Pour toute entreprise, il est crucial de prendre soin des personnes qui la composent. La gestion des effectifs est l’une des notions clés du succès et pan important du management.
Avec des collaborateurs épanouis, une société augmente sa compétitivité et sa productivité.
Dans cet article, Factorial se penche sur la question de la gestion des effectifs en entreprise et les enjeux qui l’entourent.
Table des matières
Gestion des effectifs : définition
La gestion des effectifs (Workforce management ou WFM en anglais) désigne une méthode de management des salariés d’une entreprise afin d’accroître leur productivité et leur efficacité.
Cela requiert une organisation sans faille et une bonne connaissance des compétences des équipes à disposition.
Utilisant la planification et la gestion du personnel, elle vise donc une affectation optimale des salariés à leurs postes.
Il est impératif de prendre en compte tous les critères, qu’ils soient quantitatifs, temporels ou physiques mais également les capacités et intérêts des salariés.
De l’embauche des nouvelles recrues à la formation des équipes, en passant par la planification du temps de travail, elle comporte de nombreux éléments qui impliquent de nombreuses variables.
Pourquoi la gestion des effectifs est-elle importante ?
Une bonne gestion des effectifs présente quelques avantages. Elle permet notamment :
- Une meilleure gestion de vos équipes : Il est plus simple d’organiser vos effectifs et d’assigner des tâches à vos équipes en fonction du volume et du temps de travail. La gestion des effectifs est un outil prévisionnel de premier plan ;
- Une augmentation de la productivité : C’est une méthode qui a pour effet d’améliorer la productivité des salariés. En effet, elle permet d’optimiser l’organisation du travail puisque les tâches sont déléguées de manière adéquate ;
- Une flexibilité du travail : Bien pensée, elle offre de la flexibilité face aux surcharges de travail ou au manque de personnel. C’est un atout indéniable pour parer l’absentéisme et réduire le turn-over ;
- Une communication plus efficace : Si elle est honnête et transparente, vos salariés pourront s’épanouir au sein de votre société. Surtout, cela facilite la collaboration entre les différentes équipes ;
- Une amélioration du moral : Le bonheur au travail est une préoccupation des travailleurs d’aujourd’hui. Le moral de vos employés est influencé par un certain nombre de variables et un plan de gestion des effectifs de qualité peut vous permettre d’améliorer considérablement le moral de vos troupes ;
- Une optimisation des ressources : C’est une méthode qui sert également à optimiser vos ressources. Elle aide à accomplir davantage et est efficace pour réduire les coûts de la main-d’œuvre par la même occasion ;
- un travail de meilleure qualité : La qualité du travail de vos salariés et de vos produits augmentera ostensiblement. Grâce à une gestion des effectifs optimale, il est plus facile de s’organiser et de réaliser de meilleures performances.
La gestion des effectifs au quotidien
Si elle peut s’avérer une alliée de poids, il est indispensable qu’elle soit correctement menée au quotidien.
Le planning des équipes
La gestion des effectifs implique un bon maniement du planning du personnel, notamment à court terme. Effectivement, il faut sans cesse s’adapter et anticiper les imprévues.
Pour cela, il est primordial de connaître vos équipes, leurs compétences et leurs disponibilités. Chacun doit être à son poste et le temps de travail doit être réparti.
Si vous devrez couvrir une absence, votre planning devra être équitable et ordonné.
La gestion du temps
C’est peut-être l’un des aspects les plus importants de la gestion des effectifs : le suivi du temps de travail.
Très utilisé au quotidien, il permet d’analyser l’efficacité des équipes et individus et de répartir leur temps d’activité.
La gestion du temps est un processus utile pour suivre la charge de travail à venir et le cas échéant, réorganiser les équipes en fonction voire même embaucher de nouveaux éléments.
La prévision et la planification
Outre le suivi du temps et l’organisation du planning de vos équipes, il est aussi essentiel de prévoir et planifier correctement les besoins en matière de personnel.
On en revient à cette notion importante : l’anticipation !
Avec une bonne planification et des prévisions ciblées, vous pouvez créer un processus de gestion des effectifs efficace, et surtout, vous assurer que chacun de vos employés puisse parvenir à équilibrer vie professionnelle et privée.
Qui plus est, cela vous permet de résoudre les problèmes de sureffectif ou de sous-effectif et d’estimer la croissance de l’équipe.
Les échéances de planification
Dans sa pratique quotidienne, la gestion des effectifs requiert pas mal de flexibilité, en grande partie à cause des aléas du monde du travail.
Il est parfois difficile de trouver l’équilibre entre planification à long et à court terme.
Dans cette optique, l’entreprise peut opter pour une planification annuelle pour anticiper au maximum mais sans prendre en considération les imprévues ou pour une planification mensuel et/ou hebdomadaire avec une gestion plus agile, où l’on prendra en compte les congés, les formations et les remplacements à un horizon de 4 à 6 semaines.
Dans les deux cas, il faudra laisser place à l’improvisation en cas d’absence ou de démission.
La participation des salariés à la gestion des effectifs
Cela peut sembler superflu mais il est recommandé d’inclure les salariés dans votre stratégie de gestion des effectifs.
Impliquer les salariés dans les décisions de planning ou de changement de poste est primordial pour éviter la fuite de certains talents par manque de reconnaissance.
Aussi, il est crucial de concerter le comité d’entreprise, le CSE ou encore ceux en charge de représenter les salariés. Cela vous prémunira de conflits et vous serez en accord avec la législation.
La gestion des carrières
Ne l’oubliez pas, vous gérez des individus avec des aspirations et des ambitions. La gestion des effectifs doit être à échelle humaine et prendre en considération la gestion des carrières de vos salariés.
Évaluation des performances, formations, mobilité interne, développement des compétences… Une bonne gestion des effectifs passe également par une bonne gestion des talents !
La Paie et les avantages
L’une des autres composantes importantes de la gestion des effectifs est l’administration de la paie et des différents avantages. Rémunération, prime, avantages en nature… La gestion de ces éléments est indispensable.
Avec un plan au point, vous pourrez analyser le coût de la main-d’œuvre, suivre les congés payés ou encore contrôler les feuilles de calcul.
Les logiciels de gestion des effectifs
Heureusement, il existe des outils qui vous assistent dans la gestion des effectifs. Des logiciels comme celui proposé par Factorial vous permettent notamment d’organiser la gestion des plannings de manière efficace.
Le logiciel RH de Factorial est un puissant outil qui vous permettra de gérer vos effectifs en quelques clics, de maîtriser toutes les données concernant vos équipes et de planifier vos futures actions.
Après tout, une bonne gestion passe par une bonne organisation ! Essayez-le gratuitement !
