Le bulletin de salaire est un élément central d’une entreprise, tant pour l’employeur que pour l’employé. Sensible et à manipuler avec soin, il est fréquent de constater des erreurs sur la fiche de paie.
Selon une étude réalisée par l’IFOP en 2015, 33% des français ont constaté une erreur sur leur fiche de paie au cours des douze derniers mois.
Même si elles peuvent généralement être rattrapées, ces bévues causent parfois des imbroglios et retardent les process de paiement.
Dans cet article, nous abordons les erreurs à éviter sur la fiche de paie et comment faire pour ne plus les reproduire.
Table des matières
Fiche de paie c’est quoi ?
La fiche de paie, appelée également bulletin de paie ou bulletin de salaire, est un justificatif de paiement que l’employeur doit obligatoirement remettre à son salarié.
Encadré par le code du travail, ce document est remis selon la périodicité de la paie, dans la majorité des cas en fin de chaque mois.
La fiche de paie recense plusieurs informations comme les informations du salarié, sa rémunération, le nombre d’heures travaillées, le calcul des congés payés ou encore le montant des cotisations.
Obligatoire pour tous les employés, le bulletin de salaire doit absolument comporter certaines mentions tandis que d’autres sont interdites.
Reflet du contrat de travail, il est un document précieux qui doit être conservé par les deux parties, employé comme employeur.
À NOTER : L’exercice du droit de grève ou les fonctions de représentant du personnel ne peuvent figurer sur la fiche de paie d’un salarié.
Comment faire une fiche de paie ?
Si le code du travail n’impose pas de modèle-type, plusieurs mentions obligatoire doivent apparaître sur la fiche de paie comme :
- Le nom et l’emploi du salarié ;
- Le nombre d’heures effectués par l’employé ;
- La convention collective applicable au salarié ;
- Le nombre de jours de congés payés pris et restants ;
- Les cotisations sociales et leur montant ;
- Les sommes relatives à l’impôt sur le revenu ;
- Le Code NAF (nomenclature d’activité française) ;
- Le montant brut et net de la rémunération du salarié ;
Le but principal d’un bulletin de paie est de déterminer la rémunération du collaborateur.
Une fois toutes les variables saisies, l’employeur pourra réaliser le calcul de la fiche de paie et connaître le salaire net à verser en déduisant les charges salariales du salaire brut.
La fiche de paie : les 7 erreurs à éviter !
Les erreurs sur la fiche de paie pour l’employeur peuvent avoir des conséquences plus ou moins importantes.
Certaines sont fréquentes, d’autres un peu moins mais toutes peuvent ralentir les opérations de paiement et les process de l’entreprise.
Erreur de type administratif
Étourderie, informations erronées ou simple coquille, l’erreur de type administrative n’est pas grave en soi même si elle peut mettre à mal l’organisation de la paie.
Une erreur sur l’adresse du salarié, un nom mal écrit, un numéro de sécurité sociale qui n’est pas le bon et il faut tout recommencer.
Heureusement, il suffit de rééditer la fiche de paie pour qu’elle soit conforme et dans la majorité des cas, c’est l’employé qui remontera l’erreur aux services RH.
Erreur de salaire
Là aussi, ce sont des choses qui arrivent ! L’erreur sur salaire est assez fréquente car son calcul dépend de tant de variables qu’il est facile de s’y perdre.
Il suffit qu’un montant soit faux pour que le calcul du salaire net à verser en soit impacté.
La plupart du temps, l’erreur sur la rémunération peut se traduire de deux façons : soit par un trop-perçu pour le salarié ou soit par un manque à gagner pour ce dernier.
Si l’erreur de fiche de paie ne résulte pas d’une erreur de convention collective, vous pouvez en tant qu’employeur demander le remboursement du trop-perçu dans les 3 ans qui suivent.
Erreur sur le temps de travail
La gestion des temps et activités en entreprise est bien souvent complexe, à plus forte raison si les effectifs sont nombreux.
La comptabilisation des heures travaillées et le suivi des congés et absences peuvent être de véritables casse-têtes et il est aisé de faire des erreurs lors de leur calcul.
L’erreur sur le temps de travail se répercute sur la fiche de paie car si le nombre d’heures réalisées par le salarié est erroné, le salaire à verser en sera modifié.
Heures au taux normal, heures supplémentaires ou congés, il est essentiel de bien les comptabiliser pour éviter les erreurs de paie.
À NOTER : Les erreurs sur la paie peuvent être apparentées à du travail dissimulé et donc mener à de terribles sanctions… Soyez prudent !
Erreur sur l’ancienneté dans la fiche de paie
En vous trompant sur la date de début du contrat de travail de l’un de vos salariés, cela aura un impact sur le calcul de son ancienneté, point clé d’un bulletin de salaire.
En effet, l’ancienneté d’un employé lui octroie certains droits, légaux ou conventionnels.
C’est notamment le cas de la prime d’ancienneté, accordée à partir de 3 ans de présence dans l’entreprise.
Aussi, l’ancienneté détermine le droit du salarié à toucher une indemnité de licenciement et c’est donc une donnée cruciale qui doit correctement être indiquée sur la fiche de paie.
Erreur dans la gestion des cotisations sociales
En France, les entreprises doivent s’acquitter de nombreuses cotisations sociales comme salariales.
Lors de l’élaboration d’un bulletin de paie, l’erreur sur le montant des cotisations est courante.
Comme les barèmes changent régulièrement, le calcul des cotisations sociales est complexe et peut facilement générer certaines irrégularités.
En cas d’erreur sur la fiche de paie, certains droits pour le salarié peuvent être touchés comme le droit à la formation, l’assurance chômage ou encore à la retraite.
Concernant l’entreprise, si vous payez moins de charges que ce que vous devriez payer, vous pourrez écoper d’un redressement de la part de l’Urssaf.
Et si vous payez trop, c’est votre trésorerie qui en pâtira !
Erreur de convention collective
Si la convention collective n’est pas obligatoire pour toutes les sociétés, celles qui en possèdent doivent l’indiquer la convention à laquelle le salarié est rattaché sur le bulletin de salaire.
Il arrive parfois que la convention collective mentionnée sur la fiche de paie ne soit pas la bonne et dans ce cas, l’employé peut demander réparation.
Et si les conséquences sont en votre défaveur à cause de cette erreur, vous ne pourrez pas demander le remboursement du trop-perçu au salarié concerné.
Erreur sur le montant de prélèvement à la source
Entrée en vigueur le 1er janvier 2019, le prélèvement à la source doit apparaître sur la fiche de paie de vos collaborateurs.
Son calcul peut être piégeux et une erreur de montant peut motiver une sanction de l’administration fiscale
Généralement, les incartades concernant l’impôt sur le revenu concernent le taux du PAS (prélèvement à la source) ou l’assiette fiscale retenue.
Que faire en cas d’erreur sur la fiche de paie ?
Vous venez de réaliser une erreur sur la fiche de paie ou l’un de vos employés vous en a signalé une sur son bulletin de salaire ?
Pas de panique, des solutions existent, à condition de réagir immédiatement et le plus rapidement possible.
Erreur(s) en votre défaveur
En général, une erreur sur une fiche de paie en défaveur de l’employeur va se matérialiser par le versement d’un trop-perçu de salaire.
Si cette erreur n’est pas liée à la convention collective, il est possible d’obtenir remboursement.
Dans un premier temps, il vous faudra avertir le salarié pour ensuite réaliser une retenue sur salaire, n’excédant pas 10 % du salaire net mensuel si l’employé est toujours dans l’entreprise.
Si ce n’est pas le cas, il faudra privilégier un règlement à l’amiable, dans un délai de 3 ans maximum. Si le salarié refuse de rembourser, vous aurez la possibilité de saisir la justice.
Erreur(s) en votre faveur
En cas d’erreur en votre faveur, en tant qu’employeur, vous serez tenu d’effectuer un remboursement.
Dans la majorité des cas, c’est le salarié lui-même qui vous remontera la maladresse.
Afin d’éviter tout litige et si l’erreur est manifeste et avérée, faites en sorte de rapidement résoudre la situation, à plus forte raison si le travailleur exerce toujours au sein de votre structure.
La modification de la fiche de paie est-elle possible ?
Si vous vous posiez la question, oui il est possible de modifier une fiche de paie erronée.
Cependant, il faudra toujours en informer le salarié en précisant les rectifications effectuées.
La loi n’impose aucun formalisme sur la manière de modifier un bulletin de paie.
Une fois la ou les modifications réalisées, il est primordial de transmettre la nouvelle fiche de paie au salarié en question.
À NOTER : La correction doit clairement apparaître sur le nouveau bulletin de salaire.
Quelle solution pour ne plus jamais se tromper ?
Une erreur sur une fiche de paie peut avoir des conséquences plus ou moins graves, tant en perte de temps que d’argent pour l’entreprise.
Pour ne plus commettre d’erreurs sur la fiche de paie, pensez au logiciel de paie ! Avec une telle solution, vous allez pouvoir gérer la paie plus facilement et automatiser les process.
Centralisez votre gestion de la paie au sein d’un même logiciel et gagnez un temps précieux tout en restant en conformité avec la loi.
Aussi, ce type de logiciel vous permet de mettre en place la fiche de paie dématérialisée, un document plus facile à manipuler et respectueux de l’environnement.
Si vous voulez devenir un pro de la fiche de paie, vous savez ce qu’il vous reste à faire !
