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Arrêtez de numériser, passez plutôt à la dématérialisation de vos documents

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5 minutes de lecture
dematerialisation de documents avec un logiciel GED

À l’heure où le numérique a envahi notre quotidien, les entreprises ont également adopté les nouvelles technologies. Avec la dématérialisation des documents, elles ont la possibilité de gérer leur processus et toutes les informations à leur disposition de façon sûre et centralisée.

Procédé déjà ancré dans les plus grandes entreprises, les PME doivent suivre le mouvement pour gagner en agilité et en praticité.

Dans cet article, on vous en dit plus sur la dématérialisation et vous explique pourquoi et comment l’adopter.

essai gratuit logiciel GED

La dématérialisation des documents : définition 

La dématérialisation des documents administratifs consiste à remplacer les documents et supports d’information en version papier par des fichiers numériques.

Ces nouveaux documents ont une valeur légale et sont stockés sur des supports informatiques ou dans le cloud.

De nombreux outils sont à la disposition des sociétés pour créer, éditer, stocker, partager et signer des documents de toute sorte.

Il est ainsi devenu facile de dématérialiser pour renforcer la traçabilité des fichiers administratifs.

Ce processus de dématérialisation est assez simple à mettre en place et offre de nombreux avantages aux entreprises qui ont décidé de l’employer.

Quels documents dématérialiser ?

Ce qui est bien avec la dématérialisation, c’est qu’il est possible de le faire avec tous les documents papier.

Comptabilité, juridique, RH… tous les services d’une structure peuvent en profiter.

Ainsi, vous pouvez dématérialiser :

  • Factures,
  • contrats,
  • documents commerciaux (devis, bons de commande),
  • documents RH (fiche de paie, contrat de travail, notes de frais…)
  • ou tout autre document en relation avec la vie de votre entreprise.

Pour un projet de fiche de paie dématérialisée, Factorial est en partenariat avec eDocGroup – DeskRH.

Son coffre fort électronique pour bulletin de paie permet de stocker et de sécuriser ce document administratif durant 10 ans côté employeur et 50 ans côté salarié.

illustration d'un coffre fort électronique pour bulletin de paie

À NOTER : Depuis le 1er janvier 2020, la facture électronique est obligatoire pour l’ensemble des entreprises qui échangent avec le secteur public

Quelle différence entre numérisation et dématérialisation ?

Si en principe, dématérialisation et numérisation sont deux concepts assez proches, ils sont pourtant différents.

Même s’ils vont souvent de pair, ils ne fonctionnent pas de la même façon.

La numérisation correspond à l’étape de transformation d’un document papier en document numérique.

Cela inclut bien souvent l’utilisation d’un scan afin d’inclure ces fichiers analogiques dans leur banque de données.

Si la dématérialisation des documents administratifs s’inscrit dans un contexte de dématérialisation des processus, l’objectif premier est de ne plus produire de format papier et de passer au tout digital.

Il faut parfois utiliser la numérisation, notamment pour récupérer des anciens documents. 

Cependant, la dématérialisation pourrait être votre seul outil de la gestion de documents.

Pourquoi passer à la dématérialisation des documents ?

Si votre PME a déjà plusieurs années à son compteur et que vous n’êtes pas forcément familier avec les nouvelles technologies, il n’est pas impossible que vous utilisiez le format papier pour l’ensemble de vos documents. 

Peut-être sont-il entreposés dans des classeurs, des dossiers, des tiroirs ? Peut-être en avez-vous égarez certains ou ne savez plus où se trouve d’autres ?

Voici plusieurs raisons de passer à la dématérialisation des documents.

Centraliser les données

L’un des avantages les plus importants de la numérisation de documents est celui de pouvoir centraliser et stocker les données au sein d’un support informatique.

Cela vous permet de :

  • Gagner de l’espace (moins de documents papier)
  • et de regrouper toutes les informations nécessaires dans un même endroit.

Ainsi, vous gagnez un temps considérable dans la gestion de vos documents.

Vous ne perdez plus de temps à chercher telle ou telle information parmi vos montagnes d’archives papier !

Améliorer la traçabilité

Grâce au numérique, la dématérialisation des documents administratifs améliore considérablement la traçabilité.

Il est beaucoup plus simple d’organiser votre entreprise et d’accroître ainsi votre productivité.

Avec la rapidité de transmission, le rangement, le tri des documents et l’accès à l’historique enregistré, les recherches sont fluides et efficaces.

Il vous sera par exemple plus facile d’organiser votre dossier du personnel ou mettre la main sur les différents contrats de travail de vos salariés.

Réduire l’empreinte environnementale

En tant que dirigeant de PME, la question écologique doit être l’une de vos priorités.

En optant pour des documents dématérialisés, vous faites le choix de réduire l’empreinte environnementale de votre société en minimisant la consommation de papier.

Moins de ressources utilisées, moins d’ancre, moins d’électricité car moins d’impressions… Vous faites un pas pour l’environnement et réduisez votre empreinte carbone pour une entreprise écologique.

Supprimer des coûts

La dématérialisation des documents est une aubaine pour supprimer des coûts engrangés notamment par la production de formats matériels.

Coût du papier, des cartouches d’encre, des imprimantes et des autres ressources nécessaires, passer au numérique permet des économies.

Bien souvent, il faut investir dans un ou des logiciels dédiés mais cela vaut le coup (et le coût) !

Améliorer vos process 

Grâce aux multiples fonctions qui accompagnent la dématérialisation, vous pouvez améliorer vos processus.

Vous pouvez créer, partager, modifier tout un ensemble de fichiers pour une meilleure organisation générale et même plus de productivité. 

D’ailleurs, c’est pour cela que beaucoup d’entreprises ont déjà opté pour la dématérialisation RH.

En plus de faciliter la gestion interne, il est possible d’accéder à l’ensemble des documents dématérialisés de façon instantanée à n’importe quel moment et depuis n’importe où.

Être en conformité avec la loi

L’un des derniers avantages de la dématérialisation des documents auquel on ne pense pas forcément, c’est que ce procédé permet d’être en conformité avec la loi. 

En effet, la plupart des solutions intègrent des outils de protection comme le coffre-fort numérique pour sécuriser les données, ou encore la signature numérique, qui justifie l’identité du signataire et qui a une valeur légale.  

Quelles solutions pour la dématérialisation des documents d’entreprise ?

Pour accélérer la transformation digitale de votre PME, vous pouvez faire appel à plusieurs outils.

Afin d’assurer la gestion de vos documents, il est conseillé d’utiliser un coffre-fort numérique pour protéger vos données, stocker vos documents et les partager avec vos collaborateurs.

Aussi, comme nous vous l’expliquions plus haut, l’usage de la signature électronique est également un bon moyen de sécuriser vos informations tout en leur conférant une valeur légale.

De plus, vous avez d’autres solutions à votre disposition comme le cachet électronique, version numérique du tampon d’entreprise qui garantit l’origine et l’intégrité d’un document signé.

Il s’accompagne bien souvent de l’horodatage en fournissant une date et une heure de référence à tous les documents électroniques.

Avec un logiciel GED (Gestion électronique des documents), vous dématérialisez l’ensemble des processus de votre entreprise.

De cette manière, vous pouvez directement transférer vos documents au format numérique.

Ce qui signifie que vous les conserverez mieux, les organiserez facilement et les traiterez rapidement.

Vous centralisez et organisez toutes vos informations sur une seule plateforme.

Dossier du personnel, fiches de paie, contrats… Vos données sont en sécurité, protégées et conformes au RGPD. L’objectif ? Améliorer la gestion administrative de votre PME et vous permettre de passer au numérique. Bienvenue dans le digital !

 

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Béatrice est senior content manager chez Factorial. Sa principale mission : vous inviter à venir, vous donner envie de rester et vous inciter à revenir. Elle a commencé son aventure dans les ressources humaines il y a environ 6 ans et ça continue ! Comme une voiture tout-terrain, elle raffole du hors-piste et n'hésite pas à se frotter à d'autres univers (elle était à une époque une commerciale acharnée qui négociait la vente de formations professionnelles).

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