L’assiduité et la ponctualité des employés sont des aspects fondamentaux pour le bon fonctionnement de toute entreprise, quel que soit le secteur dans lequel elle opère.
Un employé qui ne se présente pas régulièrement au travail ou qui arrive en retard peut nuire aux performances de toute l’équipe et affecter la productivité de l’entreprise dans son ensemble.
Pour contrôler l’assiduité et la ponctualité des employés, il existe plusieurs techniques et outils. Découvrez-les dans cet article !
Table des matières
4 façons de contrôler l’assiduité et la ponctualité des employés
Le contrôle de l’assiduité et de la ponctualité des employés est un défi permanent pour de nombreuses entreprises.
Il existe plusieurs façons de contrôler l’assiduité et la ponctualité des employés, des méthodes plus traditionnelles, telles que les pointeuses, aux solutions plus modernes, telles que les applications de gestion des ressources humaines.
Découvrez les quatre principaux moyens de contrôler l’assiduité et la ponctualité :
1) Enregistrement manuel sur papier ou sur Excel
L’une des méthodes les plus traditionnelles de contrôle des présences est l’enregistrement manuel, généralement sur des feuilles de papier, des fiches de présence ou des feuilles Excel.
Les employés doivent enregistrer leur entrée et leur sortie du lieu de travail, ce qui est ensuite collecté par le service des ressources humaines en vue d’un traitement ultérieur.
Téléchargez un modèle de feuille de temps Excel pour effectuer cet enregistrement ! ⬇️
2) Enregistrement numérique
Actuellement, de nombreuses entreprises ont déjà adopté des pointeuses numériques pour enregistrer les présences et la ponctualité. Ces systèmes peuvent être utilisés au moyen d’équipements spécifiques, tels que les pointeuses, ou d’applications pour smartphone.
Quelques exemples d’apps pouvant être utilisées à cette fin sont Trello, Clockify ou l’app de Factorial.
👉 En savoir plus sur comment, et pourquoi, utiliser un logiciel de pointage !
3) Contrôle d’accès
Certains secteurs, comme les usines et les entrepôts, utilisent des systèmes de contrôle d’accès pour contrôler l’entrée et la sortie des employés. Ces systèmes peuvent utiliser des cartes magnétiques ou des données biométriques pour vérifier l’identité des employés.
4) Logiciels de gestion des ressources humaines
Il existe plusieurs logiciels de gestion des ressources humaines qui comprennent des fonctionnalités permettant d’enregistrer la présence et la ponctualité des employés.
Factorial, par exemple, permet d’enregistrer les entrées et les sorties des employés au moyen d’une application pour smartphones ou sur un ordinateur.
La plateforme comprend également des fonctionnalités de suivi des présences et de la ponctualité des employés, d’émission de rapports et de gestion des absences et des retards.
Le contrôle de l’assiduité et de la ponctualité par secteur
Il est important de souligner que le contrôle de l’assiduité et de la ponctualité peut varier en fonction du secteur d’activité.
Dans le secteur de la restauration et de l’hôtellerie, par exemple, il est courant d’utiliser des systèmes d’enregistrement manuels ou numériques, tandis que dans les secteurs du travail, il est plus courant d’utiliser des systèmes de contrôle d’accès.
Présence et ponctualité dans le secteur de l’hôtellerie et de la restauration
Dans le secteur de la restauration et de l’hôtellerie, le contrôle des présences peut se faire au moyen de systèmes numériques, tels que des lecteurs de cartes ou des applications pour smartphone, ou de systèmes manuels, tels que des feuilles de temps.
Certains établissements peuvent également adopter des systèmes de reconnaissance faciale pour enregistrer les entrées et sorties des employés.
En outre, il peut être utile de mettre en œuvre une politique pour les employés en retard ou absents afin d’éviter les pertes pour l’entreprise.
✅ Téléchargez notre eBook sur le recrutement et la rétention des talents dans le secteur de l’hôtellerie-restauration.
Usines et industrie
Dans les usines et les industries, il est courant d’utiliser des systèmes de contrôle d’accès. Ils permettent de s’assurer que seuls les employés autorisés accèdent aux locaux.
Ces systèmes peuvent comprendre des lecteurs de cartes ou la reconnaissance biométrique, par exemple.
En outre, le contrôle des présences peut se faire au moyen de feuilles de temps, de pointeuses numériques ou de systèmes de contrôle des entrées et sorties des véhicules de transport des employés.
Secteur de la santé
Dans le secteur de la santé, le contrôle de l’assiduité et de la ponctualité est essentiel pour garantir que les patients reçoivent les soins nécessaires dans les délais impartis.
Certains hôpitaux et cliniques peuvent utiliser des systèmes électroniques de gestion du temps et des présences ou des applications pour smartphone afin d’enregistrer les heures d’arrivée et de départ des employés.
Il est également important d’établir des politiques claires en matière de retards et d’absences, et de disposer d’une équipe de ressources humaines dédiée à ces questions.
Secteur du BTP
Un quart des projets entrepris par les sociétés opérant dans le secteur du BTP subissent des pertes financières en raison d’une surestimation des heures de travail ! Parmi les tâches les plus ardues, la gestion des horaires et des activités sur les chantiers figure en tête de liste.
Assurer une gestion efficace des plannings, surveiller les temps de déplacement et de travail, ainsi que calculer les rétributions des travailleurs, tout cela constitue un exercice complexe mais indispensable pour obtenir une perspective claire de la situation sur les chantiers.
Secteur technologique
Dans le secteur technologique, de nombreuses entreprises adoptent une politique d’horaires flexibles et de travail à distance, ce qui peut rendre le contrôle des présences plus difficile.
Dans ce cas, il peut être utile d’utiliser des outils de suivi de l’activité des employés tels que RescueTime ou Toggl. En outre, il est important d’établir des politiques claires en matière d’horaires de travail et de communication entre les employés.
Quel que soit le secteur que vous choisissez, rappelez-vous que l’innovation technologique dans les RH a un impact très positif sur les différents secteurs de travail.
Comment enregistrer les présences et la ponctualité grâce à des applications ?
Factorial est une plateforme de ressources humaines qui propose une série d’outils. Parmi eux, un système d’enregistrement des présences et de la ponctualité en ligne est inclus.
Cette fonctionnalité permet aux employés d’enregistrer leurs entrées et sorties via une application pour smartphone. Il n’est donc plus nécessaire d’avoir recours à des pointeuses physiques ou à des feuilles de temps papier.
Factorial App : contrôle des présences et de la ponctualité
Pour utiliser le système d’enregistrement des présences et de la ponctualité de Factorial, les employés doivent télécharger l’application mobile Factorial et s’inscrire sur la plateforme.
Cette première étape leur permet ensuite d’enregistrer facilement leur entrée et leur sortie du travail grâce à l’application, qui enregistre automatiquement la date et l’heure.
En outre, la plateforme offre des capacités de reporting et d’analyse qui permettent aux responsables de suivre les performances des employés en matière d’assiduité et de ponctualité.
Elle peut générer des rapports contenant des informations sur les retards, les absences et les heures travaillées, ce qui permet une analyse plus précise de la productivité des employés.
Que puis-je faire en pratique avec le contrôle des présences de Factorial ?
Nous savons que l’addition manuelle des heures de travail de tous les employés est synonyme d’heures et d’heures perdues, ou qu’il est important d’avoir une vue d’ensemble des présences des employés afin de prendre des décisions stratégiques, et que pour cela vous avez besoin de rapports personnalisés.
Nous savons également qu’il est important de veiller à ce que votre entreprise soit en conformité avec la législation du travail.
C’est pour répondre aux besoins des petites, moyennes et grandes entreprises que nous avons créé le Factoriel Contrôle des présences. En pratique, cette fonction vous donne accès à plusieurs avantages tels que :
- Rapports personnalisés : vous pouvez obtenir des informations précieuses sur les performances de vos employés grâce à des rapports personnalisés qui mesurent la productivité et le nombre d’heures travaillées.
- Politiques de temps et de présence : créez des politiques de temps et de ponctualité en fonction des besoins de votre entreprise.
- Heures supplémentaires : contrôlez toutes les heures supplémentaires effectuées par vos employés.
- Intégrations/API : vous avez déjà un système de gestion du temps et des présences en place ? Intégrez-le au logiciel Factorial.
- Conformité à la loi : toutes les données fournies par le logiciel sont transformées en rapports qui assurent la conformité à la législation du travail.
- Approbation des feuilles de temps : le logiciel vous envoie des rappels pour réviser et approuver les feuilles de temps.
- Système de pointage : pointez via un téléphone portable ou un ordinateur. Il vous suffit de décider quels systèmes de pointage vous souhaitez activer. Une pointeuse différente pour chaque employé ? C’est possible !
- Pauses manuelles et automatiques : vous pouvez contrôler toutes les pauses de vos employés.
✅ Réservez une démonstration du logiciel Factorial ici !
Factorial a-t-il plus de fonctionnalités ?
Oui, Factorial est un logiciel de gestion des ressources humaines tout-en-un, cela signifie qu’en plus du contrôle des présences et de la ponctualité, vous avez accès à d’autres fonctionnalités pour gérer le quotidien de votre équipe RH :
- Gestion des talents : recrutement et sélection, évaluation des performances, onboarding/offboarding, gestion de la formation interne, suivi des objectifs ;
- Gestion du temps : gestion des absences, équipes, pointeuse et contrôle des présences ;
- Fonctionnalités juridiques et financières : gestion des fiches de paie, des dépenses et de la signature électronique ;
Et bien d’autres choses encore !
