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calcul effectif en entreprise

Comment calculer l’effectif d’une entreprise ?

Connaître le nombre de salariés d’une entreprise est primordial. Pour réaliser le calcul de l’effectif d’une société, il faut prendre en considération plusieurs facteurs.

Le nombre de salariés qui peuplent une entreprise est un indicateur essentiel qui permet de situer votre structure sur les échiquiers professionnels et légaux.

Dans cet article, découvrez pourquoi et comment calculer un effectif d’une entreprise.

Calcul effectif : À quoi correspond l’effectif d’une entreprise ?

L’effectif d’une entreprise correspond au nombre de salariés liés par un contrat de travail au sein de la société concernée.

Utilisé dans les différentes démarches pénales et sociales, l’effectif moyen d’une entreprise est évalué au 31 décembre de l’année précédente.

Il prend en considération les salariés en CDI et CDD mais également les intermittents et les intérimaires.

Le chiffre obtenu permet notamment de connaître la catégorie de l’entreprise (TPE, PME ou grande entreprise) et de réaliser les différentes déclarations sociales. En effet, c’est ce nombre qui déterminera les cotisations sociales qu’une entreprise doit payer.

Pourquoi calculer l’effectif d’une entreprise ?

Comme pour le calcul de l’équivalent temps plein ou de la masse salariale, calculer l’effectif d’une entreprise est important à bien des égards.

Déterminer la catégorie d’entreprise

Afin de connaître la catégorie à laquelle appartient votre entreprise, il vous faut connaître son effectif total.

En effet, il existe différentes catégories d’entreprises qui sont déterminées en fonction de la taille de l’effectif. Elles sont au nombre de 4 :

  • Microentreprise : Structure dont l’effectif est inférieur à 10 salariés et dont le chiffre d’affaires ou le total du bilan annuel ne dépasse pas 2 millions d’euros ;
  • PME : Entreprise avec moins de 250 personnes, avec chiffre d’affaires inférieur à 50 millions d’euros ou dont le total de bilan annuel n’excède  pas 43 millions d’euros ;
  • ETI : Entreprise de taille intermédiaire qui compte moins de 5000 personnes et dont le chiffre d’affaires annuel n’excède pas 1 500 millions d’euros ou dont le total de bilan n’est pas supérieur à 2 000 millions d’euros ;
  • Grande entreprise : Société de grande envergure qui ne peut être classée dans les autres catégories.

Respecter des obligations légales

Comme toute entreprise, vous devez vous soumettre à plusieurs obligations légales. La taille de votre effectif influe sur celles que vous devez appliquer.

Si votre entreprise dépasse un certain nombre d’employés, certaines dispositions légales s’imposent et vous devez les respecter. C’est ce que l’on appelle le dépassement des seuils d’effectif

Par exemple, si votre effectif est au-dessus de 11 salariés, vous êtes dans l’obligation de mettre en place un CSE (comité social et économique) ou encore d’établir un règlement intérieur si vous disposez de plus de 50 salariés. 

Les seuils d’effectifs sont les suivants : 

  • de 1 à 10 salariés ; 
  • de 11 à 19 salariés ; 
  • De 20 à 49 salariés ; 
  • De 50 à 199 salariés ; 
  • Plus de 199 salariés. 

Attention à ne pas dépasser ces seuils sans vous en rendre en compte. Le passage de l’un à un autre peut changer beaucoup de choses, notamment dans les obligations que vous devez observer.

Accéder à des exonérations

En fonction de la taille de votre effectif, vous pouvez profiter d’avantage financier ou d’exonération.

Les microentreprises par exemple peuvent bénéficier de nombreuses aides. Pour jouir de ces avantages, il faudra bien évidemment fournir un justificatif de l’effectif, d’où l’importance de le dénombrer.

Adapter sa gestion du personnel

Enfin, connaître l’effectif vous aidera grandement à prendre des décisions pour la bonne gestion de votre entreprise. Vos actions ne seront pas les mêmes en fonction du nombre d’employés qui travaillent au sein de vos équipes.

Cela vous permet d’avoir une vision globale et chiffrée du personnel et de pouvoir mettre en place vos stratégies futures et actuelles.

Réduire ou augmenter les effectifs ? Calculer l’effectif moyen de votre entreprise est un atout pour prévoir l’avenir de cette dernière

Comment faire le calcul de l’effectif d’une entreprise ?

Comme nous l’évoquions plus haut, le calcul de l’effectif de l’entreprise se fonde sur le nombre de salariés liés par un contrat de travail au 31 décembre précédent.

Ce calcul de l’effectif de l’entreprise est plus compliqué qu’il n’y paraît car il dépend de nombreux paramètres.

Faire le décompte

Pour réaliser le comptage de votre effectif global ou moyen, il faut dans un premier temps opérer un décompte.

Si vous devez calculer l’effectif mensuel, tous les salariés ayant un contrat de travail le dernier jour de chaque mois, y compris les salariés absents, sont concernés.

En ce qui concerne le calcul de l’effectif annuel, il correspond à la moyenne des effectifs de chaque mois de l’année N-1 selon le nombre de jours où ils ont été employés.

Calculer l’effectif global

Pour calculer l’effectif global, tous les salariés présents dans l’entreprise au 31 décembre de l’année précédente sont pris en considération.

Chaque salarié compte pour une unité, peu importe la durée et les conditions de travail.

Calcul effectif annuel moyen

L’objectif est de faire la moyenne des effectifs de chaque mois de l’année précédente.

Ainsi, il convient de calculer la moyenne des effectifs de 2021 pour l’année 2022. L’idée n’est pas d’additionner les effectifs mensuels mais bien d’en calculer la moyenne.

Il est possible de déterminer l’effectif mensuel ou par établissement. Cela dépend de la finalité et de l’usage que vous ferez de ce résultat.

Quels salariés considérer ?

C’est une étape importante puisqu’il faut savoir que tous les salariés ne peuvent être pris en compte pour le calcul de l’effectif.

Si les employés en CDI, en CDD, les intérimaires et intermittents seront à inclure dans le calcul, certaines catégories seront à exclure comme :

  • Les salariés en CDD et travailleurs temporaires remplaçant un salarié absent ;
  • Les personnes en alternance ;
  • Les personnes en contrat unique d’insertion (CUI) ou contrat d’accompagnement dans l’emploi (CAE) ;
  • Les stagiaires ;
  • Les dirigeants.

Déterminer l’équivalent temps plein de chaque employé

Une fois que vous avez défini les salariés à considérer pour votre calcul d’effectif, il est nécessaire de déterminer leur équivalent temps plein.

L’ETP est une unité de mesure pour estimer la charge de travail d’un salarié au sein de l’entreprise qui l’embauche. Il sert principalement à mesurer sa quantité de travail.

S’il est engagé à plein temps, il est égal à 1 alors que s’il est à mi-temps, il équivaut à 0,5. S’il est à temps partiel, son EPT pourrait être de 0,4 ou bien de 0.6 en fonction de son temps de travail.

Pour calculer l’EPT, il existe plusieurs particularités à appliquer.

Effectuer le calcul de l’effectif mensuel de l’entreprise

Une fois ces étapes réalisées, vous pouvez désormais calculer l’effectif mensuel de l’entreprise.

Pour ce faire, il suffit de prendre en considération les étapes mentionnées précédemment en tenant donc compte de l’EPT.

Voici un exemple de calcul de l’effectif mensuel pour illustrer.

Exemple de calcul de l’effectif mensuel en tenant compte de l’ETP : 

Imaginons une entreprise qui emploie en mars 2022 : 4 salariés en CDI à temps plein, 1 salarié en CDD qui travaille 1123 heures annuelles et 2 stagiaires. 

Comme nous l’expliquions auparavant, pour ce type de calcul, les stagiaires sont à exclure. Nous prenons donc en compte seuls les CDI et la personne en CDD mais cette dernière ne peut pas être comptabilisée comme 1 unité puisqu’elle ne travaille pas à temps plein (soit 1607 heures annuelles). 

Le salarié en CDD compte pour : 1123/1607 = 0.7 unité. L’effectif mensuel de l’entreprise est donc de 4 + 0.7 = 4.7 salariés. 

Calculer l’effectif moyen annuel de l’entreprise

Voici donc la dernière étape, celle qui vous permettra de connaître l’effectif moyen annuel de votre entreprise. 

Ici, il suffit de réaliser la moyenne des effectifs de chaque mois de l’année civile précédente.

En 2020, une entreprise employait 2 salariés en janvier ; 2.7 en février ; 2.8 en mars ; 3.5 en avril ; 4.3 en mai ; 4.7 en juin ; 4.8 en juillet ; 5 en août, 5.2 en septembre, 5.4 en octobre, 5.6 en novembre et 5.8 salariés en décembre. 

On aurait donc : (2 + 2.7 + 2.8 + 3.5 + 4.3 + 4.7 + 4.8 + 5 + 5.2 + 5.4 + 5.6 + 5.8) / 12 = 4.3. 

L’effectif moyen annuel de l’entreprise est donc de 4.3 salariés.

Cas particuliers de calcul d’effectif

Si le calcul de l’effectif d’une entreprise n’est pas si compliqué en soit, certains cas particuliers sont à prendre en considération :

  • Les VRP multicartes ne sont pas comptabilisés dans l’effectif global mais compris dans l’effectif moyen. ;
  • Les salariés embauchés dans le cadre du titre emploi service entreprise (Tese) et du chèque emploi associatif (CEA) sont exclus de l’effectif global, mais sont inclus dans l’effectif moyen ;
  • Les travailleurs intérimaires sont pris en compte dans le décompte de l’effectif de l’entreprise de travail temporaire et celui de l’entreprise qui l’embauche sauf s’ils remplacent un salarié absent ou s’Ils ont eu un contrat de travail temporaire pendant au moins 3 mois au cours de la dernière année ;
  • Les personnes handicapées employées par un centre d’aide par le travail (CAT) ne sont pas comptabilisés dans les effectifs de l’entreprise ;
  • Les salariés détachés ou mis à disposition d’une autre entreprise sont comptés dans l’entreprise qui a conclu le contrat de travail.
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