Pilier important dans la gestion RH, les entretiens professionnels sont des moments d’échange entre employeurs / employeuses ou managers / manageuses et collaborateurs / collaboratrices sur les performances, objectifs et perspectives d’évolution de ces derniers et dernières au sein de l’entreprise. Cependant, l’efficacité de ces rencontres repose en grande partie sur la rédaction d’un support à l’issue de l’entretien : c’est là que le fameux compte rendu professionnel entre en jeu !
Bien plus qu’un simple document administratif, c’est un outil essentiel pour résumer les échanges, analyser les performances et définir des orientations futures. Rigueur, objectivité et clarté sont de mise afin de fournir une base solide pour le suivi des actions et l’évolution des collaborateurs et collaboratrices.
Dans cet article, découvrez les différentes étapes nécessaires à la rédaction d’un compte rendu d’entretien professionnel efficace. De la préparation à l’analyse en passant par la rédaction proprement dite et le suivi post-entretien, nous allons vous présenter les bonnes pratiques et vous livrer quelques précieux conseils pour optimiser cet aspect de la gestion des ressources humaines !
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Qu’est-ce qu’un entretien professionnel ?
L’entretien professionnel est un moment d’échange entre un manager / une manageuse et un collaborateur / une collaboratrice. Obligatoire depuis 2004, il ressemble au bilan de carrière. Son objectif ? Discuter de son parcours professionnel, de ses compétences et de ses ambitions futures au sein de l’entreprise. Contrairement à l’entretien d’évaluation annuel qui se concentre plus particulièrement sur les performances passées, généralement durant l’année qui vient de s’écouler, cet entretien est tourné vers l’avenir et s’inscrit dans une démarche de développement et d’ascension professionnelle, notamment pour appuyer la mobilité interne.
Cet entretien est fait tous les deux ans ou à la suite d’un événement comme un congé maternité, un arrêt de travail d’une longue durée ou toute autre période d’absence prolongée.
Les différentes étapes de l’entretien professionnel
Passons maintenant aux grandes étapes de ce fameux entretien :
- La préparation : cette étape de planification permet de définir les objectifs et de réunir les documents nécessaires mais aussi de communiquer la date et le lieu à la personne concernée.
- L’accueil : l’entretien débute par un accueil chaleureux et une mise en confiance pour favoriser un échange ouvert et constructif.
- L’échange sur les points clés : le cœur de l’entretien consiste à aborder les différents sujets préalablement définis comme les projets menés, les compétences à développer, les objectifs futurs…
- L’élaboration d’un plan d’action : à la suite de la discussion, collaborateur / collaboratrice et manager / manageuse peuvent élaborer ensemble un plan d’action pour atteindre les objectifs fixés qui va dans le sens du développement des compétences et du plan de carrière.
- La conclusion : l’entretien se clôture par un récapitulatif des points abordés et des engagements pris ainsi que la planification des éventuels suivis et actions à entreprendre.
L’analyse des informations recueillies
Une fois l’entretien professionnel terminé, il est temps de passer à l’analyse des informations recueillies. Cette étape permet de tirer les bonnes conclusions pour le développement professionnel de la personne concernée et pour l’orientation de sa carrière au sein de l’entreprise.
Trier et synthétiser les informations pertinentes
La première étape de l’analyse consiste à trier et synthétiser les informations pertinentes qui sont ressorties lors de l’entretien. Il s’agit de passer en revue les notes prises et les éléments discutés pour en extraire les éléments clés et se concentrer sur les aspects les plus importants du parcours professionnel de l’employé(e).
Identifier les points forts et des axes d’amélioration
Une fois les informations triées, il faut identifier les points forts et les axes d’amélioration du collaborateur ou de la collaboratrice. Quelles sont ses compétences déjà acquises, hard skills et soft skills ? Dans quels domaines peut-il ou peut-elle progresser ? Cette analyse permet de dresser un bilan de ses performances et de déterminer les actions à mettre en place pour renforcer ses compétences et maximiser son potentiel.
Réfléchir sur les perspectives d’évolution
Enfin, cette phase d’analyse doit également inclure une réflexion sur les perspectives d’évolution professionnelle au sein de l’entreprise. L’idée est d’identifier les opportunités de développement et les éventuels changements de poste ou les nouvelles responsabilités qui pourraient lui être confiées. Cette démarche sert à favoriser la progression et l’épanouissement professionnel du collaborateur ou de la collaboratrice tout en répondant aux besoins de l’entreprise.
Si vous utilisez un logiciel de gestion des performances pour savoir ce dont à besoin votre équipe, vous avez déjà de nombreuses pistes en amont de l’entretien.
La rédaction du compte rendu
La rédaction du compte rendu d’entretien professionnel est une étape cruciale pour consigner de manière claire et précise tout ce qui a été évoqué lors de la rencontre.
Pour produire un bon compte rendu professionnel, voici nos conseils :
Soigner la structure du compte rendu
La structure du compte rendu doit suivre un schéma clair et logique qui sera appliqué à tous les entretiens.
L’introduction permet de présenter brièvement le contexte de l’entretien et les objectifs fixés.
Le développement constitue la partie principale du compte rendu où sont inscrits les points forts, les axes d’amélioration et les perspectives d’évolution de carrière.
La conclusion récapitule les points essentiels abordés lors de l’entretien et peut inclure des recommandations ou des actions à entreprendre.
Utiliser un langage clair et objectif
Évitez les termes ambiguës ou subjectifs et privilégiez des formulations précises et factuelles. Restez neutre dans vos descriptions et évitez les jugements de valeur afin de garantir l’objectivité du document.
Mentionner précisément les observations
Lors de la rédaction du compte rendu, veillez à mentionner les faits et les observations de manière précise. Utilisez des exemples concrets pour illustrer vos propos et appuyer vos conclusions pour avoir une idée précise de la situation et des performances du / de la salarié(e).
Veiller au respect de la confidentialité des informations
Enfin, assurez-vous de respecter la confidentialité des informations contenues dans le compte rendu. Ne mentionnez que les éléments nécessaires à la compréhension de la situation et veillez à ne pas divulguer d’informations sensibles ou personnelles sans autorisation préalable. Ce compte rendu est un document confidentiel destiné à être utilisé par l’équipe RH.
La validation du compte rendu
Une fois le compte rendu d’entretien professionnel rédigé, il doit être validé pour garantir son exactitude et sa pertinence.
Dans un premier temps, le compte rendu doit être revu et validé par le manager / la manageuse ou le / la responsable des ressources humaines. Cette personne s’assurera que toutes les informations essentielles ont été correctement consignées et que le compte rendu reflète fidèlement les échanges qui ont eu lieu lors de l’entretien.
Si des erreurs ou des omissions sont identifiées, corrections ou ajustements peuvent être apportés pour que le document soit précis et complet avant de passer à l’étape suivante.
Une fois validé, le compte rendu doit être transmis à la personne concernée pour validation. Celle-ci aura l’occasion de vérifier l’exactitude des informations mentionnées et de formuler d’éventuelles remarques d’y apporter des compléments qui n’ont pas été évoqués le jour J.
Le suivi post-entretien
Le suivi post-entretien est une étape essentielle pour assurer la mise en œuvre des décisions prises lors de l’entretien et favoriser le développement professionnel de la personne concernée.
Si des axes d’amélioration ont été identifiés lors de l’entretien, il est important de mettre en place des actions correctives ou des formations adaptées pour aider l’employé(e) à progresser dans ces domaines. L’employé(e) peut d’ailleurs utiliser son CPF à cet effet.
Les objectifs fixés lors de l’entretien doivent faire l’objet d’un suivi régulier, par exemple lors d’entretiens périodiques pour évaluer la progression et ajuster les objectifs et actions si nécessaire. Ce suivi contribue activement au développement et à l’épanouissement professionnel des salarié(e)s pour une meilleure qualité de vie au travail.
La rédaction d’un compte rendu d’entretien professionnel représente un maillon essentiel de la gestion des ressources humaines au sein des entreprises.
Pour vous aider dans ce travail, vous vous servir d’un logiciel de gestion RH comme Factorial ! Le
