Les outils RH comme la fiche de poste servent de guide pour mener à bien les objectifs sous-jacents de l’entreprise.
Ses domaines d’utilisation sont nombreux pour gérer le capital humain en fonction des besoins de l’entreprise.
Découvrons ensemble dans cet article ce qu’est la fiche de poste, cet outil RH important dont on doit absolument parler
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Table des matières
Qu’est-ce qu’une fiche de poste ?
Généralement remise à la signature du contrat de travail, une fiche de poste est un outil de communication.
C’est un document qui présente les différentes caractéristiques d’un poste et de son environnement.
Les équipes des ressources humaines, les responsables du recrutement et les employés s’en servent comme un aperçu d’un rôle dans l’entreprise.
Il s’agit d’une description complète d’un poste, y compris ses rôles et responsabilités, sa place dans l’organigramme et les compétences requises pour le poste.
On peut la rédiger sur la base des connaissances des professionnels de l’entreprise (hiérarchies/ressources humaines) en lien direct avec le poste concerné.
En plus d’être un outil de communication, c’est aussi un outil d’évaluation de poste.
Elle s’appuie sur une analyse de poste, qui consiste à recueillir des informations sur les tâches et responsabilités liées à un poste.
Il y a aussi les données sur le contexte de travail, c’est-à-dire les conditions physique, le matériel utilisé ou la place dans la hiérarchie.
L’ensemble de ces informations est synthétisé dans un document appelé description de poste.
Comment savez-vous ce que tout le monde fait dans votre entreprise ? Qui est responsable ? Quel salaire devriez-vous verser à vos collaborateurs ? Êtes-vous en règle avec les directives de l’entreprise et le droit du travail ?
L’utilité de ce document
La fiche de poste constitue le pilier de l’entreprise et de la gestion des RH.
De nombreuses entreprises l’utilisent comme référence en interne et un document conforme aux exigences légales.
Elle peut clarifier les attentes de l’entreprise et du collaborateur occupant le poste.
Vous devriez conserver des dossiers avec vos fiches de poste (que ce soit en réseau ou via un logiciel de gestion de documents).
De cette façon, vous y aurez accès à tout moment et apporterez facilement des modifications si nécessaires.
Quels sont les enjeux d’une fiche de poste pour les RH ?
Elle sert à de nombreuses fins :
- Fixer les salaires,
- Mener des évaluations de performance (que vous pouvez gérer via des documents Word ou Excel, ou en ligne, via un logiciel de gestion des performances par exemple),
- Définir les possibilités de dévelopement des compétences,
- Se conformer aux règles internes et externes,
- Rédiger une offre d’emploi pour lancer une campagne de recrutement,
- Favoriser la qualité de vie au travail en donnant du sens aux missions des collaborateurs.
Par exemple, si un employé échoue dans une mission spécifique liée à son travail, son supérieur hiérarchique peut se référer à la fiche de poste pour vérifier si ses responsabilités ont évolué depuis qu’il a commencé.
Ou lors d’un entretien annuel d’évaluation, un responsable peut évaluer les compétences ou certifications nécessaires pour occuper un poste particulier.
Que mettre dans une fiche de poste ?
Une bonne fiche de poste doit être informative et s’articuler autour de plusieurs grands axes.
Description du poste
Commencez par la présentation de l’entreprise par rapport à des éléments factuels, qui peut être la nature de l’activité ou encore l’organisation.
Elle pourra également mentionner les attraits spécifiques du poste : autonomie, perspectives d’évolution, etc… et doit pouvoir séduire par la mise en avant de certains atouts (dynamisme, réalisations, etc..).
Les missions et les activités
Il s’agit de présenter les éléments incontournables d’une description de poste qui sont :
- Titre du poste et le résumé du poste (brève explication sur l’objectif du poste et les responsabilités).
- Liste des tâches à effectuer pour chaque responsabilité et la méthode employée.
- Exigences physiques. Précisez si le poste nécessite de soulever des charges lourdes, de rester debout ou assis pendant de longues heures.
- Exigences d’horaire : Indiquez si le poste nécessite d’effectuer des heures supplémentaires, de travailler le week-end ou pendant les heures normales de travail.
- Niveaux d’autorité : Mentionnez si le poste se fait en autonomie, sous la direction d’un superviseur…
Profil du poste
- Outils et compétences nécessaires. Toutes les connaissances requises pour effectuer le travail, c’est-à-dire le savoir-faire et le savoir-être.
- Qualifications : Certifications, années d’expérience, diplômes ou niveau d’études requis pour le poste.
Exemple de description d’emploi
Source de l’image : sgen+
L’ensemble des éléments qu’on retrouve dans une fiche de poste :
- Intitulé du poste
- Définition du poste
- Situation fonctionnelle
- Définition des activités
- Relations fonctionnelles
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Son importance dans la GPEC et le recrutement
Le tout premier niveau d’organisation du travail d’une entreprise est constitué du poste.
Une fiche de poste est plus précisément adaptée dans le cadre d’une gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC) et dans le processus de recrutement.
La GPEC
La fiche de poste constitue la base de la GPEC, c’est le premier élément de cette dernière.
Une gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC) est une démarche pour la gestion des ressources humaines de l’entreprise.
Elle est aussi un processus d’adaptation prospective des emplois, des compétences et des effectifs de l’entreprise aux évolutions prévisibles de son environnement économique, social, juridique ou technologique.
C’est une obligation légale pour les entreprises de plus de 300 salariés. Elle permet de cerner les forces et les faiblesses de l’entreprise, puis d’élaborer des solutions transversales.
Ces solutions permettront à l’entreprise d’aborder avec d’avantages de sérénité les mutations du marché.
Elle constitue l’opportunité idéale pour faire le point sur les éventuelles difficultés de recrutement rencontrées par l’entreprise.
Elle permet de renforcer l’entreprise sur le plan économique.
Le référentiel de compétences
Une GPEC donne l’occasion de redéfinir les fiches de postes avec les compétences clés qu’elles impliquent.
Les fiches de postes facilitent la construction d’un référentiel de compétences ciblé.
Ce référentiel permet donc à l’entreprise de profiter d’une meilleure adaptabilité aux divers changements.
Ils peuvent se dresser sur son chemin, surtout dans les évolutions économiques et technologiques.
Ils peuvent aussi permettre d’anticiper les fluctuations d’effectif et les besoins futurs en compétences de manière plus fine.
Elle permet de valoriser les compétences des salariés en poste. Grâce à la GPEC, l’entreprise gère mieux ses coûts au quotidien.
Elle facilite la mise en place des grilles de salaires adaptées, ce qui permet d’équilibrer encore davantage le budget interne de l’entreprise.
L’évolution de la GPEC, du marché et de ses besoins, garantit une sécurisation de l’emploi accrue à ses employés.
Les différentes évolutions envisagées par l’entreprise jouent un rôle important dans la fidélisation des salariés.
Le recrutement
La fiche de poste est rédigée pour présenter le poste en interne et à l’extérieur de l’entreprise dans le cadre du recrutement et de la GPEC.
Quand on parle de recrutement dans une entreprise, la première étape est de commencer à rédiger la fiche de poste pour trouver le profil ciblé.
Elle est souvent en effet le premier lien entre l’entreprise et le candidat pour un recrutement.
Le recrutement est la partie du processus de dotation qui consiste à faire savoir aux candidats potentiels qu’un poste est disponible dans l’organisation et à les inviter à poser leur candidature.
Les deux principaux objectifs du recrutement
- Attirer suffisamment de candidats pour avoir la possibilité de faire un choix.
- Attirer des candidats correspondant aux critères de sélection afin de ne pas perdre de temps.
A cet égard, la personne responsable de la dotation doit se poser deux types de questions:
- Où trouver des candidats ? Ou du moins quelles sont les sources du recrutement ?
- Quelles sont les méthodes de recrutement ?
Le choix des sources tout comme celui des méthodes dépend de la planification des effectifs effectuée précédemment, de la nature du poste et du profil de compétence recherché.
Cependant, lorsque les compétences requises ne sont pas disponibles en interne, on devra attirer des candidats à l’externe.
Les méthodes de recrutement
Les méthodes de recrutement sont nombreuses, notamment lors du recrutement à l’externe.
Parmi les méthodes, on peut considérer :
- Le recrutement en ligne
- Les bureaux et agences publics
- Le réseautage (les recommandations, les candidatures spontanées)
- Les annonces d’emploi publiées dans la presse écrite
Avant de passer en revue tout ce qui doit apparaître dans l’annonce, rappelons que celle-ci ne peut en aucun cas contenir une information ou une exigence relatives à l’un des critères illégaux de discrimination, notamment l’âge ou le sexe.
En revanche, certains éléments d’information doivent absolument figurer dans votre annonce à travers la fiche de poste.
La fiche de poste est un support utile qui facilite de nombreux suivis en matière de RH. Elle est constituée d’éléments indispensables présentés de manière claire et précise.
Elle est importante dans l’organisation de l’entreprise, l’anticipation des départs à la retraite et l’amélioration des recrutements.
Évolutive, elle participe aussi à l’épanouissement des carrières et la professionnalisation des collaborateurs de l’entreprise.
Et le plus intéressant dans tout cela, elle permet au manager d’avoir une meilleure relation avec ses collaborateurs en les accompagnant au mieux dans leur progression professionnelle.
