Que vous dirigiez une grande entreprise ou une start-up en pleine croissance, un registre unique du personnel ne se limite pas à une simple formalité administrative. Il constitue le pilier de la conformité légale et jette les bases d’une gestion des ressources humaines solide.
Quel que soit l’effectif de l’entreprise, c’est un moyen de veiller à la transparence des emplois. Plongeons dans l’essentiel du registre unique du personnel, explorons les implications de son absence ou d’omissions, et découvrons ensemble comment adopter les bonnes pratiques pour garantir la conformité et éviter des sanctions potentielles.
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Table des matières
Qu’est-ce qu’un registre unique du personnel ?
Un registre unique du personnel (RUP) est un document ou un fichier numérique tenu par l’employeur sur lequel figure l’ensemble des collaborateurs. Il assure la transparence des emplois et la lutte contre le travail dissimulé.
Voici quelques points importants à retenir lors de la création de votre registre unique du personnel :
- Il doit être établi dès l’arrivée du 1er employé
- Les données doivent être saisies dans l’ordre chronologique des embauches. Vous devez les conserver pendant 5 ans après le départ du collaborateur
- L’employeur doit en tenir un par établissement. Si vous disposez de plusieurs locaux, le nombre de registres est équivalent.
Il fait partie des registres du personnel obligatoires que toute entreprise en France doit maintenir. Pour le conserver facilement et le garder en sécurité, vous pouvez constituer un dossier du personnel fiable.
L’article L1221-13 du code du travail oblige les employeurs à le tenir et détermine les éléments qu’il doit contenir.
Qui est concerné par le registre unique du personnel ?
Du moment où ils ont des salariés, toutes les sociétés doivent tenir un registre unique du personnel. Il concerne tous types d’entreprise et de contrat (CDI, CDD, contrats à temps plein, à mi-temps,etc.).
L’inscription au registre unique du personnel est aussi obligatoire pour les salariés mis à disposition par le biais d’une agence d’intérim ou encore pour les employés à domicile.
Cependant, il y a deux exceptions :
- Les associations qui utilisent le chèque emploi associatif.
- Les particuliers employeurs.
Comment remplir le registre unique du personnel ?
Des mentions obligatoires pour les salariés
- Nom et prénom du collaborateur
- Nationalité
- Date de naissance
- Sexe
- Emploi
- Qualification du salarié
- Dates d’entrée et de sortie de l’établissement
- Type de contrat (CDI, CDD, Contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, intérim, groupement d’employeurs, temps partiel, etc.)
- Date de l’autorisation d’embauche ou de licenciement, ou date de la demande
- Pour un contrat de travail en CDD, mention « contrat à durée déterminée »,
- Pour l’intérim, mention « salarié temporaire » + nom et adresse de l’agence de travail temporaire,
- Pour les travailleurs venant d’un groupement d’employeurs, mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » et la dénomination comme leur adresse,
- Pour les employés à temps partiel, mention « salarié à temps partiel »,
- Pour un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, mentionner « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».
Des mentions facultatives
- Adresse du collaborateur
- Son numéro de sécurité sociale
Des informations relatives aux stagiaires
Leurs informations doivent être renseignées dans une partie spécifique dans l’orde de leur arrivée. Pour ne pas les confondre avec le reste des employés de l’entreprise.
Il faut citer dans le registre les mentions suivantes :
- Nom et prénoms
- Les dates de début et fin du stage (ou de la formation)
- Le lieu de présence
- Nom et prénom du tuteur dans l’entreprise
Des informations concernant les personnes volontaire en service civique
Comme pour les stagiaires, les noms et les prénoms des volontaires en service civique doivent être inscrits dans une partie spécifique du registre dans l’ordre de leur arrivée.
Formalité spécifique pour les salariés détachés par une entreprise étrangère
Vous devez joindre la déclaration de détachement annexée au registre de l’entreprise d’accueil.
Formalités spécifiques pour les salariés étrangers
Pour les travailleurs étrangers, il faut rajouter :
- Copie du titre de séjour annexée au registre
- Numéro du titre de séjour.
💡 BON À SAVOIR : Le registre unique doit être à disposition de l’inspection du travail, des membres du CSE et de l’Urssaf.
⚠️Attention
Si un collaborateur dispose de plusieurs contrats successifs (CDD, CDI ou autre), vous devez absolument indiquer, sur une nouvelle ligne, la date d’entrée et de sortie qui correspondent à chaque contrat.
Mise à jour du registre du personnel
Le registre du personnel doit toujours être mis à jour. C’est une obligation légale qui peut générer des sanctions si elle n’est pas respectée.
La mise à jour du registre unique du personnel doit se faire à chaque arrivée d’un nouveau salarié ou d’un stagiaire. Les modifications concernant un employé doivent également se faire régulièrement et tout au long de son évolution au sein de l’entreprise.
Vous serez ainsi en conformité avec la loi et prêt à le présenter en cas de contrôle.
Qui peut consulter le registre unique du personnel ?
Il doit être mis à disposition des :
- Délégués du personnel ou au Comité Social et Économique (CSE)
- Agents de contrôle de l’inspection du travail
- Chargés de la veille à l’application du code de la sécurité sociale
Dans le cas d’un litige, l’employeur doit présenter le registre pour prouver qu’il a respecté la priorité de réembauche. D’autre part, un collaborateur peut aussi demander à le consulter. Par contre, il n’a accès qu’aux informations qui le concernent.
Comment faire un registre unique du personnel ?
Il n’y a aucune règle qui dicte le format du registre unique du personnel. Vous êtes libre de le faire sous format papier ou numérique. Quel que soit le support que vous choisissez, vous devez seulement vous assurer qu’il soit fiable en cas de contrôle.
Registre unique du personnel papier
Le registre du personnel peut être présenté sous format papier. Il existe des modèles sous forme de livrets à remplir à la main.
Cependant, ce registre devra être infalsifiable (rempli au stylo non effaçable) et authentique, notamment par la présence de pages numérotées, reliées et impossibles à arracher ou à échanger.
Registre unique du personnel numérique
Le registre unique du personnel peut être présenté sous forme numérique. Dans ce cas précis, l’employeur doit se rapprocher des délégués du personnel ou du conseil économique et social (CSE). Le registre unique dématérialisé doit veiller à appliquer les mêmes garanties de contrôle qu’un support papier.
En d’autres termes :
- Présenter les mentions par ordre chronologique d’embauche
- La possibilité de mettre à jour, de façon immédiate, les informations relatives à un changement de situation du collaborateur
- Pouvoir ajouter des mentions obligatoires rectifiées sans effacer les mentions initiales
Quels sont les avantages du registre du personnel numérique ?
Le registre du personnel numérique offre plusieurs avantages par rapport à sa version papier traditionnelle :
1. Accessibilité améliorée
Avec un registre numérique, les informations du personnel sont facilement accessibles à tout moment et depuis n’importe quel endroit, mis à jour en temps réel.
2. Économie d’espace et réduction des coûts
Il permet de réduire les coûts liés à l’archivage, au stockage et à l’achat de fournitures de bureau.
3. Recherche et gestion simplifiées
La fonction de recherche intégrée dans le registre numérique permet de trouver rapidement des informations spécifiques, telles que des données personnelles, des antécédents d’emploi, des certifications, etc.
4. Sécurité renforcée
Des autorisations d’accès peuvent être définies pour garantir que seules les personnes autorisées puissent consulter et modifier les informations.
5. Conformité réglementaire
Les fonctionnalités de contrôle d’accès, de consentement éclairé et de suppression des données permettent de respecter les droits des employés en matière de confidentialité et de protection des données (RGPD).
6. Intégration avec d’autres systèmes RH
Il peut être intégrés à d’autres systèmes de gestion des ressources humaines, tels que les logiciels de paie, les outils de gestion des congés et les plateformes de recrutement.
Comment dématérialiser votre registre du personnel ?
Un logiciel pour votre registre unique du personnel vous fera gagner énormément de temps sur sa gestion. Avec un logiciel de gestion de documents, vous n’aurez plus à vous inquiéter !
Vous pourrez :
- Renseigner les salariés de votre entreprise au fur et à mesure de leur arrivée dans l’entreprise
- Générer automatiquement votre document (registre du personnel en pdf) et de manière légale
- Le conserver dans un coffre-fort numérique certifié et complètement sécurisé grâce à un système de cryptage
- Accéder aux informations facilement et les mettre à jour quand nécessaire, à l’embauche et au départ d’un collaborateur
💡 BON À SAVOIR : Les informations obligatoires inscrites sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant une période de cinq ans après le départ du salarié ou du stagiaire de l’établissement.
Vous pouvez aussi centraliser tous les documents de vos collaborateurs et de votre entreprise sur une seule plateforme.
En plus, le logiciel vous offre de nombreuses autres possibilités :
- Créer des dossiers personnalisés
- Télécharger tous vos documents en toute simplicité
- Partager des documents avec l’ensemble de vos collaborateurs
- Configurer les autorisations d’accès. Seules les personnes approuvées pourront les voir
- Signer vos documents à distance et en toute sécurité grâce à la signature électronique
- Et plus encore !
Quelle sanction encourt l’employeur en l’absence du registre unique du personnel ou s’il n’est pas à jour ?
Comme le document unique d’évaluation des risques (DUER), le registre unique du personnel est obligatoire. L’employeur doit absolument le tenir à la disposition de toutes les personnes habilitées sous peine d’amende.
Selon le Code du travail (Article R1227-7), en cas d’absence de registre ou de mise à jour, d’oubli des mentions obligatoires ou d’informations erronées, une amende prévue pour les contraventions de 4ème classe s’applique.
Elle s’élève jusqu’à 750 euros pour les personnes physiques et jusqu’à 3750 euros pour les personnes morales.
À noter qu’elle peut être appliquée autant de fois qu’il y a de collaborateurs concernés.
Alors, pour simplifier votre gestion du personnel, le mieux est encore de tenir votre registre du personnel en ligne.
Soyez vigilant et assurez-vous d’avoir un registre unique du personnel à jour en permanence. Vous n’êtes pas à l’abri d’un contrôle surprise ! Commencez à gérer vos documents en ligne avec Factorial !
