Quand on dirige une PME, il est souvent obligatoire de prendre certaines décisions drastiques afin de préserver la bonne santé financière de l’entreprise. Pour assurer la gestion RH de leur structure, de nombreux dirigeants n’hésitent pas à se passer d’un service ressources humaines.
Dans la majorité des cas, c’est plus par nécessité que par choix. Le coût d’un tel service, qui entraîne l’embauche de nouveaux collaborateurs, est un frein pour ces sociétés.
Mais alors, comment assurer votre gestion RH sans service RH ? Éclairage.
Table des matières
Quel est le rôle de la gestion des ressources humaines ?
La gestion des ressources humaines ou gestion RH ou GRH concerne l’ensemble des systèmes mis en place pour organiser et développer les ressources humaines d’une entreprise.
Les RH sont un pan très important d’une structure puisqu’ils permettent de gérer les interactions humaines au quotidien.
La gestion RH occupe plusieurs rôles et participe activement à l’équilibre de l’entreprise en :
- Garantissant une meilleure productivité grâce à la sélection des meilleurs collaborateurs ;
- Améliorant les process ;
- Définissant une stratégie RH offrant à l’entreprise une capacité d’adaptation et d’anticipation ;
- Favorisant le rayonnement commercial ;
- Réduisant les coûts de l’entreprise par une gestion optimale du personnel ;
- Permettant de se démarquer de la concurrence.
La gestion RH n’a pas pour seule vertu que de gérer l’humain au sens administratif et stratégique.
C’est un domaine qui implique des soft skills comme l’écoute, l’accompagnement, l’empathie ou le conseil.
Quelles sont les principales activités de la gestion des ressources humaines ?
La gestion des ressources humaines est omniprésente dans l’entreprise. Elle se retrouve à de nombreux niveaux et doit remplir certaines fonctions pour être efficace comme :
- L’administration du personnel : Gestion des congés et des absences, gestion des temps de travail, gestion de la paie et des contrats de travail ou encore gestion du registre unique du personnel, les RH ont certaines tâches administratives à assumer et doivent ainsi posséder des connaissances sur les aspects réglementaires et législatifs pour assurer la conformité des RH ;
- Le recrutement : C’est probablement l’une des activités principales d’un service RH. Ici, il faut identifier les profils manquants et les recruter afin de booster les performances de l’entreprise. Aussi, les ressources humaines ont pour mission de veiller à la bonne intégration de ces nouveaux éléments ;
- La gestion des compétences : Une des fonctions clés des RH est également d’assurer la bonne gestion des carrières et des compétences au sein de l’organisation. Grâce à la GPEC, l’objectif est d’anticiper et prévoir les besoins en personnel de l’entreprise, tout en permettant aux talents de grandir à ses côtés ;
- La gestion de la formation : La gestion RH implique également l’organisation et la direction de la formation. Les salariés ont souvent besoin d’acquérir de nouvelles compétences ou de consolider celles qu’ils possèdent déjà. Les services RH doivent évaluer les besoins des employés et leur fournir le matériel adéquat pour évoluer ;
- La gestion des coûts : On pourrait penser le contraire, mais les ressources humaines sont pleinement impliquées dans la vie économique de l’entreprise. Souvent, les équipes RH doivent trouver des solutions pour optimiser les coûts liés à la gestion du personnel ;
- La gestion sociale : Résolution des conflits, process pour une meilleure communication entre les collaborateurs ou encore organisation d’événements pour promouvoir des conditions de travail optimales, les RH sont fortement impliquées dans le maintien d’un climat social idéal. La qualité de vie au travail est déterminante dans la décision des candidats en recherche d’emploi ;
- L’évaluation de la performance : Dans certaines sociétés, les ressources humaines sont chargées de l’évaluation de la performance des employés. Entretiens, définition d’objectifs, mise en place de KPI… ils participent activement à la stratégie de l’entreprise et à l’amélioration de ses performances.
Que faire quand on ne possède pas de service RH ?
L’importance du service RH au sein d’une organisation n’est plus à démontrer.
Cependant, il faut bien reconnaître que la mise en place d’un tel service peut s’avérer onéreux, surtout quand on est dirigeant d’une PME. Certaines font le choix de l’externalisation de la fonction RH mais cette solution présente certains inconvénients.
Heureusement, il existe quelques astuces pour assurer la gestion RH de votre structure sans service des ressources humaines.
Automatiser les tâches récurrentes
En tant que dirigeant de PME/TPE, vous savez pertinemment que certaines tâches sont chronophages.
Répéter les mêmes missions chaque jour peut vous faire perdre beaucoup de temps, surtout quand il s’agit de tâches futiles ou inutiles.
Pour augmenter votre productivité, pensez à automatiser les tâches récurrentes.
Grâce à un logiciel RH, vous pourrez automatiser de nombreux process et gagner du temps au quotidien.
Digitaliser votre entreprise
Le digital est partout. Aujourd’hui, il semble inconcevable de travailler sans les nombreux outils digitaux qui nous entourent et participent à améliorer notre quotidien. En ce qui concerne le monde professionnel, l’offre est généreuse.
Automatisation des process, plateforme collaborative, logiciel RH… ces solutions vous permettront de rendre plus efficace la gestion de votre société.
Surtout, si vos effectifs sont réduits, la technologie est le meilleur moyen pour augmenter votre productivité et par la même occasion, votre rentabilité.
Définir une stratégie de recrutement
Le recrutement est un élément primordial dans la croissance d’une entreprise.
Pourtant, sans service dédié, cela peut vite devenir un calvaire et une activité dévoreuse de temps, vous qui en manquez considérablement.
Pour encore plus d’efficacité, il est essentiel de mettre en place une véritable stratégie de recrutement.
A vous de définir les bon process et de faire participer vos managers.
Pour gagner du temps, pourquoi ne pas organiser des sessions de recrutement collectives ?
Aussi, pensez à un outil pour automatiser le suivi des candidatures et des talents redoutables.
Favoriser le dialogue avec vos employés
La communication est cruciale au sein d’une entreprise, à plus forte raison si les salariés sont amenés à collaborer en continue, ce qui peut être le cas dans une petite structure.
Pour éviter tout conflit et perdre du temps dans leur résolution, favorisez au maximum le dialogue.
Soyez à l’écoute de leurs problèmes, de leurs demandes et faites en sorte de toujours leur donner la parole.
Sans service RH pour faire l’intermédiaire, il est préférable d’éviter que les choses s’enveniment et de mieux prévoir pour ne pas avoir à guérir !
Soigner l’ambiance de travail
Vos salariés passent une grande partie de leur vie professionnelle au sein de vos locaux.
Pour que votre entreprise soit productive, il est nécessaire que tout ce petit monde s’entende parfaitement (ou presque) et puisse évoluer au sein d’un environnement de travail sain et agréable.
Pour cela, il est vital de cultiver une ambiance de travail optimal.
Des bureaux joliment décorés, des événements réguliers pour souder les équipes, des outils disponibles et à jour, de la bienveillance… C’est à vous de mettre vos salariés dans les meilleures conditions de travail possibles.
Mettre en place des process RH simples
Comme beaucoup d’autres travailleurs, vos employés ont probablement la phobie des tâches administratives et des process contraignants.
Pour éviter les plaintes et leur faire perdre du temps, mettez en place des process simples et intuitifs.
Rien de mieux qu’un logiciel comme celui proposé par Factorial pour faciliter la gestion RH de votre organisation.
Gestion du temps de travail, des absences, des plannings ou encore gestion de la paie et des notes de frais, des solutions digitales existent pour vous assister au quotidien.
Tout y est automatisé et simplifié pour encore plus de productivité.
Limiter les interaction inutiles
La gestion du temps en entreprise est souvent une plaie. Il est aisé de se perdre dans des tâches futiles et des discussions stériles, ralentissant les livraisons et l’exécution de certaines missions importantes.
C’est pour cela qu’il est capital de limiter les intéractions inutiles et d’aller à l’essentiel.
On connaît les Français et leur tendance à la réunionite aigüe. Sans service RH, il vous incombe d’éviter les réunions trop longues, trop régulières et surtout peu productives.
Même chose en ce qui concerne les échanges d’emails à rallonge et générateurs de frustration.
Si ce n’est pas une chose facile, la gestion RH de votre PME/TPE est possible sans service RH.
Certes, remplacer une administration comme celle-ci par des outils digitaux peut s’avérer simpliste. Mais avec de l’organisation et de la rigueur, vous devriez y parvenir.
Pourquoi vous priver de l’aide d’une plateforme RH pour gérer vos tâches administratives sous prétexte que vous n’avez de service RH ?
