Peu importe le secteur d’activités d’une entreprise, la gestion des équipes est un élément clé d’une bonne organisation. Dans le BTP, administrer le planning du personnel n’est pas une mince affaire.
Pourtant, c’est un domaine professionnel où il est essentiel de maîtriser le turnover et la répartition des équipes.
Avec cet article, Factorial vous donne quelques pistes pour gérer et optimiser le planning du personnel dans le BTP.
Table des matières
Le planning du personnel
Le planning du personnel est un document qui permet d’organiser et de suivre le temps de travail des salarié(e)s d’une entreprise.
C’est un rouage incontournable dans l’organisation d’une structure puisque c’est un outil utilisé pour administrer les emplois du temps des collaborateurs(trices).
Lorsqu’il est correctement encadré, de façon rigoureuse et organisée, le planning du personnel offre la possibilité d’avoir une vue d’ensemble des équipes.
Jours de travail, congés, absences… dans un secteur d’activité comme celui du BTP, son utilité est encore plus évidente.
Le planning du personnel est également un moyen efficace pour respecter la loi en termes de temps de travail et de limites d’heures. C’est donc un outil qui aide l’entreprise à respecter les dispositions légales du contrat de travail et du code du travail.
Hebdomadaire, mensuel ou même annuel, le planning du personnel est un levier pour augmenter la productivité d’une société.
Pourquoi bien gérer le planning dans le BTP ?
Lorsque l’on évolue dans une milieu comme celui du bâtiment, la gestion des plannings est souvent source de nombreuses difficultés. Employé(e)s absent(e)s, pénurie de personnel, délais serrés à tenir…
Il faut beaucoup d’organisation et pas mal de savoir-faire pour éviter les retards et les conflits.
Ainsi, avoir un planning du personnel béton (un comble pour le BTP) est primordial voire vital.
Des enjeux de taille sont en place et il faut tenir compte des contraintes spécifiques à chaque projet (durée, nombre de personnes, disponibilités, importance du chantier…).
L’une des problématiques du BTP est que la main d’œuvre à gérer est bien souvent externe à l’entreprise (intérimaires, sous-traitants…) et surtout, le turn over y est fortement développé. Avec un planning du personnel rigoureux, il est bien plus facile d’aménager les emplois du temps de tous et de mettre en place une organisation précise.
Autre élément à prendre en compte, c’est la grande flexibilité des horaires du BTP. Entre les astreintes, les remplacements, les déplacements et les heures supplémentaires, le gestion d’un planning peut vite devenir un casse-tête, d’où la nécessité d’instaurer des process fiables.
Dans le BTP, un planning du personnel bien réalisé offre un gain de temps considérable pour votre organisation générale. Vos collaborateurs(trices) peuvent mieux s’organiser et être plus performant(e)s.
Enfin, en implantant un planning du personnel sur-mesure, vous parez aux imprévus et éviter les pertes d’argent inutiles dûes à des absences d’employé(e)s et/ou à la perte d’un client important pour cause de mauvaise gestion.
Un bon planning, c’est rentable !
Comment bien gérer le planning du personnel dans le BTP ?
Si l’importance d’un planning du personnel de qualité n’est plus à démontrer, il existe quelques principes de base à appliquer pour une réussite maximale, ou presque.
Définir les objectifs à atteindre
Comme dans tout projet, avant de vous lancer dans la création de votre planning de travail, il est important de définir clairement les objectifs de l’équipe et le budget que vous avez à votre disposition.
Cela vous permettra de mettre en place une stratégie et de dresser une feuille de route afin d’utiliser au mieux les ressources qui sont à votre disposition, tant matérielles qu’humaines.
Lister les besoins
Une fois que vous aurez une idée plus précise de la stratégie à appliquer et des objectifs à atteindre, il est temps de lister les besoins nécessaires à la réalisation du projet, notamment en matière de personnel.
Identifiez toutes les tâches à accomplir, étudiez les délais à respecter, déterminer les différentes étapes du projet, prenez en considération les imprévus possibles…
L’objectif est d’anticiper au maximum afin de dessiner un planning réaliste en vous basant sur vos expériences passées et les spécificités du BTP.
Répartir les ressources à disposition
Dès que vous connaissez les ressources dont vous aurez besoin, il va falloir les répartir de manière équitable et de façon réfléchie.
Vous allez devoir dispatcher vos collaborateurs(trices) en tenant compte des besoins en personnel à chaque étape, du budget, des spécialités, des compétences et des disponibilités.
Tout est une question d’équilibre et d’organisation.
Définissez aussi des budgets d’heures pour bénéficier d’un suivi financier réactif et en temps réel et ne pas dépasser votre budget et les ressources en votre possession.
Réaliser le planning des congés et des absences
C’est une étape fondamentale de l’élaboration d’un planning du personnel. Pourtant, il arrive fréquemment qu’elle soit oubliée voire négligée.
Pourtant, pour que votre planning soit crédible et réaliste, il est indispensable de prendre en considération les congés et les absences.
Jours de repos, congé pour vacances, formations… Ne laissez rien au hasard et faites en sorte d’avoir ces infos le plus tôt possible.
Bien évidemment, certaines absences seront imprévues comme celles pour maladie mais en connaissant les disponibilités de vos salarié(e)s, vous pourrez réagir et aviser !
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Partager le planning aux équipes
Voilà, votre planning du personnel du BTP est ficelé et il ne vous reste plus qu’à le partager aux équipes. Il est essentiel de leur donner suffisamment de temps pour le consulter et s’organiser en fonction.
Surtout, validez-le avec eux et prenez en compte leurs remarques et/où demandes de modification dans la mesure du possible. Un planning du personnel a plus de chances d’être respecté quand il est accepté de tous.
Suivre et ajuster
Ne l’oubliez pas : un planning du personnel n’est jamais figé ! Il est amené à évoluer, que ce soit en fonction de l’avancée du projet ou selon les disponibilités des uns et des autres.
La part d’imprévus est telle qu’il vous faudra le suivre attentivement, en comparant régulièrement le réel avec le prévisionnel.
Vous serez probablement amené(e) à le modifier et à l’ajuster assez souvent. Mais si vous avez anticipé au maximum, cela ne devrait pas vous poser de problèmes. A plus forte raison si vous avez l’outil qu’il vous faut !
Planning du personnel dans le BTP : Quel outil ?
Si dans le BTP, la planification du personnel s’accompagne d’enjeux cruciaux, tant économiques que structurels. C’est pour cela qu’il est inévitable de faire appel aux bons outils.
Si la solution Excel pourrait être une alternative, elle s’accompagne cependant de limites, en raison de son manque de fonctionnalité et de sa complexité parfois déconcertante.
Et quand il est nécessaire de gérer plusieurs projets et des équipes en grand nombre, il devient vite obsolète.
Le logiciel de planning du personnel Factorial vous permet d’intégrer tous les plannings relatifs à votre organisation et à votre activité avec une gestion en temps réel.
En quelques clics, vous pouvez gérer les horaires, les absences et les congés de vos employé(e)s.
Flexible, adaptable et versatile, le logiciel SIRH est idéal pour administrer le personnel du BTP et bâtir les fondations de votre organisation.
