La formation en entreprise est une obligation légale, pas un bonus. Et pourtant, une bonne partie des dirigeants et des RH la gèrent encore comme une case à cocher, sans stratégie, sans suivi, parfois même sans connaître les sanctions qu’ils risquent en cas de manquement.
De l’autre côté, certains salariés ignorent qu’ils disposent de droits concrets : entretien professionnel, CPF, accès au plan de développement des compétences. Résultat, le sujet reste flou pour tout le monde alors que le cadre juridique, lui, est très précis.
Qui paye, quelles obligations, quels dispositifs mobiliser, et surtout dans quels cas la formation sert réellement l’entreprise : voici l’essentiel à savoir.
C’est quoi la formation en entreprise ?
La formation en entreprise désigne l’ensemble des actions mises en place pour développer les compétences des salariés dans le cadre de leur activité professionnelle. Elle couvre aussi bien les savoir-faire techniques que les compétences comportementales comme le management ou la communication.
En pratique, elle peut prendre plusieurs formes : stages auprès d’un organisme certifié, alternance, formations internes animées par un collaborateur expérimenté, e-learning, ou encore actions de formation en situation de travail (AFEST). Le tout peut se dérouler sur le temps de travail ou, dans certains cas encadrés par la loi, en dehors.
L’objectif n’est pas uniquement d’adapter le salarié à son poste actuel. La formation sert aussi à préparer une mobilité interne, accompagner une reconversion ou maintenir l’employabilité face aux évolutions technologiques du secteur.
Comment ça marche ?
En France, la formation professionnelle est très encadrée par l’État. Du côté des entreprises, c’est à elles de l’intégrer à la politique RH et de gérer son organisation tout comme sa mise en place.
En effet, l’entreprise est obligée d’organiser la formation de ses salariés, tout au long de l’exécution de leur contrat de travail.
Si le salarié a besoin de maîtriser de nouveaux outils ou de nouvelles compétences pour s’adapter à son poste ou occuper de nouvelles fonctions, son employeur doit lui fournir les formations adéquates.
Les entreprises doivent posséder un budget pour la formation de leurs employés.
C’est à elles de la payer en versant certains montants à des organismes collecteurs de formation ou qui peuvent elles-mêmes organiser des formations internes.
Le salarié peut également opter pour l’organisme de formation de son choix mais il doit impérativement procéder à la déclaration obligatoire prévue par le Code du travail.
Enfin, il faut savoir que les sociétés doivent impérativement faire une déclaration annuelle avec les budgets consacrés à la formation professionnelle.
Si ce n’est pas le cas, elles encourent des poursuites judiciaires pour une possible fraude fiscale.
Plan de développement des compétences : de quoi s’agit-il ?
Depuis la loi du 5 septembre 2018 dite « Avenir professionnel », le plan de formation a changé de nom pour devenir le plan de développement des compétences.
Concrètement, c’est le document qui regroupe l’ensemble des actions de formation que l’employeur prévoit pour ses salariés. Il peut inclure des formations obligatoires imposées par la loi, mais aussi des formations non obligatoires destinées à faire monter vos équipes en compétences.
C’est généralement le service RH ou le responsable formation qui l’élabore. Dans les entreprises de 50 salariés et plus, les représentants du personnel doivent être consultés chaque année sur ce plan et sur les orientations de la formation.
Tous les salariés peuvent bénéficier des actions inscrites au plan de développement des compétences, quel que soit leur type de contrat et sans condition d’ancienneté. Le salarié peut également demander à en bénéficier, même si la décision finale revient à l’employeur.
Le plan de développement des compétences est un outil stratégique pour votre entreprise. Il vous permet de structurer votre politique de formation et de répondre à vos obligations légales tout en développant les talents en interne.
Pourquoi la formation en entreprise est-elle obligatoire ?
Selon le Ministère de l’économie, la formation des salariés par l’employeur est obligatoire pour :
- Permettre aux salariés de s’adapter à leur poste de travail et veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi avec l’évolution des technologies.
- Offrir aux salariés concernés la possibilité d’occuper un nouvel emploi dans le cadre d’un reclassement.
- Assurer la formation d’un jeune en contrat d’insertion ou d’alternance.
- Appliquer l’accord ou la convention collective si l’entreprise en possède et si des périodes de formation obligatoire sont prévues.
- Se conformer au contrat de travail signé s’il contient une obligation de formation.
Aussi, l’employeur est dans l’obligation de dispenser des formations en matière de santé, d’hygiène et de sécurité au travail.
Elles concernent notamment les salariés nouvellement embauchés, ceux sous contrat à durée déterminée, ceux qui changent de poste de travail, les employés qui reprennent le travail après un arrêt de travail d’au moins 21 jours et ceux qui sont liés par un contrat de travail temporaire (sauf salariés déjà qualifiés).
À noter : ces formations obligatoires sont comme des heures de travail et doivent donc être rémunérées.
L’entretien professionnel : une obligation liée à la formation
En plus de dispenser des formations, l’employeur doit organiser un entretien professionnel avec chaque salarié au minimum tous les deux ans. Attention, il ne s’agit pas de l’entretien annuel d’évaluation : ici, on parle uniquement des perspectives d’évolution professionnelle et des besoins en formation du collaborateur.
Tous les six ans, cet entretien prend la forme d’un état des lieux récapitulatif. L’objectif est de vérifier que le salarié a bien bénéficié de ses entretiens professionnels et qu’il a suivi au moins une formation non obligatoire, obtenu une certification ou bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.
Et si ce n’est pas le cas ? Les entreprises de 50 salariés et plus s’exposent à une sanction financière : un abondement correctif de 3 000 € versé sur le CPF de chaque salarié concerné. En cas de non-versement après mise en demeure, l’amende peut grimper à 6 000 €.
L’entretien professionnel est donc un outil de pilotage de la formation dans votre entreprise et éviter les mauvaises surprises.
Qui paye la formation en entreprise ?
Former ses salariés, c’est préparer l’avenir. Ainsi, la formation en entreprise est payée par cette dernière, surtout si elle en est à l’origine.
Effectivement, toute société a l’obligation de proposer à ses salariés une formation et doit en prendre en charge l’aspect financier.
C’est pour cela qu’elle doit absolument posséder un budget alloué à la formation professionnelle et au financement de l’apprentissage. Il dépend évidemment de la masse salariale de l’entreprise et du secteur d’activités dans lequel elle évolue.
Contribution unique à la formation : combien verse l’entreprise ?
Concrètement, chaque entreprise est tenue de verser la contribution unique à la formation professionnelle et à l’alternance (CUFPA). Son montant dépend de la taille de la structure :
- 0,55 % de la masse salariale brute annuelle pour les entreprises de moins de 11 salariés.
- 1 % de la masse salariale brute annuelle pour celles de 11 salariés et plus.
À cela s’ajoute la taxe d’apprentissage, qui représente 0,68 % de la masse salariale.
Depuis 2022, c’est l’URSSAF qui collecte ces contributions via la Déclaration Sociale Nominative (DSN), et non plus les OPCO directement. Ces derniers conservent toutefois leur rôle dans le financement des actions de formation, notamment pour les entreprises de moins de 50 salariés.
Il est donc essentiel de bien intégrer ces montants dans vos projections budgétaires pour anticiper le coût réel de la formation dans votre entreprise.
Quels types de formation professionnelle pour vos salariés ?
Pour faire progresser vos salariés et leur permettre de développer leurs compétences, deux possibilités s’offrent à vous : la formation interne et la formation externe.
La formation interne
En fonction de ses besoins et de ses moyens, une société peut choisir de former elle-même ses employés.
Dans la majorité des cas, c’est le service des ressources humaines qui est chargé de l’organisation des formations professionnelles.
Bien évidemment, il existe plusieurs dispositifs de formation, de financement et d’accompagnement afin de permettre à votre entreprise de gérer au mieux la formation en interne.
En faisant appel à vos propres ressources humaines et matérielles, vous définissez vous-même les objectifs, le contenu et les modalités pédagogiques de la formation.
Qui plus est, vous avez la totale maîtrise de son déroulement et de sa temporalité.
Cependant, une entreprise peut choisir l’option interne si elle dispose d’une structure pérenne de formation avec des locaux et du matériel dédiés.
Ces formations peuvent d’ailleurs se faire en présentiel ou en distanciel.
La formation interne nécessite une organisation précise et une formalisation rigoureuse.
Souvent, elle permet à l’entreprise de réaliser des économies et de mettre en place un processus propre à son fonctionnement.
La formation externe
La formation externe et donc le recours à un prestataire est une solution que choisissent les sociétés qui n’ont pas les moyens et le temps pour le faire en interne.
Dans ce cas de figure, l’organisme retenu dispense directement la formation aux salariés concernés, que ce soit dans ses locaux ou dans ceux de l’entreprise qui fait appel à ses services.
La formation en externe s’accompagne d’un coût, bien souvent élevé.
Certes, il existe des aides pour les financer mais c’est un paramètre à prendre en compte lors de la réalisation des budgets en formation d’une structure.
L’avantage principal de la formation externe est qu’elle offre de la tranquillité à l’entreprise qui peut confier cette tâche de la formation à un prestataire.
Qu’est-ce que le CPF ?
Actuellement, il existe diverses possibilités pour acquérir des compétences essentielles. Le CPF (Compte Personnel de Formation) constitue un fonds où le travailleur salarié ou indépendant contribue tout au long de sa carrière professionnelle. De multiples formations professionnelles peuvent être financées via le CPF, ce qui représente une solution idéale pour soutenir le développement professionnel de vos collaborateurs !
Qui sont les OPCO ?
Depuis 2019, le Ministère du Travail a désigné 11 OPCO (Opérateurs de Compétences) pour soutenir les entreprises comptant moins de 50 salariés dans leurs besoins en formation. L’objectif est de simplifier la formation continue et le développement professionnel des salariés de ces entreprises, afin qu’elles puissent mieux s’ajuster aux évolutions du marché et aux progrès technologiques.
La formation en entreprise : les avantages
La formation en entreprise représente de nombreux atouts tant pour les employés que pour l’employeur.
Pour l’entreprise, elle :
- Permet de conserver les meilleurs talents.
- Favorise la compétitivité.
- Permet de sélectionner les compétences à optimiser.
- Augmente les possibilités d’innovation.
- Favorise la gestion des équipes et permet la mobilité interne.
- Augmente l’attractivité.
- Développe la marque employeur.
- Améliore les objectifs et le niveau d’engagement interne.
- Limiter le turn over.
Pour le salarié, elle :
- Favorise l’apprentissage de nouvelles compétences.
- Permet la mise à niveau des connaissances.
- Améliore la réalisation des objectifs.
- Offre des possibilités de promotion interne.
- Augmente la motivation et le développement tant professionnel que personnel.
- Encourage le travail d’équipe.
- Facilite la communication interne.
- Augmente l’engagement envers l’entreprise.
- Favorise l’adaptation aux nouvelles technologies.
Quelques conseils pour bien gérer la formation en entreprise
La formation en entreprise n’est pas si simple à gérer, surtout quand on est une structure de petite ou moyenne taille et que l’on manque de moyens. Il existe quelques règles à appliquer.
Définir vos objectifs de formation
Pour que vos formations soient le plus efficaces possibles, il est primordial de connaître les objectifs que vous ciblez.
Que ce soit pour former un nouvel arrivant ou simplement développer les compétences d’un salarié déjà présent dans l’entreprise, le but n’est pas le même.
À vous de définir vos priorités et de connaître vos besoins en formation. Cela vous permettra de mettre en place un planning de formation et d’anticiper à minima.
Analyser les coûts
Et oui, avant de se lancer dans des projets de formation trop complexes et ambitieux, il est conseillé de réaliser une étude budgétaire et d’analyser les coûts à venir.
Formation courte ou longue ? Combien d’employés seront concernés ? Formation interne ou externe ?
Faites appel à tous les outils possibles et réalisez une projection financière viable.
Cela vous évitera les mauvaises surprises et vous pourrez retenir la meilleure solution pour vos finances.
Réduire les coûts annexes
En optant par exemple pour une formation interne ou en choisissant une formation sur un temps plus court, vous pouvez aisément réduire certains frais.
Il est aussi envisageable d’éliminer les coûts d’hébergement ou de déplacement en réalisant la formation dans vos locaux.
L’objectif n’est pas de proposer une formation au rabais mais de préférer l’option la moins coûteuse pour votre structure.
Professionnaliser la formation
Une erreur très commune est de proposer une formation de piètre qualité en voulant justement réaliser de trop grandes économies.
Ne l’oubliez pas, dispenser des formations est bénéfique pour vos employés mais également pour vous !
Ainsi, pensez à professionnaliser au maximum les formations que vous allez dispenser.
Si vous décidez de le faire en interne, choisissez le tuteur le plus à même d’opérer. Et si vous en avez la possibilité, faites appel à un prestataire professionnel.
Penser aux aides de financement
On en revient au côté pécuniaire mais sachez qu’il existe des aides pour financer la formation en entreprise.
Si ce projet peut être bénéfique au territoire ou aux citoyens par exemple, vous pouvez même obtenir une aide européenne.
Aussi, l’État peut vous soutenir avec un dispositif comme l’aide à la formation du Fonds national de l’emploi (FNE-formation) qui permet la prise en charge d’une partie du coût des formations des salariés des entreprises en fonction de leur niveau d’activité.
Digitaliser la formation
Avec la transformation digitale et l’émergence des nouvelles technologies, il existe de nouvelles façons de dispenser les formations afin de les rendre plus attractives et efficaces.
Ainsi, pensez à digitaliser la formation en entreprise. Plus ludique, rapide et novateur, le salarié peut la suivre depuis son poste de travail, depuis chez lui ou même pendant sa pause.
Qui plus est, le e-learning est une solution flexible à moindre coût.
Vos questions fréquentes sur la formation en entreprise
Un salarié peut-il refuser une formation proposée par son employeur ?
En principe, non. Lorsque la formation se déroule pendant le temps de travail et qu’elle est prévue dans le cadre du plan de développement des compétences, le salarié ne peut pas la refuser. C’est considéré comme l’exécution normale de son contrat de travail. En revanche, il existe des exceptions : le salarié peut refuser une formation qui se déroule en dehors du temps de travail, un bilan de compétences ou une validation des acquis de l’expérience (VAE). Dans ces cas précis, son refus ne constitue ni une faute ni un motif de licenciement.
La formation doit-elle obligatoirement se dérouler pendant le temps de travail ?
Les formations obligatoires, c’est-à-dire celles qui conditionnent l’exercice d’une fonction en application de la loi, doivent impérativement se dérouler sur le temps de travail. Elles sont rémunérées normalement. Pour les formations non obligatoires, un accord collectif peut prévoir qu’elles se déroulent en partie hors temps de travail, dans la limite de 30 heures par an et par salarié. Sans accord, cette limite est fixée à 30 heures également, mais uniquement avec l’accord écrit du salarié.
Qu’est-ce que l’AFEST et comment la mettre en place ?
L’AFEST, ou Action de Formation en Situation de Travail, est une modalité de formation reconnue par la loi depuis 2018. Elle permet de former un salarié directement à son poste, en s’appuyant sur des situations de travail réelles. Son fonctionnement repose sur deux phases : une mise en situation concrète suivie d’une phase réflexive où le salarié analyse ce qu’il a appris. L’AFEST est particulièrement adaptée aux PME qui disposent de budgets limités et souhaitent transmettre des savoir-faire spécifiques. Elle peut être financée par les OPCO.
Comment choisir un organisme de formation externe fiable ?
Le réflexe numéro un est de vérifier que l’organisme possède la certification Qualiopi. Depuis janvier 2022, cette certification est obligatoire pour tout prestataire souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés (OPCO, CPF, France Travail). Elle garantit le respect de 7 critères de qualité portant notamment sur les objectifs de la formation, les moyens pédagogiques et l’évaluation des résultats. Au-delà de Qualiopi, pensez à comparer les programmes, à vérifier les avis d’anciens stagiaires et à vous assurer que le contenu correspond bien aux besoins identifiés dans votre plan de développement des compétences.
Quels sont les exemples de formations les plus courantes en entreprise ?
Les formations en entreprise varient selon les secteurs et les objectifs visés. On retrouve des formations réglementaires comme les habilitations électriques, le CACES, la formation SST (Sauveteur Secouriste du Travail) ou encore l’HACCP dans la restauration. Côté compétences métier, il peut s’agir de la maîtrise d’un logiciel ou d’un nouvel outil de production. Les formations transversales sont également très répandues : management, gestion de projet, prise de parole en public ou encore langues étrangères. Enfin, avec la transformation numérique, les formations en cybersécurité, en outils collaboratifs ou en intelligence artificielle connaissent une forte demande.
