Le recensement des besoins de formation est une étape cruciale de toute démarche de GEPP ou anciennement GPEC, mais c’est aussi un pilier incontournable de la gestion de la performance de l’entreprise au quotidien. Sans salarié formé, l’entreprise perd peu à peu en compétitivité. Mais comment savoir quelles sont les compétences à faire évoluer ? Comment recenser efficacement les besoins de formation des collaborateurs et des collaboratrices ?
Dans cet article, nous vous donnons toutes les clés pour préparer votre Plan de Développement des Compétences (PDC), à travers une phase préalable de recueil des besoins de formation bien menée.
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Table des matières
Collecter les besoins de formation des salarié-es : pour quoi faire ?
Le recensement des besoins en formation par l’entreprise permet d’identifier les écarts entre les compétences détenues par les collaborateurs et collaboratrices et les attendus du poste. Il doit s’inscrire dans une vision à la fois court et moyen termes, car l’objectif est non seulement d’ajuster la main d’œuvre aux impératifs de l’activité à l’instant T, mais aussi de la préparer à accompagner les évolutions stratégiques de l’entreprise dans les prochaines années.
Aussi, la collecte des besoins de formation doit concilier une vision micro (les besoins individuels de chaque salarié-e) avec une vision macro (les besoins en compétences collectives de l’entreprise).
Identifier les écarts de compétences
Le premier objectif du recueil des besoins de formation est d’identifier les écarts entre les compétences détenues et les compétences attendues. Il s’agit ici d’identifier les formations nécessaires pour l’adaptation au poste de travail du ou de la salarié-e, et pour maintenir son employabilité au vu des évolutions techniques ou réglementaires de son métier.
Collecter les besoins individuels
Pour rester engagés au travail, les employé-e-s ont besoin de sentir qu’ils développent leurs compétences. Aussi, la collecte des besoins de formation est également un recueil des désirs et des attentes des salarié-e-s. C’est pourquoi il est primordial de passer par une phase de terrain pour déterminer les besoins en nouveaux apprentissages. A défaut, les parcours pédagogiques proposés pourraient ne pas correspondre aux aspirations des salarié-e-s et être désertés par ces dernier-e-s.
Remplir une session de formation n’est pas simple. Aussi, pour réussir votre Plan de Développement des Compétences, vous devez agréger le maximum de besoins individuels afin de répondre aux aspirations de vos collaborateurs et collaboratrices.
Répondre aux obligations légales
La collecte des besoins vise aussi à identifier les formations réglementaires et les différentes habilitations qui doivent être recyclées, afin que chaque collaborateur-rice puisse exercer son métier légalement dans l’entreprise. Il s’agit ici des notamment des formations obligatoires en matière d’hygiène et de sécurité au travail, ou encore des habilitations liées à la conduite d’engins.
Mettre en place une démarche GPEC ou GEPP
Enfin, le recueil des besoins de formation permet d’anticiper les compétences à développer pour accompagner la stratégie de l’entreprise à moyen et long termes. C’est une démarche prévisionnelle qui permet à l’employeur d’avoir une longueur d’avance, en formant ses collaborateurs-rices aux nouvelles compétences requises par les évolutions du marché, qu’elles soient techniques, réglementaires ou commerciales.
Les méthodes de recueil des besoins en formation
Maintenant que vous savez à quel point le recueil des besoins de formation est important pour l’entreprise, voyons comment procéder pour les recenser efficacement. Pour cela, il existe deux approches complémentaires : la méthode top down et la méthode bottom up.
Le recueil Top down pour les besoins collectifs de formation
Cette démarche part de la direction ou du management de l’entreprise. Il s’agit de déterminer les besoins collectifs de formation au vu des évolutions des métiers ou de la stratégie de l’entreprise. Mais comment procéder ?
La veille sur les besoins de formation
Le ou la responsable formation doit mener deux types de veille : une veille sur les métiers et une veille sur le marché. La veille métier doit permettre d’identifier les évolutions de compétences qui bouleversent les métiers de l’entreprise. Pour la réaliser, le ou la chargé-e de formation peut s’appuyer sur les travaux des Observatoires Prospectifs des différents OPCO et branches professionnelles. Ils sont regroupés dans la grande bibliothèque de France Compétences. C’est une mine d’informations !
La veille sur le marché consiste à détecter les changements technologiques, réglementaires ou les innovations qui pourraient venir bousculer les besoins en compétences de l’entreprise. Elle permet de repérer les formations à réaliser pour rester à la pointe de son marché.
L’analyse des fiches métiers
L’analyse des fiches métiers est une démarche classique. Il s’agit de repérer les compétences nécessaires pour réaliser les missions et activités listées dans les fiches métiers. Celles-ci sont généralement décrites sous la forme de savoir-faire et de savoir-être. Une fois identifiées, il vous reste à comparer les compétences prescrites, avec les compétences réelles détenues par les personnes.
Le brainstorming de groupe
L’idée est de former un groupe de discussion avec des profils variés, et notamment des personnes du management intermédiaire qui ont une bonne vision des compétences de leurs équipes. Cet espace de dialogue doit permettre de brainstormer sur les formations à réaliser pour réussir la feuille de route de l’entreprise à un an, deux ans, voire trois ans.
Le recueil bottom up pour les besoins individuels de formation
Afin que votre plan de développement des compétences s’avère un succès, vous devez aussi prendre en compte les aspirations et les besoins individuels de chaque salarié-e. Pour cela, deux méthodes coexistent : l’agrégation des données issues des entretiens et la mise en place de questionnaires de formation auprès des collaborateurs et collaboratrices.
Les entretiens professionnels et d’évaluation
L’évaluation des compétences professionnelles et des besoins de formation doit avoir été réalisée lors de l’entretien annuel de performance ainsi que lors de l’entretien professionnel. Attention, il faut bien faire le distinguo entre les deux objets : les besoins de formation exprimés lors de l’entretien d’évaluation expriment des besoins de montée en compétences pour répondre aux attendus du poste et tenir les objectifs, tandis que les besoins en formation recensés lors des entretiens professionnels correspondent aux aspirations des salarié-e-s, en lien avec leur projet de carrière.
Pour recenser les besoins de formation, il est donc essentiel d’agréger ces deux données en prenant en compte le contexte différencié lors de l’expression des besoins.
Les questionnaires de recueil des besoins
Autre solution : réaliser un questionnaire auprès des salarié-e-s pour collecter directement les besoins de formation. C’est une option complémentaire à la capitalisation des résultats d’entretien, car l’expression des besoins n’aura pas été accompagnée par le manager dans le cas d’un questionnaire. Il faudra donc analyser ces retours pour ce qu’ils sont : l’expression des désirs individuels de formation de chaque collaborateur-rice, que ces derniers correspondent ou non à la stratégie de l’entreprise.
Quand réaliser l’analyse des besoins de formation ?
Avant de déterminer le meilleur moment pour recenser les besoins en formation, gardez bien en tête que vous devrez rendre votre plan de formation au Comité d’entreprise au mois de décembre. Ce qui implique donc que l’analyse des besoins soit clôturée à la fin du mois de novembre au plus tard.
Faciliter le recueil des besoins de formation avec un logiciel RH
Avec un logiciel de formation comme celui de Factorial, vous pouvez encourager les échanges entre managers et salarié-e-s et capitaliser facilement toutes les données qui concernent les besoins en formation exprimés. Vous pouvez ainsi créer un plan de développement des compétences simplement, en identifiant les besoins de formation au niveau micro et au niveau macro, afin de répondre à la fois aux attentes des salarié-e-s et de l’entreprise.
En conclusion, recenser efficacement les besoins de formation est fondamental pour aligner les compétences des salarié-e-s avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. Une démarche bien menée, combinant les approches top-down et bottom-up, permet de déceler tant les besoins individuels que collectifs, tout en anticipant les évolutions futures du marché.
L’implication des collaborateurs et collaboratrices dans ce processus est cruciale pour garantir des parcours de formation pertinents et engageants. Enfin, l’utilisation de logiciels RH efficaces, comme Factorial, facilite grandement cette collecte, rendant le Plan de Développement des Compétences (PDC) plus efficace et aligné aux besoins réels de l’entreprise et de ses salarié-e-s.
