Chaque année, à la suite des déclarations de revenus, l’administration fiscale ajuste le montant réellement dû avec ce qui a déjà été prélevé à la source. Pour les salarié(e)s, la démarche est automatisée. Côté entreprise, ces ajustements peuvent avoir des répercussions concrètes : modification des taux en paie, variations du net à verser, interrogations des collaborateurs(rices) sur leur bulletin. Sans être responsables du calcul de l’impôt, les services RH doivent souvent répondre aux questions, vérifier les informations reçues et réorienter vers l’administration si besoin.
En 2024, 9,8 millions de foyers fiscaux ont dû s’acquitter d’un reliquat moyen de 2 127 euros, selon les chiffres communiqués par la Direction générale des finances publiques (DGFIP). Sur le terrain, ce chiffre se traduit par une hausse des demandes adressées aux employeurs, en particulier à l’approche de l’automne.
Comment fonctionne exactement cette régularisation ? Quel est son impact pour l’entreprise ? Et comment les outils RH peuvent-ils sécuriser le processus et limiter les erreurs ? Voici les points clés à connaître.
Comment fonctionne le prélèvement à la source dans l’entreprise ?
Un rôle strictement technique pour l’employeur
Depuis janvier 2019, les entreprises jouent un rôle d’intermédiaire dans la collecte de l’impôt sur le revenu. Concrètement, elles appliquent chaque mois un taux de prélèvement transmis directement par l’administration fiscale via la DSN (déclaration sociale nominative). Ce taux s’applique sur le revenu net imposable de chaque salarié(e).
L’entreprise ne connaît ni les revenus globaux du foyer fiscal, ni la méthode de calcul de ce taux. Elle se contente de mettre en œuvre les données reçues.
Cela implique une obligation de fiabilité dans le traitement de la paie, mais aucune responsabilité sur le calcul de l’impôt lui-même.
Une actualisation gérée par l’administration
Le taux peut être mis à jour à tout moment dans l’année, à l’initiative du(de la) salarié(e), directement depuis son espace particulier sur impots.gouv.fr. L’administration répercute alors cette modification à l’employeur, qui doit l’appliquer au plus tard le deuxième mois suivant la transmission.
Il est également recalculé automatiquement chaque année, après la déclaration de revenus. Le nouveau taux s’applique dès septembre et reste en vigueur jusqu’à la prochaine actualisation, sauf intervention du contribuable entre-temps.
Des cas particuliers à anticiper
Lorsque l’administration ne dispose pas encore d’un taux individualisé, par exemple en cas de première embauche, l’entreprise applique un taux dit « neutre ». Celui-ci dépend uniquement du niveau de rémunération, sans tenir compte de la situation personnelle du salarié(e). Ce taux peut se révéler supérieur à celui auquel le(la) salarié(e) aurait droit, ce qui génère souvent des demandes d’explication.
Les RH doivent donc pouvoir orienter rapidement les salarié(e)s vers le bon interlocuteur : l’administration fiscale. Toute erreur de taux ou de calcul perçu comme émanant de l’entreprise peut générer une perte de confiance si les rôles ne sont pas clarifiés.
Régularisation : quel impact pour les entreprises et les salarié(e)s ?
Un processus entièrement piloté par l’administration fiscale
Une fois la déclaration annuelle effectuée, l’administration fiscale recalcule l’impôt réellement dû au titre des revenus de l’année précédente. Elle compare ce montant aux prélèvements déjà effectués. Si le total versé est insuffisant, un solde est réclamé. Si le montant prélevé dépasse l’impôt dû, un remboursement est effectué.
La régularisation s’opère directement entre le fisc et le contribuable. Les versements et prélèvements passent par le compte bancaire indiqué dans l’espace particulier du(de la) salarié(e). L’entreprise n’intervient pas, même si elle peut devenir, malgré elle, un point de contact pour des questions qui ne relèvent pas de sa compétence.
Un calendrier annuel à anticiper
La régularisation s’inscrit dans un calendrier précis :
- Juillet / août : versement d’un remboursement en cas de trop-perçu ;
- Septembre à décembre : prélèvements mensuels si un complément d’impôt est dû. À partir de 300 euros, un échéancier est proposé automatiquement (quatre prélèvements étalés).
Le nouveau taux de prélèvement est également mis à jour à cette période. Il est transmis à l’entreprise, puis appliqué dès la paie de septembre.
Des sollicitations fréquentes côté RH
Les responsables paie ou les services RH peuvent être sollicités par des salarié(e)s surpris(es) par un changement de net à payer, un solde à verser, ou une baisse de remboursement attendu. Dans ce contexte, il est utile de :
- Rappeler que le calcul du montant dû dépend des revenus et de la situation personnelle du salarié(e) ;
- Réorienter vers l’administration fiscale en cas de réclamation ;
- Vérifier que les taux en paie correspondent bien aux données transmises via la DSN.
Ces échanges, bien qu’indirects, font partie de l’expérience collaborateur. D’où l’intérêt de pouvoir retracer facilement l’origine et la date d’application d’un taux, en s’appuyant sur un outil RH fiable et à jour.
Sécuriser la gestion du prélèvement à la source avec un SIRH
Suivre les taux transmis et limiter les erreurs
Le prélèvement à la source repose sur un principe simple : appliquer un taux à chaque fiche de paie. En pratique, des erreurs surviennent lorsque les flux ne sont pas correctement suivis. Un taux appliqué avec un mois de retard, une embauche sans taux transmis, un changement non pris en compte… et c’est la fiabilité de la paie qui est remise en question.
Un SIRH connecté à la DSN permet de centraliser tous les taux reçus et de conserver l’historique associé. Cela facilite la vérification, en cas de doute ou de contestation, et sécurise le traitement automatisé en cas de changement massif (nouvelle campagne fiscale, mobilité interne, retour de congé longue durée…).
Gagner du temps sur l’émission des bulletins de paie
Lorsque les taux sont intégrés automatiquement dans l’outil de gestion de la paie, les équipes RH n’ont pas à intervenir manuellement à chaque transmission. Cela évite les ressaisies, réduit le risque d’oubli.
Grâce à cela, la qualité des bulletins est meilleure, notamment sur les périodes de transition comme septembre, où les taux sont mis à jour après la déclaration de revenus.
C’est particulièrement utile dans les PME, où le volume de bulletins est souvent géré par une équipe réduite. En standardisant les flux, on limite les erreurs et les tensions en période de pointe.
Faciliter la réponse aux salarié(e)s
Lorsqu’un(e) salarié(e) s’interroge sur la baisse de son net imposable ou conteste une retenue, disposer des bonnes informations évite des échanges longs et flous.
Avec un accès immédiat aux données fiscales intégrées au dossier du personnel, les RH peuvent vérifier le taux en vigueur, sa date d’application, et répondre factuellement.
Cela permet aussi de désamorcer les confusions fréquentes entre le rôle de l’employeur (collecteur) et celui de l’administration (calculateur).
Conclusion
La régularisation du prélèvement à la source reste perçue comme un mécanisme purement individuel. Pourtant, elle génère chaque année des impacts concrets en entreprise : baisse du salaire net en septembre, questions sur les avis d’imposition, erreurs de taux mal appliqués… autant de points qui mobilisent les RH, souvent sans marge de manœuvre.
Dans ce contexte, le rôle de l’entreprise ne consiste pas à anticiper les montants, mais à garantir une mise en œuvre fiable, traçable et automatisée des taux transmis. S’appuyer sur un SIRH connecté à la DSN, capable de centraliser les flux et d’historiser les données, permet de sécuriser l’ensemble du processus. C’est aussi une manière d’améliorer l’expérience collaborateur, en évitant les malentendus fréquents sur un sujet sensible pour tous(tes) : l’impôt sur le revenu.
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