En tant que gestionnaire des ressources humaines, vous serez amené à traiter la question du refus de congés des salariés de votre entreprise.
La gestion des absences peut être particulièrement périlleuse d’autant qu’elle est très complexe et encadrée.
Il faut en outre respecter un certain formalisme, sous peine de sanctions.
Alors, est-ce possible de refuser un congé à un collaborateur ? Quel est le cadre légal à respecter ?
Voyons tout cela ensemble !
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Table des matières
Les types de congés : une classification simple
Commençons par voir quels sont les types de congés que les salariés ont à leur disposition.
On y trouve notamment :
- Les congés payés
Le plus connu d’entre tous. Ces congés, à la charge de l’employeur, se calculent à hauteur de 2,5 jours par mois complet de travail. Ils représentent un total de 5 semaines dans l’année. - Le congé de grave maladie
En cas de maladie grave, le salarié peut prétendre obtenir jusqu’à 5 ans de congés. - Le congé de reclassement
En cas de difficulté économique de l’entreprise, le salarié peut être invité à faire un point sur sa situation (de 4 à 12 mois) pour rebondir ailleurs. - Le congé paternité
Moins favorable que le congé maternité, il est d’une durée de 25 jours. - Le congé maternité
D’une durée totale de 16 semaines en tout, il se compose de 6 semaines avant accouchement et de 10 semaines après accouchement. - Le congé sabbatique
Peut aller jusqu’à 11 mois. - Le congé d’adoption
Si l’enfant à moins de 15 ans, le salarié a droit à 10 semaines de congé. - Le congé parental d’éducation
Pouvant aller jusqu’à 3 ans par enfant ! - Le congé pour raisons familiales
En cas de décès, maladie grave, naissance ou mariage, un congé de quelques jours peut-être demandé.
Comme vous pouvez le constater, la gestion des congés est particulièrement complexe puisqu’il en existe une vaste diversité.
Certaines sont prises en charge par l’employeur, certaines peuvent être refusées, d’autres sont obligatoires ou prises en charge par la sécurité sociale. Un vrai casse-tête pour la gestion des ressources humaines !
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Quels sont les cas où il est possible de refuser des congés ?
Maintenant que nous y voyons plus clair dans la jungle des congés, voyons plus en détail s’il est possible d’en refuser certains et comment.
Il y a des congés qu’il est théoriquement impossible de refuser :
- Les congés qui résultent d’événements familiaux
- Les congés prévus par le contrat de travail (congés payés, congés supplémentaires octroyés par accord d’entreprise, convention collective, etc.)
Cela concerne donc quasiment tous les congés disponibles !
Attention cependant, les congés pour raisons familiales ou maladies doivent impérativement être justifiés par le salarié. Sinon, ils peuvent être refusés.
En cas de mariage, de décès d’un proche, de naissance d’un enfant ou de maladie grave, cela sera assez facile à prouver. Enfin, ces congés ne sont pas décomptés des congés payés.
L’employeur ne peut pas refuser non plus d’accorder au salarié les jours de congés supplémentaires, soit les jours de fractionnement.
Certains congés peuvent cependant être refusés par l’employeur :
- Le congé sabbatique n’est pas obligatoire
- Le congé de reclassement n’est pas un droit mais une proposition faite par l’employeur au salarié pour éviter un licenciement
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Cas de refus de congés payés et les délais
Les congés payés ne peuvent en principe pas être refusés.
Cependant, leur date est à la discrétion de l’employeur ou du gestionnaire de ressources humaines, qui organise les plannings et fixe les dates de départ.
L’employeur doit motiver le refus de congés payés, par un de ces trois principes :
- Pour assurer la continuité du service.
Tout le monde veut prendre ses vacances en juillet ou en août. Pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise, il faut répartir les congés équitablement. - Pour faire face aux fortes périodes d’activité.
Cela est particulièrement vrai pour les entreprises saisonnières, qui connaissent des pics d’activité à certains moments de l’année (hôtellerie, transport, restauration par exemple) - En cas de circonstances exceptionnelles.
Il n’existe pas de liste précise, les motifs sont à l’appréciation du juge et peuvent faire l’objet de dérives.
S’il est impossible de déroger aux 5 semaines par an en cas de temps plein, dont au moins 2 semaines consécutives par an, il est donc possible de modifier les dates en fonction des besoins impérieux de l’entreprise.
En principe, l’employeur dispose d’un mois plein pour accepter ou appliquer un refus de congés, posé par le salarié.
En cas d’absence de réponse, la jurisprudence part du principe que le silence vaut acceptation de la part de l’employeur.
Ce délai peut être rallongé ou raccourci en fonction des accords de branche, d’entreprise, d’établissement ou de convention collective.
👉 En savoir sur les congés payés au cas par cas :
Congés payés pendant le chômage partiel
Tout savoir sur les congés payés en CDD
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Code du travail et recours en cas de refus de congé abusif
Le code du travail est très clair sur ce qu’il est possible de faire ou non.
En plus des dispositions dont nous avons parlé précédemment, il faut savoir qu’un salarié a la possibilité de contester son refus de congés :
- S’il estime qu’il a été discriminé
- Le délai de réponse d’un mois n’a pas été respecté
- S’il est marié ou pacsé avec une personne de l’entreprise et ne reçoit pas son congé en même temps que son partenaire
- L’employeur modifie la date de départ moins d’un mois avant le départ effectif
Enfin, si le refus de congé intervient en dehors du cadre légal décrit dans cet article, alors le salarié aura la possibilité de saisir le conseil des prud’hommes et de demander des dommages et intérêts à l’employeur.
Soyez donc vigilants avec la gestion de congés de vos collaborateurs.
Si la demande de congés payés est un droit pour le salarié, celui-ci ne peut pas faire n’importe quoi non plus.
En effet, si malgré le refus justifié de son employeur le salarié décide tout de même de prendre ses vacances, ou revient en retard sans justification, il pourra alors risquer un licenciement pour faute grave (considéré alors comme un abandon de poste).
Refuser des congés payés quand c’est justifié
L’employeur peut refuser une demande de congés payés mais il doit pouvoir le justifier.
Ce refus peut être motivé par :
- une période de forte activité,
- ou des circonstances particulières.
Le report de la demande de congés sera à discuter entre l’employeur et l’employé. En effet, le refus est temporaire et nécessaire pour assurer la bonne marche de l’entreprise.
Gestion de congés : comment éviter les problèmes ?
Vous l’aurez compris, accorder ou non des congés peut devenir un vrai casse-tête !
Pour vous faciliter la vie, de nombreuses solutions existent.
Tout d’abord, instaurer un climat de confiance entre direction et salariés.
Créez un dialogue constructif, montrez votre bonne foi et tout devrait bien se passer.
Si la communication est un axe important, adopter les bons outils de gestion RH et de planification au sein d’une organisation également.
Cela vous permettra d’optimiser au maximum les demandes de congés de salariés et vous évitera de vous retrouver en pénurie de main-d’oeuvre !
Enfin, sachez que seulement 2% des congés sont refusés en moyenne. Les abus sont donc peu nombreux !
Logiciel de gestion des congés : Factorial
Notre logiciel RH en ligne pour la gestion des congés des employés vous permet de gérer les congés au sein de votre entreprise en toute facilité. Il vous permet de :
- Donner la possibilité à vos employés de voir facilement le nombre de jours de congé qui leurs restent et de faire leur demande de congé en un seul clic.
- Centraliser toutes les demandes de congés au même endroit et les avoir mises à jour automatiquement par notre logiciel.
- Accepter ou refuser les demandes de congés en un seul clic. Le reste se fait automatiquement.
- Vérifier facilement le nombre de jours de congé restants pour chaque employé.
- Avoir une vision calendaire de toutes les absences à venir dans l’équipe afin de faciliter le planning des congés
