La gestion des ressources humaines peut s’apparenter à un véritable défi pour nombre d’entreprises. Cependant, au même titre que la gestion comptable, les entreprises ne peuvent faire l’impasse sur la gestion des ressources humaines et notamment la production de la paie et l’administration du personnel.
Pour les aider dans leur mission, il existe divers logiciels RH qui leur permettent de gérer efficacement leurs salariés.
Devant la multitude d’offres sur le marché, il est parfois difficile de choisir le meilleur et ce d’autant qu’il existe des logiciels RH spécialisés et des logiciels tout-en-un.
Découvrons ensemble ce qui est le mieux pour vous et comment choisir ce qui convient vraiment à votre organisation.
Table des matières
Logiciel RH spécialisé (best of breed) : qu’est-ce que c’est ? Avantages et inconvénients
Qu’est-ce qu’un logiciel RH ultra spécialisé (ou best of breed) ?
Un logiciel ultra spécialisé, appelé best of breed et qui signifie meilleur de sa catégorie, est un logiciel conçu pour répondre à une problématique RH très ciblée comme par exemple la paie, le recrutement ou la gestion des temps et activités.
Ce logiciel s’attache donc à exceller dans un domaine bien spécifique pour proposer une solution unique et fiable.
Les avantages à privilégier un logiciel RH best of breed
Un logiciel adapté aux besoins de l’entreprise
En fonction de son organisation et de ses objectifs, l’entreprise peut avoir besoin d’un logiciel spécifique.
C’est alors l’occasion pour l’entreprise de se créer son propre SIRH en agrégeant les fonctionnalités de divers logiciels spécifiques.
Un logiciel à la pointe des dernières avancées technologiques ou évolutions législatives
Certains secteurs comme la restauration ou le milieu hospitalier ont besoin de se doter de logiciels RH spécifiques et qui soient adaptés aux exigences de leurs domaines d’activité.
Le logiciel best of breed utilise donc les meilleures avancées ou solutions adaptées à leur secteur d’activité en fonction des changements qui les impactent.
Un logiciel simple à utiliser
La fonctionnalité unique de ce type de logiciel permet de le prendre en main facilement et sans perte de temps, que l’on soit salarié ou professionnel RH.
Les inconvénients à utiliser un logiciel RH ultra spécialisé
Malgré des avantages évidents, l’utilisation d’un logiciel RH ultra spécialisé présente certains inconvénients.
Des intégrations parfois difficiles
Le premier inconvénient d’une solution ultra spécialisé se matérialise dans la difficulté à s’emboiter avec d’autres logiciels de façon simple sans que cela mette à mal le système informatique.
Dans ce cas présent, les conséquences pour les équipes RH peuvent être très dommageables.
En effet, elles peuvent être confrontées à des pertes de données ou bien disposer de données erronées, ce qui les oblige à faire un même travail plusieurs fois pour que les informations puissent être exploitées correctement.
Des coûts difficiles à maîtriser
Un logiciel RH best of breed est souvent moins cher qu’un logiciel tout en un.
Cependant, sur le long terme, il peut arriver que cette solution s’avère plus coûteuse en fonction des automatisations à effectuer pour que le logiciel soit efficace et source de gain de temps.
La prise en main de l’outil au gré des évolutions législatives et conventionnelles
La législation sociale évoluant régulièrement, un logiciel RH ultra spécialisé est lui aussi amené à évoluer.
Cela implique pour ses utilisateurs de prendre le temps de se former aux évolutions de l’outil pour en comprendre les implications dans leur gestion des ressources humaines.
Logiciel RH tout-en-un : qu’est-ce que c’est ? Avantages et inconvénients
Logiciel RH tout-en-un : qu’est-ce que c’est ?
Un logiciel de gestion RH tout-en-un est une solution qui permet de centraliser en une seule et même interface des modules et diverses fonctionnalités de gestion des ressources humaines permettant de faciliter les différentes missions.
Cela peut aller du recrutement au suivi des absences et congés à la gestion de la paie.
Les avantages à privilégier un logiciel RH tout-en-un
Centralisation des données
Pour gérer efficacement vos salariés, il faudra nécessairement traiter une quantité importante de données. Ces dernières doivent être traitées, hiérarchisées et archivées pour véritablement être une source de gain de productivité.
C’est exactement ce que permet un logiciel RH tout-en-un à travers la mise en place d’un SIRH (Système d’information des ressources humaines).
Meilleure maîtrise des coûts
Avec un logiciel tout-en-un, les tarifs sont connus à l’avance et évoluent éventuellement en fonction des fonctionnalités nouvelles souhaitées par l’utilisateur ou bien par le nombre d’accès souhaité par ce dernier.
Le tarif du logiciel tout-en-un comprend les frais de maintenance, d’évolution de l’outil et des mises à jour. Cela permet donc à l’entreprise de prévoir un budget fixe à allouer à l’utilisation de ce logiciel, sans mauvaise surprise pour elle.
Simplification d’utilisation
Une fois passée la période de prise en main de l’outil, les professionnels RH comme les salariés deviennent familiers de l’outil et peuvent donc se l’approprier facilement.
De plus, il est souvent proposé un accompagnement pour comprendre la meilleure manière de l’utiliser en fonction de ses problématiques. À cela s’ajoute le fait que l’entreprise n’a qu’un seul interlocuteur.
Finie la perte de données
Avec un logiciel tout-en-un, exit les problèmes d’intégration entre les divers logiciels RH spécialisés. En effet, chaque item de gestion des RH est alimenté en interne.
Par exemple, la gestion des temps et activités alimentent automatiquement l’item paie, ce qui permet un gain de temps considérable dans la réalisation des bulletins de paie.
En outre, puisqu’il n’y a pas de “retraitement” des données de suivi des temps de travail, la paie s’en trouve fiabilisée.
Les inconvénients à utiliser un logiciel RH tout-en-un
Malgré des avantages évidents, il existe certains inconvénients à utiliser un logiciel tout-en-un.
La dépendance vis-à-vis de l’éditeur de logiciel
Choisir un logiciel RH ne doit pas se faire à la légère. Vous devez vous intéresser à la fois aux qualités et fonctionnalités intrinsèques du logiciel, mais aussi au sérieux de l’éditeur de la solution.
C’est pourquoi nous vous recommandons d’éviter de vous tourner vers des offres dites gratuites qui, sur le long terme, peuvent se révéler très coûteuses.
Un risque accru d’atteinte à la sécurité des données
Pour l’entreprise qui confie ses données RH à un prestataire extérieur, il convient de ne pas ignorer le risque que cela fait peser sur la confidentialité et l’accessibilité de ses informations RH.
C’est pourquoi il est primordial de vous pencher attentivement sur ce point lors du choix du prestataire et notamment sur le respect de la réglementation européenne relative à la protection des données édictée par la CNIL.
En parallèle, il est également indispensable de vous assurer que vous pourrez récupérer facilement vos données si vous décidez pour une raison ou une autre de changer de fournisseur de solution.
Logiciel RH spécialisé ou logiciel tout-en-un : Nos 3 conseils pour choisir
Pour vous aider à faire le meilleur choix de logiciel, voici nos recommandations pour bien choisir votre solution RH.
Conseil n° 1 : faites un état des lieux de vos besoins
La gestion des ressources humaines recouvre une multitude de domaines, sans que pour autant toutes les entreprises soient concernées par la totalité de celle-ci.
Par conséquent, ce qui convient à une entreprise ne conviendra pas forcément à votre structure. C’est pourquoi avant même de choisir le meilleur logiciel de gestion RH, il vous faudra lister avec précision les fonctionnalités que vous avez besoin de voir traitées.
Par exemple, vous avez peut-être identifié des difficultés dans la gestion des congés et absences tant au niveau de la récolte de l’information que de son archivage, alors il vous faudra veiller à ce que le logiciel retenu propose bien cette fonctionnalité associée à une numérisation performante et facilement accessible des dossiers du personnel.
Conseil n° 2 : établissez un prévisionnel de votre croissance
Le choix d’un logiciel de gestion RH doit toujours être pensé sur le long terme. Cela signifie donc que ce dernier doit vous suivre tout au long de la croissance de votre entreprise et donc de vos effectifs.
Il vous faudra donc veiller à choisir une solution RH flexible et adaptable à la fois.
Un logiciel RH tout-en-un se révèle souvent un très bon choix pour une entreprise en croissance dont les besoins sont amenés à évoluer dans le temps, mais aussi pour une PME qui ne dispose pas encore des ressources en interne permettant de gérer certains aléas techniques.
Conseil n° 3 : demandez une démo de l’outil
Une fois que vous avez choisi le logiciel RH qui vous paraît le plus adapté, il est primordial de demander une démo de celui-ci.
Cela vous permettra de vous faire une idée plus précise de sa facilité d’utilisation et de confronter vos besoins aux fonctionnalités dont dispose l’outil.
