Comment harmoniser la communication en entreprise ?

Omniprésente dans le monde professionnel, lacommunication en entrepriseest aujourd’hui un rouage essentiel d’une structure qui fonctionne correctement.

À tous les niveaux, la communication améliore les échanges et permet aux collaborateurs de se réunir autour d’un projet commun.

Mais quand elle est négligée, la communication en entreprise peut produire l’effet inverse de celui recherché.

Mais de quoi parle-t-on exactement ? Pourquoi la communication professionnelle est-elle si importante ? Comment l’harmoniser au sein de votre organisation ?

Nous vous donnons quelques astuces.

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La communication en entreprise, c’est quoi ?

La communication en entreprise fait référence àl’ensemble des stratégies et actions utilisées pour transmettre des messages au sein d’une société.

Si dans cet article, on a va plus s’intéresser à lacommunication interne, elle peut également êtreexterneavec des fins marketing, publicitaires ou informationnelles.

De son côté,la communication en entreprise est davantage tournée vers les collaborateurs.

Cette communication interne vise principalement à transmettre les valeurs de la société et à impliquer les différents salariés dans le cadre d’uneculture d’entrepriseassumée.  

Bien évidemment, cette communication a pour but final d’augmenter la productivité des employésen leur permettant d’être plus efficaces dans leur travail et en participant à leur épanouissement. 

Mais elle doit également reposer sur l’échange d’idées. Elle ne consiste pas simplement à adresser des messages bien conçus, dans une relation unilatérale.

Les différents types de communication en entreprise

Ainsi, la communication en entreprise revêt plusieurs formes, selon les objectifs qu’elles visent et la façon dont elle est employée :

• La communication vers le bas: Elle est la plus classique et la plus répandue en entreprise. La communication vers le bas est celle qui part des dirigeants ou des managers vers les employés. Elle est utilisée pour transmettre des informations, des objectifs, des directives et doit permettre de conserver une ligne directrice ;
• La communication vers le haut: Celle-ci consiste, pour les employés, à communiquer vers leurs supérieurs hiérarchiques. C’est l’occasion de faire remonter des informations, de formuler des demandes ou d’attirer l’attention sur un problème rencontré. Si elle n’est pas la plus fréquente, elle se doit d’être encouragée en entreprise car elle facilite les échanges et libère la parole ;
• La communication horizontale: C’est une forme de communication assez récente et de plus en plus utilisée dans le monde professionnel. Dans le prolongement des nouvelles formes de management, elle participe à mettre en avant l’égalité en entreprise. Dans ce modèle de communication, les employés s’adressent directement à leur direction, qui sont presque devenus leurs collègues et les rapports hiérarchiques s’effacent au profit d’une collaboration plus équitable.

Ces trois types de communication sont souvent indissociables car plutôt complémentaires.

Si celle horizontale est plutôt pratiquée dans les sociétés « nouvelle génération » comme les startups, celles vers le bas et vers le haut vont souvent de pair.

Pourquoi la communication en entreprise est-elle importante ?

La communication en entreprise est d’une importance capitale pour toute organisation.

Quand elle est correctement employée et parfaitement déployés, elle présente de nombreux avantages comme : 

• Assurer la transmission des messages: C’est tout de même la vocation première de la communication, transmettre les messages et faire circuler l’information entre les dirigeants, les managers et les employés ;
• Coordonner les collaborateurs: Une mauvaise communication ralentit les process de chacun et laisse les collaborateurs dans le flou. Avec une communication en entreprise efficace, il est plus simple de coordonner les équipes, de suivre une stratégie commune et d’assurer unecohésion d’équipe;
• Faciliter le dialogue entre les équipes: La communication est l’outil par excellence pour ouvrir le dialogue et améliorer les échanges entre les différents collaborateurs. En l’utilisant à bon escient, les dirigeants pourront mieux comprendre les besoins de leurs employés en leur donnant l’occasion de s’exprimer dès qu’ils en ressentent le besoin ;
• Améliorer la productivité: Avec une meilleure communication, les salariés sont beaucoup plus productifs et connaissent pertinemment les tâches qu’ils doivent accomplir. Ils ont des objectifs clairs sur lesquels ils peuvent se concentrer sans être parasités par des informations inutiles ou inexistantes ;
• Renforcer l’implication et le lien: Une parfaite communication renforce l’implication des collaborateurs et leur relation avec l’entreprise, surtout quand elle est participative et tournée vers l’humain. Une communication efficace et respectueuse, c’est l’assurance de garantirla fidélité des employés ;
• Booster votre image de marque: Une communication maîtrisée, généreuse et humaine vous offre la possibilité de renforcer votre marque employeur et d’améliorer votre image auprès de vos collaborateurs. Un moyen efficace de les fidéliser encore un peu plus et de leur donner envie de rester au sein de votre organisation.

Comment harmoniser la communication en entreprise ?

Si la communication doit être pratiquée dans toutes les sociétés, ce n’est pas pour autant qu’il faut la manipuler sans réflexion.

Pour être efficiente, elle doit être harmonieuse et correctement déployée au sein de l’entreprise. Voici quelques pistes pour qu’elle le soit.

Avoir une véritable stratégie

Cela pourrait presque paraître un lieu commun tant c’est une évidence mais dans toute entreprise, il est indispensable deposséder une stratégie claire et précise.

Avec la communication, il en est de même.

Pour qu’elle soit efficace, elle doit doncsuivre une stratégie commune à l’ensemble de votre structure.

Objectifs, ton, règles à respecter, fonctionnement… La communication en entreprise ne doit rien laisser au hasard et être appliquée de la même façon à tous les niveaux de votre organisation.

Mettre en place des processus communs

La communication en entreprise doit être uniforme, coordonnée et suivre certaines règles pour être la même en fonction des différentes situations dans lesquelles elle est utilisée.

Pour cela, il est impératif demettre en place des process communs à appliquer lors de toute opération de communication.

Transmission d’informations ou d’objectifs, annonce d’un événement important, nouvelles directives… vous devez maîtriser tous les sujets et les traiter dans un cadre uniformisé.

Posséder une culture d’entreprise solide

Votre façon de communiquer ne doit rien laisser au hasard et s’inscrire au sein d’uneculture d’entreprise.

Cela vous permet de transmettre vos valeurs et de les partager avec vos collaborateurs.

La communication en entreprise doit être en phase avec votre politique et respecter l’identité de votre société.

Il faut qu’elle soit fidèle à votre image et en accord avec votremarque employeur.

Soigner la communication interne

Pour qu’elle soit la plus harmonisée possible, la communication en entreprise doit être l’objet d’une attention de tous les instants.

Elle doit être cadrée, pensée en amont et particulièrement soignéeafin d’être la plus impactante possible.

L’objectif est decodifier les prises de parolepour éviter toute fuite d’information ou toute erreur nuisible.

Lacommunication internedoit donc être maîtrisée tout en étant maniée avec précaution et réflexion.

Impliquer les collaborateurs

La communication est l’affaire de tous. Et pour qu’elle soit encore plus efficace et de qualité, il est judicieux d’impliquer vos collaborateursdans son processus.

Vos salariés doivent devenir de véritables acteurs de votre communication interne.

C’est pour cela qu’il est fortement conseillé de leur donner la parole le plus souvent possible mais également deles inclure dans la vie de l’entrepriseafin de booster leurbien-être.

Ils peuvent suggérer des axes d’amélioration, proposer des événements, participer aux décisions stratégiques ou encore soumettre des idées de contenu.

Utiliser les outils collaboratifs 

Les nouvelles technologies ont clairement chamboulé nos façons d’échanger, tant dans notre vie privée que professionnelle.

Aujourd’hui, les sociétés ont à leur disposition tout un ensemble d’outils digitauxet collaboratifsfacilitant la communication.

Ces logiciels participatifs fluidifient les échanges et garantissent une meilleure communication interne.

Trellopour la gestion de projet,Google Drivepour le partage de fichiers,Slackpour les messages instantanés,Teamspour organiser une visioconférence ou encoreFactorialpour centraliser vos processus RH, il est simple d’harmoniser l’ensemble de votre communication interne.

Développer la vie interne de l’entreprise 

Grâce aux différents canaux de communication à votre disposition, il est plus aisé dedévelopper la vie au sein de votre entreprise.

Car en plus de solliciter les collaborateurs, la communication participe grandement à fluidifier les échanges et à encourager  les initiatives des uns et des autres.

Quand elle est rondement menée, la communication offre l’opportunité aux salariés de mieux se connaître, d’échanger voire même de réaliser certaines activités ensemble.

Avec la communication en entreprise, il y a de la vie !

Communiquer régulièrement 

Enfin, la meilleure façon de coordonner l’ensemble de votre communication en entreprise est simplement decommuniquer le plus souvent possible.

En effet, certaines entreprises ont trop souvent tendance à ne prendre la parole qu’en de rares occasions, et malheureusement pour parler d’objectifs, de chiffres ou de mauvaises nouvelles.

Quel que soit le type de communication et les supports choisis,la communication doit être fréquente et transparente.

Il est impératif de faire vivre votre entreprise, d’être une organisation qui bouge avec toujours quelque chose à raconter, à partager.

Harmoniser la communication en entreprise est une tâche à part entière. Cela demande de la rigueur, de la stratégie et surtout, l’envie d’être une société active et dynamique. 

Et il ne faut pas oublier les outils digitaux qui vous aident à atteindre toutes vos équipes, n’importe quand et n’importe où.

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