Dans les ressources humaines, le recrutement joue un rôle important et compétitif pour une entreprise. Aujourd’hui, des milliers de CV avec des profils presque tous identiques arrivent dans la boîte mail des recruteurs. Il est alors difficile de mettre le doigt sur le candidat idéal dans ce genre de condition.
Le passage vers l’ère du digital a été assez rapide et il convient de rester à l’affût des dernières trouvailles technologiques pour ne pas se laisser distancer par les concurrents. Afin de mieux gérer et trier les talents, l’utilisation d’un logiciel de recrutement est plus qu’indispensable.
Selon Capterra, 75 % des recruteurs dans le monde utilisent un logiciel de recrutement, aussi dénommé ATS. En 2025, selon Makemycv, ce chiffre atteint même 98% des grandes entreprises qui ont adopté ces solutions pour optimiser leurs processus de recrutement. Et, selon une étude LinkedIn, l’optimisation du processus de recrutement à l’aide d’un ATS peut raccourcir le cycle d’embauche de 60 % ! L’intelligence artificielle intégrée dans ces outils permet désormais de réduire de 40% le temps de sourcing des candidats et d’améliorer de 65% la qualité des présélections selon Néobrain.
S’équiper d’un logiciel de recrutement est donc une option à ne pas négliger. Mais qu’est-ce qu’un ATS, justement ? Quels sont les avantages à l’utiliser ? Et quels sont les meilleurs logiciels de recrutement disponibles sur le marché ? Suivez le guide !
Logiciel de recrutement : qu’est-ce qu’un ATS ?
L’ATS (Applicant Tracking System), plus communément appelé logiciel de recrutement, regroupe toutes les tâches qu’un employeur doit réaliser pour le recrutement d’un collaborateur. Ce logiciel accompagne l’entreprise dans toutes les étapes du recrutement rh. Grâce à des ATS, les recruteurs pourront gérer plus facilement leur base de talent sans perdre de l’argent, de l’énergie ou de temps.
L’ATS peut être traduit de manière simple par « Système de suivi des candidats ». Les logiciels de recrutement facilitent le processus de recrutement en entreprise. Ils permettent de :
- gérer les candidats et les formulaires de candidature,
- faire l’analyse des CV,
- organiser les entretiens,
- construire l’image de marque de l’entreprise,
- centraliser toutes les candidatures sur une interface intuitive
- automatiser la multidiffusion des offres d’emploi sur différents jobboards
- améliorer l’expérience candidat grâce à un suivi personnalisé
- développer sa marque employeur via une page carrière optimisée
En 2025, 88% des organisations augmentent leurs investissements dans l’intelligence artificielle pour leurs solutions de recrutement selon Neobrain, permettant une automatisation avancée de 78% des tâches administratives.
Certains logiciels offrent juste la possibilité d’automatiser les étapes du processus. Tandis que d’autres proposent diverses fonctionnalités, comme l’affichage de statistiques. Ce qui facilite grandement le travail des recruteurs qui pourront améliorer leur approche et apporter un véritable plus à l’ensemble de l’entreprise.
Un bon logiciel ATS doit permettre de créer des étapes de recrutement systématisées et facilement reproductibles, de la rédaction de l’offre d’emploi à l’embauche du nouveau collaborateur. Les meilleures solutions offrent également des modules spécifiques pour l’onboarding et la mobilité interne, assurant un cycle de vie complet du salarié
Quels sont les outils de recrutement utilisés ?
Différents outils RH sont utilisés pour faciliter au maximum le déroulement du recrutement en entreprise. Ces outils de recrutement serviront durant l’ensemble du processus.
Les outils de recrutement
Pour les besoins du recrutement, le recruteur aura besoin de :
- La fiche de poste : c’est le premier outil à adopter pour cibler le profil recherché de manière précise. Ce support permet de définir clairement les besoins de recrutement et d’orienter le mieux les recherches. La fiche liste les compétences requises, les diplômes attendus, les compétences voulues et les savoir-être espérés. Dans cette fiche, on pourra également insérer les fonctions et les missions à accomplir par la personne.
- L’offre d’emploi : la rédaction de cette offre doit être minutieuse, elle doit être bien ciblée et adaptée le plus possible au canal de diffusion que vous choisirez. Une annonce bien rédigée améliore significativement l’expérience candidat et renforce votre marque employeur.
Les outils de sourcing
Parmi les canaux de recrutement, vous devrez impérativement utiliser différents outils de sourcing : les moteurs de recherche, les jobboards (site d’offres d’emploi), la cooptation (recommandation de personne par le biais d’un réseau de connaissance), les événements professionnels (conférences, salons professionnels…) et les cabinets de recrutement.
En 2025, 70% des entreprises privilégient les réseaux sociaux pour recruter selon Makemycv, et 36% utilisent plus de 5 canaux différents incluant LinkedIn, Welcome to the Jungle, et les sites carrière d’entreprise. Cette approche multicanale permet de constituer un vivier de talents plus diversifié.
Les outils pour une meilleure visibilité de l’offre
Pour que les candidats remarquent une offre d’emploi, il faudra que l’employeur passe par différents outils, comme :
- Le site internet de l’entreprise : c’est la vitrine de la société, les candidats auront un aperçu global de ce que propose l’entreprise à travers son site. Pour attirer le plus de candidats possible, il est important de bien organiser la section réservée aux candidats et de prêter attention à la section destinée à la communication avec les visiteurs (l’onglet « nous rejoindre », par exemple). Une page carrière optimisée peut augmenter de 30% le taux de conversion des visiteurs en candidats.
- Le MOOC (Massive Online Open Course) : ce genre d’outil est de plus en plus utilisé en ce moment, il est possible d’y proposer des cours ou des formations, par exemple. Cet outil offrira plusieurs avantages au niveau de la communication RH, l’entreprise pourra être plus attractive, avoir une meilleure notoriété dans son secteur d’activité et recevoir plusieurs profils intéressants dans le lot des inscrits.
Les outils de gestion de candidature
Parmi les outils les plus prisés dans ce domaine, on citera les CVthèques qui sont parfois disponibles sur les sites spécialisés. Les recruteurs pourront y repérer des talents pour leurs prochaines embauches. Le deuxième outil est le plus important, il s’agit du logiciel de recrutement ou l’ATS.
Il permet le suivi précis des candidatures afin de faciliter leur gestion par la suite. Un module de gestion intégré offre une centralisation des candidatures et permet un traitement des candidatures plus fluide.
Un algorithme de matching aidera l’utilisateur à trouver le candidat qui peut répondre à toutes les exigences de l’entreprise, en un rien de temps.
Les solutions modernes intègrent désormais l’intelligence artificielle pour analyser automatiquement les CV et proposer un scoring des candidats, permettant aux équipes de recrutement de se concentrer sur les entretiens à forte valeur ajoutée.
Les réseaux sociaux sont aussi des outils à ne pas négliger à l’heure actuelle, que ce soit les réseaux professionnels comme LinkedIn ou Viadeo, ou les réseaux non professionnels comme Twitter ou Facebook.
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Comment gérer les candidatures avec un logiciel de recrutement ?
Un logiciel de recrutement est fait pour soulager de manière conséquente le travail des recruteurs. Pour une bonne gestion des candidatures, il est impératif d’avoir recours à ces programmes spécialisés. Les problèmes des ressources humaines sont nombreux et la plupart d’entre eux sont la source de beaucoup de perte de temps, comme :
- La publication des offres d’emploi sur plusieurs jobboards (payants et gratuits) ;
- Le jonglage entre les emails, le fichier Excel avec un nombre incalculable d’onglets, les dossiers des candidats (CV et lettre de motivation sous PDF).
- La collecte de toutes les données et la création de statistiques après avoir fait des études sur les canaux qui fonctionnent le plus sur les jobboards.
- Le partage du dossier d‘un candidat en particulier par email vers tous les postes concernés et faire un tri parmi les réponses qui pourraient arriver à une fréquence différente.
78% des candidats abandonnent leur processus de candidature lorsque celui-ci est trop complexe. Un outil collaboratif permet d’éviter ces écueils en offrant une expérience candidat fluide et un feedback en temps réel.
En utilisant un logiciel ATS, tous ces désagréments chronophages seront réglés. Bien sûr, tous ne proposeront pas les mêmes solutions. Certains pourraient uniquement alléger quelques points, tandis que d’autres pourraient tous les faciliter.
ATS recrutement : SaaS ou logiciel classique ?
Les ATS se présentent aujourd’hui comme les émancipateurs au sein de la RH. Ils peuvent apporter les meilleures réponses à toutes les frictions que nous avons citées précédemment.
Il faut savoir qu’il existe deux catégories d’ATS :
- les logiciels SaaS (Software as a service) ou en tant que service qui sont hébergés par leur fournisseur et qui seront accessibles en utilisant le cloud,
- et les logiciels qui peuvent être installés sur le propre serveur de l’entreprise.
Ces deux solutions ont chacune leurs avantages, mais les entreprises ont une légère préférence pour les logiciels SaaS car ils sont accessibles partout (il suffit d’avoir une connexion internet). Il n’y a pas de coûts d’hébergement ni de serveur à payer et les mises à jour sont faites par le fournisseur de l’ATS.
Les logiciels ATS sont personnalisables et collaboratifs, ce qui accélère tout le processus de recrutement. Les recruteurs pourront aussi gérer une grille de présélection pour faire une vérification au niveau des candidatures qui sont en parfaite adéquation avec le profil voulu pour un poste en particulier.
Les solutions modernes permettent également un pilotage stratégique des recrutements avec des tableaux de bord en temps réel et des indicateurs de performance pour mesurer l’efficacité de chaque canal de diffusion.
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Quel est le meilleur logiciel de recrutement ? Notre TOP 5 !
Le choix d’un logiciel de recrutement dépend des besoins spécifiques de chaque entreprise, qu’il s’agisse de simplifier la gestion des candidatures ou d’optimiser l’ensemble du processus d’embauche. Certains outils se distinguent par leur ergonomie, d’autres par leurs fonctionnalités avancées ou leur capacité à s’adapter à des environnements complexes. Parmi les meilleurs logiciels de recrutement sur le marché, Factorial occupe une place de choix grâce à son approche intuitive et complète. Voyons quels sont les meilleurs logiciels de recrutement disponibles sur le marché.
Factorial : l’efficacité au service du recrutement
Factorial propose une solution tout-en-un, pensée pour automatiser les tâches fastidieuses et fluidifier le travail des recruteurs. Son module de gestion des candidatures permet de centraliser l’ensemble des informations sur une plateforme unique, évitant ainsi les pertes d’efficacité liées à la dispersion des données. Factorial simplifie également la multidiffusion des offres d’emploi sur divers jobboards et sites spécialisés, un atout majeur pour toucher rapidement les meilleurs candidats.
L’un des grands avantages de Factorial réside dans son interface intuitive, qui facilite la prise en main pour les recruteurs comme pour les managers. Grâce à des fonctionnalités de suivi automatisé, il devient facile d’organiser les entretiens, d’envoyer des relances aux candidats et d’analyser les canaux de recrutement les plus performants à travers des rapports détaillés. Adapté aux PME et aux entreprises en croissance, Factorial garantit un processus de recrutement plus rapide, plus transparent et parfaitement optimisé.
Factorial se distingue également par son module d’onboarding intégré et sa capacité à gérer la mobilité interne, offrant un suivi complet du cycle de vie du salarié de la candidature au contrat de travail.
Taleo : une solution robuste pour les grandes entreprises
Taleo, le logiciel ATS d’Oracle, est plébiscité par les grandes entreprises qui gèrent des volumes de recrutement importants. Cet outil puissant propose des fonctionnalités avancées pour suivre et analyser chaque étape du processus de recrutement. Grâce à sa capacité à intégrer des environnements complexes, Taleo offre une personnalisation poussée et des solutions de sourcing efficaces. Sa robustesse en fait un choix privilégié pour les multinationales cherchant à standardiser leurs pratiques d’embauche tout en optimisant leur efficacité.
Recruitee : l’ATS collaboratif pour les équipes RH
Recruitee séduit les équipes RH qui cherchent à renforcer la collaboration dans leurs pratiques de recrutement. Avec une plateforme moderne et flexible, cet outil permet de publier rapidement des offres d’emploi, de centraliser les candidatures et de collaborer avec les managers pour évaluer les profils. Son avantage réside dans l’automatisation des tâches récurrentes, comme l’envoi des réponses aux candidats ou la gestion des relances. Recruitee est particulièrement apprécié des entreprises en croissance pour sa simplicité et sa capacité à fluidifier les échanges au sein des équipes.
Workable : l’allié des entreprises agiles
Workable est un logiciel de recrutement flexible et efficace, idéal pour les entreprises qui privilégient l’agilité. Grâce à des fonctionnalités comme le sourcing automatisé et l’intégration de tests d’évaluation, Workable permet d’identifier rapidement les meilleurs talents. Son interface épurée facilite le travail quotidien des recruteurs en leur offrant un accès rapide à toutes les informations essentielles. Les rapports analytiques proposés par Workable aident également à ajuster et améliorer continuellement les stratégies de recrutement.
Greenhouse : une gestion rigoureuse du recrutement
Greenhouse s’impose comme un logiciel de recrutement complet, conçu pour optimiser chaque étape du processus. Il permet, par exemple, de planifier automatiquement les entretiens et de structurer les retours des recruteurs grâce à des systèmes d’évaluation objectifs. La plateforme s’intègre facilement avec d’autres outils RH, comme les tests d’aptitudes ou les solutions de paie, pour créer un écosystème harmonisé. Greenhouse répond aux attentes des entreprises qui recherchent une solution rigoureuse et performante pour standardiser leurs pratiques de recrutement.
D’autres acteurs comme SmartRecruiters, Flatchr, JobAffinity, Softy, BeeHire, TeamTailor, Nicoka et ScopTalent complètent ce panorama en proposant des solutions adaptées à différents secteurs d’activité et tailles d’entreprise.
Le choix du meilleur logiciel de recrutement dépend avant tout de vos objectifs et de la structure de votre entreprise. Que vous soyez une PME en quête de simplicité ou une grande entreprise ayant besoin d’un outil robuste, des solutions comme Factorial, Taleo, Recruitee, Workable et Greenhouse sauront répondre à vos besoins. Il est toujours judicieux de tester les différentes options disponibles grâce à des démonstrations ou des périodes d’essai pour choisir l’ATS le mieux adapté à vos attentes.
10 avantages d’un logiciel de recrutement
Un logiciel de recrutement présente plusieurs avantages pour un recruteur en quête d’un gain de temps et d’une optimisation de son travail. Voici 10 raisons d’utiliser un logiciel de recrutement :
1. Tâches simplifiées pour le recruteur
Les tâches qui sont assignées à un recruteur sont nombreuses et assez répétitives. En continuant à travailler avec les méthodes « standards », il risque de perdre beaucoup de temps et de perdre en efficacité sur le moyen et le long terme. En adoptant un bon logiciel de recrutement, ce genre de problème pourra être évité.
2. Meilleure gestion
Tout a été pensé pour simplifier la vie aux recruteurs dans la création de ces logiciels spécialisés. Plusieurs tâches sont désormais automatisées, et l’algorithme du logiciel permet de faciliter au mieux la gestion de chaque dossier. La gestion administrative est considérablement allégée, permettant aux RH de se concentrer sur les enjeux stratégiques.
3. Efficacité optimisée
Les programmes créés sont aujourd’hui très précis, ce qui est une très bonne nouvelle pour les utilisateurs. Trouver les bons candidats sur internet peut être très rapide et précis avec le logiciel. Le recruteur n’aura plus qu’à se concentrer sur leur évaluation et leur sélection. L’intelligence artificielle permet désormais d’identifier les candidats les plus pertinents en quelques secondes.
4. Multidiffusion possible
C’est une des fonctionnalités les plus importantes d’un logiciel. Le recruteur aura à insérer une seule fois son offre d’emploi dans le logiciel. Ce dernier s’occupera ensuite de le diffuser sur plusieurs jobboards payants et gratuits (après la sélection des filtres que le recruteur aura mis en place). Cette fonctionnalité permet de diffuser son annonce simultanément sur des dizaines de sites carrière et réseaux sociaux.
5. Diminution du temps d’embauche
Avec un logiciel de recrutement, le processus d’embauche peut être raccourci de manière conséquente. Si avant, la durée d’un processus était de 22 jours environ, il sera désormais possible de la réduire. En 2025, les entreprises utilisant l’IA réduisent leurs délais de recrutement de 60% en moyenne selon Neobrain.
6. Identification plus précise des soft skills
Les soft skills, ou les compétences douces qui permettront à un candidat de mieux communiquer, à collaborer ou à résoudre les problèmes sont déterminantes pour une entreprise. Avec un logiciel, on peut étudier la personnalité des candidats en optant pour des questions en vidéo, par exemple. 97% des recruteurs français valorisent désormais l’évaluation des compétences plus que les diplômes selon Sigma-RH.
7. Sélection plus objective
Les préjugés seront éliminés grâce au logiciel. En décidant d’inclure plusieurs questions dans le processus de recrutement et de sélectionner les candidats à recevoir en entretien en fonction de leurs réponses, les recruteurs pourront éviter de parler avec un candidat avant qu’il n’entre dans la salle où se déroulera l’entretien, par exemple. Cette méthode ne laissera pas de place aux préjugés qui se font souvent durant ce laps de temps.
8. Suppression des oublis
Oublier de relancer un candidat ou lui envoyer une information tardive sur les heures d’un entretien, par exemple, peut être très négatif de son point de vue. Avec un logiciel, ce genre de situation gênante ne risque pas d’arriver. Les systèmes de notification automatique assurent un suivi parfait et une interaction constante avec les postulants.
9. Diversification en entreprise améliorée
La diversité en entreprise est importante dans le monde actuel. Avec une organisation axée sur cette diversité à l’aide d’un logiciel de recrutement, les recruteurs seront plus aptes à trouver les meilleurs candidats.
10. Constitution d’une CVthèque en interne
Beaucoup d’entreprises se tournent vers les CVthèques externes lorsqu’elles sont à la recherche de nouveaux candidats. Avoir sa propre CVthèque simplifiera assurément les futurs recrutements. Un logiciel de recrutement et donc de gestion de candidatures permettra aux recruteurs d’alimenter la base de données en continu et de trouver ainsi un profil spécifique rapidement, si besoin. Cette approche développe un véritable vivier de talents et facilite la mobilité interne.
FAQ sur les logiciels de recrutement
Comment choisir le bon logiciel de recrutement pour mon entreprise ?
Pour choisir le bon logiciel, il est important de définir vos besoins spécifiques, d’évaluer les fonctionnalités offertes (comme le suivi des candidatures, l’intégration avec d’autres outils, etc.), de considérer la facilité d’utilisation et le coût. N’hésitez pas à demander des démonstrations ou à profiter des périodes d’essai gratuites. Analysez également la capacité du logiciel à s’intégrer avec votre logiciel SIRH existant et ses modules de gestion de la paie.
Les logiciels de recrutement sont-ils adaptés aux petites entreprises ?
Oui, il existe des logiciels de recrutement spécifiquement conçus pour répondre aux besoins des petites entreprises. Ces solutions offrent souvent des fonctionnalités essentielles à un coût abordable, permettant ainsi aux petites structures de bénéficier des avantages du recrutement digital. Plusieurs éditeurs proposent des versions d’essai ou des solutions gratuites parfaitement adaptées aux équipes de recrutement réduites.
Les logiciels de recrutement respectent-ils la confidentialité des données des candidats ?
La plupart des logiciels de recrutement sérieux sont conformes aux réglementations sur la protection des données, comme le RGPD en Europe. Ils mettent en place des mesures pour garantir la sécurité et la confidentialité des informations personnelles des candidats. Il est important de vérifier ces aspects avant de choisir un logiciel. Le mode SaaS offre généralement un niveau de sécurité élevé avec des serveurs sécurisés et des mises à jour automatiques.
Combien coûte un logiciel de recrutement ?
Les tarifs varient considérablement selon les fonctionnalités et la taille de l’entreprise. Les solutions gratuites conviennent aux très petites structures, tandis que les versions professionnelles démarrent généralement autour de 50€/mois par utilisateur. Les grandes entreprises peuvent compter entre 500€ et 2000€/mois selon leurs besoins.
Peut-on utiliser un ATS pour le secteur public ?
Oui, de nombreuses solutions s’adaptent aux contraintes du secteur public en respectant les obligations légales spécifiques aux appels d’offres et aux procédures de recrutement administratif. Ces versions incluent généralement des modules de traçabilité renforcée et de respect des délais réglementaires.
Comment mesurer le ROI d’un logiciel de recrutement ?
Le retour sur investissement se mesure principalement par la réduction du temps de recrutement, l’amélioration de la qualité des embauches, la diminution des coûts de sourcing et l’augmentation de la satisfaction des candidats. La plupart des solutions proposent des tableaux de bord avec des indicateurs de performance pour suivre ces métriques en temps réel.
