Un nouveau membre de votre équipe est sur le point d’arriver ? Vous savez que les premiers jours de son parcours d’intégration marquent une étape cruciale pour favoriser sa fidélisation et son engagement. Rater ce jalon peut être une catastrophe : 20 % des nouveaux arrivants dans une entreprise ont envie de la quitter dès le premier jour, selon une étude de l’observatoire du SIRH.
Pour créer un sentiment d’appartenance et éviter la déception, la présentation du nouveau ou de la nouvelle collaborateur-rice à l’équipe est une étape clé. Mais comment procéder ? En lisant cet article, vous repartirez avec les meilleures pratiques pour réussir cet exercice.
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Table des matières
Diffuser un email de présentation en interne
Que ce soit via une newsletter interne ou via un simple mail rédigé pour l’occasion, il est essentiel de prévenir vos équipes en amont de l’arrivée de la nouvelle recrue.
Précisez dans le corps du mail certains éléments importants :
- l’intitulé du poste ;
- la date d’arrivée ;
- les missions confiées ;
- quelques informations générales sur son parcours professionnel.
Vous pouvez y ajouter une photo et une citation de la nouvelle recrue.
Si vous optez pour la newsletter interne, vous pouvez également profiter de l’occasion pour intégrer un organigramme à jour ainsi que des éléments dynamiques, tels qu’une vidéo de présentation de la nouvelle recrue ou un lien vers son profil LinkedIn.
Partager la venue de la nouvelle recrue sur les réseaux sociaux
Vos équipes vous suivent aussi sur les réseaux sociaux. C’est donc l’occasion idéale de communiquer auprès d’une audience plus large sur l’arrivée du nouveau ou de la nouvelle employé-e. Cela boostera votre marque employeur en montrant que vous prenez soin de bien intégrer vos nouvelles recrues.
Vous pouvez diffuser l’arrivée du ou de la nouvel-le employé-e :
- sur votre page entreprise (sur LinkedIn ou Facebook par exemple) ;
- via les profils personnels des managers de la nouvelle recrue, si ces derniers sont d’accord.
Ce sera l’occasion, pour les autres collaborateurs et collaboratrices, de le féliciter de son arrivée via LinkedIn et de l’ajouter à leurs contacts.
N’hésitez pas à recycler le contenu de votre newsletter interne en pensant aux spécificités des algorithmes des réseaux sociaux pour faire un post engageant et attractif. Vous pouvez par exemple utiliser le format vidéo ou carrousel pour présenter votre nouvelle recrue. Intégrez y des éléments professionnels et des éléments plus personnels ( passions, hobbies) si l’employé-e concerné-e est d’accord.
Organiser un petit-déjeuner de bienvenue
C’est un moment convivial généralement apprécié de tous ! Le traditionnel petit-déjeuner de bienvenue est un incontournable pour présenter la nouvelle recrue à vos équipes le jour de son arrivée.
Proposez à votre nouvel-le employé-e de préparer un petit pitch de présentation à l’occasion de ce temps convivial, pour qu’il puisse se présenter sans devoir improviser. Mettez-le à l’aise s’il ne souhaite pas se présenter oralement, vous pouvez le faire à sa place. Tout le monde n’a pas la même aisance à l’oral !
Laisser le collaborateur se présenter avec le format de son choix
D’ailleurs, l’idéal est de laisser le collaborateur se présenter avec le format qui lui convient le mieux.
Il peut réaliser une vidéo de présentation ou un petit mail à l’attention des équipes, le tout étant de lui proposer de répondre à quelques questions que vous lui aurez envoyées en amont.
Par exemple :
- Peux-tu résumer ton parcours professionnel en deux mots ?
- Quelles sont tes passions ?
- As-tu une anecdote drôle à nous partager sur ton parcours ?
- Quelle est ta morning routine au bureau ?
- Qu’est ce que tu veux nous partager sur ta personnalité ?
Proposer à la nouvelle recrue d’écrire sa courte biographie est une façon de lui laisser la main sur les informations pertinentes qu’elle souhaite- ou non – partager avec l’équipe.
Vous pouvez aussi lui laisser le choix du format : portrait chinois, infographie, message audio : le tout est qu’il ou elle soit à l’aise avec le support de sa présentation !
Désigner un mentor au sein de l’équipe
La présentation du ou de la nouvel-le employé-e à l’équipe est aussi l’occasion de désigner un mentor. Ce dernier aura pour rôle de guider la nouvelle recrue tout au long de son intégration.
La désignation du mentor doit se faire sur la base du volontariat, car il n’y a rien de pire que d’assigner à la nouvelle recrue un mentor qui n’aura ni la patience ni le réseau interne suffisant pour l’aider. Aussi, cette étape doit être préparée en amont du jour J de l’intégration. Quelques jours avant l’arrivée de la nouvelle recrue, sondez les personnes de l’équipe avant de désigner un volontaire qui est partant pour assumer le rôle de mentor. Celui-ci peut préparer un petit discours de bienvenue pour le ou la nouvel-le arrivant-e.
Organiser une visite des locaux
Enfin, vous pouvez organiser une visite des locaux pour présenter le ou la nouvel-le embauché-e à différents interlocuteurs de l’entreprise, telles que les fonctions support, les commerciaux ou encore l’équipe de direction. Pensez à prévenir vos collaborateurs et collaboratrices de l’organisation de cette visite, de sorte à ce que chacun soit préparé à accueillir le mieux possible la nouvelle recrue.
Vous pouvez déléguer la visite des locaux à un autre membre de l’équipe, ce qui permettra de tisser de nouveaux liens à travers ce moment privilégié.
A retenir
En résumé, l’intégration d’un nouveau collaborateur au sein de votre équipe représente bien plus qu’une simple formalité administrative ; elle constitue une opportunité en or pour instaurer un climat de confiance, de bienveillance et d’appartenance dès les premiers instants.
Les six pratiques que nous avons explorées – de l’annonce préalable par email à l’organisation d’un petit-déjeuner de bienvenue, en passant par la désignation d’un mentor – ne sont pas seulement des gestes de bienvenue. Elles sont le reflet d’une culture d’entreprise qui valorise et respecte chaque individu, facilitant ainsi une intégration réussie et durable.
Ces étapes, bien que distinctes, partagent un objectif commun : faire en sorte que le nouveau venu se sente partie intégrante de l’équipe le plus rapidement et harmonieusement possible. En mettant en pratique ces conseils, vous ne favorisez pas seulement le bien-être de vos nouveaux collaborateurs ; vous contribuez également à la construction d’une équipe solide, unie et performante.
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N’oubliez pas, le succès d’une intégration se mesure à la qualité des relations tissées dès les premiers jours. En investissant dans une stratégie d’accueil réfléchie et inclusive, vous posez les fondations d’un engagement et d’une fidélité à long terme. Alors, prenez le temps de bien accueillir vos nouveaux talents : cela reflète non seulement l’excellence de votre gestion des ressources humaines, mais aussi les valeurs et l’esprit de votre entreprise.
