Calculer le temps de travail paraît simple… jusqu’au moment où il faut réellement poser les chiffres. Entre les pauses, les heures réellement effectuées, les absences, les jours fériés et les majorations, beaucoup se rendent compte qu’ils ne savent pas exactement quoi compter, ni dans quel ordre. Pourtant, la base reste toujours la même : déterminer le temps de travail effectif, celui qui doit être rémunéré.
Un salarié travaille de 9h00 à 17h30 avec 1h de pause ? Le calcul réel est 17h30 – 9h00 – 1h = 7h30 de travail. Simple en apparence, mais les choses se compliquent dès qu’on passe au mensuel, à l’annualisation ou aux heures supplémentaires.
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Pour éviter les erreurs dès la saisie des horaires, vous pouvez suivre automatiquement les heures quotidiennes de vos équipes avec Factorial.
Comment calculer les heures de travail ?
Calculer les heures de travail d’un salarié est une étape cruciale dans le processus de gestion du temps de travail. La rémunération est établie sur la base du calcul précis du temps de travail effectif du salarié.
Le temps de travail effectif englobe toutes les heures pendant lesquelles un salarié est à la disposition de son employeur et est tenu de se conformer à ses directives. Il ne peut pas vaquer librement à ses occupations personnelles pendant cette période.
- Heures de travail effectif = heures rémunérées par l’employeur
Un salarié à temps plein travaille 35 heures par semaine, soit 151.67 heures par mois et 1607 heures par an. Le salarié à temps partiel travaille lui en principe 28 heures par semaine.
EXEMPLE : Supposons que Marie travaille dans un magasin. Lorsqu’elle est sur son lieu de travail, que ce soit pour accueillir les clients, ranger les étagères, ou effectuer des tâches administratives assignées par son employeur, chaque minute est considérée comme faisant partie de son temps de travail effectif. Même si le magasin est calme pendant certaines heures et que Marie n’a pas de tâches immédiates à accomplir, elle est toujours à la disposition de son employeur et doit se conformer à ses éventuelles directives. Par conséquent, toutes ces heures sont comptabilisées dans son temps de travail effectif et doivent être rémunérées conformément aux lois du travail en vigueur.
Si vous souhaitez fiabiliser ce calcul au quotidien, Factorial enregistre les heures d’entrée, de sortie et les pauses sans que vous ayez besoin de vérifier chaque ligne.
Comment calculer le temps de travail mensuel ?
Le calcul des heures de travail mensuel s’effectue en additionnant les heures travaillées chaque jour du mois. Selon la législation, un salarié doit bénéficier d’au moins un jour de repos par semaine.
Le temps de travail effectif inclut les heures durant lesquelles le salarié est à la disposition de l’employeur, soumis à son autorité, sans pouvoir se consacrer à des tâches personnelles. Peu importe l’endroit, si ces conditions sont remplies, ce temps est comptabilisé.
Les éléments suivants peuvent également être inclus dans le calcul du temps de travail, selon le contrat de l’employé ou des accords collectifs :
- Congés (RTT, maternité, paternité, payés, etc.)
- Heures de délégation du CSE
- Heures de formation
- Temps d’astreinte
- Visites médicales
Le temps de travail mensuel pour un salarié à temps plein est généralement de 151,67 heures, calculé sur la base de 35 heures par semaine (durée légale de travail hebdomadaire) :
(35 h x 52 semaines) / 12 mois = 151,67 heures.
EXEMPLE : Marie, salariée à temps plein, gagne 15 €/heure. En janvier, elle a travaillé 160 heures.
Son salaire brut sera donc de :
160 h x 15 €/h = 2 400 €.
Ce montant brut servira ensuite à calculer les déductions fiscales et sociales.
🚀 Si vos employés utilisent Factorial pour pointer, vous pourrez facilement exporter des rapports de suivi du temps mensuels pour chacun de vos collaborateurs !
Calcul en heures décimales : convertir rapidement les minutes
Les logiciels de paie expriment souvent les heures en décimal, car le calcul des majorations et des taux horaires s’appuie sur une base unique. Une heure reste égale à 1. Les minutes deviennent une fraction directe de cette unité. Le principe est simple : diviser les minutes par 60 pour obtenir la valeur décimale. Un salarié qui a travaillé 7 h 45 passe donc à 7,75. Cette écriture évite les erreurs d’addition entre heures et minutes lorsqu’on consolide des volumes mensuels.
Les valeurs les plus courantes reviennent régulièrement. Quinze minutes équivalent à 0,25, trente minutes à 0,50, quarante-cinq minutes à 0,75. Une journée de 8 h 30 devient 8,50. Cette conversion n’a rien d’administratif : elle conditionne le calcul juste des heures supplémentaires et la cohérence entre les exports de suivi du temps et la paie.
Quelles sont les exceptions ?
Ces 35 heures peuvent être susceptibles de modification, en fonction des besoins des entreprises.
Ainsi, au lieu de 35 heures chaque semaine, le salarié peut :
- travailler 39 heures par semaine, en échange de Réduction de Temps de Travail (RTT), qui sont des congés supplémentaires. Il en obtient donc 4 heures par semaine de 39 heures.
- ou travailler jusqu’à 48 heures par semaine (maximum légal) pendant plusieurs semaines. La somme des heures travaillées ne doit pas dépasser 1607 heures.
Le temps de travail peut être organisé différemment si le salarié connaît une situation particulière (handicap par exemple).
🚀 Avec Factorial, vous pouvez définir le nombre d’heures qu’un collaborateur doit travailler au cours d’une période hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.
Que se passe-t-il quand il y a des heures supplémentaires ?
Au delà de ce quota d’heures hebdomadaire, l’employeur peut continuer à faire travailler son salarié. Mais dans ce cas, le salaire sera majoré :
- De 25% pour les 8 premières heures
- De 50% au delà
La limite maximale des heures supplémentaires est fixée à 220 heures par an par salarié, ce qui limite le temps maximal de travail pour un salarié à 1827 heures par an.
Ces dispositions sont susceptibles de varier en fonction des accords collectifs ou de branche.
À NOTER : Les heures supplémentaires sont exonérées de cotisations salariales et d’impôt sur le revenu. À condition qu’elles tiennent compte des dispositions légales en vigueur ou de la convention.
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Les différents types d’heures : normales, supplémentaires, complémentaires
Heures normales
Les heures normales correspondent au volume prévu dans le contrat ou dans la durée légale de 35 heures. Ce sont les heures qui structurent la base du salaire et qui servent de référence pour détecter un dépassement. Une semaine à 35 heures comprend uniquement des heures normales, même si certains jours sont plus chargés que d’autres. L’important est le total hebdomadaire. Un salarié qui travaille 7 heures par jour sur cinq jours reste dans ce cadre.
Heures supplémentaires
Les heures supplémentaires commencent dès que le seuil des 35 heures est franchi. Elles sont rémunérées avec une majoration dès la première heure au-delà du plafond légal. Les huit premières sont majorées à 25 pour cent et les suivantes à 50 pour cent, sauf accord plus spécifique. Leur volume est strictement encadré par un contingent annuel et par les durées maximales quotidiennes et hebdomadaires. Un salarié qui atteint 42 heures sur une semaine génère 7 heures supplémentaires.
Heures complémentaires
Les heures complémentaires concernent uniquement les contrats à temps partiel. Elles viennent s’ajouter aux heures prévues mais ne transforment pas le contrat en temps plein tant que les plafonds sont respectés. Elles sont majorées dès le premier dépassement, généralement à 10 pour cent, puis à 25 pour cent au-delà du seuil autorisé. Elles ne doivent jamais conduire le salarié au niveau d’un temps plein sur la durée de référence. Un contrat de 24 heures par semaine peut monter à 26 ou 28 heures, mais pas à 35.
Comment calculer le temps de travail annualisé ?
Dans le cadre du dispositif d’aménagement du temps de travail, les employeurs peuvent mettre en place une méthode de décompte des heures de travail sur une base annuelle. La quantité d’heures que les salariés sont tenus d’accomplir est fixée sur l’ensemble de l’année. Cette approche est connue sous le nom d’annualisation du temps de travail, et elle est soumise à des règles spécifiques.
La durée minimale de travail légale pour un employé à temps plein, soit 35 heures par semaine, équivaut à 1 607 heures par an. Examinons la méthode pour déterminer le temps de travail annuel.
Premièrement, nous avons :
- Total des jours dans une année : 365 jours.
- Nombre de samedis et dimanches au cours de l’année : 104 jours.
- Nombre de jours fériés, à l’exclusion des samedis et dimanches : 9 jours.
- Jours de congés légaux annuels, soit 5 semaines de congés : 25 jours.
Logiquement, cela signifie que le salarié travaillera 227 jours au cours de l’année :
- 365 – 104 – 9 – 25 = 227
Deuxièmement, nous avons :
- Le nombre de semaines de travail sur l’année, calculé en divisant les jours travaillés par semaine (227 jours) par 5 jours (une semaine de travail) : 45,4 semaines.
- Le nombre d’heures de travail sur l’année, calculé en multipliant les semaines de travail par le nombre d’heures travaillées par semaine (35 heures) : 1 589 heures.
Il est important de noter que l’administration arrondit le nombre d’heures travaillées sur l’année à 1 600 heures pour simplifier les calculs.
Enfin, nous ajoutons la journée de solidarité, qui équivaut à 7 heures. Cela nous donne un total de 1 607 heures de travail annuelles.
Ces calculs se basent sur une semaine de travail standard de 35 heures. Si la durée légale du travail est différente, les résultats seront ajustés en conséquence pour refléter la situation spécifique de l’employé.
Calcul annualisé pour les cadres au forfait
Le calcul annualisé est particulièrement intéressant pour les cadres, qui travaillent en général « au forfait ». C’est-à-dire que le calcul ne base pas sur les 35 heures hebdomadaires, mais sur les 1607 heures annuelles.
Cela implique que parfois, le salarié va travailler 25 heures une semaine, puis 40 la semaine suivante. Pour les salariés en forfait jour, le calcul se fait par rapport au nombre de journées ou demi-journées travaillées.
Exemple en 2022 : Nombre de jours calendaires sur l’année (365) – Nombre de samedis et de dimanches (105) – Nombre de jours ouvrés de congés payés (25) – Nombre de jours fériés en jour ouvré (11) = 224 jours
À NOTER : D’un point de vue légal, la durée maximum des jours travaillés est fixée à 218 jours sur l’année, ce qui inclut la journée de solidarité.
Il faut donc accorder au salarié en forfait : 218 jours – 224 = 6 jours de repos.
Pourquoi les feuilles de temps manuelles ne sont pas les meilleures solutions ?
Vous faites partie des PME qui utilisent des feuilles de pointage ? Prenons cet exemple.
Elles rendent le suivi du temps de travail fastidieux et mènent souvent à la confusion. Une saisie manuelle a de nombreuses conséquences :
- Manque de précision. Vos employés renseignent le temps approximatif durant lequel ils ont travaillé. Ce sont des estimations qui ne sont pas toujours exactes à 100 %.
- Moins d’efficacité. À force de remplir des documents à la main, vos collaborateurs finissent par passer leur temps à saisir des chiffres et des dates au lieu de se concentrer sur leurs tâches.
- Perte de temps. Il faut généralement remplir tous les champs, lignes et colonnes.
- Plus d’erreurs. Des chiffres qui ne correspondent pas au temps de travail réel peuvent semer le chaos dans l’entreprise. Notamment au moment de la paie.
La digitalisation RH : réponse à un calcul du temps de travail sans fautes
Pour gérer le suivi du temps facilement, un logiciel SIRH est un outil de suivi efficace, pratique, simple d’utilisation et en lequel les salariés et les RH peuvent avoir confiance.
Passer à la digitalisation pour calculer les heures efficacement vous permet d’optimiser la gestion du temps de travail. Factorial est un outil intuitif qui vous permet d’être conforme à la législation en vigueur. Essayez-le👇
Le principal problème auquel les PME sont confrontés est le manque d’engagement des employés à remplir les informations de suivi du temps.
Une solution RH est facile à prendre et ne nécessite aucune connaissance en informatique. En plus, un service support est toujours prêt à vous aider. Le logiciel vous facilite le suivi des heures en temps réel et vous évite des erreurs de calcul quel que soit le type de contrat.
Vous pourrez :
- Suivre les heures travaillées au quotidien
- Valider les feuilles de temps rapidement
- Faciliter le paiement des heures supplémentaires
- Agiliser le système de pointage pour vos salariés
- Créer des autorisations personnalisées…
Calculatrice du temps de travail
Vos employés connaissent peut-être la calculette Mauricette. Pour vous responsable du suivi des temps, Factorial a développé sa propre calculatrice d’heure de travail en ligne, vous permettant de télécharger vos feuilles de temps hebdomadaires.
Cette calculette (ou simulateur de calcul du temps de travail) permet de calculer rapidement les heures travaillées par vos employés dans la journée, directement en ligne.
La calculatrice intégrée de Factorial vous permet d’obtenir des heures fiables en quelques secondes, sans manipulation supplémentaire.
Vous pouvez aussi toujours utiliser un tableau Excel pour calculer les heures de travail que vous pourrez conserver dans un fichier et avoir sous la main à tout moment. Mais rappelez-vous que vous serez vite limité.
BON à SAVOIR : Pour plus de précision et moins de travail manuel, vous avez un logiciel GTA comme Factorial. Vos employés renseignent leurs heures d’entrée et de sortie, leurs pauses… vous n’avez plus qu’à approuver leur feuille de temps à la fin de la semaine ou du mois, en quelques clics seulement.
Comment sont calculées les 1607 heures ?
En principe, sur toute l’année le calcul des heures de travail est 35 heures x 52 semaines = 1820h. Cependant, pour déterminer le nombre d’heures travaillées, il faut prendre en compte différents éléments et faire les calculs suivants :
- Nombre de jours non travaillés
Il s’agit du repos hebdomadaire (habituellement le samedi et le dimanche) 2j x 52 semaines = 104 jours, des 25 jours de congés annuels, des 8 jours fériés de l’année. On obtient alors un total de
104 + 25 + 8 = 137 jours non travaillés. - Nombre de jours travaillés
Nombre de jours dans l’année – Nombre de jours chômés, soit 365 – 137 = 228 jours
Sachant que 228 jours x 7 heures (heures de travail dans une journée) = 1596 heures, que ce chiffre est arrondi à 1600 heures, auquel on ajoute la journée de solidarité de 7h, on obtient un total d’heures travaillés de 1607h.
Aussi, sachez que pour prendre en compte les heures supplémentaires dans le calcul des heures de travail du salarié par an :
- On calcule le temps de travail effectif du mois
- On verse une rémunération égale à celle des 35 heures, que le salarié ait fait moins ou plus d’heures
- À la fin de l’année, on fait le décompte, semaine par semaine, des heures supplémentaires effectuées. Les semaines inférieures à 35 heures viennent compenser les heures supplémentaires.
- On verse alors le solde des heures supplémentaires !
Quels sont les pièges à éviter dans le calcul du temps de travail effectif ?
Si quand le salarié part en pause, vous lui demandez de surveiller le téléphone, cela devient du temps travaillé, même si le salarié peut vaquer à ses occupations !
| Inclus dans le temps de travail effectif | Non inclus dans le temps de travail effectif |
| Temps où le salarié est à la disposition de l’employeur et doit suivre ses instructions | Pauses où le salarié peut vaquer librement à ses occupations |
| Habillage et déshabillage lorsque la tenue est imposée et doit être portée sur le lieu de travail | Temps de repas pris librement, hors poste de travail |
| Déplacements professionnels (missions, rendez-vous, sites multiples) | Trajets domicile-travail |
| Astreinte avec intervention, même courte | Astreinte sans intervention |
| Heures de délégation des représentants du personnel | Absences non justifiées ou non assimilées par le Code du travail |
| Formations obligatoires liées au poste ou à la sécurité | Congé sans solde ou absences personnelles hors cadre conventionnel |
| Visites médicales obligatoires organisées par l’employeur | Temps morts où le salarié n’est pas à disposition (ex. locaux fermés, attente non dirigée) |
La durée du trajet pour se rendre à un entretien professionnel doit lui être ajoutée au calcul du temps de travail effectif ! Le temps d’habillage peut être assimilé à du temps de travail. Tout dépend des circonstances et des conventions en vigueur dans chaque entreprise, établissement ou branche.
Calculer le temps de travail avec un outil de gestion des temps
De nombreuses entreprises continuent d’utiliser des feuilles de temps pour évaluer les horaires de travail de leurs employés. Perte de documents, des données incomplètes, fautes de frappe et répétitivité de cette tâche sont quelques défis qui les amènent de plus en plus à digitaliser ce processus avec un logiciel de gestion des temps et des activités (GTA).
Les logiciels GTA offrent divers avantages :
- Calculs fiables et précis
- Conformité réglementaire
- Réduction de la charge de travail associée à la gestion manuelle du temps
- Preuves concrètes en cas de contrôle de l’inspection du travail.
- Sécurisation des données
- Alertes en cas de dépassements des durées légales.
Un logiciel GTA permet la comptabilisation précise des heures de travail, des heures supplémentaires, des pauses, des temps de repos, des congés et des absences. Sa flexibilité réside dans son paramétrage personnalisé selon les obligations légales, les conventions d’entreprise et les spécificités des contrats individuels.
Intégré dans un logiciel SIRH, toutes les données sont centralisées pour une visibilité globale et une gestion proactive grâce à des alertes automatiques.
Questions-réponses sur le calcul du temps de travail
Quelles heures ne rentrent pas dans le calcul du temps de travail effectif ?
Le temps de pause n’entre pas dans le travail effectif lorsque le salarié peut s’éloigner, interrompre son activité et gérer librement ce moment. Le repas est également exclu, sauf s’il doit être pris sur le poste de travail à la demande de l’employeur. Les trajets domicile-travail ne sont jamais comptés, même s’ils sont longs, contrairement aux déplacements professionnels qui, eux, entrent dans le calcul. Une astreinte sans intervention ne constitue pas du temps de travail, mais peut être indemnisée. Dès qu’une consigne ou une contrainte réduit la liberté du salarié, la qualification peut changer.
Comment calculer un temps de travail à 70% ?
La quotité de 70 % s’applique à la durée légale ou contractuelle prévue pour un temps plein. On multiplie simplement cette base par 0,7. Un temps plein à 35 heures devient 24,5 heures. Ce pourcentage détermine la durée du travail inscrite au contrat et influe sur les limites d’heures complémentaires. Il doit rester cohérent avec l’organisation du poste, car un contrat à 70 % ne peut pas, sur la durée, produire un volume équivalent à un temps plein.
Quelle est la différence entre 35h et 39h ?
À 35 h, on se situe sur la durée légale du travail. À 39 h, on parle d’une durée conventionnelle plus élevée, qui génère des heures supplémentaires intégrées chaque semaine. Les quatre heures au-delà de 35 h ouvrent généralement droit à des RTT plutôt qu’à une majoration directe, selon les accords applicables. Le salarié en 39 h n’effectue pas plus d’heures que la loi l’autorise, mais son contrat repose sur un régime de compensation spécifique qu’il faut maîtriser pour éviter les erreurs de paie.
Qui doit compter les heures de travail ?
L’employeur porte la responsabilité du suivi des heures, car il doit être capable de prouver les horaires réellement effectués en cas de contrôle ou de litige. Le salarié apporte des éléments via la déclaration de ses heures d’entrée, de sortie ou de pause, mais l’obligation de disposer d’un système fiable appartient à l’entreprise. Badgeuse, registre signé ou logiciel GTA : peu importe l’outil, ce qui compte est la traçabilité et la cohérence des données.
Les astreintes doivent-elles être comptées dans le temps de travail ?
L’astreinte n’est pas du temps de travail lorsqu’elle se déroule sans intervention, même si elle est indemnisée. Dès qu’une intervention est nécessaire, la durée correspondante devient du temps de travail effectif. La distinction est essentielle, car elle modifie la rémunération, l’ouverture éventuelle d’heures supplémentaires et les durées maximales autorisées. Le mode d’organisation doit figurer dans un accord collectif ou dans une décision claire de l’employeur.
Que faire lorsque les horaires varient fortement d’une semaine à l’autre ?
Les variations importantes nécessitent un cadre d’aménagement ou de modulation du temps de travail. Ce dispositif répartit les heures sur plusieurs semaines ou mois, ce qui évite de déclencher des heures supplémentaires chaque fois que la semaine dépasse 35 heures. Le calcul s’effectue alors sur la période définie par l’accord, et non semaine par semaine. Sans dispositif formel, chaque dépassement doit être traité selon le droit commun des heures supplémentaires.
Conclusion sur le calcul des heures de travail
Le calcul des heures devient vraiment fiable lorsqu’on maîtrise ce qui entre dans le temps de travail effectif, comment appliquer la base des 35 heures et où commencent les dépassements. Une fois ces repères fixés, le sujet n’est plus de “compter” mais de produire un suivi cohérent, justifiable en cas de contrôle et suffisamment précis pour éviter les erreurs de paie.
Les entreprises qui fonctionnent encore avec des feuilles manuelles finissent toujours par accumuler des écarts, des doublons ou des oublis. Un suivi structuré réduit ces risques et donne une vision claire des volumes hebdomadaires, mensuels ou annualisés. Cette qualité de données sécurise autant l’employeur que le salarié. Et si vous souhaitez fiabiliser ce suivi sans alourdir vos process, Factorial calcule automatiquement les heures de travail et centralise l’ensemble des informations.
