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Comment calculer l’équivalent temps plein ? [Modèle]

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9 minutes de lecture
Calcul equivalent temps plein

Au sein d’une entreprise, le calcul de l’ETP ou équivalent temps plein est très important.

Il aide les gestionnaires RH, les chefs d’entreprise et les responsables financiers à mieux cerner les coûts existants.

Ils pourront aussi planifier plus efficacement les besoins futurs en matière de recrutement.

Nous vous proposons différentes méthodes et un fichier excel calcul etp que vous pourrez adapter à vos besoins.

Modèle de calcul ETP
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Qu’est-ce qu’un équivalent temps plein ?

L’équivalent temps plein (ETP) ou équivalent plein temps (EPT) est une unité de mesure pour estimer la charge de travail et la capacité d’un salarié. En anglais, on parle de Full-time equivalent (FTE).

Pour quelqu’un engagé à temps complet, il est égal à 1. Pour une autre à mi-temps, il équivaut à 0,5.

Tous les ETP sont additionnés afin d’obtenir une estimation de la capacité de travail de l’ensemble de l’organisation. Ceci se fait indépendamment de son contingent et des plannings horaires.

En d’autres termes, l’ETP sert principalement à mesurer la quantité de travail fournie par un employé et évaluer la masse salariale.

Comment calculer l’équivalent temps plein ?

Le calcul etp se base sur les heures de travail des employés à temps plein sur une période donnée.

Sur 120 jours par an, une personne effectue 30 heures au minimum et 40 heures au maximum.

Toutes les heures travaillées par les employés à temps plein et à temps partiel sont additionnées. D’où l’importance d’avoir un tableau pour calculer les heures de travail bien rempli.

Puis, le résultat obtenu est divisé par le nombre d’heures travaillées par an, par salarié à temps plein.

Le chiffre reflète alors la capacité de travail de l’organisation et est utilisé par différents services gouvernementaux, dans certains cas.

Les travailleurs temporaires et saisonniers ne sont pas pris en compte dans ce décompte.

Les formules à utiliser pour le calcul de l’ETP

En ce qui concerne les données hebdomadaires, la formule est la suivante :

Nombre de travailleurs au sein de l’entreprise x 40 heures

Pour les données annuelles, la formule est :

Heures de travail hebdomadaires x 52

Il faudra ensuite y ajouter les heures travaillées par les employés à mi-temps, en se basant sur les registres comptables de la société :

Nombre d’employés à mi-temps x heures de travail par semaine x nombre de semaines travaillées

Les heures des employés à plein temps seront par la suite additionnées aux heures de travail des employés à mi-temps.

Enfin, le total des heures sera divisé par le nombre d’heures à temps plein afin d’obtenir l’équivalent temps plein de l’entreprise.

Les congés payés et les jours fériés doivent être pris en compte dans le calcul.

D’autres méthodes pour le calcul équivalent temps plein

Les formules ci-dessus peuvent être plus ou moins difficiles à adopter en fonction du nombre  d’individus dans l’entreprise.

Plus sa taille augmente, plus le nombre de données est important.

Ce qui veut dire que les formules de calcul de votre ETP deviennent plus compliquées, surtout si vous avez plusieurs établissements.

Pour une ETI par exemple, vous avez d’autres solutions efficaces que des calculs manuels pour gagner du temps.

  • L’utilisation d’une calculatrice etp en ligne

L’outil prend en charge toutes les opérations. Pour obtenir la valeur de l’ETP, il faudra saisir le nombre de travailleurs à plein temps et le nombre d’heures travaillées par les employés à mi-temps.

La calculatrice donne le résultat en quelques secondes.

  • Le développement d’un outil adapté

L’entreprise peut également faire appel à une SSII (Société de Services en Ingénierie Informatique) si elle ne souhaite pas utiliser un outil en ligne.

Cette solution permet d’ajuster l’outil aux données et aux besoins de l’entreprise.

  • Le recours au service d’un professionnel

L’employeur peut aussi faire appel à un professionnel dans le domaine de la gestion d’entreprise. Ce peut être un consultant juridique ou encore un expert fiscal.

Tous les renseignements seront transmis à ce professionnel : documents fiscaux, documents analogues, dossiers du personnel…

Calculer les ETPT

L’ETPT ou l’équivalent temps plein travaillé est l’unité de décompte qui exprime les plafonds d’emploi et leurs consommations.

Il est à souligner que ce décompte est proportionnel à l’activité d’un collaborateur qui est mesurée par sa période d’activité sur l’année et sur sa quotité de temps de travail.

Pour un agent qui a une quotité de travail à 100 % et qui est présent toute l’année, son ETPT correspond à 1.

Si ce même agent est à temps partiel avec une quotité de travail à 80 % et est présent toute l’année, il est donc de 0,8.

Cependant, si c’est le cas d’un agent qui travaille à temps partiel (80 %), mais qui a été absent la moitié de l’année (comme cela pourrait être le cas d’un salarié en CDD de 6 mois et qui a été recruté en milieu d’année), son ETPT correspondrait à :

0,8 x 6/12 = 0,4

Pour l’obtenir, il faut faire le calcul selon le nombre de mois travaillés à son poste.

La quotité de temps de travail que l’on doit retenir pour un agent à temps partiel est l’équivalent de la fraction du temps complet qu’il a effectuée et non pas la fraction de la rémunération à temps complet qu’il perçoit.

logiciel suivi du temps

Comment calculer l’effectif ETP FPH ?

Pour les personnes dans le milieu hospitalier, notamment dans la FPH (Fonction Publique Hospitalière), plusieurs méthodes de calcul sont disponibles.

Avec chacune d’elles, vous obtiendrez pratiquement les mêmes résultats.

Mais les ajustements apportés dépendent des accords locaux et de la réglementation générale.

Par ailleurs, les chiffres obtenus pourront être ajustés en fonction des projets d’évolution ou de l’appréciation du contexte.

Toutes les méthodes doivent être fondées sur les principes cités ci-dessous. Ainsi, le calcul :

  • Intègre les jours fériés et les congés payés ;
  • Est fait à partir des heures théoriquement travaillées, du nombre de jours qui ont été travaillés ou du nombre d’heures nécessaires pour un poste donné par chaque fonctionnaire ;
  • Comprend le nombre de présents nécessaires en fonction de leur mission ;
  • N’intègre pas le taux d’absentéisme dû à une formation permanente ou pour une maladie ;
  • Peut être effectué sur un tableur Excel.

Prenons comme exemple une méthode précise où l’on prend en compte les heures théoriquement travaillées pour un poste de travail.

Si une personne travaille 7h30 dans un service qui fonctionne 365 jours par an, on a alors 1 poste x 7,5 heures par jour x 365 jours, ce qui donne 2 737,5 heures que l’on divisera ensuite par 1 547 heures (durée légale de temps par an).

On obtiendra 1,76 ETP.

Calculer l’effectif  d’une entreprise

L’article L1111-2 du Code du travail stipule qu’il es estimé en fonction des dispositions suivantes :

  • Salariés qui sont titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein, ainsi que les travailleurs à domicile font intégralement partie de l’effectif de l’entreprise ;
  • Salariés qui sont titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée, ceux qui sont intermittents, les personnes qui sont mis à la disposition de l’entreprise par une autre entreprise, et qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice depuis un an au minimum, ainsi que les salariés temporaires, doivent être pris en compte dans l’effectif de l’entreprise, proportionnellement à leur temps de présence au cours des douze mois précédents ;

À NOTER : Toutefois, les salariés titulaires d’un CDD et le personnel mis à disposition par une entreprise extérieure, (dont les salariés temporaires), sont exclus du décompte des effectifs s’ils remplacent un collègue absent ou dont le contrat d’embauche est suspendu (un congé parental d’éducation, un congé de maternité ou un congé d’adoption).

  • Salariés qui travaillent à temps partiel

Peu importe la nature de leur contrat de travail, ils sont pris en compte.

Cependant, il faudra diviser la somme totale des horaires qui sont inscrits dans ce document par la période conventionnelle ou la durée légale de travail.

Les exceptions à exclure du calcul etp en entreprise

Les personnes suivantes ne sont pas à prendre en compte dans l’analyse :

  • Titulaires d‘un contrat initiative-emploi, si elles reçoivent encore l’aide financière à l’insertion professionnelle ;
  • En contrat d‘accompagnement d’emploi et qui bénéficient encore de l’aide à l’insertion professionnelle ;
  • Celles qui sont en contrat de professionnalisation jusqu’à sa date limite. Si ce dernier est à durée déterminée, ou jusqu’au terme de l’action de professionnalisation dans le cas d’un CDI ;
  • Apprentis.

Comment calculer l’effectif moyen mensuel et annuel ?

Le calcul de l’effectif moyen mensuel se fait de la manière suivante :

Un employé qui travaille à plein temps, en fonction de la période légale ou conventionnelle, représente 1 unité ETP.

Exemple :

L’entreprise emploie 10 employés en CDI temps plein au cours des 12 derniers mois et un salarié en CDD qui a effectué 100 heures de travail par mois au cours des 6 derniers mois.

Par exemple, pour fin novembre, voici la formule pour obtenir l’equivalent temps plein :

1 CDD de 6 mois avec 100 heures travaillées/mois = 6 mois/12 mois x (100 h/151,67 h) = 0,32 ETP

L’effectif mensuel de l’entreprise est alors : 10 + 0,32 = 10,32 ETP

À TITRE DE RAPPEL : 10 CDI équivalent à 10 ETP et la durée légale mensuelle est de 151,67 heures.

Le calcul etp annuel est déterminé en suivant l’année civile. Celle-ci va du 1er janvier au 31 décembre, quel que soit l’établissement.

Il équivaut à la moyenne des effectifs mensuels, divisé par 12 mois.

Qu’en est-il du salaire en équivalent temps plein ?

Le salaire en équivalent temps plein (SETP) corrrespond à un salaire annuel à temps plein, peu importe le volume de travail effectif.

Prenons un exemple pour illustrer notre propos. Vous comprendrez mieux.

Un employé occupe un poste à 80 % sur une période de six mois. Il perçoit au total 14 000 euros.

Son indemnité en ETP est donc égal à la somme totale qu’il aurait perçue s’il avait travaillé à temps plein sur une année entière.

14 000/(0,5*0,8) = 35 000 euros par an

Soit 0,5*0,8 = 4 EQTP

À noter que 0.5 correspond à : 7 / 12 = 0.5.

L’INSEE précise que « pour calculer le salaire moyen en EQTP ou sa distribution, tous les postes y compris les postes à temps partiel sont pris en compte au prorata de leur volume de travail effectif ».

L’équivalent temps plein est-il important dans les HR analytics ?

L’effectif de l’entreprise et l’ETP sont deux indicateurs RH clés pour l’analytique RH. Ils vous informent sur le nombre de personnes dans l’entreprise et leurs domaines.

Faciliter le calcul de l’ETP dans un tableau de bord RH

Le tableau de bord RH est en fait une base de données où sont stockées de précieuses informations sur vos employés.

Un grand nombre d’indicateurs RH y sont recensés dont l’ETP pour assurer une bonne gestion des ressources humaines.

Par exemple, si vous remarquez que dans votre système RH, il y a un mauvais contrat de travail (un individu qui n’a jamais existé) et qu’une correction est apportée, les chiffres des rapports RH doivent généralement rester les mêmes, surtout s’il s’est déjà écoulé plus d’un an depuis l’erreur.

Pourquoi l’ETP est-il important dans l’analytique ?

  1. Budgétisation

Les services financiers se servent de l’ETP pour estimer les coûts salariaux.

Pour planifier les projets et budgets de l’entreprise, il est essentiel de savoir combien de personnes vous avez besoin pour atteindre les chiffres budgétés, à temps plein ou à temps partiel.

Vous pourrez plus facilement faire une estimation budgétaire en ayant connaissance des ETP. Et vous éviterez de calculer les heures détaillées de chaque employé à temps partiel.

  1. Calcul des ETP pour une meilleure analyse financière

En tant que chef d’entreprise, vous voudrez peut-être analyser le nombre de salariés par rapport au profit.

Il serait intéressant de connaître les bénéfices que chacun de vos employés vous rapporte à un moment donné.

Pour calculer le coût approximatif d’un salarié, vous devez utiliser cette formule :

Charges de personnel ou coût global du personnel / Effectif (en équivalent temps plein)

Vous pourrez ainsi mesuer l’efficacité globale de votre entreprise. En règle générale, plus le coût est élevé, plus votre entreprise est efficace.

À NOTER : les charges de personnel incluent les cotisations sociales et autres frais liés aux ressources humaines.

 

Factorial peut vous aider à prendre de meilleures décisions. Suivez les horaires effectués par vos collaborateurs pour mieux calculer l’etp.

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