La signature électronique du contrat de travail fait désormais partie des outils incontournables pour dématérialiser les processus RH.
Tous les contrats de travail sont au format numérique, les fiches de paie et les notes de frais dématérialisées.
Alors pourquoi continuer à dépenser du papier pour signer un contrat de travail ? Pourquoi convoquer le salarié et mobiliser les ressources humaines au lieu de procéder à distance ?
Passer à la signature électronique du contrat de travail, c’est autorisé – et dans l’ère du temps ! Il suffit de veiller à obtenir une signature conforme, pour vous assurer d’avoir à disposition un document à valeur probante.
En réalité, il s’agit tout simplement d’utiliser un outil certifié…
Table des matières
Signature électronique du contrat de travail : quels sont les enjeux ?
Une solution de signature électronique complète le panel d’outils des RH, aux côtés d’un logiciel SIRH et d’une plateforme ATS.
Pour le service des ressources humaines, les avantages sont évidents, et indéniables. Faire signer les contrats de travail – et leurs éventuels avenants – à distance permet de :
- Gagner du temps.
- Moderniser les pratiques RH.
Adossée à un système d’archivage performant et sécurisé, en outre, la signature électronique parfait un cycle contractuel où l’intégrité des données est garantie.
La signature électronique du contrat de travail sert également l’enjeu de marque employeur. Le salarié, comme tout consommateur, est en effet habitué aux usages du digital.
Il trouve des informations du bout des doigts, il achète en ligne en quelques clics, il communique sans se déplacer… Dans ce contexte, pourquoi ne pas digitaliser le processus d’embauche ? Le salarié apprécie signer son contrat de travail au format électronique.
Quand utiliser la signature électronique pour le contrat de travail ?
Vous le savez peut-être déjà : la loi n’impose pas de conclure un CDI à temps complet par écrit. Mais en pratique, tous les contrats de travail sont établis par écrit.
En cas de litige entre l’employeur et le salarié, chaque partie dispose ainsi d’un document pour fonder ses arguments. Or un contrat écrit n’est valable qu’à condition d’être signé par les parties.
De fait, tous les contrats de travail sont signés, et tous types de contrats de travail peuvent l’être électroniquement !
Faites signer vos contrats de travail à distance :
La signature électronique est très adaptée au contexte de télétravail, car elle lève l’obstacle de la distance. Où qu’il se trouve, le salarié peut commencer à travailler sans délai, il est immédiatement opérationnel.
Nul besoin de caler une rencontre avec les RH : tout le processus d’embauche se fait par vidéoconférence, par e-mail et par procédé de signature électronique !
Utiliser la signature électronique pour le contrat de travail est d’autant plus approprié dans certains contextes :
- Pour les salariés en télétravail, qui sont géographiquement éloignés de vos bureaux. Vous leur évitez un aller-retour. C’est d’autant plus appréciable pour le salarié basé à l’étranger !
- Dans le cadre d’un CDD de mission, s’il est prévu que le salarié ne travaillera pas dans les locaux. Là encore, la signature électronique évite de se déplacer inutilement.
- Avec des bureaux RH éloignés du lieu de travail. Le salarié ne perd pas de temps à se rendre au siège pour signer avant sa prise de poste.
Dématérialisez votre gestion documentaire de bout en bout :
En dehors de toute contrainte géographique, la signature électronique est essentielle dans un objectif de dématérialisation.
Signer à la main exige d’imprimer le document puis de le numériser aux fins de le conserver au format électronique. Signer électroniquement évite les étapes d’impression et de numérisation.
Du contrat de travail dématérialisé à la signature électronique
La dématérialisation des contrats de travail est déjà bien ancrée dans les mœurs.
La pratique est validée aux articles 1174 et 1366 du Code civil. Contrats papier et électronique ont la même valeur, et ils peuvent être conservés indifféremment au format papier ou électronique.
Dans cette lignée, la loi autorise la signature électronique à l’article 1367 du Code civil à condition d’utiliser « un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache ».
C’est le texte littéral de la loi, repris et explicité par le règlement européen eIDAS. Mais pour qui n’est pas informaticien et juriste, le texte paraît très obscur.
Bonne nouvelle : dans les faits, obtenir une signature électronique valable pour vos contrats de travail est très simple !
- Choisissez une solution de signature électronique conforme aux normes eIDAS.
L’outil certifié eIDAS respecte les règles légales relatives à la création de la signature, aux garanties d’identité du signataire et à l’intégrité du contrat de travail. Ainsi, vous êtes sûr que la signature ne peut pas être remise en cause.
En cas de litige avec un salarié, vous produisez un document à valeur juridique probante pour soutenir vos arguments.
Quel outil de signature électronique choisir pour vos contrats de travail ?
Il existe de nombreuses solutions technologiques performantes et certifiées pour faire signer vos documents en ligne.
Parmi les logiciels de signature les plus connus : Yousign, DocuSign ou encore Acrobat Sign d’Adobe. Ce sont des outils dédiés à la signature électronique, qui proposent exclusivement cette fonctionnalité.
Certains fournissent toutefois une API pour s’intégrer à vos outils SIRH et ATS existants.
Pour éviter de multiplier les logiciels, vous pouvez également choisir un logiciel RH qui inclut nativement la signature électronique.
C’est ce que propose Factorial : une seule plateforme gérer tous vos processus RH, dotée de toutes les fonctionnalités nécessaires. La signature électronique intégrée permet de signer les contrats de travail, mais aussi les feuilles de temps et tous autres documents.
La signature électronique du contrat de travail en 6 étapes :
Avec un logiciel de signature électronique intégré à votre SIRH, vous gérez tout le cycle contractuel de manière dématérialisée, via une plateforme unique.
Le processus se déroule en 6 étapes :
- Vous rédigez le document, éventuellement sur la base d’un modèle de contrat de travail fourni par l’outil.
- Grâce au paramétrage des comptes administrateurs, vous suivez les éventuelles modifications jusqu’à établissement du contrat final.
- Vous créez des comptes signataires pour votre nouvelle recrue.
- Le nouveau salarié est alerté à réception du document sur son espace sécurisé. Il suit les étapes pour signer électroniquement son contrat de travail. À ce stade, le logiciel offre des garanties de sécurité élevées, notamment grâce à un système d’authentification à deux facteurs. Pour accélérer le processus, le logiciel permet en outre de relancer automatiquement le salarié.
- Vous visualisez le processus contractuel en temps réel depuis le tableau de bord du logiciel. Vous suivez ainsi le parcours de validation du document.
- Une fois le contrat de travail signé, le document est stocké grâce à un système de coffre-fort numérique.
Et après ?
La conservation du contrat de travail dans le coffre-fort numérique garantit l’accès au document.
- Un accès sécurisé : l’accès est réservé aux RH et au salarié. Aucune modification ne peut être faite sur le document, à moins de créer un avenant au contrat de travail. Le cas échéant, l’avenant est signé électroniquement avec les mêmes garanties de sécurité.
- Un accès facilité : depuis son espace personnel, le salarié consulte, télécharge et imprime facilement son contrat de travail. C’est un enjeu majeur dans le cadre de la dématérialisation du processus contractuel. Pour preuve : dans une affaire récente, un salarié poursuivait son employeur en justice pour défaut d’accès à son contrat de travail signé électroniquement. Faciliter l’accès aux documents réduit le risque de litige. Sans compter que l’entreprise rend service au salarié, en lui économisant des démarches auprès des RH pour obtenir un document. Et le gain de temps s’observe également côté RH.
Le contrat de travail signé électroniquement est conservé dans le logiciel pendant la durée légale de 5 ans.
