Comment créer un espace de travail collaboratif et motivant pour vos collaborateurs ?

Avec l’essor du télétravail, les attentes des salariés en matière d’aménagement des postes et lieux de travail ont évolué. Le bureau individuel était une norme il y a quelques années.

Aujourd’hui, les collaborateurs ne voient plus l’intérêt de se déplacer au bureau si c’est pour vivre exactement la même expérience qu’à domicile. 

À quoi bon venir au bureau pour s’enfermer entre 4 murs ? L’espace de travail collaboratif est une nouvelle manière de penser le présentiel et de construire du collectif.

Suivez nos conseils pour aménager votre coworking d’entreprise et motiver vos salariés à renouer avec les plaisirs de l’échange entre pairs.

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Espace de travail collaboratif : définition et avantages

L’espace collaboratif est un lieu (physique ou virtuel) qui organise l’échange et la collaboration entre les collaborateurs de l’entreprise.

C’est un environnement de travail qui joue sur la proximité, la convivialité et l’horizontalité. Mais son rôle va plus loin.

L’enjeu est de faire converger les objectifs individuels vers un objectif commun, en facilitant les échanges informels et formels, en créant de l’émulation collective et en limitant les attributs visibles de la hiérarchie.

Les principes du travail collaboratif

Henri Ford disait : « se réunir est un début ; rester ensemble est un progrès ; travailler ensemble est la réussite. ».

Voilà comment résumer dans les grandes lignes les fondamentaux du travail collaboratif.

Loin d’être une simple manière d’être ensemble, le travail collaboratif suppose la mise en commun de compétences en vue de réaliser une action collective.

Ce qui suppose trois fondamentaux  : 

• le partage des connaissances, des ressources et des outils ;
• une communication permanente sur les objectifs à atteindre et l’avancement ;
• une organisation agile et horizontale qui permet de partager la responsabilité.

Quand ces trois principes du travail collaboratif sont incarnés et organisés dans un environnement, on parle d’espace de travail collaboratif.

Ce dernier peut donc être physique ou virtuel.

Espace collaboratif virtuel vs espace de travail partagé 

L’espace collaboratif en ligne s’incarne via différents outils, tels que les messageries instantanées, la gestion des fichiers, un calendrier partagé ou encore, des fonctionnalités de suivi et de partage des tâches.

Son rôle est de fluidifier les échanges à distance. 

L’espace de travail collaboratif physique, ou coworking d’entreprise, est un lieu physique organisé pour favoriser la communication entre les membres.

Il faut aussi distinguer l’espace de travail collaboratif de l’espace de travail partagé. Dans le second cas, l’objectif est de permettre aux salariés de pratiquer le flex office.

Ce qui suppose de bénéficier d’un espace de travail collectif, mais pas forcément collaboratif.

Les avantages de l’espace de travail collaboratif 

Un environnement collaboratif offre plusieurs avantages sur le plan de la qualité de vie au travail, de la productivité, mais aussi de la gestion de l’immobilier d’entreprise.

En tant qu’espaces de convivialité, les bureaux jouent un rôle dans la socialisation au travail.

Ces échanges favorisent la création d’une dynamique professionnelle collective au sein de l’entreprise et stimulent le sentiment d’appartenance.

Une étude publiée par l’Université de Stanford montre que les salariés éprouvent plus de joie à travailler en lien avec d’autres collaborateurs.

Leur motivation est plus forte et ils expriment plus de plaisir à réaliser leurs missions.

Le sentiment d’appartenance encourage les membres de l’équipe à se dépasser.

Cette même étude affirme que les membres d’un espace collaboratif s’attachent à réaliser leurs missions en prenant 64% plus de temps que leurs collègues solitaires.

Ils sont plus consciencieux, car engagés vis-à-vis de leurs pairs.

En même temps, le flex office permettrait de réduire l’empreinte immobilière de 10 % à 25 %, selon une étude de CBRE, expert en immobilier d’entreprise.

Une marge de manœuvre financière loin d’être négligeable à l’heure de la généralisation du travail hybride !

Les enjeux du travail collaboratif en 2023

Avec le développement du télétravail, les échanges informels au travail se sont affaiblis et les liens se sont distendus.

Pour maintenir les collectifs de travail et favoriser l’engagement, les services de gestion des ressources humaines se sont vite rendu compte qu’il fallait investir sur des outils de travail collaboratif à distance.

Puis, avec le retour à une modalité plus hybride mixant les temps présentiel et le télétravail , les DRH ont fait face à un nouveau défi  : favoriser le retour au bureau tout en organisant le flex-office.

En 2023, le bureau individuel “comme à la maison” n’attire plus. Les collaborateurs viennent dans les locaux pour chercher de l’interaction, de la rencontre physique, de l’échange, de la communication…

D’ailleurs, pour attirer les jeunes de la génération Z, les entreprises ont tout intérêt à créer des espaces collaboratifs et coworking d’entreprise.

Ces nouveaux entrants dans le monde du travail sont particulièrement attachés à l’échange en face-à-face, et plébiscitent les organisations de travail agiles basées sur la coopération entre pairs.

Comment créer un espace collaboratif attractif et propice aux échanges ?

Pour organiser un lieu de travail collectif qui ne soit pas simplement un bureau de passage ou un espace partagé, il faut donc mettre en place les conditions favorables à la collaboration. Voici comment.

Les principes d’aménagement d’un coworking

Il faut respecter certaines règles d’aménagement. Parmi elles : 

1. Mixez les types d’espaces et leurs fonctionnalités (espace café, salle de réunion, espaces de réunion informels, etc..)
2. Utilisez des mobiliers modulables ou diversifiés pour laisser place à un usage flexible de l’espace (tables modulaires, tables hautes et mange debout convertibles, etc.)
3. Respectez le besoin d’intimité des collaborateurs (phone box, bureau individuel de passage, endroit calme à disposition etc.)

Les règles applicables du Code du travail pour l’aménagement des bureaux

En tant que DRH, il faut aussi veiller à appliquer le Code du Travail.

En France, la loi n’impose pas de surface minimale pour un bureau collectif ou un espace de travail partagé.

En revanche, l’employeur est tenu d’assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale de ses salariés.

La norme Afnor NF X 35-102 peut tenir lieu de cadre de référence. Elle préconise :

• 10 m2 par personne pour un bureau privé ;
• 11 m2 par personne pour un bureau partagé ;
• 15 m2 par personne dans un espace collectif bruyant.

Pour éviter que l’aménagement des espaces de travail collaboratif soit source de tension, il est important d’associer les équipes et les représentants du personnel à ses réflexions.

En matière de flex office, le ratio entre le nombre de salariés et le nombre de postes de travail peut vite devenir une source de débat, et les collaborateurs pourraient se sentir “chassés” et priés de rester au télétravail. 

C’est totalement contre-productif ! Il faut donc trouver l’équilibre entre optimisation de l’immobilier d’entreprise, organisation du travail hybride et promotion de la collaboration.

Les clés de la qualité de vie au travail dans un espace partagé

Cela implique notamment de fournir aux salariés des solutions et outils de travail compatibles avec le flex office ou le coworking.

Par exemple  : 

• des ordinateurs portables légers et faciles à transporter ;
• des fauteuils faciles à régler pour le confort du travailleur ;
• des solutions liées à l’acoustique (casque réducteur de bruit, cloisons amovibles)
• un accès facilité aux documents de travail (drive, espace collaboratif en ligne, etc.)
• des outils adaptés aux réunions hybrides (visioconférence, etc.)

Les open spaces ont pendant longtemps été perçus comme des sources de stress au travail, car ils prenaient peu en compte les attentes des salariés, au profit d’une logique d’optimisation des mètres carrés. 

C’est beaucoup moins le cas aujourd’hui, car les nouvelles méthodes de design de coworking prennent en compte les besoins de calme et d’intimité.

En gardant à l’esprit le bien-être de vos collaborateurs, vous penserez aussi à mettre en place un système de gestion transparent pour la réservation des espaces. 

Il n’y a rien de plus stressant pour un salarié que de ne pas savoir s’il va trouver une place en arrivant au bureau !

Les outils pour organiser un espace partagé : l’exemple de Desky

Pour faciliter l’organisation du travail en coworking, il est essentiel d’éviter les conflits liés à l’occupation des espaces partagés.

Certains d’entre eux peuvent être soumis à des systèmes de réservation.

Mais ce n’est pas toujours simple, quand on travaille à distance, de se rappeler la configuration exacte de l’espace de travail.

Pour répondre à ce besoin, il existe de solutions telles que Desky, un logiciel innovant qui transforme n’importe quel bureau en un espace de travail flexible.

Grâce à l’éditeur visuel, l’entreprise peut recréer virtuellement l’environnement de travail avec tous les bureaux et salles de réunion en ligne.

Les collaborateurs peuvent ainsi réserver les espaces de travail à tout moment depuis leur téléphone ou en scannant un code QR. Chaque réservation se fait en temps réel.

Grâce à l’intégration de Desky avec Factorial, il est possible de piloter la gestion de vos espaces partagés depuis votre logiciel RH.

Idéal pour fluidifier la gestion des salles communes et éviter les conflits !

Aménager un espace de travail collaboratif : exemple de plan d’action

Maintenant que vous connaissez les bonnes pratiques à suivre, il ne vous reste plus qu’à déployer un plan d’action.

Voici un exemple de plan d’action pour vous aider à gérer l’aménagement de vos locaux.

Enfin, pour créer des espaces de travail collaboratifs efficaces et attractifs, il faudra surtout y intégrer des méthodes de management plus agiles afin d’animer les collectifs et de favoriser la coopération entre les membres de vos équipes. N’hésitez pas à lire notre article sur le management collaboratif pour aller plus loin !