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Rapport d’étonnement : Guide complet pour le rédiger [+ modèle gratuit]

Un outil qui simplifie tout votre processus de recrutement au même endroit Découvrez Factorial
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4 minutes de lecture

Le rapport d’étonnement est un outil de communication et de management participatif, très utile pour les ressources humaines.

De plus en plus d’employeurs demandent à leurs nouveaux employés de rédiger ce document. En effet, il s’agit d’un véritable levier stratégique pour les entreprises.

Dans cet article, découvrez ce qu’est un rapport d’étonnement, pourquoi il est important et comment le rédiger efficacement avec des exemples pratiques.

SOMMAIRE

Qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement ?

Le rapport d’étonnement, aussi appelé note d’observation critique, est un document rédigé par un nouveau collaborateur sur l’entreprise.

Vous lui demandez son avis/ressenti et il donne ses impressions après ses premières semaines/premiers mois d’embauche.

Durant la phase d’onboarding, le collaborateur est invité à remarquer et reporter tous les éléments marquants, positifs ou négatifs, qu’il a observés sur des aspects tels que :

  • L’organisation interne,
  • L’environnement de travail
  • La communication en interne
  • Le Management
  • Les outils mis à sa disposition
  • Les processus d’entreprise
  • Les valeurs et la culture de l’entreprise
  • Les infrastructures, etc.

L’objectif est d’identifier les forces, les faiblesses et les pistes d’amélioration pour que l’entreprise puisse optimiser son fonctionnement.

À qui s’adresse un rapport d’étonnement ?

Le rapport d’étonnement RH est destiné au manager direct du salarié, mais il peut aussi être utile à la direction des ressources humaines ou à la direction générale. Il sert de point de départ pour des réflexions stratégiques sur l’intégration des nouveaux salariés et l’amélioration des processus internes.

Pour l’employé, c’est une opportunité de partager des critiques constructives et d’évaluer son propre parcours d’intégration. Quant à l’entreprise, il lui permet de rassembler des informations précieuses sur son fonctionnement et ses processus.

Même s’il est principalement rédigé par un nouveau collaborateur, il peut aussi servir dans d’autres situations :

  • La mobilité interne ou une promotion,
  • Le lancement d’un nouveau projet,
  • La réorganisation de l’entreprise.

Quand faire un rapport d’étonnement ?

Le rapport d’étonnement s’intègre dans le parcours d’intégration. Idéalement, il est demandé au salarié dès son arrivée dans l’entreprise, accompagné d’un livret d’accueil.

Le ollaborateur devrait le rendre au bout de 3 mois maximum pour avoir le temps de prendre ses marques et d’observer le fonctionnement interne de l’entreprise.

Toutefois, il est important de ne pas trop attendre avant de le récupérer. Si le délai est trop long, le salarié risque de s’habituer aux pratiques de l’entreprise et perdre son regard neuf, essentiel à ce type de note.

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Pourquoi mettre en place un rapport d’étonnement ?

Bien utilisé, le rapport d’étonnement offre des informations précieuses sur le fonctionnement de votre entreprise. Ce document permet de profiter du regard neuf des nouveaux arrivants et de mettre en lumière des idées novatrices.

Quelques avantages

  • Évaluation du processus d’intégration : Il permet de faire un état des lieux sur l’onboarding et d’identifier des axes d’amélioration.
  • Valorisation des idées : Votre entreprise est perçue comme une organisation qui favorise la créativité et l’implication de ses collaborateurs, et votre marque employeur y gagne.

Il s’inscrit dans une démarche de management participatif. Un collaborateur écouté est plus susceptible de s’intégrer rapidement et de rester fidèle à l’entreprise sur le long terme.

Comment structurer un rapport d’étonnement ?

Un rapport d’étonnement peut adopter différentes formes :

  • Un questionnaire proposé par le service RH
  • Une présentation orale
  • Un compte rendu rédigé par le collaborateur
  • Un mélange de questionns et de champs libres

Pour qu’il soit efficace, il est important de le structurer avec des rubriques claires, afin que les informations soient faciles à analyser. Plus sa rédaction est simple, plus l’information est qualitative.

Comment rédiger un rapport ?

Les éléments à inclure dans votre rapport d’étonnement peuvent varier, vous êtes libre de choisir la trame qui vous convient le mieux. Néanmoins, il est important de couvrir les points suivants :

  • Le processus de recrutement : Est-ce que les missions correspondent à l’offre d’emploi ?
  • L’onboarding : Qu’est-ce qui a manqué durant votre intégration ?
  • La communication interne : Avez-vous accès aux informations dont vous avez besoin ?

Les thématiques dépendent de la valeur que vous souhaitez tirer de ce compte rendu et du projet qui en découle.

Comment analyser un rapport d’étonnement ?

L’analyse d’un rapport d’étonnement doit se faire de manière objective. Vous devez surtout :

  • Prendre du recul sur les points négatifs. Il vous apporte un autre regard sur l’entreprise.
  • Faire un bilan avec le nouveau salarié pour approfondir certaines remarques. C’est l’occasion pour améliorer votre stratégie sur la gestion de carrière ou encore la qualité de vie au travail.
  • Repérer les axes d’amélioration potentiels qui pourraient émerger des observations.

Comment répondre à un rapport d’étonnement ?

Exit les biais inconscients, pour répondre à un rapport d’étonnement de manière constructive :

  • Montrez de l’intérêt en commentant tous les points abordés.
  • Respectez l’opinion du salarié.
  • Écoutez attentivement ses remarques sans jugement.

Gérez vos rapports d’étonnement avec Factorial

Si vous avez de nombreux rapports d’étonnement à gérer, un outil comme Factorial peut vous simplifier la tâche. Il permet de centraliser et gérer tous vos documents RH de manière simple et efficace.

Finissez-en avec les piles de papiers entassées sur votre bureau ! Grâce aux fonctionnalités d’onboarding et de gestion des documents de Factorial, vous pouvez :

  • Centraliser et accéder à tous les documents de votre entreprise en 1 clic ;
  • Partager des documents avec l’ensemble de votre organisation ;
  • Créer des dossiers personnalisés pour vos documents ;
  • Configurer les autorisations d’accès ;
  • Signer un document ou demander la signature de vos collègues en toute sécurité, grâce à la signature électronique ;
  • Générer des rtableaux personnalisés à partir des données de vos documents.

Soucieux de vous améliorer continuellement ? Vos nouveaux talents sont une mine d’informations. Si l’intégration de nouveaux salariés est un challenge, il est aussi une réelle opportunité pour avancer. De plus, vous montrez à votre nouvelle recrue que son opinion compte et ceci pourrait être un des éléments qui l’incite à rester.

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Oumaima est une experte de l'analyse de données mais pas que. Au sein de l'équipe de content marketing, elle prête parfois sa plume pour rédiger des articles informatifs, utiles et pratiques pour les RH.

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