Comment la 9 box révèle le potentiel des salariés ?

La matrice 9 box est un outil performant pour la gestion des talents. À première vue, ce n’est qu’un graphique avec neuf quadrants et pourtant. En pratique, Il s’agit d’un outil puissant pour évaluer la performance de tous les salariés de l’entreprise.

La matrice Nine Box est très utilisée pour prendre des décisions stratégiques dans la gestion du personnel. Autant vous dire, qu’en tant que professionnel des RH, vous devriez en faire bon usage.

Dans cet article, nous expliquons comment l’outil est né, son fonctionnement et les avantages de l’utiliser dans votre entreprise. Nous vous présentons aussi des cas pratiques et vous montrons comment construire un modèle à partir de zéro.

Qu’est-ce que la matrice 9 box ?

La 9 box ou matrice nine box est un outil créé par McKinsey dans les années 70 pour les entreprises. En anglais, elle est connue sous 9 box grid ou 9 box talent matrix.

À cette époque, la matrice était utilisée pour évaluer les unités commerciales où il valait mieux investir de l’argent.

Elle était largement utilisée dans les entreprises qui avaient une structure matricielle, et allait au-delà des projections faites pour chaque unité.

Elle mettait en évidence la force d’un secteur particulier dans le futur. Au fil des ans, la Nine Box Matrix a été introduite dans l’univers des ressources humaines. Aujourd’hui, c’est un outil pour la gestion des talents et le plan de succession.

Comment fonctionne la 9 box ?

La 9 box est facile à appliquer et révèle les actions dont les professionnels ont besoin pour développer et atteindre d’autres postes au sein de l’entreprise, que ce soit dans d’autres secteurs ou dans une logique d’ascension.

Chacune des cases de la matrice à 9 cases comprend certaines caractéristiques identifiées chez les employés. Ces caractéristiques sont directement liées à ses performances et à son potentiel. 

Normalement, les normes de performance et de comportement sont perçues quotidiennement par les managers, même de manière non officielle.

Même si votre entreprise n’a pas de politique d’évaluation formelle, les managers pourraient facilement répondre aux questions sur la productivité et les compétences individuelles de leurs employés.

Pour que la matrice soit la plus efficace possible, dans l’idéal, il faudrait consolider les résultats avec des évaluations officielles. Cela peut être fait en définissant clairement ce qui doit être évalué dans la matrice.

En résumé, cette structure est composée de lignes et de colonnes, qui représentent :

• Le potentiel, sur l’axe vertical ;
• La performance, sur l’axe horizontal.

Ainsi, le croisement de ces lignes et colonnes regroupe les compétences de chaque collaborateur dans – devinez quoi ? – 9 configurations possibles.

Quand utiliser la 9 Box dans votre entreprise ?

La Nine Box est un outil extrêmement utile, qui sert de base pour orienter la gestion du personnel.

Elle est particulièrement utile dans deux situations :

1. Aider à prendre des choix difficiles : la matrice Nine Box peut aider les dirigeants à faire des choix importants. Les compétences de chaque employé sont bien évaluées par les managers dans les cases de la matrice. Proposez des plans de salaire flexibles, avec des bonus et des commissions, et offrez des opportunités de poste par la mobilité interne. La matrice peut aussi orienter les employés vers le service des ressources humaines.
2. Former les responsables de l’entreprise : en plus de repérer les talents, la Nine Box aide au développement des responsables de l’entreprise. En encourageant des discussions structurées et éclairées sur la gestion des talents, les réunions pendant le processus de la 9 Box contribuent également à un leadership transformationnel.

Comment faire une matrice 9 box ?

Il est temps à présent d’apprendre à créer une Nine Box et à la développer au sein de l’entreprise. Dans un premier temps, il est nécessaire d’organiser des évaluations de performances et de compétences, qui constituent respectivement les axes horizontaux et verticaux de la matrice.

Au final, la structure devrait se composer de neuf quadrants. Les professionnels qui se trouvent dans le coin supérieur droit ont le potentiel et les performances les plus élevés. Au contraire, ceux situés en bas à gauche ont un potentiel et des performances faibles.

1) Évaluation des performances (axe horizontal)

Pour regrouper les employés selon les catégories de performance sur l’axe horizontal de la matrice à 9 cases, leurs managers doivent d’abord évaluer leur performance.

Cela se fait généralement par le biais de certaines évaluations individuelles. Une fois cette évaluation effectuée, l’employé doit être inclus dans l’une des classifications suivantes :

1. En deçà des attentes : l’employé ne répond pas aux exigences de son rôle et n’atteint pas ses objectifs.
2. Dans les limites des attentes : l’employé répond partiellement aux exigences de sa fonction et atteint certains de ses objectifs.
3. Au-dessus des attentes : l’employé répond pleinement aux exigences de son rôle et atteint avec succès ses objectifs.

2) Évaluation du potentiel (axe vertical)

L’axe vertical de la 9 box concerne le potentiel des employés, également évalué lors de l’évaluation et avec une catégorisation similaire : faible, modéré ou élevé.

Il faut toujours prendre en compte le rôle actuel de l’employé dans son poste, ainsi que ses capacités futures dans le cadre de son plan de carrière.

Les catégories sont définies comme tel :

1. Faible potentiel : l’employé travaille avec toutes ses capacités et rien n’indique qu’il s’améliorera.
2. Potentiel modéré : l’employé a le potentiel de se développer davantage dans le cadre de son rôle actuel.
3. Fort potentiel : le salarié démontre qu’il est éligible à une promotion, soit immédiatement, soit à brève échéance.

Il est à noter que de nombreuses entreprises utilisent un autre terme pour l’axe vertical : adéquation culturelle.

Dans ce cas, les principaux comportements liés à la culture de l’entreprise en question sont évalués.

3) Construction de la matrice nine box

Une fois que vous avez récolté les informations de base, il suffit de rassembler les données pour composer la matrice. Il est préférable d’utiliser un logiciel spécifique pour collecter et croiser les données, mais un tableau Excel peut faire l’affaire.

Voici comment se présente la 9 box :

💡 BONUS : Avec notre logiciel de gestion de la performance, organisez des évaluations de performance individuelle pour chaque employé. Visualisez ensuite facilement la grille à 9 cases pour une vision claire et concise des performances de l’ensemble de votre équipe et accédez à des rapports supplémentaires pour une analyse approfondie.

En pratique, à quoi sert la Nine Box ?

Eh bien, vous pouvez déjà comprendre que la Nine Box est un outil visuel pour cartographier les compétences. Concrètement, nous classons les talents de l’entreprise dans 9 cases.

L’un des avantages d’affecter des employés à une case est que le gestionnaire et les RH comprennent mieux les axes de développement dont l’employé a besoin pour exceller.

Un A1 peut avoir besoin de développer le management et le leadership, peut-être est-ce une opportunité pour former et développer d’autres personnes.

L’utilisation d’une 9 box pour mieux visualiser le potentiel et la performance des employés permet d’assuerer qu’ils suivent un plan de développement adéquate et un bon suivi dans le temps.

La nine box peut appuyer des décisions importantes en termes de :

• Promotion ;
• Mobilité interne ;
• Évolution de carrière ;
• Augmentation de salaire et primes ;
• Formation ;
• Licenciement.

Résultats et plans d’action de la 9 box

La matrice nine box porte une série de noms qui varient d’une version à l’autre. En règle générale, ils ont les mêmes caractéristiques et on en fait les mêmes interprétations.

Ci-dessous, nous avons compilé les résultats et quelques recommandations complètes sur les plans d’action possibles pour chaque cas. Nous vous rappelons qu’il est toujours nécessaire d’adapter la méthodologie à la réalité de votre entreprise.

Il est également important de noter que le potentiel et la performance d’un employé sont associés à son rôle actuel et à l’activité qu’il exerce actuellement. Ainsi, le fait d’être regroupé dans la case faible potentiel ou faible performance ne signifie pas nécessairement qu’il n’a pas de compétences. 

Peut-être a-t-elle besoin d’un rôle qui correspond le mieux à ses compétences ou d’une aide pour s’adapter à la culture d’entreprise. Découvrez ci-dessous chaque profil et consultez les suggestions de plans d’action pour chacun d’entre eux.

Insuffisant

Les professionnels dont les performances et le potentiel sont faibles se positionnent dans le coin inférieur gauche de la grille. Certains les qualifie comme embauches ratées ou même « employés inutiles ». En fait, vous n’auriez totu simplement pas dû embaucher ces personnes dès le départ.

Et ce n’est pas parce qu’ils ne sont pas qualifiés, mais parce qu’ils n’ont peut-être pas les compétences nécessaires pour répondre aux exigences du poste. Parfois, ils ne se sont tout simplement pas intégrer dans la culture de travail.

Plan d’action

Une action possible est d’identifier les obstacles qui pourraient expliquer les faibles performances. De plus, il est possible d’essayer de trouver un poste en interne où les compétences du salarié seraient mieux mises à profit.

Si malgré vos efforts, rien ne change, il est recommandé de recourir au licenciement. Et ceci pour le bien de l’employé et de l’entreprise.

Acceptable

Les professionnels acceptables se trouvent dans la case du milieu tout en bas de la matrice et sont ceux qui font des efforts. Ce sont des employés prêts à travailler , à contribuer aux objectifs de l’entreprise, à avoir une performance moyenne et à faire assez pour ne pas être licenciés.

Plan d’action

Pour les professionnels de cette catégorie, il est recommandé de faire des retours sur les performances, d’identifier les domaines spécifiques à améliorer et de les aider à développer un plan d’action personnel.

Il est important de prévoir suffisamment de temps pour passer à la catégorie des plus performants, avec des évaluations régulières pour enregistrer leurs progrès.

Engagé

Les professionnels engagés ont tendance à bien performer lorsqu’on leur dit quoi faire. D’autre part, leur potentiel est limité et ils ne sont pas très motivés par la croissance.

C’est un groupe important pour la culture de l’entreprise car ils ont une bonne attitude et ils font bien leur travail. Aussi, il y a de faibles chances pour qu’ils quittent leur emploi dans un futur proche. Cependant, leur faible potentiel indique qu’ils ne sont pas prêts à assumer la responsabilité qu’exigerait une promotion.

Plan d’action

La meilleure chose à faire est de maintenir leur satisfaction dans leurs fonctions actuelles. Ce peut être éventuellement avec une reconnaissance et une rémunération supplémentaire via des augmentations et des primes.

Si possible, vous devriez les inciter à prendre plus d’initiatives et présenter des changements bénéfiques dans leur travail dans un avenir proche.

Employé clé

Ces professionnels ont un bon potentiel et sont souvent motivés par leur travail, mais leurs performances sont médiocres. La première étape est de découvrir la cause de cette situation.

Sont-ils confus au sujet de ce qu’on attend d’eux ? Ont-ils un problème personnel ? Ils n’ont pas eu de processus d’intégration approprié ?

Ce groupe a clairement des compétences et a donc besoin de conseils, de motivation et d’opportunités pour améliorer ses performances. Il est également essentiel de communiquer clairement les attentes.

Plan d’ action

Il faut des objectifs de croissance. Aussi, il est important de considérer une période de temps suffisante pour qu’il passe à une catégorie de performance plus élevée. Aidez-les à développer des performances solides.

Haut potentiel

Le haut potentiel est un atout pour l’organisation dans lequel il vaut la peine d’investir. Ce sont des professionnels solides qui remplissent bien leurs rôles actuels et ont un bon potentiel de croissance et de promotions futures.

Plan d’action

Le manager peut le soutenir en facilitant de nouveaux projets et des tâches qui les maintiendront motivés tout en commençant à les préparer à de futures opportunités.

Vous devez également être sûr de suivre leurs performances. Prenez soin de récompenser ces professionnels de manière appropriée, y compris en les recommandant pour des promotions le cas échéant.

Forte performance

Les professionnels à forte performance atteignent déjà les objectifs et dépassent leurs indicateurs. Ils sont sur la bonne voie pour une bonne trajectoire de croissance au sein de l’organisation.

Plan d’action

Il est important d’évaluer s’ils sont prêts à grandir et à augmenter leur niveau de responsabilité ou s’ils ont besoin de plus de temps pour se développer.

Pendant que vous occupez toujours vos fonctions actuelles, assurez-vous d’encourager les compétences de réflexion tactique et stratégique qui seront utiles pour votre avenir au sein de l’entreprise.

Ces professionnels peuvent également être exposés à différentes tâches et mis en contact direct avec d’autres secteurs de l’entreprise. Cela les aidera à comprendre comment fonctionnent les autres aspects de l’organisation.

Talent gâché

Ce groupe a curieusement un potentiel de croissance élevé , mais pour une raison quelconque, ses performances sont faibles. Ils ont la capacité de jouer un rôle plus large. Cependant, ils sont confrontés à des défis qui compromettent leurs performances actuelles.

Plan d’action

Il est recommandé de les soutenir avec des retours positifs de vos managers, une communication claire des objectifs et plus d’opportunités d’acquérir de l’expérience et de renforcer la confiance.

Profil prometteur

Les professionnels en croissance sont précieux pour leur équipe. C’est parce qu’ils soutiennent la culture de travail et répondent à toutes les attentes de performance. Essentiellement, tout ce dont ils ont besoin, c’est d’une plus grande exposition pour atteindre des niveaux de performance élevés.

Plan d’action

Offrir des possibilités de formation et de perfectionnement à ces professionnels. Remettre en question les tâches et gérer les progrès sont également de bonnes idées. Vos indicateurs de performance doivent être clairs pour leur donner la possibilité de grandir.

Star ou futur leader

Voici les vedettes de votre entreprise ! Ils maîtrisent leur rôle actuel et sont prêts à passer au suivant.

Au sein de l’entreprise, ils sont reconnus pour leurs compétences pour résoudre des problèmes, leur capacité de réflexion stratégique et leur motivation personnelle. Pour cette raison, ils sont également une excellente référence pour les autres contributeurs.

Plan d’action

Pour maintenir leur engagement et les fidéliser, vous devez les promouvoir à temps. Ils ont en permanence le potentiel nécessaire pour former le futur leadership de l’entreprise.

Il est donc important de leur faire savoir qu’ils sont appréciés. Offrez-leur des défis, des opportunités de reconnaissance publique et de réseautage. Et assurez-vous que leur salaire et leurs avantages sont à la hauteur !

Quels sont les avantages de la 9 Box ?

Voyons quelques avantages  de cette méthodologie dans les processus de gestion de la performance des employés de votre entreprise.

1. Identifier et retenir les talents

La guerre des talents sur le marché du travail a démontré l’évolution de la relation entre l’entreprise et les candidats. Le recrutement et la sélection de personnel ne sont que la première bataille des RH modernes.

Une fois les meilleurs professionnels embauchés, il faut leur donner des raisons de rester. De plus, il est essentiel d’offrir un moyen d’évoluer au sein de l’entreprise. C’est là que la 9 box permet d’ identifier les employés les plus performants et les plus hauts potentiels.

En plus de mettre en avant les professionnels les plus qualifiés, la Nine Box fait ressortir les domaines dans lesquels les professionnels qui n’y sont pas encore parvenus doivent s’améliorer. De cette façon, l’entreprise peut gérer efficacement ses ressources pour engager et développer les capacités de tous ses employés.

2. Actions directes après évaluations

Ce n’est qu’à travers une bonne gestion des performances que les entreprises peuvent aligner les objectifs personnels de leurs employés avec les objectifs stratégiques à long terme de l’entreprise.

De nombreuses entreprises amorcent ce processus par des évaluations de performance, sans pour autant matérialiser les résultats avec des actions concrètes.

Catégoriser les salariés dans la Nine Box Matrix est un moyen pour les RH et les managers de chaque secteur de planifier et de mener des actions post-évaluation pour le développement des salariés.

Cette systématisation du processus permet également de mettre en place une communication ouverte et cohérente. De plus, cela crée une culture de rétroaction sur les performances des employés et sur ce qu’ils peuvent faire pour s’améliorer.

3. Améliorer le processus de recrutement et de sélection

Enfin, la méthodologie Nine Box sert en quelque sorte de thermomètre pour le processus de sélection du personnel.

Si une grande partie des salariés se situe dans les cases à faible potentiel ou à faible performance, la matrice met en évidence les lacunes potentielles dans le recrutement et la sélection des candidats.

Il est donc utilisé pour indiquer des améliorations dans le processus d’embauche. Cela peut être dans la façon dont l’entreprise travaille sa marque employeur ou celle de sélectionner son personnel.

Alternative à la matrice 9 box

Comme nous l’avons vu, la 9 Box est un outil performant associé aux évaluations de performance dans les entreprises. Cependant, cette grille ne fonctionne pas seule. Il est important d’avoir des systèmes plus complets qui aident à centraliser toutes les étapes nécessaires pour évaluer et développer les employés.

L’utilisation d’un logiciel des gestion des performances pour optimiser l’ensemble du cycle de gestion de la performance apporte par exemple de nombreux avantages. Vous pouvez le tester pendant 14 jours et profitez pour découvrir plusieurs autres modules liés à la gestion du personnel.

Tout un tas de panel de possibilités est au service de votre gestion de la performance :

• Différents types d’évaluation de performances. Évaluations à 90°, 180° et 360°, retours d’expérience des managers et auto-évaluations.
• Modèles personnalisables. Vous pouvez utiliser des modèles prêts à l’emploi ou créer les vôtres en partant de zéro.
• Notifications automatiques. Les administrateurs reçoivent des notifications pour compléter et répondre aux avis directement sur la plateforme.
• Centralisation des informations. Il est possible de suivre toutes les évaluations au même endroit et de les organiser au sein du système lui-même.
• Rapports personnalisés. Une fois les évaluations terminées, vous pouvez générer des rapports personnalisés avec les données obtenues.

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