Dans les ressources humaines, le recrutement joue un rôle important et compétitif pour une entreprise. Aujourd’hui, des milliers de CV avec des profils presque tous identiques arrivent dans la boîte mail des recruteurs. Il est alors difficile de mettre le doigt sur le candidat idéal dans ce genre de condition.
Le passage vers l’ère du digital a été assez rapide et il convient de rester à l’affût des dernières trouvailles technologiques pour ne pas se laisser distancer par les concurrents. Afin de mieux gérer et trier les talents, l’utilisation d’un logiciel de recrutement est plus qu’indispensable.
Table des matières
- C’est quoi un ATS ?
- Quels sont les outils de recrutement utilisés ?
- Comment gérer les candidatures ?
- Avantages d’un logiciel de recrutement : 10 raisons d’utiliser un logiciel de recrutement
- Logiciel de recrutement ATS ✅
Logiciel de recrutement : qu’est-ce qu’un ATS ?
L’ATS (Applicant Tracking System), plus communément appelé logiciel de recrutement, regroupe toutes les tâches qu’un employeur doit réaliser pour le recrutement d’un collaborateur. Ce logiciel accompagne l’entreprise dans toutes les étapes du recrutement rh. Grâce à des ATS, les recruteurs pourront gérer plus facilement leur base de talent sans perdre de l’argent, de l’énergie ou de temps.
L’ATS peut être traduit de manière simple par « Système de suivi des candidats ». Les logiciels de recrutement facilitent le processus de recrutement en entreprise. Ils permettent de :
- gérer les candidats et les formulaires de candidature,
- faire l’analyse des CV,
- organiser les entretiens,
- construire l’image de marque de l’entreprise.
Certains logiciels offrent juste la possibilité d’automatiser les étapes du processus. Tandis que d’autres proposent diverses fonctionnalités, comme l’affichage de statistiques. Ce qui facilite grandement le travail des recruteurs qui pourront améliorer leur approche et apporter un véritable plus à l’ensemble de l’entreprise.
Un bon logiciel ATS doit permettre de créer des étapes de recrutement systématisées et facilement reproductibles, de la rédaction de l’offre d’emploi à l’embauche du nouveau collaborateur.
Quels sont les outils de recrutement utilisés ?
Différents outils RH sont utilisés pour faciliter au maximum le déroulement du recrutement en entreprise. Ces outils de recrutement serviront durant l’ensemble du processus.
Les outils de recrutement
Pour les besoins du recrutement, le recruteur aura besoin de :
- La fiche de poste : c’est le premier outil à adopter pour cibler le profil recherché de manière précise. Ce support permet de définir clairement les besoins de recrutement et d’orienter le mieux les recherches. La fiche liste les compétences requises, les diplômes attendus, les compétences voulues et les savoir-être espérés. Dans cette fiche, on pourra également insérer les fonctions et les missions à accomplir par la personne.
- L’offre d’emploi : la rédaction de cette offre doit être minutieuse, elle doit être bien ciblée et adaptée le plus possible au canal de diffusion que vous choisirez.
Les outils de sourcing
Parmi les canaux de recrutement, vous devrez impérativement utiliser différents outils de sourcing : les moteurs de recherche, les jobboards (site d’offres d’emploi), la cooptation (recommandation de personne par le biais d’un réseau de connaissance), les événements professionnels (conférences, salons professionnels…) et les cabinets de recrutement.
Les outils pour une meilleure visibilité de l’offre
Pour que les candidats remarquent une offre d’emploi, il faudra que l’employeur passe par différents outils, comme :
- Le site internet de l’entreprise : c’est la vitrine de la société, les candidats auront un aperçu global de ce que propose l’entreprise à travers son site. Pour attirer le plus de candidats possible, il est important de bien organiser la section réservée aux candidats et de prêter attention à la section destinée à la communication avec les visiteurs (l’onglet « nous rejoindre », par exemple).
- Le MOOC (Massive Online Open Course) : ce genre d’outil est de plus en plus utilisé en ce moment, il est possible d’y proposer des cours ou des formations, par exemple. Cet outil offrira plusieurs avantages au niveau de la communication RH, l’entreprise pourra être plus attractive, avoir une meilleure notoriété dans son secteur d’activité et recevoir plusieurs profils intéressants dans le lot des inscrits.
Les outils de gestion de candidature
Parmi les outils les plus prisés dans ce domaine, on citera les CVthèques qui sont parfois disponibles sur les sites spécialisés. Les recruteurs pourront y repérer des talents pour leurs prochaines embauches. Le deuxième outil est le plus important, il s’agit du logiciel de recrutement ou l’ATS.
Il permet le suivi précis des candidatures afin de faciliter leur gestion par la suite. Un algorithme de matching aidera l’utilisateur à trouver le candidat qui peut répondre à toutes les exigences de l’entreprise, en un rien de temps.
Les réseaux sociaux sont aussi des outils à ne pas négliger à l’heure actuelle, que ce soit les réseaux professionnels comme LinkedIn ou Viadeo, ou les réseaux non professionnels comme Twitter ou Facebook.
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Comment gérer les candidatures avec un logiciel de recrutement ?
Un logiciel de recrutement est fait pour soulager de manière conséquente le travail des recruteurs. Pour une bonne gestion des candidatures, il est impératif d’avoir recours à ces programmes spécialisés. Les problèmes des ressources humaines sont nombreux et la plupart d’entre eux sont la source de beaucoup de perte de temps, comme :
- La publication des offres d’emploi sur plusieurs jobboards (payants et gratuits) ;
- Le jonglage entre les emails, le fichier Excel avec un nombre incalculable d’onglets, les dossiers des candidats (CV et lettre de motivation sous PDF).
- La collecte de toutes les données et la création de statistiques après avoir fait des études sur les canaux qui fonctionnent le plus sur les jobboards.
- Le partage du dossier d‘un candidat en particulier par email vers tous les postes concernés et faire un tri parmi les réponses qui pourraient arriver à une fréquence différente.
En utilisant un logiciel ATS, tous ces désagréments chronophages seront réglés. Bien sûr, tous ne proposeront pas les mêmes solutions. Certains pourraient uniquement alléger quelques points, tandis que d’autres pourraient tous les faciliter.
ATS recrutement
Les ATS se présentent aujourd’hui comme les émancipateurs au sein de la RH. Ils peuvent apporter les meilleures réponses à toutes les frictions que nous avons citées précédemment.
Il faut savoir qu’il existe deux catégories d’ATS :
- les logiciels SaaS (Software as a service) ou en tant que service qui sont hébergés par leur fournisseur et qui seront accessibles en utilisant le cloud,
- et les logiciels qui peuvent être installés sur le propre serveur de l’entreprise.
Ces deux solutions ont chacune leurs avantages, mais les entreprises ont une légère préférence pour les logiciels SaaS car ils sont accessibles partout (il suffit d’avoir une connexion internet). Il n’y a pas de coûts d’hébergement ni de serveur à payer et les mises à jour sont faites par le fournisseur de l’ATS.
Les logiciels ATS sont personnalisables et collaboratifs, ce qui accélère tout le processus de recrutement. Les recruteurs pourront aussi gérer une grille de présélection pour faire une vérification au niveau des candidatures qui sont en parfaite adéquation avec le profil voulu pour un poste en particulier.
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10 avantages d’un logiciel de recrutement
Un logiciel de recrutement présente plusieurs avantages pour un recruteur en quête d’un gain de temps et d’une optimisation de son travail. Voici 10 raisons d’utiliser un logiciel de recrutement :
1. Tâches simplifiées pour le recruteur
Les tâches qui sont assignées à un recruteur sont nombreuses et assez répétitives. En continuant à travailler avec les méthodes « standards », il risque de perdre beaucoup de temps et de perdre en efficacité sur le moyen et le long terme. En adoptant un bon logiciel de recrutement, ce genre de problème pourra être évité.
2. Meilleure gestion
Tout a été pensé pour simplifier la vie aux recruteurs dans la création de ces logiciels spécialisés. Plusieurs tâches sont désormais automatisées, et l’algorithme du logiciel permet de faciliter au mieux la gestion de chaque dossier.
3. Efficacité optimisée
Les programmes créés sont aujourd’hui très précis, ce qui est une très bonne nouvelle pour les utilisateurs. Trouver les bons candidats sur internet peut être très rapide et précis avec le logiciel. Le recruteur n’aura plus qu’à se concentrer sur leur évaluation et leur sélection.
4. Multidiffusion possible
C’est une des fonctionnalités les plus importantes d’un logiciel. Le recruteur aura à insérer une seule fois son offre d’emploi dans le logiciel. Ce dernier s’occupera ensuite de le diffuser sur plusieurs jobboards payants et gratuits (après la sélection des filtres que le recruteur aura mis en place).
5. Diminution du temps d’embauche
Avec un logiciel de recrutement, le processus d’embauche peut être raccourci de manière conséquente. Si avant, la durée d’un processus était de 22 jours environ, il sera désormais possible de la réduire.
6. Identification plus précise des soft skills
Les soft skills, ou les compétences douces qui permettront à un candidat de mieux communiquer, à collaborer ou à résoudre les problèmes sont déterminantes pour une entreprise. Avec un logiciel, on peut étudier la personnalité des candidats en optant pour des questions en vidéo, par exemple.
7. Sélection plus objective
Les préjugés seront éliminés grâce au logiciel. En décidant d’inclure plusieurs questions dans le processus de recrutement et de sélectionner les candidats à recevoir en entretien en fonction de leurs réponses, les recruteurs pourront éviter de parler avec un candidat avant qu’il n’entre dans la salle où se déroulera l’entretien, par exemple. Cette méthode ne laissera pas de place aux préjugés qui se font souvent durant ce laps de temps.
8. Suppression des oublis
Oublier de relancer un candidat ou lui envoyer une information tardive sur les heures d’un entretien, par exemple, peut être très négatif de son point de vue. Avec un logiciel, ce genre de situation gênante ne risque pas d’arriver.
9. Diversification en entreprise améliorée
La diversité en entreprise est importante dans le monde actuel. Avec une organisation axée sur cette diversité à l’aide d’un logiciel de recrutement, les recruteurs seront plus aptes à trouver les meilleurs candidats.
10. Constitution d’une CVthèque en interne
Beaucoup d’entreprises se tournent vers les CVthèques externes lorsqu’elles sont à la recherche de nouveaux candidats. Avoir sa propre CVthèque simplifiera assurément les futurs recrutements. Un logiciel de recrutement et donc de gestion de candidatures permettra aux recruteurs d’alimenter la base de données en continu et de trouver ainsi un profil spécifique rapidement, si besoin.
