Comment la signature électronique vous aide pendant le télétravail

Votre service des ressources humaines utilise-t-il la signature numérique ? Si votre réponse est «oui», vous en connaissez sûrement déjà les avantages, tant pour les entreprises que pour les employés. Et si vous ne le faites toujours pas, qu’attendez-vous pour commencer à utiliser la signature électronique pour vos contrats ? Avec la crise du coronavirus, de nombreuses entreprises ont mis en place le télétravail et ont besoin de la signature électronique pour survivre. Vous en faites partie ?

En raison du processus de transformation numérique que les entreprises mènent actuellement, l’ère du papier est déjà révolue. Désormais, en utilisant les services Internet et cloud, il est possible de mieux rationaliser, gérer et sécuriser vos documents.

Si vous souhaitez mettre en place de nouvelles mesures pour automatiser les processus internes au sein de votre département des ressources humaines et que vous n’y voyez pas très clair pour ce qu’il en est de la signature électronique, nous vous invitons à rester et à lire l’intégralité de l’article !

Signature électronique définition

La signature électronique ou signature numérique est un outil numérique qui vous permet de signer des documents électroniques afin de garantir leur authentification. 

Elle doit répondre à de nombreux critères afin d’être qualifiée, par exemple : elle doit être impossible a falsifier et impossible à modifier une fois qu’elle est posée sur le document.

Elle est obtenue grâce à un chiffrement asymétrique ou une fonction de hachage.

En France, on parle de la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 qui porte sur  l’adaptation des preuves relatives aux technologies de l’information ainsi qu’à la signature électronique avec l’application de ce décrêt, la signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite.

Elle doit être conforme aux normes de eIDAS (Electronic IDentification Authentication and trust Services) qui correspond aux règlements de l’union Européenne sur l’identification électronique.

Logiciel gestion electronique documents

Signature électronique en ligne : 7 principaux avantages

1. Rationalisez le processus d’embauche

Certaines entreprises ont des pics d’embauche, par exemple pendant les périodes de vacances. Par conséquent, avoir une signature numérique peut faciliter et accélérer l’ensemble du processus.

2. Optimise la gestion des embauchements et des licenciements

Les employés doivent signer de nombreux documents que ça soit lorsqu’ils commencent un nouvel emploi ou lorsqu’ils décident de quitter ou sont licenciés. Dans les entreprises où de nombreux contrats sont échangés, la signature électronique peut signifier un véritable avantage et une optimisation du temps et ils pourront facilement signer avec la signature électronique des document pdf ou word. 

3. Disponibilité 24/7 sur n’importe quel appareil

Contrairement à la signature papier, où il y besoin que la personne soit présente dans les bureaux, la signature électronique peut être accédée 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Mieux encore, étant numérique, elle peut être utilisée sur des ordinateurs, mobiles ou tablettes, sans aucun problème.

signature numérique

4. Économisez du papier

Avec les nouvelles technologies, nous pouvons rendre service à la planète et arrêter de consommer autant de papier. De plus, si votre entreprise génère de nombreux contrats, faites vos calculs et vous verrez tout l’argent que vous pouvez économiser en termes de papier et d’encre, ainsi que de maintenance de l’imprimante.

5. Gagnez du temps

Souvent, ils est nécessaire de venir signer le contrat au bureau avant le premier jour, générant des déplacements qui pourraient être évités. Par conséquent, si vous choisissez d’utiliser la signature électronique, vous serez cabale de gagner du temps ainsi que d’en faire gagner à vos collaborateur, de plus vous évitez de générer plus d’émissions de CO2 sur la planète !  

6. Améliorez la gestion électronique des documents 

Dans le modèle traditionnel, chaque contrat signifie des documents à conserver. Imaginez ne plus avoir à vous soucier de classer tous ces papiers et d’utiliser votre espace à d’autres fins plus productives !

7. Garantit la confidentialité

La loi sur la signature numérique approuvée en décembre 2003 (loi sur la signature électronique) assure la même valeur que la signature manuscrite et est donc valable pour conclure tout type de contrat. De plus, avec la signature électronique garantie la confidentialité des travailleurs, car vous contrôlez qui peut accéder aux documents.

Comment une signature numérique vous aide-t-elle concrètement ?

La signature numérique est une avancée pour le département des ressources humaines de votre entreprise, elle vous aidera à améliorer votre productivité et, par conséquent, vous pourrez consacrer plus de temps à des tâches qui offrent plus de valeur à l’entreprise. Si vous gagnez plus de temps, vous pouvez investir plus d’heures pour recruter et retenir les meilleurs professionnels.

En ces temps que nous vivons, où tout va si vite, ne restez pas en arrière et commencez à digitaliser votre entreprise pour vous différencier de la concurrence en mettant en pratique des solutions digitales telles que la signature électronique, pour vos processus RH :

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Processus de recrutement et d’onboarding (recrutement et accueil) 

Tant lors du processus de recrutement du personnel que lors de l’onboarding d’un nouveau travailleur, vous collectez des informations et des données auprès des personnes. En plus d’utiliser la signature électronique dans les contrats, elle sera également utile lorsque vous devrez gérer d’autres documents tels que des accords de confidentialité ou des offres contractuelles.

Si vous décidez d’incorporer la signature numérique, vous pouvez faire signer ces documents en quelques heures, car vous accélérerez considérablement l’ensemble du processus. De plus, l’image que vous projeterez auprès de vos futurs travailleurs sera très positive.

Processus d’offboarding

L’une des erreurs du service des ressources humaines est précisément de ne rien signer lorsque le licenciement est communiqué verbalement.

Autrement dit, lorsque vous rencontrez l’employé et lui communiquez que votre relation de travail est terminée, vous devez officialiser cette réunion avec un document signé qui confirme que le travailleur a été informé de cette situation. Ne pas le faire pourrait entraîner des demandes de résiliation injustifiées.

Comment créer une signature numérique et l’implémenter sur votre logiciel de ressources humaines

Avec le logiciel de gestion RH de Factorial, vous pouvez gérer le processus de signature numérique de manière digitale, rapide et sûre. De plus, vous pouvez stocker tous vos documents signés sur la plate-forme et les avoir à disposition à tout moment depuis n’importe quel appareil numérique pour vous et vos employés, car leur portail des employés leur offre la possibilité d’accéder à tout document qu’ils ont signé.

signature numérique factorial

Voici les étapes à suivre pour faire signer vos documents de la manière la plus optimisée possible :

  1.  Téléchargez un fichier et sélectionnez les personnes que vous souhaitez faire signer: les collaborateurs recevront instantanément une notification avec le document à signer.
  2. Recevez les documents de manière totalement valide et sécurisée avec tous les consentements marqués: dès que les employés auront signé, vous recevrez une notification par email.
  3.  Révisez le document lorsque tout le monde a signé: vérifiez comment le logiciel a fait la mise à jour et vous avez déjà toutes les signatures.

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