La réussite d’une entreprise repose bien souvent sur la qualité de sa gestion RH. Pour cela, une organisation efficace du service RH est indispensable. Ce dernier doit répondre à un double objectif, répondre aux besoins des collaborateurs et optimiser les performances de l’entreprise. Cette mission loin d’être évidente est pourtant indispensable pour s’adapter dans un contexte de croissance et d’évolutions législatives régulières.
Comment bien organiser un service RH à la fois performant et agile ? Factorial vous dévoile les 7 étapes indispensables, avec en prime nos meilleurs conseils pratiques pour conjuguer intelligemment performance, agilité et innovations. On vous embarque !
Sommaire :
Un service RH, c’est quoi ?
Une entité clé de l’entreprise
Le service RH est une fonction centrale de l’entreprise. Les RH ont la responsabilité de toutes les questions relatives au parcours collaborateur, de leur recrutement à la paie, la formation et leur départ de l’entreprise.
Leurs missions sont donc assez larges et peuvent varier d’une entreprise à l’autre. Elles incluent généralement le recrutement des nouveaux collaborateurs, la gestion de la paie, la formation, l’évaluation des performances, la sécurité au travail ou encore le respect de la législation sociale.
Les enjeux liés à la fonction RH
Les enjeux de la gestion RH sont multiples et cruciaux pour le succès de l’organisation. On peut citer les suivants :
- L’accompagnement des transformations structurelles, organisationnelles et sociales au sein de l’entreprise en veillant au respect strict de la loi ;
- L’amélioration de la qualité de vie au travail à travers la mise en place d’une politique de santé au travail et de mesures destinées à l’épanouissement professionnel des salarié(e)s ;
- Le maintien de la performance à travers l’atteinte des objectifs fixés et la contribution collective de toutes et tous ;
- Le développement d’une culture inclusive et qui encourage la diversité, ce qui suppose une politique active de prévention et d’actions en faveur de la lutte contre toutes les formes de discrimination ;
- Le renforcement de l’engagement collaborateur en vue d’améliorer l’attractivité et la rétention des talents.
Organiser un service RH en 7 étapes
Un service RH bien structuré et efficace constitue un atout indispensable pour toute entreprise en croissance. C’est un véritable gage de stabilité, de conformité et de pérennité. Si ces mots vous parlent, alors voici les sept étapes à suivre pour bien organiser votre service RH.
#1 — Déterminer les valeurs phares de votre entreprise
Les RH doivent être à l’image de votre entreprise et donc refléter les valeurs que vous portez. Ces dernières guident alors les décisions prises et les comportements attendus de la part des collaborateurs(rices). Voici ce que vous pouvez faire pour bien définir les valeurs phares de votre entreprise et agir ensuite pour créer une culture d’entreprise cohérente :
- Réaliser un état des lieux des pratiques actuelles en évaluant ce qui fonctionne bien, ce qui est apprécié et ce qui gagnerait à être amélioré. Cette première analyse vous fournira une base pour commencer à définir vos valeurs.
- Impliquer les salariés afin de créer une dynamique positive et surtout collective. Vous pouvez par exemple organiser des ateliers, des réunions afin de recueillir leurs opinions et leurs suggestions.
- Solliciter l’aide de consultants externes pour structurer votre réflexion et profiter d’un regard neuf sur vos pratiques RH.
#2 — Structurer les RH par fonction
Plus une entreprise grossit, plus l’organisation RH nécessite d’être organisée par fonction. Cette spécialisation permet de garantir une expertise approfondie par métier et ainsi éviter une perte d’efficacité. Voici ce que vous pouvez faire :
- Diviser le service RH en pôles spécialisés tels que la paie, le recrutement, le juridique RH ou encore la formation ;
- Recruter des professionnels experts pour chaque pôle. Vous pouvez alors opter pour un recrutement à temps plein ou bien vous tourner vers un(e) professionnel(le) recruté(e) dans le cadre d’un temps partagé, si vous n’avez pas besoin d’une expertise pointue, mais n’avez pas encore la possibilité d’offrir un emploi à temps complet.
- Être clair sur le rôle et le périmètre d’action de chacun(e). Le cas échéant, vous risquez de faire perdre un temps précieux aux salarié(e)s et managers.
#3 — Définir les priorités RH
D’une entreprise à l’autre, les priorités RH peuvent être différentes. Toutefois, la multiplication des problématiques peut faire perdre de vue ce qui est prioritaire. Pour ne pas tomber dans cet écueil, une bonne définition des priorités est essentielle. Voici comment :
- Évaluer votre environnement interne puis externe à votre entreprise. Cela vous permettra de comprendre les défis auxquels vous êtes confrontés et les compétences dont vous avez besoin pour les relever.
- Être à l’écoute de vos collaborateurs via des enquêtes de terrain, les entretiens annuels et entretiens professionnels pour recueillir leurs attentes et accroître leur engagement.
- Croiser ces informations pour élaborer vos priorités RH et développer un plan d’action qui répond aux besoins stratégiques de l’entreprise et aux attentes des collaborateurs(rices).
#4 — Digitaliser les tâches administratives et chronophages
D’après l’enquête “Les RH au quotidien” réalisée par les Éditions Tissot, 73 % des professionnel(le)s RH affirment consacrer au moins la moitié de leur temps à des tâches administratives et par nature, chronophages. C’est autant de temps que les équipes ne peuvent consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée. L’automatisation des processus RH constitue une étape clé pour gagner en efficacité et en précision. Voici ce que vous pouvez mettre en place :
- Adopter une solution RH tout-en-un comme Factorial pour automatiser la gestion des temps, la paie, la formation, les entretiens RH, le recrutement, etc. Vous pourrez alors réduire significativement le risque d’erreurs, assurer une meilleure conformité légale et gagner énormément de temps.
- Comparer les différents SIRH pour évaluer celui qui correspond le mieux à vos besoins. Soyez attentifs aux avantages que la solution retenue offre en termes de précision, gain de temps et conformité.
#5 — Communiquer de façon claire et ouverte avec les managers et l’ensemble des salarié(e)s
La structuration d’un service RH comporte un volet humain à ne surtout pas négliger. Cela signifie qu’une communication claire et continue est essentielle pour éviter tout malentendu ou perturbation de l’activité. Voici comment vous pouvez agir :
- Informer régulièrement les collaborateurs(rices) des évolutions RH à venir comme la mise en place d’un nouveau logiciel de gestion des plannings, de nouveaux interlocuteurs RH ou bien encore un nouveau canal de communication RH.
- Privilégier les outils asynchrones et interactifs pour répondre aux questions des salariés et recueillir leur feedbacks afin d’être réactif(ve) en cas de problème.
#6 — Accompagner la croissance de vos équipes à travers la formation
Une stratégie de croissance ne peut se passer du levier de la formation et du développement des compétences. Voici ce que vous pouvez envisager :
- Mettre en place un plan de formation aligné avec les besoins stratégiques de votre entreprise en identifiant les besoins de compétences dont vous avez besoin sur le long terme.
- Planifier des évaluations régulières pour cerner les lacunes de compétences et les souhaits d’évolution professionnelle.
#7 — Répondre aux besoins de mobilité professionnelle
La gestion proactive des carrières et la promotion de la mobilité interne sont essentielles pour bien organiser un service RH. Voici comment vous pouvez intégrer cela :
- Organiser les efforts de développement de carrière en clarifiant les attentes liées aux différents postes.
- Encourager la mobilité interne en optimisant la gestion des compétences à travers une démarche de GEPP. Vous pourrez ainsi optimiser l’efficace des talents en interne et réduire les coûts d’un éventuel recrutement.
- Instaurer des évaluations régulières pour suivre les évolutions de chacun(e) et s’assurer que celles-ci s’alignent avec la vision et les valeurs de l’entreprise. Le service RH pourra ainsi être un véritable relais stratégique pour l’entreprise en favorisant l’adéquation des compétences disponibles et les besoins de performance de l’entreprise.
Pour finir, organiser efficacement un service RH est essentiel pour tirer le meilleur de ses salarié(e)s dans un contexte de concurrence forte entre les entreprises, notamment sur le volet de l’attraction et de la rétention des talents. Cette structuration des RH nécessite de penser à ce qui constitue le socle de valeurs de son entreprise et la vision que l’on souhaite porter.
Une fois que vous serez au clair sur ces éléments, vous pourrez établir clairement vos priorités et suivre un plan d’action cohérent, de l’automatisation des tâches administratives à la formation des équipes en passant par une communication transparente et engageante. Vous aurez alors toutes les cartes en main pour faire de votre gestion RH un véritable levier de succès et de croissance.
