Comment bien définir l’ordre des départs en congés de vos salariés ?

Quand les vacances d’été ou de Noël approchent, les casse-têtes commencent pour les équipes RH avec notamment l’ordre des départs en congés à décider. Heureusement, il existe quelques règles pour éviter les quiproquos et autres déceptions.

Mais comment déterminer l’ordre des départs en congés au sein d’une entreprise ? Quels critères prendre en considération ? Comment informer les collaborateur(trice)s ? Explications.

Les congés payés en entreprise

Chaque salarié(e) a le droit à des congés payés tout au long de l’année. Encadrés par la loi, ces jours ne sont pas travaillés mais rémunérés et sont donc accordés à tous les employé(e)s, peu importe leur ancienneté, leur poste ou la nature de leur contrat.

Ce droit fondamental garantit que, pour chaque mois travaillé, le(la) collaborateur(trice) acquiert 2,5 jours ouvrables de congés, soit 30 jours ouvrables pour une année complète.

Les congés payés peuvent être pris sur toute l’année. C’est l’employeur qui détermine la période de prise de congé des collaborateurs, mais elle doit obligatoirement couvrir la celle légale du 1er mai au 31 octobre.

Les congés ont un rôle essentiel dans le monde professionnel, puisqu’ils garantissent le droit à la déconnexion et participent grandement au bien-être des salarié(e)s.

Ordre des départs en congés : les règles

Lorsqu’un(e) employé(e) envoie sa demande de congés, c’est à l’employeur, au manager ou aux services RH d’accorder cette requête.

Mais quand trop d’employé(e)s souhaitent partir au même moment (comme durant les vacances estivales), il faut faire l’arbitre car, bien souvent, la structure a besoin de personnel pour assurer son fonctionnement durant ces périodes.

Ainsi, sauf en cas de fermeture totale pour congés, pour déterminer l’ordre des départs en congés, c’est la société qui doit fixer l’ordre des départs en congés selon :

• Un accord d’entreprise, d’établissement ou de branche ;
• Une convention collective ;
• Avis et consultation du CSE (s’il existe).

Dans les plus petites structures, c’est souvent l’employeur seul qui décide d’accorder ou de refuser des jours de repos et ainsi, qui précise l’ordre des départs en congés. Bien évidemment, il devra agir en toute impartialité.

Ordre des départs en congés : quels critères ?

Heureusement, il existe des critères afin de déterminer avec objectivité l’ordre des départs en congés. Et c’est le Code du travail lui-même et notamment l’article L. 3141-16 qui en stipule certaines conditions.

L’employeur devra donc prendre en compte les éléments suivants :

• La situation de famille de l’employé(e) comme la présence au sein du foyer d’une personne handicapée ou d’une personne âgée en perte d’autonomie ou pris de congés en simultané avec ceux du conjoint ou du partenaire lié par un pacte civil de solidarité ;
• L’ancienneté dans l’entreprise avec priorité de départ au salarié ayant le plus d’ancienneté ;
• activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

En dehors de ces pré-requis, l’organisation peut prendre en considération d’autres critères comme :

• Charges de famille comme les vacances scolaires imposés pour les enfants ou en fonction des dates de droit de garde pour les parents divorcés ou séparés ;
• Priorité aux salarié(e)s qui on eu un refus ou une imposition de dates de congés lors de la dernière période.

Si ces critères sont extrêmement utiles pour définir l’ordre des départs en congés, beaucoup de structures laissent les collaborateurs et collaboratrices gérer leurs demandes de congés en toute autonomie. Ainsi, les collègues peuvent se mettre d’accord et l’employeur n’a qu’à intervenir en cas de conflit ou de désaccord.

Enfin, certaines organisations vont à l’essentiel : le premier qui a posé sa demande est le premier servi ! Bien-sûr, un tel système a des limites et la négociation ne doit jamais être exclue.

Quand et comment informer les collaborateurs de l’ordre des départs en congés ?

L’employeur a pour obligation, par tout moyen, d’informer les employé(e)s des procédures et des critères concernant l’ordre des départs en congés.

Pour cela, il peut communiquer ces informations via :

• Un affichage obligatoire dans les locaux ;
• Une note de service transmise à chaque collaborateur(trice) ou aux différents services ;
• Une communication sur l’intranet ou via le module de congés du logiciel RH.

L’ordre des départs en congés doit être communiqué à l’ensemble des employé(e) au moins 1 mois avant la période des départs arrêtée.

Le défaut d’information peut entraîner des amendes entre 1 500 et 300 euros. En cas de litige, l’employeur peut également se retrouver à verser des dommages et intérêts, surtout si le(la) salarié(e) n’a pas pu prendre ses congés correctement.

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L’ordre des départs en congés peut-il être modifié ?

Les critères et les modalités qui définissent la temporalité dont les congés sont accordés ne sont pas figés. En effet, les accords et conventions en vigueur peuvent être modifiés à tout moment.

Cependant, il faudra l’accord de toutes les parties et notamment celui du CSE s’il existe.

L’employeur peut-il refuser une demande de congé ?

L’ordre des départs en congés ne garantit pas pour autant l’assurance pour un(e) employé(e) de pouvoir partir en vacances à coup sûr.

En effet, l’employeur peut refuser une demande de congé, à condition de justifier ce refus. Cependant, ce refus ne peut pas être définitif et s’apparente en réalité à un report de congés.

👉 En savoir plus sur le refus de congés

L’employeur peut-il modifier ou annuler une demande de congés ?

Oui, l’employeur peut, sous certaines conditions, modifier et/ou annuler une demande de départ en congés, si cela est fait plus d’un mois avant le départ.

Il pourra le faire moins d’un mois avant le départ si un accord ou une convention collective le prévoit ou encore en cas de circonstances exceptionnelles comme des difficultés économiques ou en cas d’absence imprévue de salarié(e)s.

Lorsqu’un(e) employé(e) se voit modifier ou annuler ces congés, il pourra les déposer sur une autre période.

La loi ne prévoit pas de dédommagement en cas d’annulation ou de modifications de congés. En revanche, si le(la) collaborateur(trice) a déjà engagé des frais en prévision de ces vacances, l’accord collectif ou la convention peuvent prévoir une indemnisation.

Mais pour éviter toute procédure de ce type, il est primordial de définir un ordre des départs en congés réfléchi et surtout adapté à l’entreprise. L’anticipation est la clé.