Près de 22 millions de contrats de travail prenaient fin en 2021(1). Quels que soient vos effectifs et votre secteur d’activité, la situation est inéluctable : vous devez gérer des départs de salariés au cours de la vie de votre entreprise.
Au-delà de l’enjeu humain, les aspects légal et administratif de la fin de contrat sont sources de stress pour certains dirigeants.
Pourtant, le fait que la loi encadre la procédure est une chance. À condition de suivre rigoureusement les règles, et d’avoir des process bien structurés, tout se passe en souplesse…
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Table des matières
Fin de contrat : quels sont les enjeux ?
Phobie administrative, frustration de voir partir un bon élément ou encore peur du conflit.
De nombreux employeurs assimilent les fins de contrat de travail à des situations délicates, voire des épreuves pénibles.
Pourtant c’est inévitable, d’autant plus que les statistiques montrent que le nombre de fins de contrat progresse avec le temps.
Dirigeant de PME ou responsable de service RH : gérer les fins de contrat fait partie intégrante de vos missions.
Il est important de dédramatiser le process. Zoom sur vos enjeux.
#1 Préserver la marque employeur
Que le départ du salarié soit ou non volontaire, la marque employeur est en jeu.
La qualité du processus d’offboarding d’un collaborateur a un impact sur l’image de marque de l’entreprise.
Une fois parti, en effet, le salarié partage son expérience auprès de son entourage.
La marque employeur doit en ressortir boostée. En interne également, l’impact n’est pas négligeable.
Les salariés qui assistent au départ de leur collègue sont rassurés quand la fin de contrat se déroule dans des conditions fluides et non-conflictuelles.
Ils continuent de faire confiance à leur employeur.
Deux leviers permettent de préserver la marque employeur au moment de la cessation d’un contrat de trvail :
- Le salarié qui quitte l’entreprise doit être accompagné sur le plan humain, et particulièrement dans le cadre d’un licenciement. Cela relève principalement du service RH, qui mobilise tous ses soft skills pour que la fin de contrat se déroule dans la bienveillance.
- La gestion de l’administratif doit être irréprochable : il s’agit de respecter les étapes de la procédure et de remettre les documents de fin de contrat en temps et en heure. Ainsi, l’entreprise n’a rien à se reprocher.
#2 Maintenir les performances de l’entreprise
Les fins de contrat peuvent porter préjudice à l’entreprise à deux égards.
Si les process ne sont pas parfaitement rôdés : l’entreprise perd du temps, voire prend des risques sur le plan juridique.
Une erreur dans la procédure de licenciement, par exemple, peut coûter cher en frais de justice si le salarié décide de poursuivre son ancien employeur aux Prud’hommes.
Si le taux de rotation dépasse 15 % : l’entreprise risque de se désorganiser, la marque employeur se dégrade et la productivité baisse.
Pour maîtriser son taux de rotation, il est essentiel d’être attentif au bien-être des salariés au travail. Quoi qu’il en soit, il faut avoir à l’esprit que :
- Le turnover est bénéfique dans une certaine mesure. Embaucher un nouveau salarié suite à un départ permet de garder une bonne dynamique, et de donner un nouveau souffle à l’entreprise.
- Le taux de rotation de la main d’œuvre est en augmentation : en 25 ans, il est passé de 29 % à 96 %(2). Les mœurs évoluent, l’époque où le salarié passait toute sa carrière dans une même entreprise est révolue. Et ce n’est pas fini. Selon les prévisions, les générations Y et Z changeront 12 à 15 fois de job au cours de leur vie professionnelle. Mieux vaut être prêt à bien gérer les fins de contrat !
Les raisons qui poussent à mettre fin à un contrat
Les fins de contrats de travail interviennent dans des contextes variés.
La fin de contrat est prévue : c’est le cas dans le cadre d’un CDD, ou au moment du départ à la retraite.
La fin de contrat est à l’initiative de l’employeur : erreur de casting, comportement fautif ou insuffisance de résultats du salarié, motif économique… de nombreuses raisons peuvent décider l’employeur à se séparer d’un salarié.
La fin de contrat est à l’initiative du salarié : mauvaise entente au sein de l’équipe, meilleure opportunité d’emploi ailleurs, prétentions salariales non satisfaites… les raisons qui incitent le salarié à quitter l’entreprise sont variables.
Quel que soit le contexte, le départ d’un salarié nécessite d’être attentif à trois points :
- La procédure à suivre.
- Les indemnités à verser.
- Les documents de fin de contrat à remettre.
Si les modalités de procédure et de calcul des indemnités varient selon le mode de fin de contrat, les documents à remettre sont toujours les mêmes : certificat de travail, reçu pour solde de tout compte et attestation Pôle Emploi.
Procédure et indemnités : les conditions de fin de contrat
Juridiquement, le contexte de la fin de contrat et le type de contrat de travail ont une influence sur la procédure à mettre en œuvre.
- Les parties peuvent négocier un accord pour mettre fin à un CDI : la procédure de la rupture conventionnelle s’applique.
- Quand c’est l’employeur qui impose la fin de contrat, il respecte la procédure de licenciement, pour motif personnel ou économique.
- Si l’employeur subit le départ du salarié, on parle de démission.
- L’échéance d’un CDD met fin au contrat de plein droit, sans formalités.
Fin de contrat CDD
Le CDD prend fin automatiquement à la date prévue au contrat : vous n’avez rien à faire sur le plan de la procédure.
Une nuance néanmoins, issue de la Loi Marché du Travail du 21 décembre 2022.
Si vous proposez au salarié de transformer son CDD en CDI, et qu’il refuse, vous devez notifier son refus à Pôle Emploi.
Ce refus en effet a désormais un impact sur les droits du salarié aux allocations chômage.
En matière d’indemnités : sauf exceptions, la fin du CDD ouvre droit à la prime de précarité.
Si une convention collective est applicable dans l’entreprise, vous pouvez vous y référer pour calculer le montant de la prime.
À défaut de convention collective, la loi impose de verser au moins 10 % de la rémunération brute versée pendant toute la durée du contrat.
Notez que le salarié doit recevoir sa prime en même temps que son dernier salaire.
Fin de contrat CDI
Quand un employeur ou un salarié met fin à un CDI, on parle de rupture du contrat de travail. Les modalités de la procédure de fin de contrat varient en fonction du contexte.
Le salarié décide de partir : la procédure de démission s’applique. Le salarié avertit l’employeur, effectue son préavis puis quitte l’entreprise.
L’employeur et le salarié se mettent d’accord sur le principe et les conditions de la fin de CDI : ils font une rupture conventionnelle.
Dans ce cas, il faut respecter le formalisme légal : organiser un entretien préalable, établir et signer une convention puis la faire homologuer.
Quelles que soient les conditions de la rupture conventionnelle, le salarié perçoit une indemnité d’un montant au moins égal à l’indemnité de licenciement.
L’employeur peut licencier un salarié en CDI à condition de justifier d’une cause réelle et sérieuse, ou d’un motif économique.
Le formalisme en cas de licenciement est le plus strict. Il faut être particulièrement attentif à la justification du motif, ainsi qu’au respect des étapes de la procédure.
En cas d’erreur, le salarié risque en effet de poursuivre l’employeur en justice. Ce qui implique des frais et nuit à la réputation de l’entreprise.
Les indemnités de fin de contrat
La fin de CDD, la rupture conventionnelle et le licenciement ouvrent droit à des indemnités spécifiques.
En tout état de cause, l’employeur vérifie si le salarié a droit aux indemnités suivantes :
- Indemnité compensatrice de congés payés,
- indemnité compensatrice de préavis,
- et indemnité compensatrice de non-concurrence.
Les documents de fin de contrat
Certificat de travail, reçu pour solde de tout compte et attestation Pôle Emploi : l’employeur a l’obligation de remettre ces trois documents de fin de contrat au salarié qui quitte l’entreprise.
Idéalement, l’employeur les délivre dès le lendemain du terme du contrat.
Ainsi, le salarié peut effectuer ses démarches auprès de Pôle Emploi sans perdre de temps.
Pour l’employeur, remettre les documents sans délai permet :
- D’une part d’éviter des amendes,
- d’autre part de se décharger rapidement de ses tâches administratives.
Si les aspects légaux de la fin de contrat relèvent de la compétence du service RH, et de sa minutie au moment de respecter les procédures, l’aspect administratif peut être géré à l’aide d’un logiciel GED.
Avec la gestion électronique des documents (GED), les process de fin de contrat sont facilités :
- Toutes les informations et tous les documents du salarié sont centralisés : éditer le certificat de travail et le reçu pour solde de tout compte est d’autant plus rapide.
- Le logiciel permet de partager sans délai les documents de fin de contrat au salarié. Le salarié en outre peut signer numériquement son reçu pour solde de tout compte, ce qui accélère le process.
- L’entreprise archive les documents de fin de contrat en toute sécurité, pour prouver le respect de ses obligations légales en cas de litige avec le salarié.
Un logiciel RH performant facilite les démarches de l’employeur, mais aussi celles du salarié.
Grâce au coffre-fort numérique, entre autres fonctionnalités, le salarié peut télécharger tous ses bulletins de paie en un clic au moment de sa fin de contrat.
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Sources :
(1)https://www.insee.fr/fr/statistiques/6453698?sommaire=6453776
