Déclarer un(e) salarié(e) est une étape cruciale dans le processus de recrutement et la gestion des ressources humaines pour toute entreprise, et ce peu importe son secteur d’activité. Personne n’y échappe !
Au-delà de la simple formalité administrative, cette démarche a une importance capitale et ce tant pour l’entreprise que pour l’employé(e). En effet, cette déclaration implique de respecter certaines procédures légales et d’accomplir des formalités spécifiques, ce qui garantit les droits et les obligations de chacune des parties concernées.
Dans cet article, Factorial vous invite à passer en revue les différentes étapes à suivre pour déclarer un salarié(e). Nous allons mettre l’accent sur les procédures à suivre et les formalités à remplir. De la déclaration préalable à l’embauche à l’accomplissement des obligations postérieures, nous allons passer en revue chaque aspect de ce processus afin de fournir aux employeurs et employeuses les informations nécessaires pour mener à bien cette démarche en toute conformité avec la législation en vigueur.
Que vous soyez un(e) dirigeant(e) d’entreprise qui souhaite embaucher de nouveaux collaborateurs / nouvelles collaboratrices ou un(e) responsable des ressources humaines chargé(e) de gérer les formalités administratives, cet article est fait pour vous ! Il va vous fournir tous les conseils et les recommandations nécessaires pour éviter tout écueil et assurer le bon déroulement de cette procédure, avec à la clé des relations professionnelles saines et transparentes.
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Table des matières
La déclaration préalable à l'embauche
La première étape consiste à réaliser la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Cette formalité administrative, obligatoire pour tout employeur ou employeuse qui souhaite recruter un nouveau collaborateur ou une nouvelle collaboratrice, consiste à informer les organismes sociaux de l’embauche à venir.
Qu’est-ce que la DPAE ?
La déclaration préalable à l’embauche est une démarche administrative qui permet à l’employeur ou l’employeuse d’informer les organismes sociaux de l’arrivée imminente d’un(e) nouveau collaborateur / nouvelle collaboratrice. Elle doit être effectuée avant la date de début effectif du contrat de travail.
La DPAE : une obligation pour tous
Toutes les entreprises sans exception sont tenues de réaliser une DPAE pour chaque nouvelle personne recrutée, que ce soit en CDI, CDD ou contrat de travail temporaire.
Les démarches à suivre pour effectuer une DPAE
La réalisation de la DPAE peut se faire de manière dématérialisée directement via le site internet net-entreprises.fr ou par le biais du formulaire papier Cerfa n° 14738*01.
L’employeur ou l’employeuse doit renseigner diverses informations sur l’identité de l’employé(e), la nature du contrat de travail ainsi que sur l’entreprise elle-même. Une fois la déclaration effectuée, l’entreprise reçoit un accusé de réception attestant de la prise en compte de sa démarche par les organismes sociaux.
La déclaration préalable à l’embauche constitue la première étape dans le processus de déclaration d’une personne salariée. Informer les organismes sociaux de l’arrivée imminente d’une nouvelle recrue permet de mettre en place les dispositifs nécessaires à la protection sociale du ou de la salarié(e) et à l’accomplissement des obligations légales de l’employeur ou de l’employeuse.
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Quels sont les documents à fournir par le ou la salarié(e) ?
Outre les démarches administratives effectuées par l’entreprise, la déclaration d’un(e) salarié(e) implique également la présentation de certains documents par le salarié lui-même ou la salariée elle-même. Ils sont nécessaires pour vérifier son identité, son statut légal et son éligibilité à travailler.
Voici les principaux documents que l’employé(e) doit fournir lors de son embauche :
- une pièce d’identité en cours de validité, telle qu’une carte d’identité, un passeport ou un titre de séjour.
- un justificatif de domicile récent, ainsi que son numéro de sécurité sociale.
- selon sa situation et sa nationalité, le salarié ou la salariée peut également être amené(e) à présenter d’autres documents tels qu’un permis de travail pour les ressortissants étrangers hors Union européenne.
Il incombe à l’entreprise employeuse de vérifier l’authenticité des documents présentés mais aussi leur validité. Cette vérification vise à s’assurer de la légalité de l’embauche et à éviter tout risque de travail dissimulé. Ainsi, l’entreprise doit s’assurer que les documents fournis sont valides, non falsifiés et correspondent à l’identité de la personne concernée.
La présentation des documents par le ou la salarié(e) constitue une étape essentielle dans le processus de déclaration. En fournissant les pièces justificatives nécessaires, le ou la salarié(e) permet à l’employeur ou l’employeuse de vérifier son identité et son statut légal pour assurer que l’embauche sera faite dans les règles de l’art et dans le respect des lois.
Quelles sont les formalités administratives obligatoires ?
Une fois la DPAE réalisée et les documents vérifiés, l’entreprise peut se lancer dans les différentes formalités administratives pour mettre en place le cadre légal de l’embauche.
Il est maintenant temps de s’atteler à l’immatriculation de l’employeur ou l’employeuse, l’affiliation aux organismes sociaux et l’établissement du contrat de travail.
L’immatriculation de l’employeur ou de l’employeuse
Avant d’embaucher un(e) salarié(e), l’employeur ou l’employeuse doit s’assurer d’être immatriculé(e) auprès des organismes compétents tels que l’URSSAF ou la chambre de commerce et d’industrie. Cette immatriculation permet à l’entreprise d’obtenir un numéro SIRET nécessaire pour ses relations avec les administrations et les organismes sociaux.
L’affiliation aux organismes sociaux
L’entreprise qui embauche doit également s’affilier aux différents organismes sociaux tels que la sécurité sociale, l’assurance chômage et les caisses de retraite complémentaire. L’objectif ? Garantir la protection sociale de ses salarié(e)s. Cette affiliation implique le paiement de cotisations sociales qui sont calculées en fonction de la rémunération versée aux salarié(e)s.
L’établissement du contrat de travail
Enfin, l’employeur ou l’employeuse doit rédiger et remettre au ou à la salarié(e) un contrat de travail conforme à la législation en vigueur.
Ce contrat doit préciser la nature du contrat (CDI, CDD, etc.), la durée du travail, le salaire, les congés payés, les avantages en nature ainsi que les divers droits et les obligations de chaque partie. En cas de contrat écrit, l’entreprise doit remettre à son collaborateur ou sa collaboratrice un exemplaire du contrat signé dans les meilleurs délais après l’embauche.
Ces formalités administratives sont indispensables pour sécuriser l’embauche d’un(e) salarié(e) et s’assurer que l’entreprise remplit ses obligations légales. L’idée est que toutes les parties soient conscientes de leurs droits et obligations.
Les différentes déclarations aux organismes sociaux
Dès que ces différentes formalités sont accomplies, l’entreprise procède à la déclaration du / de la salarié(e) auprès des organismes sociaux compétents. Ainsi, le ou la salarié(e) peut bénéficier des prestations sociales auxquelles il ou elle a droit.
L’affiliation à la sécurité sociale
L’employeur ou l’employeuse doit déclarer l’embauche de sa nouvelle recrue à la sécurité sociale dans les plus brefs délais. Cette déclaration permet d’immatriculer l’employé(e) auprès de la sécurité sociale et de lui attribuer un numéro de sécurité sociale, indispensable pour bénéficier des prestations sociales (remboursement des soins médicaux, indemnités journalières en cas d’accident de travail ou de maladie…).
Les cotisations sociales
L’employeur ou l’employeuse est également tenu(e) de verser des cotisations sociales pour chaque salarié(e) qu’il ou elle emploie. Ces cotisations financent les prestations de sécurité sociale et les différents régimes de protection sociale comme la maladie, la retraite ou le chômage. Leur montant est calculé en fonction des rémunérations versées aux salarié(e)s et du barème des cotisations applicables.
La déclaration à l’URSSAF
En France, l’employeur ou l’employeuse est tenu(e) de déclarer et de payer les cotisations sociales auprès de l’URSSAF qui correspond à l’Union de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales.
Si le secteur concerné est l’agriculture, alors les cotisations sont collectées par la MSA, la Mutualité Sociale Agricole.
Cette déclaration doit être effectuée chaque mois ou chaque trimestre selon les modalités définies par les organismes sociaux et les préférences de l’entreprise.
En cas de manquement à ces obligations, l’entreprise s’expose à des sanctions de la part des organismes sociaux.
