Solde de tout compte : comment le calculer et tout comprendre pour éviter les erreurs

Quels que soient le motif ou la nature de la rupture du contrat, l’employeur doit remettre le solde de tout compte au salarié qui part de la société, à la fin du contrat de travail (CDD, CDI ou autres).

Difficultés économiques, fin de mission, départ à la retraite, nouveaux projets, désaccords avec les collaborateurs, baisse d’activité… Les raisons qui peuvent pousser l’employeur et l’employé à rompre le contrat de travail sont nombreuses.

Mais qu’est-ce que le solde de tout compte ? Comment le calculer et quelles sont les formalités à respecter ? Suivez le guide !

SOMMAIRE

• Qu’est-ce que le solde de tout compte ?
• Quand remettre le solde de tout compte ?
• Que doit contenir le solde de tout compte pour être conforme ?
• Comment calculer le solde de tout compte ?
• Quels sont les délais pour contester le solde de tout compte ?
• Peut-on l’envoyer par courrier ?
• Solde de tout compte et congés payés
• FAQ sur le solde de tout compte
• 🚀 Améliorez votre processus d’intégration grâce à cet outil d’onboarding et d’offboarding

Qu’est-ce que le solde de tout compte ?

Le solde de tout compte fait l’inventaire des sommes versées par la société à son employé lors de la rupture de son contrat de travail, peu importe le motif.

L’entreprise établit un reçu pour solde de tout compte. C’est, en quelque sorte, une liste regroupant les différents éléments de la gratification à percevoir. Il est remis au salarié en même temps que d’autres documents de fin de contrat comme le certificat de travail.

BON À SAVOIR : Le solde de tout compte est obligatoire. L’employeur doit délivrer au collaborateur qui part de l’entreprise contre reçu. Par contre, le salarié n’a aucune obligation d’apposer sa signature.

Pour mieux comprendre ce concept en image, regardez cette vidéo explicative rapide.👇

Quand remettre le solde de tout compte ?

Il est remis au collaborateur à la fin de la collaboration et le paiement se fait immédiatement ou le plus tôt possible. En cas de remise tardive du solde de tout compte, l’employeur risque des sanctions comme le versement de dommages et intérêts à l’employé.

BON À SAVOIR : L’employeur a normalement un délai raisonnable entre 8 et 15 jours pour remettre le solde de tout compte. S’il tarde trop, il pourrait être contraint de payer une contravention de 4ème degré, équivalente à une amende de 750 euros.

En principe, les documents doivent être remis dès le lendemain du terme du contrat. Néanmoins, l’entreprise peut remettre un exemplaire du reçu le jour où l’employé quitte l’établissement.

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Que doit contenir le solde de tout compte pour être conforme ?

Pour être valide, il doit notamment :

• Comporter la mention « pour solde de tout compte » doit être écrite à la main par le salarié
• Être signé et daté par l’employeur (il fait courir le délai de contestation du reçu par le salarié)
• Doit être émis en deux exemplaires (article D 1234-7) dont l’un pour la société et l’autre pour le collaborateur
• Être remis en main propre contre décharge par lettre recommandée avec avis de réception

À NOTER : Pour réduire le délai de contestation, l’employeur a tout intérêt à faire signer le reçu au salarié. Ce dernier n’est cependant pas obligé de signer le reçu avant versement, qu’il ait effectué un préavis ou non.

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Comment calculer le solde de tout compte ?

Pour éviter tout contentieux, et pour qu’il ait une valeur juridique, toutes les sommes versées doivent être détaillées, de manière explicite.

À la cessation d’un contrat de travail, il est calculé à partir des heures travaillées du mois actuel (salaire que la société doit au collaborateur jusqu’au dernier jour) + le cas échéant :

• Les primes et avantages non perçus
• Les majorations pour les heures supplémentaires
• L’indemnité de départ
• L’éventuelle prime du 13e mois
• Les éventuelles compensations
• Les congés payés restants
• La prime de précarité (pour les CDD)
• Le nombre de jours de RTT non pris
• L’épargne salariale si le salarié en demande le déblocage
• Le solde et la liquidation du compte épargne-temps…

C’est aussi le type de contrat qui va être déterminant dans le calcul.

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Calcul du solde de tout compte en CDI

Dans le cas d’un CDI, l’employé pourra recevoir son reçu à la fin de son contrat, si celui-ci s’est vu accorder un préavis pour son départ de l’entreprise. Dans le cas de figure où il n’y en aurait pas eu, le document devra être remis à l’employé à la fin de son CDI et non pas lors de son dernier jour à son poste.

Le calcul se fait en fonction du motif de la cessation de la collaboration. Seront alors considérés le temps de travail normal et le temps de travail effectué.

Rémunération = (salaire mensuel/temps de travail normal) x temps de travail effectué

Le reliquat des primes annuelles et l’Indemnité compensatrice de congés payés (ICCP) s’ajoutent à cela. Cette dernière représente un dixième de la rémunération.

Le nombre de jours de repos payés acquis durant la période de référence sera divisé par 25.

Le résultat brut est ensuite multiplié par 12. Enfin, un taux indicatif de 10 % sera appliqué.

ICCP = (Nombre de congés acquis/25 jours de congé sur l’année) x (Rémunération brute x 12 mois) x 10 %

Vous pouvez confronter facilement toutes ces données si vous utilisez un logiciel RH complet.

Exemple

Imaginons un salarié en CDI avec une rémunération brute mensuelle de 2 000 euros. Il quitte son emploi en fin de mois.

1. Salaire brut mensuel : 2 000 euros
2. Congés payés non pris : 2 jours (équivalent à 160 euros)
3. Préavis non effectué : 1 mois (2 000 euros)
4. Heures supplémentaires effectuées ce mois-ci : 4 heures (80 euros)
5. Prime exceptionnelle : 200 euros

Calcul :

2000 (salaire brut) + 160 (congés payés) + 2000 (préavis) +80 (heures supplémentaires) +200 (primes) = 4440

Le solde de tout compte du salarié est donc de 4 440 euros.

Calcul du solde de tout compte en CDD

Dans le cadre d’un solde de tout compte en fin de contrat CDD, l’employeur remet aussi au travailleur un document sur lequel figure toutes les sommes qui lui sont versées. Il devra être signé une fois arrivé à l’échéance. Cette date est mentionnée dans le contrat.

Ceci dit, il est parfaitement possible d’engager une rupture anticipée régulière, après un accord entre les deux parties sur la conduite vers un CDI, par exemple. Dans ce genre de cas, la signature du reçu pourra se faire bien avant la date d’expiration prévue initialement dans le contrat.

En CDD, les mêmes paramètres sont appliqués que dans le cas d’un CDI. Seule une prime de précarité est ajoutée. On l’obtient en prenant en compte l’indemnité des congés payés et la somme des salaires bruts.

Soit : somme des salaires bruts + indemnités de congés payés) x 10 %

Exemple

Un salarié à temps plein pour une période de six mois, du 1er juin au 31 décembre, n’ a pas pris de congés durant son contrat.

Sa rémunération brute mensuelle est de 1 800 € par mois sans heures supplémentaires, sans primes ou autres avantages.

Total des salaires bruts perçus : 10 800€.

Le décompte de sa prime ou indemnité de précarité sera : 10 800€ * 10% = 1 080€

Calcul de solde de tout compte et autres contrats

Il y a des particularités dans les cas suivants.

• Pour un apprenti

Un contrat de professionnalisation (même s’il s’agit d’un contrat à durée déterminée) ne donne pas droit aux indemnités de précarité.

Les RTT et congés payés ont pu être soldés en fonction de l’entreprise (privée ou publique). Ainsi, le seul paramètre considéré est le temps de travail effectué au mois de départ.

Opération à faire : Salaire mensuel / temps normal de travail x temps réel réalisé

• Contrat en alternance

Dans le cadre d’un contrat en alternance, la prime de précarité n’est pas versée. La prime peut être toutefois versée en présence d’une convention collective : Accord écrit négocié entre les représentants syndicaux d’employés et des groupements d’employeurs.

Le solde de tout compte en alternance ou en apprentissage est identique.

• Suite à un licenciement

Dans le cadre d’un licenciement pour faute, le salarié ne dispose d’aucun dédommagement de préavis. Dans le cas contraire, il peut cumuler les différentes compensations financières.

• Après une rupture conventionnelle

S’il s’agit d’un accord à l’amiable, tous les employés sont concernés par l’indemnité de rupture conventionnelle collective, quelle que soit leur ancienneté dans l’entreprise. Elle est égale à 25 % du mois de salaire/année d’ancienneté pour les contrats signés. La valeur est de 33 % à partir de la 11e année.

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Quels sont les délais pour contester le solde de tout compte ?

Selon l’article L 1234-20 du Code de travail, « le reçu pour solde de tout compte peut être dénoncé dans les 6 mois à compter de sa signature, délai au-delà duquel il devient libératoire pour l’employeur pour les sommes qui y sont mentionnées ».

Le salarié peut refuser de le signer s’il est en désaccord avec certaines informations qui figurent dans le document. Ainsi, il est fortement recommandé de vérifier tous les éléments qui y sont inscrits.

Plus précisément, pour le contester, les délais varient en fonction de deux paramètres :

• Si le salarié a attesté le document, ce dernier devient délibératoire au bout de 6 mois.
• Si le salarié n’a pas signé le reçu, les délais pour contester le document devant le Conseil de prud’hommes sont de 1 an pour les sommes en rapport avec la rupture du contrat de travail, 2 ans pour les sommes en rapport avec le contrat (les heures supplémentaires, par exemple) et 3 ans pour les émoluments non versés.

Une fois signé, pour le contester, le salarié doit adresser une lettre recommandée avec accusé de réception à son employeur. La raison de la contestation peut être un oubli ou une erreur au niveau de l’analyse des différents paiements.

Tous les motifs de la contestation ainsi que les sommes concernées doivent être mentionnés dans le courrier (le calcul de l’indemnité des congés payés ou arriéré de salaire, par exemple).

À NOTER : La compagnie aussi, de son côté, peut contester en réclamant des sommes versées en trop. Pour cela, il dispose d’un délai de trois ans.

Peut-on l’envoyer par courrier ?

Deux options sont possibles pour l’envoi. L’employeur peut le remettre en mains propres au salarié lors de son entretien de départ.

Il peut également opter pour l’envoi par courrier recommandé avec avis de réception. Qu’il soit remis directement ou envoyé par courrier, les règles d’établissement du reçu pour solde de tout compte doivent être respectées.

Ainsi, il doit contenir toutes les rémunérations et autres sommes auxquelles le salarié a droit :

• Le salaire au prorata (jusqu’au dernier jour d’embauche) ;
• Tous les avantages avec les détails du prorata ;
• Les heures supplémentaires qui n’ont pas encore été récupérées ;
• Le solde des jours de RTT non pris ;
• L’indemnisation des congés payés non pris ;
• L’épargne salariale…

Le détail des sommes, les modalités de calcul ainsi que les formules et données utilisées doivent être mentionnées dans le document.

Le paiement du solde de tout compte

Tout dépendra des habitudes et de l’organisation de la société mais en règle générale, l’employeur verse le solde de tout compte, comme les salaires, sous forme de chèque ou virement bancaire (règlement libellé à votre ordre).

Il paie rarement en espèces et il n’en a d’ailleurs pas l’obligation.

Quelles indemnités pour un solde de tout compte en CDI ?

Le CDI étant un contrat de principe entre le salarié et l’employeur, les deux parties pourront y mettre fin en empruntant une procédure de licenciement pour l’un ou en démissionnant pour l’autre.

Dans tous les cas, le salarié peut généralement bénéficier de rétributions à la fin de sa collaboration :

• Rupture conventionnelle ;
• Licenciement ;
• Indemnité compensatrice de congés payés.

Elles peuvent être différentes selon la méthode de rupture du contrat à durée indéterminée mais doivent apparaître dans le reçu. Cependant, un salarié qui a démissionné ne pourra pas prétendre à une indemnité.

Par ailleurs, en fin de CDI, il ne pourra pas obtenir de prime de précarité. Celle-ci est uniquement versée aux collaborateurs en fin de CDD, lorsque celui-ci n’est pas converti en CDI.

Si un salarié est contraint de quitter l’entreprise sans avoir pu prendre tous ses congés payés, il recevra une indemnité compensatrice.

Dans le cas d’un CDI, elle est due, peu importe la raison de la rupture de contrat :

• Démission,
• rupture conventionnelle,
• ou licenciement (même en cas de faute grave du salarié).

Indemnités en cas de licenciement

Un employé qui a été licencié a des compensations spécifiques qui doivent figurer sur le solde de tout compte. La détermination de la prime de fin de contrat (CDI) se fait comme suit :

Indemnité compensatrice de congés payés + indemnité de licenciement + indemnités compensatrices de dispense de préavis.

Si le licenciement est dû à un motif économique ou personnel, il y a droit. Elle est analysée selon l’ancienneté et la rémunération de référence.

Indemnités en cas de démission

Lorsqu’un salarié démissionne, l’employeur doit fournir un solde de tout compte comprenant toutes les sommes dues, y compris les congés payés non pris et les primes éventuelles. par contre, il ne bénéficie pas d’indemnités de rupture de contrat. Cela s’applique aussi bien à un CDI qu’à un CDD. En cas de démission, il est crucial de bien vérifier les montants avant de signer le reçu pour éviter tout litige.

Il n’est pas calculé de la même manière selon la nature et le motif de la rupture du contrat de travail.

• Le droit à l’indemnisation est calculée en fonction des jours de vacances restants ;
• Selon le cas, l’entreprise devra aussi payer une indemnité compensatrice de préavis au collaborateur si un délai est prévu par une convention collective ou par la loi, mais que l’employeur a demandé au salarié de ne pas l’exécuter ;
• Si le contrat le prévoit, une indemnité contractuelle pourra aussi être perçue par le salarié ;
• L’employeur devra payer les jours de RTT non pris du travailleur à l’issue du préavis de démission selon les termes indiqués. Toutefois, la personne qui s’en va ne pourra pas être contraint de solder ses jours RTT pendant la période de préavis si cette possibilité n’est pas envisagée par l’accord pour la fixation des jours de repos.

Indemnité en cas de rupture conventionnelle d’un CDI

Cette méthode de rupture nécessite un commun accord entre le salarié et l’employeur. Une rétribution est versée à l’employé en CDI ainsi que le versement d’une indemnité compensatrice de congés payés qui sera visible sur le solde de tout compte.

Pour évaluer sa rémunération, il faut utiliser la base de la moyenne mensuelle la plus avantageuse entre les douze derniers mois de salaire et les trois derniers mois de salaire.

Dans la majorité des cas, le montant fait l’objet d’une négociation entre les deux parties, mais la compensation doit être supérieure à l’indemnité légale de licenciement.

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Solde de tout compte et congés payés

Pour le calcul du solde, il faut insérer les données des congés payés. Si le salarié n’a pas pris tous ses jours de repos payés, sa dernière fiche de paie devra inclure une indemnité compensatrice.

Cette dernière est calculée selon les périodes de référence. Une période de référence s’étend du 1er juin de l’année au 31 mai de l’année suivante. Les bases du calcul vont être faites à partir de chaque période non soldée à la date de départ de l’employé.

Avec un logiciel SIRH et paie, vous pouvez sortir facilement les états correspondant aux périodes concernées sans que vous ayez à additionner les fiches de paie des 12 derniers mois.

En fonction du logiciel, il est possible que les noms associés à ces états soient différents : livre de paie par salarié, fiche individuelle…

La gestion des départs d’employés, comme le solde de tout compte, la restitution du matériel ou la gestion des accès aux outils, peut rapidement devenir complexe. Grâce à un logiciel RH comme Factorial, ces processus sont automatisés et simplifiés.

Vous bénéficiez d’une plateforme unique pour centraliser toutes les données de vos collaborateurs, avec des checklists pour chaque étape d’onboarding ou d’offboarding. Le logiciel automatise aussi la collecte des éléments de paie, facilitant la réalisation du solde de tout compte en fin de contrat, réduisant ainsi les risques d’erreur.

FAQ sur le solde de tout compte

Quel est le montant d’un solde de tout compte ?

Le montant d’un solde de tout compte varie en fonction de plusieurs éléments. Il comprend généralement :

• Le dernier salaire pour les jours travaillés,
• Les indemnités de congés payés non pris,
• Les éventuelles primes ou bonus,
• Les indemnités de licenciement ou de rupture conventionnelle, si applicable.

Pour calculer le montant exact, vous devrez peut-être rajouter d’éventuelles heures supplémentaires, avantages en nature ou retenues pour absences non justifiées. C’est un récapitulatif de toutes les sommes dues au salarié à la fin de son contrat de travail.

Est-ce que le solde de tout compte comprend le dernier salaire ?

Oui, le solde de tout compte comprend bien le dernier salaire. Il s’agit du paiement intégral des jours travaillés jusqu’à la date de fin du contrat. En plus du dernier salaire, il inclut également :

• Les indemnités de congés payés non pris, si applicable,
• Les éventuelles primes ou bonus dus,
• Les indemnités de licenciement ou de rupture conventionnelle, selon les cas.

Le tout est récapitulé dans un document remis au salarié lors de la fin de son contrat. Ce solde permet de solder toutes les sommes dues au salarié lors de son départ.