Le calcul des congés payés repose sur une règle simple : chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables par mois travaillé, soit 30 jours par an, ou 2,08 jours ouvrés selon le mode retenu par l’entreprise. Ce droit s’apprécie sur une période de référence, le plus souvent du 1er juin au 31 mai, et inclut de nombreuses situations assimilées à du travail effectif, comme les congés maternité ou les arrêts maladie.
La difficulté ne vient donc pas du principe, mais des cas particuliers : année incomplète, temps partiel, changements de contrat, arrêts de travail, jours fériés qui tombent pendant les congés, ou préavis. La moindre erreur modifie le solde ou l’indemnité versée, ce qui complique la manière de gérer les congés et absences au quotidien.
Mais vous avez de la chance : dans cet article, nous allons vous donner toutes les informations clefs en main, pour chaque type de contrats !
Les congés payés, c’est quoi ?
Les congés payés sont des périodes de vacances ou de repos, durant lesquelles le salarié est payé par l’employeur, comme s’il était dans l’entreprise. La durée, les conditions et le calcul des congés payés changent dans chaque pays.
En France, la loi prévoit que :
- Tout salarié a droit aux congés payés
- Les congés doivent être pris et ne peuvent pas être remplacés par des primes (sauf pour les salariés dans l’impossibilité de prendre ces congés)
- Le salarié en vacances n’a pas le droit de travailler, ni pour son employeur ni pour un autre
- La formation, les congés maternité et tous les autres types d’arrêts maladie sont considérés comme des jours ouvrant droit au calcul des congés payés
Ces principes ne peuvent être dérogés ni par accord d’entreprise, ni par accord collectif !
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Comment calculer les jours de congés payés ?
Rentrons à présent dans le concret et regardons comment cela se passe pour le calcul des CP selon chaque contrat de travail. En préambule, il faut savoir que le nombre de congés payés se calcule en fonction d’une période de référence.
En principe, le début de cette période de référence est le 1er juin. Cette date peut-être modifiée par accord d’entreprise et doit obligatoirement durer 12 mois.
Solde de congés payés = congés payés acquis – congés payés pris
Périodes de référence spécifiques dans certains secteurs
Les entreprises du BTP n’utilisent pas la période classique du 1er juin au 31 mai. La gestion des congés y est déléguée aux caisses de congés payés, qui imposent une période allant du 1er avril au 31 mars. Cette organisation modifie la façon dont les droits sont suivis, car l’acquisition, le décompte et l’indemnisation passent par un organisme tiers plutôt que par l’employeur. D’autres secteurs soumis à un régime équivalent fonctionnent sur le même modèle, avec une période fixe qui s’impose quel que soit le calendrier interne de l’entreprise.
Combien de jours de congés payés un employé cumule-t-il par an ?
L’article L3141-3 du Code du travail stipule que le salarié acquiert 30 jours de congés ouvrables maximum à l’année. Comptez 25 jours en jours ouvrés.
Pour le calcul des congés payés, voici comment s’y prendre en jours ouvrés et en jours ouvrables :
- En cas de calcul en jours ouvrables (lundi au samedi), le salarié débloque 2,5 jours par mois
- En cas de calcul en jours ouvrés (lundi au vendredi), le salarié débloque 2,08 jours par mois
La différence est minime puisque lorsqu’un salarié pose ses congés, il doit :
- en poser 6 pour faire une semaine s’il est en jours ouvrables
- contre 5 s’il est en jours ouvrés
En outre, il faut savoir que :
- Le calcul des droits doit se faire au mois, au nombre de semaines et au nombre de jours
- Lorsque le nombre de congés obtenus n’est pas complet mais à virgule (par exemple 22,5 jours de congés), il faut arrondir à l’entier supérieur (ici 23).
Un salarié à temps plein aura donc toujours 5 semaines. Et l’employeur peut aussi lui accorder des congés supplémentaires en dehors du congé principal : les jours de fractionnement. Voici pour les principes de base du calcul congés payés. Voyons donc maintenant les exceptions.
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Jours ouvrés ou jours ouvrables : comment choisir le bon mode de calcul ?
Le mode retenu modifie la façon dont chaque absence est comptée. En jours ouvrables, le samedi entre dans le calcul, ce qui augmente mécaniquement le nombre de jours déduits pour une même période. En jours ouvrés, seuls les jours réellement travaillés sont pris en compte. Le choix de l’entreprise structure donc le rythme auquel un salarié consomme ses congés et la manière dont les semaines de repos se traduisent sur le compteur.
Un congé posé du lundi au vendredi retire cinq jours en jours ouvrés mais six en jours ouvrables. Le même scénario produit deux résultats différents selon le mode retenu, ce qui pèse sur la planification annuelle, la prise de vacances fractionnées et la gestion des équipes. Les conventions collectives définissent parfois une règle précise, sinon l’entreprise doit appliquer celle affichée dans ses usages internes et l’appliquer de façon constante.
Comment calculer l’indemnité de congés payés ?
La loi impose de comparer deux méthodes pour calculer l’indemnité de congés payés : le maintien du salaire et la règle du dixième. La première correspond au salaire que le salarié aurait perçu s’il avait travaillé, calculé à partir de son taux horaire. La seconde correspond à un dixième de la rémunération brute acquise durant la période de référence. L’indemnité retenue doit toujours être la plus favorable au salarié, ce qui oblige à refaire les deux calculs dès que la rémunération comporte des variables.
- Méthode du Maintien du Salaire : L’indemnité équivaut au salaire que le salarié aurait gagné s’il avait continué à travailler pendant ses congés. Vous calculez le salaire horaire, puis multipliez ce montant par le nombre d’heures de congé.
- Méthode du « Dixième » : L’indemnité est égale à 1/10e de la rémunération brute totale perçue pendant la période de référence.
Comparez ces deux méthodes de calcul d’indemnité de congés payés et retenez celle qui est la plus favorable pour le salarié.
Exemple : Prenons le cas d’un salarié qui gagne 3 000 € brut par mois, avec une période de référence de 12 mois.
Prenons le cas d’un salarié qui gagne 3 000 € brut par mois, avec une période de référence de 12 mois. Si ce salarié prend deux semaines de congés payés, comment calculer son indemnité de congés payés ?
- Méthode du « Dixième » : L’indemnité est de 1/10e de la rémunération annuelle, soit 3 600 € (3 000 € x 12 mois / 10). Pour deux semaines de congés, l’indemnité s’élève à 138 € (3 600 € / 26 semaines ouvrables dans l’année x 2 semaines).
- Méthode du Maintien du Salaire : En calculant le salaire horaire (3 000 € / 4,33 semaines par mois / 40 heures par semaine), vous obtenez un taux horaire d’environ 17,46 €. Pour deux semaines de congés (80 heures), l’indemnité serait de 1 396,80 € (80 heures x 17,46 €).
Dans ce cas, la méthode du « Dixième » est plus avantageuse pour le salarié, avec une indemnité de 138 € contre 1 396,80 €. Assurez-vous de choisir la méthode qui bénéficie le plus au salarié, en fonction de sa situation spécifique.
Généralement, l’indemnité de congés payés apparaît sur la fiche de paie sous « Indemnité congés payés (x jours). » Assurez-vous de choisir la méthode la plus avantageuse pour le salarié.
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Les exceptions au calcul des congés payés
Report des jours de congés payés ou indemnisation
Le calcul des jours de congés payés devra prendre en compte les cas particuliers suivants :
- Un salarié en arrêt de travail avant et pendant ses congés pourra reporter ses congés payés.
Bon à savoir : S’il est en arrêt pendant les congés payés, ils ne pourront ni être reportés ni prolongés. Par contre, il faut faire le calcul de l’indemnité de congés payés et l’indemnité journalière de l’assurance maladie auquel le salarié a droit.
- Un jour férié non travaillé qui tombe pendant les congés n’est pas décompté dans le calcul du nombre de jours fériés.
- Un salarié prenant ses congés payés durant son préavis de fin de contrat va voir son préavis reporté en conséquence.
BON À SAVOIR : Les congés payés non pris à la fin du contrat ouvrent droit à une indemnité compensatrice de congés payés.
Calcul des congés payés en cas d’année incomplète
Ce cas peut arriver lorsque le salarié est dans l’entreprise depuis moins d’un an ou est entré avant le début de la date de référence. Le Mais le calcul des congés payés est assez simple comme nous allons le voir. Par souci de simplicité, nous n’allons parler qu’en jours ouvrables. Pour un calcul en jours ouvrés, il vous suffit de remplacer 30 jours par 25 jours.
Par exemple :
Si on admet que la période de référence va du 1er juin au 31 mai, et que le salarié a intégré l’entreprise le 1er septembre :
- Le salarié a effectué 9 mois sur 12
- Il n’obtiendra donc que 9/12e des congés (soit 75% de 30 jours = 22,5 jours)
- Il faut arrondir à l’entier supérieur : 23 jours ouvrables de congés payés.
On peut également calculer qu’il a travaillé :
- 36 semaines
- Chaque tranche de 4 semaines ouvre droit à 2,5 jours de congés
- (36/4)x2,5 = 22,5 jours
- Il faut arrondir à l’entier supérieur, soit 23 jours ouvrables de congés payés.
On peut enfin calculer qu’il a travaillé :
- 225 jours
- Il obtiendra 2,5 jours par tranche de 24 jours de travail (il travaille du lundi au samedi) 225/24 = 9,375×2,5 = 23,44 jours
- Il faut arrondir à l’entier supérieur : 24 jours de congés payés.
On prendra toujours la durée la plus avantageuse pour le salarié. Dans cet exemple : 24 jours.
Calcul des congés payés en fin de contrat et en CDD
Il est important de procéder à ces trois types de calcul congés payés pour chaque cas afin de définir celui qui est le plus avantageux pour le salarié et ainsi définir sa durée.
En cas de :
- Fin de contrat d’intérim ou de CDD
- De rupture du contrat de travail, y compris en période d’essai ou de faute lourde
- De démission ou de départ à la retraite
Le calcul de la durée s’effectue de la même manière que dans le cas précédent.
Par exemple :
Un salarié en CDD à travaillé du 1er juin au 31 août :
- 3 mois de travail, soit 2,5×3 = 7,5 jours de congés, 8 arrondis au supérieur
- Il a effectué 11 semaines, soit (11/4)x2,5 = 6,88 jours de congés, 7 arrondis au supérieur
- Il a travaillé 48 jours et obtient 2,5 jours par tranche de 20 jours car l’entreprise fonctionne du lundi au vendredi, soit (48/20) = 2,4×2,5 = 6 jours
Ce salarié aura donc 8 jours de congés payés indemnisés.
Calcul congés payés en cas de travail à temps partiel
Etant donné que le calcul du nombre de congés payés peut se faire sur le nombre de mois travaillés, un salarié en temps partiel bénéficie également de 5 semaines de congés s’il travaille toute l’année de référence dans l’entreprise !
Ce principe d’égalité est reconnu dans la loi. Ainsi :
- Un salarié à temps partiel travaille deux fois moins pour obtenir le même nombre de congés
- Inversement, s’il souhaite prendre du repos, il ne peut pas poser une demi-journée mais doit obligatoirement poser une journée entière
Pour chaque mois, il débloque 2,5 jours de congés payés, qu’il ait travaillé 20 heures, 35 heures ou 45 heures dans la semaine ! De même, les heures supplémentaires ne permettent pas de débloquer davantage de congés payés ! Enfin, le calcul des indemnisations est identique entre-temps partiel et temps plein !
Les absences pris en compte ou non dans le calcul des congés payés
Parmi les absences comptabilisées comme du temps de travail effectif pour les congés payés, sont inclus :
- Les congés payés de l’année précédente, les repos compensateurs pour heures supplémentaires, les jours RTT, les jours fériés chômés, ainsi que les congés maternité, paternité, adoption, et pour événements familiaux.
- Les formations économiques, sociales et syndicales, les arrêts pour accident du travail ou maladie professionnelle (jusqu’à un an), les maladies non professionnelles et les périodes d’activité partielle sont aussi pris en compte.
En revanche, certaines absences n’affectent pas le quota de congés payés :
- Congé parental d’éducation total, congé de présence parentale, congé pour enfant malade, congé sabbatique, mise à pied, grève, préavis dispensé, et les absences pour maladie professionnelle ou accident de travail de plus d’un an, ainsi que les périodes d’instruction militaire obligatoire.
BON À SAVOIR : Les absences injustifiées pendant la période de référence sont décomptées en jours ouvrables.
Gestion des congés payés avec un logiciel
Avec l’arrivée de la technologie dans le domaine des RH, le calcul des congés payés s’est simplifié et peut désormais se faire automatiquement !
Il suffira de définir les conventions et les accords de votre entreprise en ce qui concerne les congés payés. Les cas et types de contrats sont différents.
Par la suite, le logiciel se chargera automatiquement de garder à jour le compteur de jours de congés disponibles et même les variables de paie liées au congés pour un calcul des congés payés simplifié.
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Vos questions fréquentes sur les congés payés
Un employeur peut-il imposer des congés payés à un salarié ?
L’employeur peut fixer certaines périodes de congés, notamment en cas de fermeture de l’entreprise ou lorsque la convention collective l’autorise. Il doit toutefois respecter un délai de prévenance, tenir compte de la situation personnelle du salarié et consulter les représentants du personnel lorsqu’un accord l’exige. Les congés déjà validés ne peuvent pas être modifiés sans raison sérieuse, sauf contraintes exceptionnelles liées à l’activité.
Peut-on refuser une demande de congés déjà soumise ?
Une demande validée engage l’employeur, sauf circonstances exceptionnelles qui rendent impossible le maintien des dates. Un refus doit toujours être motivé par un besoin réel de fonctionnement de l’entreprise et communiqué dans un délai raisonnable. Une modification tardive expose l’employeur à un dédommagement si le salarié a engagé des frais.
Que se passe-t-il si le salarié n’a pas acquis assez de congés pour la période voulue ?
Un salarié qui ne dispose pas d’un solde suffisant ne peut pas être rémunéré au titre des congés payés. L’employeur peut autoriser un congé sans solde, mais cette option relève d’une décision interne et doit être explicitement formalisée. Certaines conventions collectives prévoient des mécanismes de pontage ou de prêt de jours, mais ces cas restent encadrés.
Comment sont traités les congés payés lorsqu’un salarié change de temps de travail en cours d’année ?
Le passage d’un temps plein à un temps partiel, ou l’inverse, ne modifie pas le nombre de jours acquis mais peut changer la valeur des jours restants. Le salaire de référence doit tenir compte de la période travaillée sous chaque régime, ce qui rend la comparaison entre maintien du salaire et règle du dixième indispensable. Le solde est transféré intégralement, mais l’indemnisation peut varier selon la date du changement.
Les congés payés expirent-ils automatiquement à la fin de la période de référence ?
Les jours non pris peuvent être perdus si l’employeur a respecté ses obligations d’information et donné la possibilité réelle de les utiliser. En l’absence de preuve que le salarié a été averti suffisamment tôt, les jours non consommés peuvent être reportés. Depuis la réforme récente, l’obligation d’informer le salarié de manière formelle est renforcée, ce qui impose un suivi rigoureux du compteur et de la communication interne.
