L’entretien annuel d’évaluation est un moment crucial dans la vie professionnelle du salarié, tant pour les employés que pour les employeurs. C’est une occasion privilégiée de réfléchir sur les accomplissements, les défis et les objectifs à venir. Bien plus qu’une simple formalité administrative, cet entretien revêt une importance stratégique pour la gestion des carrières ainsi que le développement individuel et collectif au sein de l’entreprise.
Que vous soyez un employé cherchant à maximiser votre progression professionnelle ou un manager soucieux d’optimiser la performance de votre équipe, cet article vous fournira les clés pour mener un entretien annuel efficace.
SOMMAIRE
- Entretien annuel d’évaluation : quoi, quand, sous quelle forme ?
- Quelle est la différence entre l’entretien annuel et l’entretien professionnel ?
- Réaliser un entretien d’évaluation en 6 étapes clés
- Comment se déroule un entretien annuel ?
- Quelles sont les principales questions à poser lors de l’entretien d’évaluation ?
- Comment conclure un entretien annuel d’évaluation ?
- Quelles actions mettre en place après un entretien annuel ?
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Entretien annuel d’évaluation : quoi, quand, sous quelle forme ?
Qu’est-ce que l’entretien annuel d’évaluation ?
L’entretien annuel d’évaluation, ou entretien d’évaluation professionnelle, est un moment d’échange, de motivation, de fixation d’objectifs… entre le manager et le salarié. C’est l’occasion de faire le bilan sur les performances de l’employé et d’apprécier ses compétences comme son évolution.
On peut dire que c’est une rencontre privilégiée entre un manager et un collaborateur. Pourquoi ? Ce bilan annuel va renforcer votre lien et votre rôle managérial. Mais, il va aussi stimuler la performance individuelle de vos collaborateurs.
⚠️ Attention, l’entretien annuel n’est pas obligatoire dans le cadre légal ! La loi ne prévoit ni obligation, ni sanction si un patron n’en met pas en place. Ne le confondez surtout pas avec l’entretien professionnel, qui, lui, est obligatoire.
Néanmoins, les chefs d’entreprise et les RH peuvent imposer sa mise en place par la convention collective et le rendre obligatoire pour le salarié.
Quand le faire ?
L’entretien annuel d’évaluation se tient généralement une fois par an, souvent en fin ou début d’année, pour faire le bilan de l’année écoulée et fixer les objectifs à venir.
La date peut varier selon les politiques de l’entreprise, la saisonnalité ou la charge de travail. Une communication claire sur la date prévue est essentielle pour permettre une préparation adéquate. Planifiez-le à l’avance pour garantir un échange réfléchi et éviter les conflits d’agenda.
Sous quelle forme le présenter ?
Puisque l’entretien annuel n’est pas encadré, il peut être de toute forme et de toute régularité.
Par exemple :
- Un entretien annuel individuel classique
- Une auto-évaluation professionnelle mensuelle
- Un entretien global trimestriel d’une certaine catégorie de salariés
- Une notation journalière de chaque salarié dans chaque secteur
Il existe néanmoins deux limitations :
- Ne pas rendre public ces évaluations pour ne pas mettre en concurrence les salariés entreeux.
- Utiliser des outils de mesure de la performance tangibles et clairs. Pour cela, appuyez-vous sur un outil RH performant.
ATTENTION : consultez votre convention collective. Si la loi ne prévoit rien, celle-ci peut en revanche prévoir l’obligation de respecter un entretien annuel sur l’avancée des objectifs des salariés. Ne pas respecter cette obligation conventionnelle expose l’entreprise à de fortes sanctions.
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Quelle est la différence entre l’entretien annuel et l’entretien professionnel ?
Il existe une différence entre l’entretien d’évaluation et l’entretien professionnel.
Le premier concerne davantage une pratique managériale tandis que l’autre s’appuie sur le salarié. L’entretien annuel permet de faire un bilan sur le travail réalisé sur l’année écoulée, le niveau de professionnalisme et l’atteinte des objectifs.
L’entretien professionnel, quant à lui, est obligatoire (au minimum tous les deux ans). Il permet d’aligner les perspectives d’évolution du salarié avec des enseignements adaptés à ses besoins.
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Réaliser un entretien annuel en 7 étapes
L’entretien annuel évalue les performances de l’année écoulée, fixe les objectifs futurs et aborde le développement professionnel. Voici 7 étapes clés pour le mener à bien.
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Préparation de l’entretien en amont
- Actions : Avertir vos salariés que leur données personnelles peuvent être collectées, informer des méthodes d’évaluation
- Conseil : L’objectif est de faire comprendre au salarié que cet entretien n’est pas du “flicage” ou un moyen de pression. C’est simplement l’occasion pour lui comme pour vous de mettre à plat les freins et de redéfinir ensemble les objectifs et les priorités.
- Bonnes pratiques : Mettre en place un processus identique pour tous les salariés afin d’éviter toute discrimination. Utiliser la fiche de poste de l’employé qui peut servir à diriger l’entretien annuel.
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Préparation le jour J
- Actions : Prévenez votre collaborateur en amont. Il pourra lui aussi se préparer, réfléchir aux différents problèmes et améliorations à évoquer. Pour le bon déroulement de l’entretien d’évaluation, idéalement, choisissez un endroit tranquille, loin du bruit et des autres collaborateurs. Pensez à allouer un temps additionnel à l’entretien pour que la discussion se fasse dans un cadre détendu. Prévoyez large ! Si un entretien dure environ une heure d’ordinaire, rajoutez un créneau de 30 minutes de plus.
- Conseil : Avant l’entretien annuel, prenez le temps de relire le parcours professionnel du collaborateur et ses réalisations clés de l’année. Identifiez les domaines de succès et les opportunités d’amélioration.
- Bonnes pratiques : Consultez les objectifs précédents fixés, les résultats obtenus et les feedbacks collectés tout au long de l’année.
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Ouverture de l’entretien
- Actions : Commencez par saluer chaleureusement le collaborateur dès le début de l’entretien d’évaluation. Utilisez son prénom et maintenez un contact visuel pour établir une connexion immédiate. Rappelez que la réunion est dans son intérêt et expliquez le processus de l’entretien tout en encourageant un échange transparent. Créez une atmosphère positive.
- Exemple de question : « Bonjour [Nom], merci d’être là aujourd’hui. Comment vous sentez-vous par rapport à notre entretien annuel ? »
- Bonnes pratiques : Encouragez le collaborateur à partager ses sentiments et ses attentes pour instaurer une communication ouverte. Discutez de manière bienveillante.
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Discussion des réalisations et des objectifs atteints
- Actions : Rappelez le but de l’entretien pour mettre à l’aise le collaborateur, en précisant que l’échange portera sur ses réalisations, objectifs et développement. Invitez-le à partager ses attentes et donnez un retour détaillé sur ses performances (forces, faiblesses, axes d’amélioration), avec des exemples concrets pour illustrer.
- Exemple de question : « Avant de commencer, je tiens à souligner que cet entretien est également l’occasion pour vous de partager vos perspectives. Qu’aimeriez-vous aborder en priorité ? » ou « Pouvez-vous partager un exemple concret de projet où vous avez excédé les attentes ? »
- Bonnes pratiques : Utilisez des données tangibles pour illustrer les réussites et encouragez le collaborateur à réfléchir sur son propre parcours.
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Identification des axes d’amélioration
- Actions : Posez des questions ouvertes pour encourager le collaborateur à réfléchir sur ses propres performances et à identifier les domaines où il souhaite s’améliorer. Favorisez un feedback constructif. Partagez des observations spécifiques et encouragez une auto-évaluation honnête, mettant l’accent sur le développement professionnel plutôt que sur les faiblesses. Impliquez-le dans l’élaboration d’un plan d’action concret pour renforcer ses compétences, ce qui va aider à construire un plan de développement de compétences pertinent.
- Exemple de question : « Nous cherchons toujours à nous améliorer. Y a-t-il des domaines où vous pensez pouvoir renforcer vos compétences ou sur lesquels vous souhaitez vous concentrer davantage ? »
- Bonnes pratiques : Soyez constructif dans vos commentaires, encouragez l’auto-évaluation et proposez des solutions pour le développement professionnel.
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Établissement des objectifs pour l’année à venir
- Actions : Discutez des objectifs professionnels du collaborateur, encourageant une vision à long terme alignée sur les priorités de l’entreprise. Si cela est approprié, l’entretien peut également inclure une discussion sur la rémunération, les augmentations salariales, les promotions ou les avantages supplémentaires.
- Exemple de question : « En pensant à l’année à venir, quelles sont les compétences que vous aimeriez développer, et quels objectifs professionnels vous fixez-vous ? »
- Bonnes pratiques : Assurez-vous que les objectifs sont SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporellement définis) et alignés sur les objectifs de l’entreprise.
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Clôture et plan d’action
- Actions : Après l’entretien d’évaluation, le gestionnaire et l’employé s’engagent à faire un suivi régulier sur les objectifs fixés, à fournir un soutien et un encadrement appropriés, et à évaluer les progrès réalisés lors de réunions ultérieures.
- Exemple de question : « Nous avons couvert beaucoup de choses aujourd’hui. Pour conclure, quelles sont vos attentes par rapport à notre collaboration pour atteindre ces objectifs ? »
- Bonne pratique : Résumez les points discutés, déterminez les prochaines étapes, et assurez-vous que le collaborateur se sente soutenu dans sa progression.
💡 BONUS : Des logiciels de suivi d’évaluation comme Factorial vous assistent lors de votre évaluation annuelle. Vous pouvez par exemple :
- Préparer des questions types que vous pourrez envoyer en avance à de nombreux employés à la fois afin de mieux orienter la discussion
- Envoyer des communiqués ou des emails automatiquement grâce à des workflows pour notifier la réunion ou autre communication
- Récolter les données et les avoir sous forme de résumés et graphiques
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Comment se déroule un entretien annuel ?
Cet entretien, mené par le RH, le manager ou le patron, doit être structuré à l’aide d’une grille d’analyse. Prévoyez une durée d’environ une heure et restez à l’écoute, même en cas de malaise du salarié.
Cet entretien individuel doit être à la fois formel et informel :
- le salarié n’a pas le droit d’être accompagné par un délégué du personnel,
- il peut formuler des demandes (augmentation, amélioration des conditions de travail),
- il ne peut être ni sanctionné (baisse de salaire ou rétrogradation), ni licencié.
À la fin, partager la grille d’analyse est facultatif mais utile pour le suivi. Idéalement, menez des échanges réguliers, par exemple trimestriels, pour anticiper les problèmes et renforcer le bien-être des employés.
Exemple d’appréciation d’entretien annuel d’évaluation
Parlez de performances, de perspectives d’évolution, etc.
Camille est constante dans son travail, elle prend constamment des initiatives et est force de proposition. Je peux compter sur elle et c’est appréciable. Elle doit améliorer le respect des deadlines.
➡️ Voici un exemple d’entretien annuel rempli
💡 BONUS : Sur Factorial, pilotez vos évaluations de manière précise et équitable avec un tableau de bord de la performance. En activant le paramètre « score & prochaines étapes » avant de démarrer une évaluation, les managers et les employés pourront estimer la performance en attribuant un chiffre spécifique et définir les prochaines étapes de croissance. La vue unifiée permettra aux managers de voir en un coup d’œil, comment les membres de leur équipe se comportent et comparer les évaluations du manager et de l’employé.
Quelles sont les principales questions à poser lors de l’entretien annuel ?
Il y a énormément de questions que vous pouvez poser lors de l’entretien annuel. Le plus important est qu’il y ait une vraie conversation. Voici quelques exemples pour vous inspirer.
- Pouvez-vous partager vos principales réalisations au cours de la dernière année ?
- Comment évaluez-vous votre performance par rapport aux objectifs fixés ?
- Quels ont été les défis les plus importants que vous avez rencontrés et comment les avez-vous surmontés ?
- Que pensez-vous apporter à l’équipe ou au projet dans lequel vous travaillez ?
- Quelles compétences avez-vous développées au cours de la dernière année ?
- Y a-t-il des domaines dans lesquels vous avez besoin de formation ou de développement professionnel ?
- Comment gérez-vous le stress et la pression au travail ?
- Avez-vous des suggestions pour améliorer l’efficacité de l’équipe ou du département ?
- De quelle manière collaborez-vous avec vos collègues et vos supérieurs hiérarchiques ?
- Comment maintenez-vous l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle ?
- Comment gérez-vous les conflits au travail ?
- Avez-vous des idées pour améliorer la communication au sein de l’équipe ?
- Quels sont les aspects de votre travail que vous trouvez les plus gratifiants et les plus difficiles ?
- Comment assurez-vous votre développement continu et restez-vous au fait des nouvelles tendances de votre domaine ?
- Comment maintenez-vous une attitude positive, même face aux défis professionnels ?
- Quels sont vos besoins en termes de ressources pour atteindre vos objectifs professionnels ?
- Avez-vous des suggestions pour améliorer la satisfaction au travail au sein de l’équipe ?
- Quels sont les enseignements que vous tirez de vos expériences professionnelles récentes ?
Comment conclure un entretien annuel d’évaluation ?
Pour clôturer efficacement un entretien annuel, terminez sur une note positive et suivez ces étapes :
- Soulignez les performances et points positifs du collaborateur.
- Évoquez les axes d’amélioration pour l’année à venir.
- Recueillez son retour sur l’entretien et les objectifs fixés.
- Rassurez-le sur ses capacités et proposez des idées concrètes pour réussir.
L’objectif est de motiver votre collaborateur et de l’aider à envisager un avenir prometteur dans l’entreprise. Préparer vos employés en amont, en les incitant à s’auto-évaluer, les rendra plus à l’aise durant l’entretien.
Quelles actions mettre en place après un entretien annuel ?
Après l’entretien annuel, transformez les discussions en actions concrètes :
- Fixez les priorités : Identifiez les objectifs convenus et alignez-les sur la vision de l’entreprise.
- Soutien au développement : RH et managers doivent planifier des formations, mentorats ou ajustements nécessaires pour renforcer les compétences clés.
- Fournir les ressources : Assurez aux managers les moyens nécessaires (outils, procédures, répartition des tâches).
- Suivi régulier : Organisez des réunions pour évaluer les progrès et ajuster les plans.
Une communication ouverte et des ajustements proactifs renforceront l’engagement et une culture d’amélioration continue.
