Que ce soit pour un CDD ou pour un CDI, la fin du contrat de travail d’un(e) salarié(e) s’accompagne de règles bien précises. L’employeur doit d’ailleurs respecter quelques obligations et remettre certains documents indispensables.
C’est une procédure qu’il est essentiel de respecter afin d’éviter toute poursuite et/ou des sanctions.
Mais quels documents doit-on remettre à l’employé(e) lors d’une fin de contrat de travail ? Comment et quand procéder ? À quelles sanctions s’exposent un employeur ne respectant pas ses obligations ? Factorial fait le point pour vous !
📥 Téléchargez notre checklist d’offboarding gratuitement !
Table des matières
Fin de contrat : de quoi parle-t-on ?
La fin de contrat de travail correspond à l’arrêt de la collaboration entre un(e) salarié(e) et un employeur. Elle varie en fonction du type de contrat, qu’il soit à durée déterminée (CDD) ou à durée indéterminée (CDI).
La fin du contrat de travail peut être le résultat d’un licenciement, d’une démission, d’une rupture conventionnelle, d’un départ à la retraite ou d’un contrat qui arrive à son terme comme cela peut être le cas dans le cadre d’un CDD.
Quoiqu’il en soit, la partie qui désire mettre fin au contrat de travail doit en informer l’autre de manière officielle, généralement par lettre recommandée avec accusé de réception et en respectant les délais légaux.
La majeure partie des ruptures de contrats de travail prévoit des indemnités pour les salariés selon certains critères liés au contrat et au statut du collaborateur ou de la collaboratrice.
Employeur : quels documents fournir ?
Lorsque la fin d’un contrat de travail est actée, l’employeur a notamment pour responsabilité de fournir des documents obligatoires.
Certificat de travail
Le certificat de travail, qui atteste que le ou la salarié(e) a bien travaillé au sein de votre entreprise, est à remettre impérativement à la fin d’un contrat. En effet, ce document est une preuve de la collaboration de travail entre l’employeur et un(e) employé(e).
Sur le certificat de travail doivent apparaître :
- L’identité de l’employeur ;
- L’identité du salarié ;
- Les dates d’entrée et de sortie de l’employé(e) au sein de l’entreprise ;
- La période durant laquelle le(la) salarié(e) a occupé son poste au sein de l’entreprise ;
- Le maintien gratuit de la couverture santé et de la prévoyance pendant toute la période de chômage si existantes ;
- La date de remise du certificat et lieu de rédaction ;
- La signature de l’employeur.
Reçu pour solde de tout compte
Le solde de tout compte est un reçu émis par l’employeur où figurent les indemnités de fin de contrat versées à l’employé(e) lors de la rupture. Ce reçu doit être fourni peu importe le type de contrat du ou de la salarié(e).
Sur ce document seront indiqués le total des sommes dues et le fait selon lequel le reçu pour solde de tout compte est produit en 2 exemplaires, un pour l’employé(e) et un autre pour l’employeur.
Le(la) salarié(e) n’est pas obligé(e) de signer le reçu, ce qui peut arriver en cas de désaccord. Deux cas de figure peuvent alors survenir.
Si l’employé(e) signe, il ou elle dispose d’un délai de 6 mois pour contester les sommes indiquées dans le document. Cette période peut être portée à 3 ans si certaines sommes ne sont pas mentionnées sur le reçu.
Si l’employé(e) ne signe pas, l’employeur doit tout de même verser les sommes dues mais le ou la salarié(e) dispose de différents délais de contestation :
- 1 an si c’est le montant de la rupture du contrat qui est concerné ;
- 2 ans s’il s’agit d’un litige avec l’employeur ;
- 3 ans pour une contestation relative aux salaires.
Toute contestation doit faire l’objet d’un courrier par lettre recommandée avec accusé de réception.
Attestation employeur Pôle emploi
L’attestation employeur Pôle emploi est également un document obligatoire à fournir et est très important pour les salarié(e)s car il peut leur permettre de faire valoir leurs droits à bénéficier de l’allocation chômage.
Quel que soit le motif de la rupture du contrat de travail et le type de contrat, cette attestation doit être délivrée.
L’attestation Pôle emploi doit obligatoirement être transmise en ligne sur le site de Pôle emploi pour les entreprises d’au moins 11 salariés. Si l’effectif est inférieur à ce nombre, il est possible de l’envoyer par courrier.
À noter : Les entreprises de travail temporaire n’ont pas besoin de remettre cette attestation puisque ce sont les contrats de mission qui font foi.
État récapitulatif de l’épargne salariale
L’état récapitulatif de l’épargne salariale est un cas particulier puisqu’il est à remettre, si et seulement s’il existe un tel dispositif au sein de l’entreprise. Si tel est le cas, ce document devra obligatoirement être transmis aux salarié(e)s concerné(e)s.
Ce justificatif doit indiquer toutes les sommes et les valeurs mobilières épargnées au sein de l’entreprise. Il est à fournir pour tout type de contrat, CDI comme CDD ainsi que pour les contrats d’apprentissage ou de professionnalisation.
Comment remettre les documents de fin de contrat ?
Si la remise des documents de fin de contrat est obligatoire, la façon de procéder pour leur transmission est à discrétion de l’employeur.
Contrairement à d’autres procédures, l’entreprise peut décider librement des modalités de remise des documents et n’est pas dans l’obligation de les envoyer par courrier recommandé avec accusé de réception.
Le principal est que l’employé(e) soit tenu(e) informé(e) de la mise à disposition de ces documents. Cette communication peut par exemple se faire lors d’un entretien individuel avant la fin de la mission.
Cependant, une lettre de remise des documents avec accusé de réception est bienvenue afin d’éviter tout litige.
Quand transmettre les documents de fin de contrat ?
Dans la majorité des cas, la remise des documents de fin de contrat doit se faire dès la fin dudit contrat. Et s’il n’existe pas de délai légal imposé, l’employeur se doit de transmettre ces documents dans un délai raisonnable qui peut en revanche varier, selon la taille de l’entreprise et ses process.
En tant qu’employeur, pensez cependant à l’importance de certains de ces justificatifs comme l’attestation Pôle emploi, qu’il est impératif de transmettre au plus vite pour que ce dernier puisse toucher rapidement ses allocations.
Quelles sanctions si manquement ?
Par son caractère obligatoire, la transmission des documents de fin de contrat peuvent exposer l’employeur à des sanctions s’il manque à ses obligations.
Par exemple, si l’entreprise ne remet pas le certificat de travail, la structure peut se retrouver à payer une contravention de 4e classe et donc une amende de 750 € pour une personne physique et 3 750 € pour une personne morale.
En ce qui concerne une remise tardive du solde de tout compte, voire même une non-transmission, des dommages et intérêts en faveur de l’employé(e) peuvent être exigés. Généralement, le délai accordé pour sa remise est de 15 jours après la fin du contrat de travail.
Enfin, l’attestation employeur Pôle emploi est un cas plus sensible puisqu’elle peut générer une sanction si elle n’est pas délivrée dans les 8 jours faisant suite à la fin du contrat. Si elle est transmise trop tard, elle entraîne un retard de versement des allocations chômage et constitue donc un préjudice pour le ou la salarié(e).
Ainsi, pour éviter toute sanction ou litige, il est primordial de délivrer au plus vite les documents de fin de contrat. Et si vous recherchez un outil pour ne rien oublier, le logiciel SIRH de Factorial est l’assistant qu’il vous faut !
