Que ce soit à domicile, en coworking ou sur un autre continent, plusieurs facteurs permettent aux employés de travailler comme s’ils étaient dans le même bureau.
Le télétravail peut vous sembler de la science-fiction. Mais la vérité est que de plus en plus d’entreprises choisissent d’offrir cette possibilité aux travailleurs et en ces circonstances exceptionnelles il est à présent exigé afin de faire face à l’épidémie.
Vous ne le savez peut-être pas, mais le télétravail peut être positif pour les employés ainsi que l’entreprise.
Il est économique pour l’employé, car il n’a pas a dépenser de l’argent pour le transport et les pauses déjeuner.
Pour les entreprise il permet de gagner un avantage concurrentiel grâce à la possibilité d’avoir des collaborateurs sur différents fuseaux horaires ce qui permet d’offrir un service client 24h/24 mais aussi il permet de recruter des talents de partout dans le monde.
Pour ces raisons beaucoup d’entreprises ont rajouté à leur philosophie d’entreprise la possibilité de recourir au télétravail.
Il a été rapporté que les employés qui ont la possibilité de travailler à domicile se sentent plus valorisés, heureux et deviennent plus productifs lorsqu’ils sentent que l’entreprise leur fait confiance et leur offre plus de flexibilité et de contrôle sur leur productivité. Voici 8 conseils pour le télétravail.
Table des matières
1- Intégrez le télétravail dans l’ADN de votre entreprise
Que vous décidiez de mettre en place le travail à distance occasionnel pour vos employés ou d’embaucher des employés qui travaillent à distance, il est essentiel qu’ils comprennent tous la valeur du télétravail ainsi que ses règles que vous aurez défini.
Si c’est la première fois que cette option est retenue, l’idéal serait d’offrir une brève introduction à l’équipe sur le sujet en plus de leur expliquer comment le demander et de fournir des conseils en télétravail. La façon de travailler à distance pour les équipes ainsi qu’entre les départements change du travail au bureau.
Une stratégie afin d’intégrer le télétravail dans votre culture d’entreprise serait de le faire occasionnellement par une équipe ou par toute l’entreprise pour un jour ou deux afin de les entrainer à optimiser au mieux cette manière de travailler.
Si vous utilisez déjà Factorial, vous pouvez utiliser ce type d’absence dans la fonctionnalité de gestion des congés et absences. Ce type d’absence sera autorisé tant qu’il aura été notifié à l’avance et avec l’approbation d’un responsable.
2- Donnez l’exemple
Il arrive parfois que les travailleurs à distance se retrouvent marginalisés dans l’entreprise, ils sont souvent les oubliés des réunions ou des communiqués importants…
Il est important que les employés à distance soient intégrés dans la vie de l’entreprise. Assurez vous d’avoir les outils informatiques nécessaires afin de leur permettre de participer au réunions et même d’interagir. Une fois le précédent établi, le reste de l’entreprise doit emboîter le pas.
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3- Avoir un espace dédié au télétravail
Si vous même vous voulez vous mettre au télétravail, il est important d’adapter votre domicile ou tout autre lieu, comme le coworking, et de le transformer en votre bureau.
Il peut paraitre difficile de travailler à distance car nous ne voyons pas notre domicile tel un lieu de travail. Par conséquent, il est important de consacrer un espace spécifique dans votre maison au travail. Si vous avez un bureau ou une table confortable à l’extérieur de votre chambre, parfait.
De plus, assurez-vous d’avoir tout le matériel dont vous avez besoin pour effectuer votre travail à l’extérieur de l’office.
En plus d’un ordinateur de travail, assurez-vous que tous les logiciels sont installés et que vous avez tous les mots de passe pour tous les programmes que vous devez utiliser, mais le plus important est d’avoir une connexion Internet rapide et stable, ainsi, il est plus facile et plus rapide de communiquer avec vos collègues et même d’avoir des réunions en ligne.
4- Adaptez les avantages d’entreprise aux employés en télétravail
Les personnes qui travaillent à distance ont tendance à manquer les petits avantages qu’offre le fait d’être au bureau : comme le petit déjeuner, les fruits ou les activités ludiques. Ces avantages contribuent au moral des employés et doivent être reproductibles pour les travailleurs éloignés.
Par conséquent, il est important de penser aux avantages d’entreprises qui ne sont pas seulement physiques tels que des jours supplémentaires de vacances ou des primes.
Aussi, les employés qui ne sont pas présents au bureau peuvent manquer de petites conversations avec des collègues qui leur permettent de se lier d’amitié ou d’échanger des informations sur le travail.
Pour cela, beaucoup d’outils d’information et de communication existent tels que Slack ou encore Discord, une solution de communication audio instantané que nous utilisons nous même à Factorial afin de discuter rapidement avec plusieurs personnes à la fois.
Sur le logiciel Factorial vous trouverez également une solution pour vos événements et vos communications. Il vous sera possible d’ envoyer des communiqués généraux sans avoir à créer des dizaines d’emails.
5- Établissez vos heures de travail et vos objectifs pour la journée
En plus de l’espace de travail, il est important de maintenir une routine constante. Cela signifie établir et respecter les heures travaillées. Ayez toujours une routine similaire à celle du bureau ou établissez une routine unique pour le télétravail. L’important est d’éviter autant que possible les distractions extérieures pendant les heures de travail.
Nous vous recommandons d’avoir une liste de tout ce que vous devez faire chaque jour si cette dernière est sur une plateforme en ligne, il est encore plus facile de la gérer.
Il existe des plateformes limitées et gratuites comme Google Keeps et Trello et d’autres plus robustes comme Zoho, Jira ou Airtable. Chez Factorial, nous utilisons ce dernier pour vérifier les tâches de toutes les équipes, fixer des priorités et contrôler le suivi de chaque projet.
6- Planifiez des réunions et des conversations fréquentes pour optimiser le télétravail
Il est important de planifier fréquemment des réunions ou des conversations rapides pour assurer le progrès de l’équipe et que chacun dispose des ressources dont il a besoin . Les «Tête à tête» entre les managers et chacun de leurs subordonnés sont encore plus pertinents dans ces cas, surtout lorsque nous passons un appel vidéo.
Permettre au employés de discuter de leur travail et de partager leurs opinions est très important afin d’assurer la motivation au travail ainsi que l’esprit d’équipe, mais aussi de permettre à chacun d’avoir une meilleur visualisation de la progression des projets et comment leur travail personnel influe sur les résultats de l’entreprise.
7- Faites confiance à vos employés
Il est essentiel que le manager soit capable de faire confiance à ses employé et qu’il respecte leur flexibilité et ne veuille pas tout contrôler au travers d’appels et de messages incessant.
Le télétravail est fait afin de faire gagner du temps aux employés mais aussi aux employeurs car il leur permet un suivi à distance qui ne nécessite pas leur implication à tout moment du projet.
Afin de s’assurer de la productivité des employés sans pour autant devoir multiplier les communications avec eux beaucoup d’outils existent tels que Airtable ou Monday.
8- Utilisez des outils et des techniques qui améliorent le télétravail
Des outils de communication et de collaboration en temps réel sont nécessaires pour rendre chacun plus efficace et productif. Avoir les bons outils permet d’optimiser l’expérience du travail à distance.
Voici quelques-uns des outils les plus populaires que les experts recommandent :
- Slack : chat pour grandes ou petites équipes, qui permet la création de différents groupes d’entreprises et de multiples canaux de communication. Utilisé pour des conversations rapides et écrites.
- Skype : le programme d’appel vidéo le plus populaire. Il est connecté aux comptes Microsoft et est plus efficace pour les conversations entre seulement deux personnes.
- Zoom : Autre plateforme d’appels vidéo, Zoom est spécialisée dans les appels entre de nombreuses personnes. C’est le programme que nous utilisons chez Factorial pour nos réunions à distance.
- Google Drive : plateforme de Google pour créer et partager différents types de documents. Comme des textes, des feuilles de calcul, des présentations, des images et plus encore. Il est très utile car plusieurs personnes peuvent l’utiliser en même temps et ouvrir des documents sur n’importe quel appareil.
- Trello : l’un des programmes les plus utilisés pour gérer et organiser les tâches. Il est également disponible pour tous les appareils mobiles.
- Airtable : un logiciel complet et convivial pour la gestion des tâches. Chez Factorial, toutes les équipes utilisent Airtable, du marketing aux développeurs.
- Pomofocus : vous ne savez pas comment être plus productif et combien de temps passez-vous sur chaque tâche? Pomofocus est un outil qui vous aide à gérer le temps en utilisant la technique pomodoro.
- Factorial : avec notre logiciel, il est possible de vérifier quels employés travaillent à domicile et lesquels sont absents. De plus, il est possible de pointer en dehors du bureau, via notre application mobile. Et pour les managers, nous proposons également un système de géolocalisation qui leur permet d’où pointent les employés et de voir en un coup d’oeil sur un calendrier d’équipes quelques membres travailleront à distance et quand.
Vous avez présents une liste de bons conseils pour un télétravail réussi.
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Travailler depuis chez soi comprend de nombreux avantages : le temps de trajet est supprimé, le cadre de travail est confortable et les horaires sont flexibles. Cependant, nous ne sommes pas à l’abri d’une perte d’efficacité et de motivation, ou du surmenage.