Aujourd’hui, le développement des compétences est devenu un enjeu majeur pour la performance et la compétitivité des entreprises. C’est pourquoi une gestion efficace et rigoureuse du budget de formation est de mise.
Cependant, comprendre comment allouer et optimiser ces ressources peut s’avérer complexe. Mais pas de panique, on vous explique tout dès maintenant !
Dans cet article, faisons un tour d’horizon du budget de formation en entreprise : son utilisation, son financement et les méthodes pour le calculer et en assurer son suivi.
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Table des matières
Le budget de formation en entreprise : qu’est-ce que c’est ?
Le budget de formation d’une entreprise représente l’enveloppe financière spécifiquement allouée au développement des compétences de ses collaborateurs et collaboratrices. Il englobe les dépenses liées à la construction et au déploiement des programmes de formation mais aussi les coûts d’accès à des ressources externes tels que les formateurs ou les outils pédagogiques.
Le rôle du budget de formation est central dans le développement des compétences des employé(e)s. Il permet à l’entreprise d’investir dans la formation continue de ses équipes pour qu’elles montent en compétences et sachent s’adapter aux changements du marché.
Il peut être destiné au plan de formation dans l’entreprise en encourageant le partage de connaissances et la collaboration entre les employé(e)s. La formation interne favorise le développement d’une culture d’apprentissage au sein de l’organisation où chacun est encouragé à contribuer à la montée en compétences de ses pairs.
L’allocation de ressources financières liées à la formation fait l’objet d’une stratégie RH particulière car elle est le signe que l’attention de l’entreprise est dirigée vers le développement de ses talents et qu’elle a la volonté d’investir dans le capital humain pour assurer sa pérennité et sa compétitivité sur le marché.
L’employeur élabore chaque année un plan de développement des compétences qui recense les formations directement financées par l’entreprise pour ses salarié(e)s. Même s’il n’est pas obligatoire au sens propre, cet outil reste indispensable pour assurer une bonne gestion financière de l’aspect formation.
Il garantit que l’employeur respecte bien ses obligations légales en matière de formation professionnelle en s’assurant que les individus restent bien adaptés à leurs postes de travail et qu’ils sont prêts à faire face aux mutations technologiques ou organisationnelles du secteur.
De quels critères dépend le budget de formation ?
Plusieurs facteurs influencent le budget consacré à la formation : taille de l’entreprise, effectif, objectifs de formation, type de formation requis et bien sûr budget global disponible.
Certaines étapes clés vus permettent de bien l’élaborer.
Tout d’abord, définissez clairement les objectifs du processus de formation en identifiant les compétences à acquérir ou à renforcer pour les collaborateurs et collaboratrices mais aussi les résultats escomptés.
Ensuite, évaluez les besoins en formation en analysant les lacunes existantes au sein de l’entreprise et en anticipant les évolutions techniques à venir.
Après, vous devez estimer les coûts directs comme la conception des formations, la rétribution des formateurs et les supports et les coûts indirects tels que les frais de déplacement, les pertes de productivité et l’absence temporaire des employés pendant la formation.
Enfin, faites un suivi et une analyse réguliers du budget de formation une fois établi afin de mesurer les progrès réalisés et de l’ajuster en fonction des résultats obtenus.
En suivant cette méthode, vous aurez un bon aperçu de votre ROI concernant vos investissements en formation.
Comment les entreprises participent au financement de la formation professionnelle ?
Les entreprises participent activement au financement de la formation professionnelle à travers différents mécanismes et contributions.
La taxe d’apprentissage est l’une des principales sources de financement de la formation professionnelle en France. Prélevée sur la masse salariale des entreprises, elle finance le développement des compétences des apprentis ainsi que des actions de formation initiale et continue.
Les entreprises contribuent également au financement de la formation professionnelle via les Opérateurs de Compétences (OPCO). Ces organismes collectent des fonds auprès des entreprises qui sont ensuite redistribués sous forme de financements de formation, d’aides à l’emploi et de conseils en gestion des ressources humaines.
Enfin, il est aussi possible de bénéficier de fonds de formation tels que le plan de développement des compétences (ex-plan de formation) ou le compte personnel de formation (CPF).
Quel pourcentage de la masse salariale contribue à la formation ?
Le pourcentage de la masse salariale consacré à la formation peut varier considérablement d’une entreprise à l’autre selon le secteur d’activité, la taille de l’entreprise et ses besoins en matière de développement des compétences.
En général, on estime que les entreprises consacrent en moyenne entre 1% et 2% de leur masse salariale à la formation mais ce pourcentage peut être plus élevé dans certains secteurs où la formation est particulièrement stratégique comme l’industrie pharmaceutique ou le high tech où il peut atteindre jusqu’à 3% ou 4%.
Pour calculer ce pourcentage, l’entreprise doit diviser le montant total des dépenses de formation par sa masse salariale annuelle puis multiplier le résultat par 100 pour obtenir le pourcentage.
Par exemple, si une entreprise dépense 50 000 € en formation et que sa masse salariale annuelle est de 2 000 000 €, le pourcentage de la masse salariale consacré à la formation serait de 2,5%.
Quel budget consacrer à la formation en entreprise ?
Comme vous le savez, l’investissement dans la formation continue est essentiel pour rester compétitif sur le marché. Voici quelques conseils pour déterminer le montant optimal à allouer au budget de formation :
- Identifiez les compétences clés requises pour atteindre les objectifs stratégiques de l’entreprise et les lacunes existantes.
- Définissez des objectifs clairs et mesurables (SMART) pour les programmes de formation en fonction des priorités stratégiques de l’entreprise.
- Évaluez les ressources financières disponibles pour la formation.
- Priorisez les investissements en fonction de leur impact sur la performance de l’entreprise.
- Planifiez les investissements à long terme avec un budget de formation suffisant pour soutenir le développement continu des compétences des employé(e)s et assurer leur maintien dans un environnement en constante évolution.
Comment calculer le budget de formation en entreprise ?
Il existe différentes méthodes de calcul pour permettre à l’entreprise d’optimiser ses investissements et maximiser leur impact sur la performance globale. Parlons des approches les plus courantes, agiles et adaptables à la fois.
Approche basée sur un pourcentage de la masse salariale
Certaines entreprises allouent un pourcentage fixe de leur masse salariale annuelle au budget de formation. Ce pourcentage peut varier en fonction des politiques internes de l’entreprise et des pratiques du secteur.
Estimation basée sur les besoins en formation identifiés
Analysez les besoins en formation identifiés lors de l’évaluation des compétences pour estimer les coûts associés à la conception et à la mise en œuvre des programmes de formation nécessaires pour combler ces lacunes.
Prévisions budgétaires annuelles
Établissez un budget de formation annuel en fonction des prévisions financières de l’entreprise et de ses objectifs stratégiques à court et à moyen terme. Intégrez la formation comme une composante essentielle de la stratégie globale de l’entreprise.
La flexibilité dans le calcul du budget de formation est importante, c’est pourquoi il faut toujours prévoir des marges de manœuvre pour s’adapter aux changements de l’environnement économique et organisationnel ou à n’importe quel autre événement d’ailleurs.
Comment suivre son budget formation ?
Pour assurer une gestion efficace, vous avez besoin d’outils et de méthodes de suivi. Un logiciel de gestion de la formation est notamment une solution pour gérer différents aspects de la formation au sein de l’entreprise.
Factorial propose une fonctionnalité de suivi budgétaire pour garder un œil sur les dépenses en matière de développement des compétences. Vous pouvez intégrer votre LMS au SIRH pour synchroniser toutes vos informations et avoir une vision globale sur la qualité et la pertinenece de votre programme de formation.
Grâce à cet outil, le département RH peut visualiser en temps réel les coûts associés à chaque programme de formation, suivre les dépenses par employé(e) ou par département et comparer les prévisions budgétaires aux dépenses effectivement réalisées.
La gestion efficace du budget de formation est une composante importante pour la croissance et la compétitivité. En investissant judicieusement dans le développement des compétences de leurs collaborateurs et collaboratrices, les entreprises peuvent clairement améliorer leur performance globale et leur position sur le marché !
