Qu’est ce que le Core RH ?

Le Core RH est un outil qui permet de centraliser toute la donnée sur le personnel et qui constitue le cœur du SIRH. Il s’agit d’une base unifiée sur l’ensemble des collaborateurs et collaboratrices et des processus de l’entreprise.

Il s’interface avec l’ensemble des modules du système d’information : paie, gestion des plannings, pilotage de la formation, onboarding, recrutement, etc. Cette solution centrale est indispensable pour le pilotage de l’ensemble des fonctionnalités digitales que vous pouvez déployer pour améliorer l’expérience de vos collaborateurs.

C’est aussi un support indispensable pour la sécurité et la fiabilité de vos données RH. Vous souhaitez bien comprendre ce qu’est le Core RH et comment en faire un levier de croissance pour votre entreprise ? Lisez attentivement ce qui suit.

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Le core RH  : définition

Le Core RH (ou Core HR) est le noyau central de tous les processus de gestion des ressources humaines dématérialisés. 

Il centralise la donnée sur le personnel et les processus de l’entreprise dans un dossier unique et communique directement avec les autres applicatifs du SIRH.

Quelles sont les données du Core RH ?

Le système d’information du Core RH regroupe plusieurs données :

• les données personnelles des collaborateurs (dossier administratif, adresse, ancienneté, catégorie d’emplois, etc.)
• la data sur le cycle de vie des collaborateurs (recrutement, absences, transfert de poste, augmentation de salaire, mobilité, périodes de formation, etc.)
• les informations ayant trait aux processus et à l’organisation (référentiel des métiers et des compétences, organigramme, hiérarchie, etc.).

Concrètement, l’ensemble des informations sur la vie des collaborateurs et collaboratrices de l’entreprise sont harmonisées et centralisées au sein de la base de données du Core RH.

Pourquoi parle-t-on de core RH ?

L’outil apporte une vision globale et unifiée de l’ensemble des données liées aux ressources humaines. Il est central pour faire communiquer les différents modules du SIRH.

C’est pourquoi on l’appelle « Core RH », ce qui signifie « cœur » ou « noyau ». Ce nœud central du système d’information permet de piloter l’information et d’avoir une vision globale et stratégique de l’ensemble des processus de gestion des ressources humaines.

Il constitue ainsi le socle de l’ensemble des fonctionnalités digitales qui peuvent ensuite être déployées pour piloter l’expérience collaborateur au sein de l’organisation.

À quoi sert un core RH ?

Initialement, le Core RH a été déployé au sein des entreprises internationales qui avaient besoin d’avoir une vision unifiée des collaborateurs de l’entreprise, malgré des implantations géographiques très diverses.

Aujourd’hui, la mise en place d’un module Core RH est essentielle pour tout projet SIRH car les données extraites du service paie ne suffisent plus. Pour faire communiquer facilement les données entre les différents modules, il est nécessaire de déplacer le centre de gravité du SIRH de la paie vers la gestion du personnel.

Un module qui centralise l’ensemble des données RH

Du contrat de travail, à la rémunération, en passant par les métiers exercés et les compétences du collaborateur, il n’est pas possible d’avoir une vision globale et en temps réel sans un référentiel unifié.

C’est le rôle du Core RH qui harmonise l’ensemble des données quels que soient l’entité, la filiale ou le site du groupe concerné. L’harmonisation de la data RH permet aux responsables des Ressources Humaines d’avoir une vision globale de l’ensemble de l’organisation et des collaborateurs en temps réel.

Cet outil de stockage global permet aussi de lutter contre la dispersion des données liées à l’utilisation de différents logiciels qui ne communiquent pas entre eux.

Un pilotage unique du cycle de vie des collaborateurs

Avec cet outil, managers et responsables RH peuvent effectuer un suivi au plus près du développement professionnel de chaque collaborateur et collaboratrice et mettre en place une véritable gestion des talents.

L’employeur n’a plus besoin d’attendre les arrêtés de paie pour consolider les données, puisque celles-ci sont renseignées au fil de l’eau, via un portail RH en self-service et des relances automatisées.

Le Core RH permet aussi de développer une vision plus stratégique des ressources humaines, car l’ensemble des données peuvent être utilisées pour gérer le Workforce Planning et mettre en place la démarche de Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (GEPP).

Le pilotage via un core modèle

Un pilotage unique via un core model constitue le choix de la rationalisation. Une ligne commune est adoptée par toutes les entités d’un même groupe et un centre d’expertise s’avère nécessaire afin de centraliser l’information.

Le core model doit aussi pouvoir être compris et accepté par tout le personnel et la direction afin d’assurer la pérennité du projet.

Le Core RH model nécessite de définir des processus communs à toutes les entités d’un même groupe et de se mettre d’accord sur les référentiels de la base de données unifiée.

Quelle architecture de Core RH choisir ?

Il existe plusieurs modèles de SIRH global, qui impliquent de choisir entre une approche bottom-up ou top-down.

Dans le modèle Top-down, le Core RH est maître par rapport aux systèmes locaux, et ces derniers sont alimentés par la base centrale du Core RH. Dans l’approche Bottom-up, ce sont les SIRH locaux qui alimentent la base centrale en fonction d’un référentiel  commun.

Le modèle Bottom-up est souvent plus simple à déployer, mais nécessite un travail pour définir un cadre partagé avec chaque entité locale.

Quels processus RH permet-il de gérer ?

En fournissant un portail RH central, le Core RH permet de faciliter la gestion des données des collaborateurs. Le Core RH constitue une base de données unique construite autour d’un dossier collaborateur unique.

Ce dossier est mis à disposition de tous les logiciels de l’entreprise, ce qui permet de :

• standardiser et synthétiser les données;
• repérer et de corriger aisément les données erronées ou obsolètes;
• ne pas avoir d’informations en doublon;

L’outil peut ainsi intégrer l’ensemble des processus RH de gestion du personnel, de la paie à l’offboarding, en passant par le recrutement et la gestion des compétences.

Les fonctionnalités ou les modules complémentaires qui interagissent avec le Core RH sont nombreux :

• les logiciels de planning ;
• les logiciels de recrutement ;
• les systèmes de signature électronique des documents ;
• les modules de gestion de la performance des employés ;
• les applicatifs de gestion des entretiens annuels ;
• les logiciels d’onboarding ;
• etc.

En tant que système central, le Core RH peut s’interfacer avec une application tierce via une API afin d’éviter la dispersion des données.

Quels sont les avantages de mettre en place un Core RH ?

La stratégie de mise en place d’un nouvel outil comme le Core RH permet de nombreux bénéfices, aussi bien pour les grandes entreprises internationales que pour les PME.

Un dossier RH fiable et à jour

Le premier avantage est de disposer d’un dossier du personnel fiable et à jour en temps réel. La constitution du dossier du salarié se fait dès son onboarding dans l’entreprise, via un formulaire personnalisable par le service des RH en fonction du profil du collaborateur.

Ensuite, le logiciel Core RH permet de générer des campagnes de mise à jour régulières via un Portail RH fonctionnant en self-Service qui permet au salarié de mettre à jour ses données.

La visualisation des données RH facilitée

La data RH étant unifiée et centralisée, il est bien plus simple de générer des rapports sur l’état des effectifs à l’instant T et d’isoler certaines variables (nombre de femmes, pyramide des âges, nombre de salarié-es par branche ou unité spécifique, etc.)  pour générer un reporting en quelques clics.

Un outil de pilotage pour la gestion des effectifs

Grâce à ses fonctionnalités, le Core RH ouvre la porte vers la gestion prévisionnelle des emplois ou le Workforce planning. Il permet de visualiser l’historique des entrées sorties de l’entreprise, faire ressortir des tendances par pays ou par équipe, et créer des scénarios de projection en fonction de l’activité de l’entreprise et des effectifs présents.

Un socle pour l’interopérabilité des logiciels RH

Enfin, la BDD RH unifiée est un point de départ pour faire communiquer les différents modules ou logiciels qui constituent le SIRH de l’entreprise. Certains Core Rh proposent ainsi des outils complémentaires pour l’ensemble de l’expérience collaborateur.

En définitive, le Core RH constitue le noyau central qui rassemble et harmonise l’ensemble des informations de votre SIRH. Il est indispensable pour éviter la dispersion des données si vous utilisez plusieurs briques logicielles. En revanche, si vous choisissez un SIRH intégré comme Factorial, la donnée sera forcément unifiée dès le démarrage du projet.

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