour les salariés qui reprennent leur fonction après un arrêt ?

Même règle, les entretiens professionnels sont obligatoires pour ceux qui sont de retour après une longue absence.

Ça peut être après :

• un congé de maternité,
• un congé de proche aidant,
• un congé d’adoption,
• un congé parental d’éducation,
• à l’issue d’un mandat syndical, etc.

En bref, il concerne tous les salariés, quel que soit leur type de contrat : CDI, CDD, alternance, à temps partiel ou à temps plein.

Est-ce qu’un salarié peut refuser l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel est obligatoire pour l’employeur, et il est tenu de le faire passer à tous ses salariés.

D’un autre côté, cet entretien est uniquement un droit pour le salarié, et donc facultatif.

Entretien professionnel refus du salarié

Selon le cas, le refus d’un entretien professionnel est possible.

Mais, il est recommandé de garder précieusement une trace écrite du refus. Ce peut être une lettre recommandée avec accusé de réception ou encore une remise contre décharge.

Qui doit faire passer les entretiens professionnels ?

Tout dépend de la configuration de l’entreprise, mais dans la majorité des cas, l’entretien professionnel peut être réalisé et mené par le N+1 du salarié, les équipes des ressources humaines, le responsable Formation ainsi que les équipes en charge du développement des compétences.

Cependant, il est nécessaire que la personne qui fait passer l’entretien ait été formée à ce type de procédure. Il doit aussi disposer des outils nécessaires dans l’accomplissement de cette tâche.

Ce genre de formation est très utile pour éviter les habitudes descendantes et évaluatives qui sont souvent présentes dans les entretiens « classiques ».

Si l’entretien professionnel est réalisé par le manager opérationnel, il devra communiquer la synthèse des entretiens au service RH.

Comment la loi encadre-t-elle l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel est bien encadré par la loi.

L’article 2014-288 du 5 mars 2014 stipule que chaque salarié doit impérativement bénéficier d’un entretien professionnel, peu importe la taille de l’entreprise dans laquelle il travaille, tous les deux ans.

Tous les six ans, le salarié a aussi droit à un état des lieux qui récapitule son parcours professionnel. Cette dernière obligation a été appliquée à partir du 7 mars 2020 pour tous les salariés qui ont au minimum six ans d’ancienneté dans l’entreprise à compter de cette date.

Chaque année, le comité social et économique doit être informé par l’employeur (via la base de données économiques et sociales) sur la mise en place des entretiens professionnels pour les entreprises de moins de 50 salariés.

Cette démarche doit se faire dans le cadre de la consultation sur la politique de l’entreprise, s’il n’y a pas d’accord qui organise le contenu de la consultation, selon l’article L.2312-26 du Code du travail.

Entretien professionnel obligatoire dans la fonction publique

Au sein de la fonction publique, on a ce que l’on appelle un entretien professionnel ou d’évaluation, qui a été introduit par la loi 2009-972 du 3 août 2009, et qui est relatif aux parcours professionnels ou à la mobilité dans la fonction publique.

Cet entretien est aujourd’hui généralisé pour l’ensemble des structures publiques, après avoir été uniquement introduit dans la fonction publique d’État.

Plusieurs thèmes doivent absolument être abordés lors de l’entretien professionnel dans la fonction publique :

• L’actualisation de la fiche de poste
• Les compétences acquises et développées ainsi que les résultats professionnels obtenus
• L’évaluation par rapport à l’atteinte des objectifs fixés pour l’année
• L’appréciation de la valeur professionnelle
• La mise en place des objectifs pour l’année à venir
• L’identification des besoins en formation en rapport avec les objectifs fixés
• Les perspectives d’évolution dans le domaine professionnel en ce qui concerne la mobilité et la carrière en général.

Entretien professionnel et loi

D’après la loi, l’évaluation doit être réalisée en référence au métier, au cadre d’emploi, à l’activité de l’agent et à ses missions.

Ce qui signifie que si un agent de catégorie C a dû effectuer des tâches qui relèvent d’un cadre B, par carence, il ne pourra pas être évalué de façon négative, étant donné que cela ne correspond pas aux compétences qui sont exigées pour son grade.

L’entretien professionnel obligatoire dans la fonction publique est annuel, mais les managers et leurs agents peuvent convenir régulièrement d’une réunion pour évoquer certains des points que nous avons cités précédemment.

Par ailleurs, il est même conseillé d’organiser ce type de réunion le plus souvent possible pour assurer un suivi plus précis de l’avancée de l’individu dans ses efforts pour atteindre ses objectifs pour l’année.

Si les difficultés sont identifiées rapidement, il sera plus facile d’apporter des solutions correctrices, et cela, bien avant la date du prochain entretien annuel.

Lorsqu’au cours des six dernières années le salarié n’a pas bénéficié des entretiens prévus et d’au moins une action de formation non obligatoire, l’employeur doit abonder le compte personnel de formation d’un montant de 3 000€ pour un salarié à temps complet ou à temps partiel.

Source : https://travail-emploi.gouv.fr/

Comment préparer un entretien professionnel ?

Questions à poser lors d’un entretien professionnel obligatoire

Plusieurs questions peuvent être posées lors d’un entretien professionnel obligatoire, mais c’est au responsable qui doit le mener de bien les choisir.

Les questions sont classées en diverses catégories en respectant les thèmes qui sont à aborder durant l’entretien : objectifs, compétences, formations utiles et avenir.

Les objectifs

La personne qui mène l’entretien pourra poser ces questions pour évaluer les années précédentes et les années à venir en ce qui concerne les objectifs du salarié :

• Quels sont les progrès que vous avez pu réaliser depuis notre dernier entretien ?
• Quel type de mission vous plaît le plus ?
• Quelles sont les difficultés que vous rencontrez et dans quel contexte ?
• Comment est-ce que vous expliquez les difficultés que vous rencontrez dans les domaines que vous avez cités ?
• De votre point de vue, pourquoi n’avez-vous pas atteint vos objectifs ? Et de quoi avez-vous besoin pour y arriver ?
• Quelles démarches avez-vous déjà entreprises pour combattre ces difficultés ?
• Quelles sont les solutions que vous avez trouvées pour dépasser vos objectifs ?
• Quels pourraient être vos prochains objectifs si vous deviez les choisir vous-mêmes ?
• Qu’allez-vous changer pour atteindre vos objectifs ?
• Comment comptez-vous améliorer vos résultats si jamais l’on devait réduire le budget qui vous est alloué ?
• De quels moyens techniques, matériels ou logiciels avez-vous besoin pour être plus efficace ?
• Selon vous, est-ce que vous pourrez atteindre vos objectifs cette année ?

Les compétences

Pour que le salarié puisse progresser, l’évaluateur doit poser des questions démontrant son intérêt pour ses points forts, mais aussi pour ses points faibles afin de construire un meilleur plan d’action :

• Quelles tâches effectuez-vous habituellement avec beaucoup de facilité ?
• Quelles sont les compétences que vous avez et que vous n’utilisez pas encore, mais qui peuvent vous être utiles dans votre travail ?
• Quels ont été vos principaux succès au cours de cette année ? Et comment avez-vous géré la situation ?
• Quelles sont les tâches qui vous posent le plus de problèmes ?
• Dans quel type de travail rencontrez-vous des difficultés ? (travail d’équipe, reporting, management…)
• Quelles solutions pourraient convenir aux problèmes que vous avez identifiés selon vous ?
• Comment est-ce que vous pourriez améliorer votre travail de manière générale ?
• Quels sont les échecs que vous avez connus récemment ?

Les formations

Les entreprises veulent généralement aider le salarié à devenir meilleur avec le temps et à progresser de manière continue. Elles mettent donc en place des formations professionnelles. Le choix de celles-ci doit être discuté lors de l’entretien :

• Selon les difficultés identifiées précédemment, quelles sont les formations qui pourraient vous aider ?
• Connaissez-vous tous les types de formation que nous proposons au sein de l’entreprise ?
• Avez-vous déjà suivi des formations dans l’entreprise ? Est-ce qu’elles ont été bénéfiques pour vous ?
• Pensez-vous qu’il y ait une formation qui vous serait utile, mais que nous ne proposons pas pour le moment ?
• Si je choisis une formation pour vous, accepteriez-vous de la suivre ?

L’avenir

Les questions sur l’avenir et les perspectives d’évolution sont importantes pour préparer au mieux les années suivantes :

• Quelles sont vos perspectives d’avenir ?
• Quel horizon souhaitez-vous toucher dans un avenir proche ?
• Quels sont vos objectifs personnels au sein de l’entreprise ?
• Quels objectifs souhaitez-vous atteindre jusqu’à notre prochain entretien ?
• Est-ce que le plan d’action que nous avons mis en place ensemble vous convient ?

OPCO entretien professionnel

Vous avez des question particulières sur le sujet ? Je vous conseille de vous rapprocher de l’OPCO dont dépend votre entreprise.

Ils pourront vous proposer un kit pour réussir vos entretiens ou vous pourrez directement échanger avec un conseiller.

Quoi qu’il en soit, n’hésitez pas à aller sur leur site pour avoir les idées plus claires. C’est la meilleure façon de mener à bien cet entretien professionnel.

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