Comment réussir un bon plan de formation ?

Réussir le plan de formation de l’entrepriseest essentiel pour accompagner la croissance de l’entreprise via le développement des compétences stratégiques, mais aussi pour maintenir au quotidien l’employabilité des salariés et leur adaptation aux postes de travail.

Voici les étapes et indicateurs à suivre pour réussir cet exercice.

Plan de formation : définition

Le plan de formation se définit comme unecartographie des actions de formation à mener pour les collaborateursde l’entreprise au cours d’un exercice.

Il est souvent annuel et répond à uneobligation légale de l’employeur en matière de formation professionnelle. 

Pour rappel, l’entreprise se doit d’assurer l’adaptabilité aux postes des salariés et le maintien de leur employabilité sur le marché du travail. L’employeur a aussi une obligation de formation générale à la sécurité (art. L 4121- et L. 4121-2 du Code du travail).

Quelles différences entre plan de formation et plan de développement des compétences ?

Le plan de formation a été remplacé en 2019 par le plan de développement des compétences.

 S’il intègre toujours les formations professionnelles obligatoires, de type HACCP ou CACES, et les actions d’adaptation au poste, le plan de formation intègre désormais toutparcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel. 

Le plan de développement des compétences (ex-plan de formation) facilite la formation en situation de travail (AFEST) mais aussi d’autres types d’actions de professionnalisation susceptibles de définir la stratégie de l’entreprise en matière de développement des talents.

 Par exemple, le tutorat, la mise en situation, le digital learning ou blended learning, les bilans de compétences ou la formation de pair à pair en situation de travail (peer-learning).

Qui établit le plan de formation ?

C’est le département des ressources Humaines (RH) qui réalise le plan de formation, à l’aide d’un responsable formation si le poste existe dans l’entreprise. 

Le plan de formation doit être établi avec la direction, afin d’aligner les actions de formations proposées à la stratégie de l’entreprise, mais aussi avec les managers, pour tenir compte des besoins de terrain et des retours des entretiens annuels.

Le responsable du plan de formation s’interface aussi avec les OPCO pouroptimiser le budget du plan de formation, en profitant des actions collectives subventionnées et des financements et abondements des branches professionnelles.

Bon à savoir: l’élaboration, la formalisation et la mise en œuvre du plan de formation relèvent de la seule responsabilité de l’employeur.

Dans les entreprises de plus de 50 salariés, il doit être soumis à l’avis des représentants du Comité social et économique (CSE), dans le cadre de la consultation annuelle sur la politique de l’entreprise (article L 2312-24 du code du travail)

Quelles sont les étapes d’un plan de formation ?

Avant de rédiger le plan de formation qui aboutira sur un catalogue de formation à destination des salariés, il est primordial de faire le lien avec la stratégie de l’entreprise.

Définir les besoins en formation 

Vous pouvez partir de lagestion prévisionnelle des emplois et des compétencesou bien des retours des entretiens annuels d’évaluation.

Le tout est de disposer au démarrage d’unecartographie des compétences internes existantes.

Ensuite, identifiez les compétences à développer pour accompagner les mutations à venir, qu’elles soient stratégiques ou liées aux évolutions de l’environnement de l’entreprise (mutations technologiques, évolutions du marché, etc.).

Vous pouvez aussi interviewer les directeurs fonctionnels et les managers pour comprendre quels sont les écarts à combler.

Pensez aussi àvérifier les formations obligatoires à recyclerpour certaines catégories de personnel.

Enfin, si votre entreprise est en période de transition, vous pouvez prévoir des formations d’accompagnement au changement.

Par exemple, autour de thématiques telles que la gestion du télétravail ou la digitalisation des échanges de documents.

Optimiser le budget

Pouroptimiser le budget alloué au plan de formation, pensez à mobiliser l’ensemble des dispositifs de la formation professionnelle continue.

Votre interlocuteur OPCO est essentiel pour vous accompagner sur ce volet. Les cofinancements permettent d’optimiser les taxes versées pour la formation professionnelle.

Pour obtenir des économies, il est nécessaire d’adapter en profondeur son offre de formation.

Cela implique notamment de passer par des formations certifiantes et organismes labellisés Qualiopi ou Datadock.

Ladigitalisation de la formationest une alternative pour optimiser son budget, car cela évite notamment lescoûts de formation annexestels que l’hébergement et les frais de déplacement des collaborateurs.

Comment déployer efficacement le plan de formation ?

Pour déployer le plan de formation, les chargés des ressources humaines mettent souvent en place uncatalogue de formation interne à la demande.

Il est aussi important d’avoir une démarche plus proactive pour motiver les salariés à se former.

Par exemple : 

• Réaliser une communication interne sur le plan de formation ;
• Notifier les salariés sur les sessions à venir qui les concernent ;
• Sensibiliser les managers ;
• Questionner les salariés sur leurs freins à la formation ;
• Proposer des solutions aux freins périphériques (mobilité, garde des enfants, etc.)
• Mettre en place un auto diagnostic de positionnement en amont de la formation ;
• Rendre obligatoire une partie du plan de développement des compétences ;
• Associer la mobilité interne à la validation de formations internes.

Aussi,proposer les formations au bon momentpeut être une astuce pour réussir l’engagement des collaborateurs dans le parcours.

Par exemple, lors d’un creux d’activité ou à l’approche des congés.

Comment évaluer un plan de formation ?

Les KPI associés à un plan de formation sont multiples. Maisil ne faut pas confondre l’évaluation pédagogique d’une formation et l’évaluation globale du plan de formation.

Pour la première, c’est souvent un questionnaire qui sera passé auprès des apprenants pour comprendre les apports du parcours pédagogique (évaluations à chaud et à froid)

Évaluer l’efficacité du plan de développement des compétencespeut s’appuyer sur l’analyse de plusieurs données. 

Par exemple : 

• les écarts entre les formations prévues et effectivement réalisées ;
• le respect du budget ;
• le transfert effectif des compétences dans les situations de travail ;
• les effets de ces formations sur la performance de l’équipe ou de l’entreprise.

Les deux derniers indicateurs, qualitatifs, sont les plus difficiles à mesurer !

Ils doivent s’appuyer sur des retours d’analyses et des questionnaires auprès des responsables hiérarchiques et des managers. 

Exemple de plan de formation

Si vous n’avez pas demodèle de plan de formationinterne, pensez à chercher sur les sites des OPCO.

Le contenu du plan de formation 

Lecontenu d’un plan de développement des compétences, ou plan de formation, intègre des données relatives aux publics de collaborateurs visés, aux compétences à développer et à la priorité au regard des besoins de l’entreprise.

Ensuite, il faut y ajouter des informations sur le contenu de la formation. Par exemple : les objectifs pédagogiques, les modalités d’accompagnement, la durée et le lieu des sessions.

Enfin, pour calculer le budget, vous devrez intégrer les coûts pédagogiques, mais aussi les frais annexes (hébergement du stagiaire, déplacement en organisme de formation, etc.). 

Pensez aussi à intégrer les coûts liés aux salaires des personnes formées, qui ne seront pas productives lors de leur période d’apprentissage.

Mais c’est la garantie d’une meilleure performance pour faire grandir votre entreprise !

Exemple de plan de formation 

Réussir son plan de formation nécessite d’être rigoureux sur la méthode d’élaboration mais aussi sur le suivi du ROIdans le temps.

Unlogiciel de gestion des formationsest idéal, car il vous permet non seulement de suivre le plan de formation à chaque étape, mais aussi de mesurer la progression des indicateurs RH et des compétences individuelles des salariés.

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