L’évolution de la carrière des salarié(e)s est un enjeu de taille pour les entreprises. La convocation à l’entretien professionnel permet de concrétiser la mise en place de ce rendez-vous important.
L’employeur doit cependant respecter certaines obligations pour que cette convocation se fasse dans les règles.
Qu’est ce que l’entretien professionnel ? Que doit contenir une convocation à l’entretien professionnel ? Quelles règles appliquer ? Factorial vous en dit plus.
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Table des matières
L’entretien professionnel, c’est quoi ?
L’entretien professionnel est un entretien obligatoire qui doit avoir lieu tous les 2 ans au cours duquel employeur et salarié(e) font le point sur leur collaboration et les possibilités d’évolution.
En d’autres termes, il s’agit de faire le bilan. On y évoque donc les perspectives d’évolution professionnelle de l’employé(e) tout comme les futurs besoins en formation.
L’entretien professionnel concerne tous les collaborateur(trice)s de l’entreprise, peu importe leur statut et leur contrat de travail.
Le contenu de l’entretien professionnel est souvent déterminé par une convention ou un accord de branche.
À noter : l’entretien professionnel n’est pas à confondre avec l’entretien annuel d’évaluation où l’on analyse les performances d’un(e) salarié(e) tout en fixant de nouveaux objectifs.
Quand faut-il envoyer une convocation à l’entretien professionnel ?
La convocation à l’entretien professionnel est obligatoire pour tous les salarié(e)s et doit être envoyée tous les deux ans, ce qui représente la fréquence à laquelle doit se dérouler ce type d’entrevue.
Mais la convocation à l’entretien professionnel doit également être délivrée en cas de longue absence d’un(e) employé(e), telle que :
- Arrêt maladie de longue durée ;
- Congé maternité ou d’adoption ;
- Congé parental d’éducation ou de proche aidant ;
- Congé sabbatique ;
- Période de mobilité volontaire sécurisée ;
- Activité à temps partiel.
Tous les 6 ans, un état des lieux récapitulatif doit également avoir lieu au cours duquel on vérifie que le(la) salarié(e) a bien passé les entretiens professionnels obligatoires, a suivi au moins une action de formation ou a bénéficié d’une promotion et/ou une augmentation salariale.
Que doit contenir la convocation à l’entretien professionnel ?
Si la convocation à l’entretien professionnel est obligatoire, elle ne doit pas pour autant suivre des formalités imposées. Le plus important est qu’elle soit délivrée aux employé(e)s concerné(e)s
Cependant, certaines informations doivent absolument figurer sur la convocation à l’entretien professionnel. On y trouve notamment :
- Le motif de la convocation ;
- La date, l’heure et lieu de l’entretien professionnel (même s’il est réalisé en visioconférence) ;
- L’identité de l’employé(e), son poste et le service auquel il ou elle est rattaché(e) ;
- L’identité de l’évaluateur, son poste et le service auquel il ou elle est rattaché(e) ;
- Le détail des documents qui complètent la convocation : trame, notice d’information, grille de questions…
Les documents qui seront ajoutés à la convocation à l’entretien professionnel ont leur importance puisqu’ils permettent au salarié de se préparer correctement et de connaître avec un peu d’avance le déroulé de l’entrevue.
D’ailleurs, proposer une grille de questions offre la possibilité à l’interviewé(e) comme à l’intervieweur de préparer au mieux l’entretien professionnel. Cela permet de faire le point en amont de l’entrevue, sur la situation actuelle de l’employé(e) et de ne pas oublier d’aborder certains points lors de l’entretien.
Quel délai d’envoi pour la convocation à l’entretien professionnel ?
Il n’existe pas de délai imposé pour remettre une convocation à l’entretien professionnel.
Toutefois, il est recommandé et fortement apprécié de délivrer cette invitation avec suffisamment d’anticipation afin que les deux parties puissent préparer sereinement l’entretien.
Un délai de 8 jours minimum est ainsi considéré comme un délai raisonnable. Plus la convocation sera envoyée en avance, mieux ce sera.
Surtout, il peut parfois être difficile de trouver une date adéquate qui sied aux différentes parties. Produire une convocation à l’entretien professionnel avec suffisamment d’avance permet de déterminer une date concrète et de ne pas passer à côté de cette obligation professionnelle.
Comment délivrer une convocation à l’entretien professionnel ?
La façon de remettre une convocation à un entretien professionnel n’est pas imposée et est à la discrétion de l’employeur et des RH.
Aujourd’hui, il est évident que ce type de convocation se fait généralement par mail ou en passant par un logiciel RH. Avec une solution digitale, vous conservez la preuve d’envoi de la convocation et la date de l’entretien apparaît clairement.
Il est également possible d’envoyer la convocation par lettre recommandée avec accusé de réception ou de la remettre en mains propres.
Le principal est de toujours conserver une trace écrite de l’envoi de la convocation à l’entretien professionnel.
Un salarié peut-il refuser une convocation à l’entretien professionnel ?
Bien que l’entretien professionnel fasse partie des obligations pour un employeur, tout(e) salarié(e) peut refuser de s’y présenter et ne pas donner suite à la convocation qu’il ou elle aura reçue.
L’entreprise ne peut, en aucun cas, forcer un(e) employé(e) à y participer et encore moins le ou la pénaliser en cas de non-présentation.
Par courtoisie, on demandera simplement au collaborateur ou à la collaboratrice qui ne souhaite pas participer à l’entretien professionnel de signaler son refus par écrit en précisant bien avoir reçu la convocation.
Quelles autres obligations pour l’employeur
La délivrance de la convocation à l’entretien professionnel n’est pas la seule obligation à respecter pour l’employeur.
À la fin de l’entrevue, il devra notamment produire un compte-rendu de l’échange avec le(la) salarié(e). Un exemplaire devra même lui être remis.
S’il n’est pas imposé de contenu spécifique concernant le compte-rendu, plusieurs informations devront impérativement y figurer afin de justifier la bonne tenue de l’entretien. Certains thèmes doivent absolument être abordées lors d’un entretien professionnel
Ce document devra être scrupuleusement conservé. L’usage d’un logiciel RH est ainsi le meilleur moyen de stocker ce type de document afin de réaliser un suivi professionnel efficace de vos salarié(e)s.
