DPAE, Déclaration préalable à l’embauche : définition, formalités

Si vous êtes employeur, vous avez l’obligation de remplir certains documents et de les transmettre aux autorités compétentes. La déclaration préalable à l’embauche ou DPAE en fait partie.

Cette formalité, que doit réaliser tout employeur, doit être effectuée en cas d’embauche d’un nouvel employé. Instaurée depuis 1993, elle a remplacé la déclaration unique d’embauche (DUE).

Découvrez ce que c’est exactement, comment et pourquoi la remplir afin d’éviter toute sanction.

La DPAE : c’est quoi ?

La déclaration préalable à l’embauche est un document permettant de déclarer le ou les salariés qu’un employeur veut embaucher auprès de l’Urssaf et des différents organismes sociaux.

Cette formalité administrative vise à simplifier grandement les démarches de l’employeur et de lutter efficacement contre le travail dissimulé.

Obligatoire, elle officialise l’embauche d’un collaborateur mais également d’attester de la date de recrutement de ce dernier.

Elle intervient après avoir proposé au candidat un modèle de promesse d’embauche en bonne et due forme.

Systématique et à réaliser pour tous les salariés, cette formalité obligatoire sera très utile en cas de contrôle de l’inspection du travail.

❗️En 2019, l’URSSAF a notifié pour 14,6 millions d’euros de redressements pour travail dissimulé.

La DPAE : à quoi ça sert ?

C’est un document obligatoire qui permet au futur salarié d’accéder à l’ensemble de ses droits sociaux.

Mais elle vous offre également la possibilité de bénéficier de vos droits d’exonération éventuelle en tant qu’employeur et de vous mettre à l’abri d’amendes qui peuvent être lourdes !

D’ailleurs, faire une DPAE vous permet de réaliser les 6 formalités suivantes en une seule fois, et auprès d’un interlocuteur unique  :

• Immatriculation en qualité d’employeur au régime général de la Sécurité sociale si embauche du premier salarié ;
• Immatriculation du salarié à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie ;
• Affiliation en tant qu’employeur auprès du régime d’assurance chômage ;
• Demande d’adhésion à un service obligatoire de santé au travail ;
• Demande de visite médicale d’embauche ou visite d’information et de prévention (VIP) ;
• Pré-établissement de la DADS (Déclaration Annuelle des Données Sociales).

Un moyen de gagner du temps et surtout, d’être en accord avec les lois du travail.

Comment faire une DPAE ?

En soi, faire une déclaration préalable à l’embauche n’est pas si compliqué.

Cependant, il y a certaines étapes et règles à respecter pour la remplir correctement et éviter de possibles sanctions.

Quand remplir une déclaration d’embauche ?

Vous devez la remplir avant l’embauche de tout salarié.

Quels que soient la forme juridique, le secteur d’activité et la taille de votre société, vous devez obligatoirement soumettre cette déclaration à l’embauche.

Elle doit être transmise dans un délai de 8 jours avant la prise de poste du salarié et comporter certaines mentions essentielles.

À noter : Si vous engagez des salariés en qualité de particulier employeur, vous n’êtes pas assujetti à la DPAE sauf pour certaines fonctions.

Si vous entreprenez des travaux de construction, d’installation ou de dépannage d’équipements domestiques, de réfection ou d’aménagement d’immeubles ou même de secrétariat particulier, vous devrez donc remplir la déclaration préalable à l’embauche.

Qui doit la remplir ?

Cette formalité est exigée pour la majorité des employeurs quel que soit le type de contrat de travail conclu, à partir du moment où le salarié relève du régime général de la sécurité sociale.

CDI, CDD, contrat de travail temporaire, à temps plein ou à temps partiel, la déclaration DPAE est à remplir et à soumettre aux autorités compétentes. Peu importe votre secteur d’activité, c’est une démarche obligatoire.

Si votre entreprise possède un service RH ou juridique, ils pourront s’occuper de réaliser cette déclaration.

À ce propos, vous pouvez le conserver dans le dossier du personnel en ligne pour le sécuriser.

À NOTER : même si ce n’est pas la première fois que vous embauchez un même salarié, vous devrez remplir une DPAE.

Que doit-on indiquer dans la DPAE ?

Pour être conforme, certains élément sont à indiquer obligatoirement sur votre Déclaration préalable à l’embauche :

Concernant l’employeur

• La dénomination sociale de l’entreprise et/ou les nom(s) et prénom(s) de l’employeur ;
• Le code NAF (nomenclature d’activité française) ou code APE (activité principale exercée) ;
• Les numéro siret et adresse de l’établissement ;
• Le service de santé au travail dont dépend l’entreprise.

📣 Bon à savoir : les coordonnées de votre service de santé au travail sont disponibles auprès de la Dreets et de l’Urssaf. Si vous n’adhérez pas encore à un SST, vous devez faire une demande d’adhésion à un service de santé au travail.

• Les nom(s), prénom(s), sexe, date et lieu de naissance du salarié ;
• Le numéro de Sécurité sociale (si déjà inscrit) ;
• La date et l’heure d’embauche ;
• Les informations relatives au contrat de travail (type de contrat, durée…).

À qui la transmettre ?

Une fois correctement remplie, votre DPAE devra être adressée à l’Urssaf à laquelle votre établissement est rattaché.

Aujourd’hui, il est également possible de réaliser cette démarche directement en ligne sur net-entreprise.fr ou sur le site Internet de l’Urssaf via ce lien, si vous embauchez votre premier salarié et ainsi créer votre compte employeur. Une fois votre déclaration déposée, vous obtiendrez directement un accusé de réception.

📣 Bon à savoir : à compter du 1^er juillet 2022, les déclarations préalables à l’embauche (DPAE) ne pourront plus être adressées par e-mail. La transmission par flux CFT sera également interrompue fin 2022.

D’autres solutions de transmission par voie électronique déjà existantes, telles que l’Api DPAE ou l’upload, vous seront proposées.

Pour en savoir plus sur l’offre de service machine to machine Api DPAE, consultez ces documents.

À noter : Si votre entreprise a déjà fourni plus de 50 déclarations d’embauche au cours de l’année civile précédente, vous serez dans l’obligation de dématérialiser vos DPAE. Ne pas respecter cette règle vous exposerait à une pénalité de 0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale.

Peut-on annuler ou modifier une DPAE ?

Dans les faits, elle ne peut pas être annulée. Si le recrutement définitif du salarié ne se concrétise pas, ce n’est pas un problème.

En effet, ce n’est qu’une déclaration d’intention d’embauche, elle n’en est qu’un préalable.

Cependant, s’il s’agit d’une première DPAE et si l’embauche ne se concrétise pas, vous devez en informer votre Urssaf rapidement, afin d’interrompre l’ouverture de votre compte employeur.

Si vous constatez une erreur ou si vous souhaitez la modifier, c’est également possible ! Vous disposez d’un délai de 2 jours ouvrables après la confirmation de réception de l’URSSAF.

Les exceptions à l’obligation de DPAE

Certaines catégories de personnel sont exonérées. En tant qu’employeur, vous n’y êtes pas assujetti si vous :

• Avez contracté les services d’une agence d’intérim pour recruter votre collaborateur ;
• Êtes un particulier employeur (sauf exceptions) ;
• Engagez un stagiaire ou un bénévole
• Avez embauché un intermittent du spectacle ;
• Êtes adhérent au CEA (le Chèque emploi associatif), au TESE (le Titre emploi service entreprise) ou au TFE (le Titre firmes étrangères).

À NOTER : Si vous faites appel aux services d’un stagiaire ou d’un bénévole, il faudra mentionner leurs informations dans le registre unique du personnel. En effet, depuis une loi datant du 10 juillet 2014, il est obligatoire d’indiquer ce type de profil dans le registre.

Quelles sanctions pour non-présentation de la DPAE ?

Comme toute démarche légale, un employeur qui manque à ses obligations peut encourir des sanctions :

• Civiles : régularisation par l’Urssaf des cotisations de Sécurité sociale ;
• Administratives : pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, fermeture administrative ou suppression des aides publiques
• Sociales : redressement forfaitaire par personne non déclarée ;
• Pénales : travail dissimulé et absence intentionnelle de DPAE.

Si l’inspection du travail constate un cas de dissimulation d’emploi salarié, l’employeur peut risquer jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende en tant que personne physique et jusqu’à 225 000 € en tant que personne morale (société).

Si le travail dissimulé concerne un mineur ou une personne vulnérable ou dépendante, la sanction peut atteindre 5 ans d’emprisonnement et 75 000 € d’amende.

À NOTER : un salarié victime de dissimulation d’emploi pourra réclamer des dommages et intérêts de l’ordre de 6 mois de salaire.

La DPAE est ainsi un document obligatoire qu’il faudra remplir consciencieusement tout en respectant les règles qu’elle implique.

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