Quelle que soit l’entreprise, les absences des salarié(e)s sont un frein à son bon fonctionnement. Réaliser un tableau de bord sur l’absentéisme est un bon moyen de contrôler les absences et d’agir en conséquence.
Connaître le taux d’absentéisme des employé(e)s est un indicateur primordial pour mieux organiser la vie au sein de votre structure.
Mais qu’est-ce qu’un tableau de bord sur l’absentéisme ? Quels indicateurs-clés mettre en avant ? Comment procéder ? Dans cet article, on vous donne quelques pistes.
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L’absentéisme, c’est quoi ?
L’absentéisme au travail désigne l’absence répétée d’un(e) salarié(e) sur son lieu de travail, justifiée ou non. Quand il est trop important, l’absentéisme peut causer des dégâts au sein d’une entreprise et mettre à mal son organisation.
Maladie, accidents du travail mais également conditions de travail déplorables ou emploi trop stressant, les motifs d’absence varient et peuvent être d’ordre physique ou mental. D’ailleurs, un environnement professionnel dégradé est l’une des causes principales de l’absentéisme, ce qui pousse des employé(e)s à ne pas se rendre sur leur lieu de travail.
Si le taux d’absentéisme est trop élevé, cela peut avoir des conséquences plus ou moins graves pour la société concernée. Baisse de la productivité et de la rentabilité, perturbation du fonctionnement de l’entreprise, mauvaise ambiance au sein des équipes, baisse générale de la motivation des équipes… C’est pour cela qu’il est important de surveiller l’absentéisme et surtout, d’agir pour mieux le maîtriser.
Un tableau de bord absentéisme, c’est quoi ?
Le tableau de bord absentéisme est un type de tableau de bord RH qui se consacre essentiellement à suivre les absences des salarié(e)s.
Ainsi, ce type de reporting permet de suivre et d’analyser l’absentéisme au sein d’une organisation grâce à un ensemble d’indicateurs-clés. Très utile pour les services RH notamment, il permet également d’adapter la stratégie de l’entreprise et de prendre les mesures nécessaires si le taux d’absentéisme est trop important.
Le tableau de bord absentéisme est donc un outil de reporting essentiel à la bonne organisation d’une société. Il joue un rôle vital dans la gestion des ressources humaines de toute organisation et doit être réalisé avec soin.
Pourquoi faire un tableau de bord ?
Peu importe la taille de votre structure, mettre en place un tableau de bord sur l’absentéisme est une action qui vous apportera de nombreux bénéfices.
Dans un premier temps, et comme nous l’expliquions plus haut, cet outil de reporting permet de suivre l’évolution de l’absentéisme dans votre structure, et ce, en un coup d’œil ou presque.
Ensuite, le tableau de bord absentéisme offre la possibilité de déterminer les caractéristiques des absences dans l’organisation. Il facilite l’interprétation et permet d’obtenir des données objectives et concrètes.
C’est aussi un outil efficace pour dégager des données afin de mener la politique RH de l’entreprise. La constatation d’un taux d’absentéisme excessif sera révélateur d’un problème au sein de l’organisation et les responsables RH pourront donc prendre les mesures nécessaires pour rectifier le tir.
Enfin, le tableau de bord absentéisme est un outil analytique de premier plan puisqu’il peut déterminer si les actions réalisées ont eu un quelconque effet. La réduction ou non du taux d’absentéisme par exemple pourra rapidement être constatée grâce aux données répertoriées dans le tableau.
Quels indicateurs-clés mettre en avant ?
De nombreux indicateurs-clés liés à l’absentéisme peuvent figurer dans un tableau de bord. D’ailleurs, chaque entreprise peut décider de prioriser certaines informations au détriment d’autres, selon son secteur d’activité.
Cependant, 5 indicateurs-clés nous semblent incontournables.
Le taux d’absentéisme
C’est probablement le plus important. Le taux d’absentéisme représente le pourcentage d’absences des salariés au sein d’une structure. Il est un indicateur essentiel puisqu’il permet de soulever les éventuels dysfonctionnements sociaux au sein de l’entreprise.
Son calcul est assez simple et se fait selon la formule suivante :
(Nombre d’heures d’absence sur la période / nombre d’heures travaillées en théorie sur la période) x 100
Dans la majeure partie des cas, ce taux ne prend pas en considération les absences prévues et planifiées (congés payés, maternité, paternité, formation). Pour que ce taux soit encore plus significatif, il est recommandé de le calculer sur différentes périodes et pour chacun des services de l’organisation.
La durée moyenne d’absence
Cet indicateur-clé dans un tableau de bord absentéisme vous offre la possibilité de connaître la durée moyenne des absences sur une période définie. Cette information est cruciale puisqu’elle vous permet de savoir si les absences de vos employé(e)s sont courtes ou longues, signes de la bonne santé ou non de vos équipes.
Son calcul se fait comme suit :
Nombre total de jours d’absence sur la période / nombre de personnes qui ont été absentes sur la période
Ici aussi, n’hésitez pas à faire ce calcul selon les services, tranches d’âge ou par situation géographique si votre entreprise possède plusieurs entités.
L’indice de fréquence des arrêts de travail
Autre indicateur important, celui de la fréquence des arrêts de travail. En effet, cet indice est égal au nombre d’accidents avec arrêt supérieur à 24 heures, divisé par le nombre de salariés, multiplié par 1 000.
Il se calcule donc comme cela :
Nombre d’accidents avec arrêt de travail x 1 000 / nombre de salariés
Ce taux doit être le plus bas possible et il est crucial de l’analyser régulièrement.
Le motif des absences
Votre tableau de bord sur l’absentéisme devra aussi stipuler le motif des absences de vos salarié(e)s, qu’ils soient justifiés ou non. Pourquoi ? Car cela vous permettra de constater celles et ceux qui se sont absenté(e)s pour raison valable et celles et ceux qui n’étaient pas autorisé(e)s à le faire.
Congés payés, accidents de travail, congé maladie, absence injustifiée… Tout doit être indiqué dans votre tableau pour une meilleure analyse et afin de repérer les dysfonctionnements probables.
Le profil des salarié(e)s
Pour que votre tableau de bord absentéisme soit le plus complet possible, il est fondamental d’indiquer le profil de tous vos employé(e)s.
Catégorie socio-professionnelle, service concerné, ancienneté, tranche d’âge… Toutes ces informations sont essentielles afin de dégager des données objectives sur les collaborateurs et collaboratrices plus enclins à s’absenter.
Tableau de bord absentéisme : comment faire ?
Un tableau de bord sur l’absentéisme peut se réaliser en utilisant un tableau comme celui d’Excel. Pour cela, il vous faudra dans un premier temps importer toutes les données concernant vos salarié(e)s (nom, prénom, service, ancienneté…).
Ensuite, ajoutez les indicateurs-clés qui vous semblent pertinents (entre 5 et 10, pour que cela reste lisible) en y insérant les formules de calcul correspondantes.
N’hésitez pas à ajouter de la couleur et quelques graphiques afin de rendre votre tableau de bord plus agréable à lire et plus facile à interpréter.
Toutefois, le plus simple serait d’utiliser un logiciel SIRH comme celui de Factorial. En effet, un tel outil vous permettra de créer votre tableau de bord absentéisme en quelques clics et de regrouper les données utiles au bon fonctionnement de votre organisation.
