Le prélèvement à la source en 10 points clés

Depuis le 1er janvier 2019, l’impôt se prélève à la source et s’ajoute à la liste de nombreux prélèvements déjà gérés par les employeurs, comme les cotisations sociales salariales, ou encore la Contribution Sociale Généralisée (CSG).

Le prélèvement à la source met l’entreprise en première ligne de la collecte de l’impôt sur le revenu auprès des contribuables salarié-es. Pour tout savoir sur les obligations qui vous incombent, lisez attentivement notre guide pratique. Nous répondons à dix questions que se posent fréquemment les employeurs sur le prélèvement à la source.

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1. Quelles sont les obligations de l’employeur ?

L’employeur doit appliquer le prélèvement à la source sur les revenus des salarié-es dans le cadre de la déclaration sociale nominative (DSN). S’il ne le fait pas ou le fait avec du retard, il s’expose à des sanctions de la part de l’administration fiscale.

Une nouvelle ligne fait ainsi son apparition sur le bulletin de paie du salarié-e, qui comporte le taux appliqué par l’entreprise et qui est déduit directement du salaire net versé par l’employeur.

Concrètement, l’employeur a trois obligations :

• appliquer le taux transmis par l’administration fiscale  ;
• retenir le prélèvement à la source sur le salaire net à verser au titre du mois M, en appliquant le taux au salaire net imposable ;
• reverser le mois suivant (M+1) les prélèvements à la source du mois M auprès de l’administration fiscale (DGFIP).

2. Comment l’employeur doit-il faire appliquer le prélèvement à la source ?

L’administration fiscale calcule, selon les revenus déclarés au printemps, le taux de prélèvement qui sera appliqué au salaire.

L’administration fiscale communique ensuite à l’employeur, le taux de prélèvement du collaborateur ou de la collaboratrice, sauf si ce dernier a opté pour le taux non personnalisé. Dans ce dernier cas, la grille de taux par défaut est appliquée. Le prélèvement à la source doit ensuite apparaître clairement sur le bulletin de paie.

Tout se passe via la Déclaration Sociale Nominative (DSN), qui rassemble les données de la paie. La DGFIP transmet à l’employeur le taux de prélèvement à la source calculé par l’administration fiscale via la DSN. L’entreprise n’a plus qu’à appliquer ce taux pour verser le salaire net du salarié-e. Elle doit ensuite verser l’impôt collecté à la DGFIP, le mois suivant l’émission du bulletin de paie.

Bon à savoir : les entreprises de moins de 11 salariés peuvent reverser l’impôt collecté trimestriellement.

3. Quels sont les salariés concernés par le prélèvement à la source ?

Tous les salarié-es sont concerné-es par le prélèvement à la source, même les salarié-es non imposables, dont le taux de prélèvement à la source est alors de 0%.

Lorsque le collaborateur ou la collaboratrice ne souhaite pas faire appliquer son taux personnalisé par l’entreprise, il ou elle se tourne vers l’administration fiscale pour faire appliquer un taux de prélèvement non personnalisé. Dans ce cas, la grille de taux par défaut est appliquée.

4. Quels sont les différents types de taux que l’employeur peut appliquer lors du prélèvement à la source ?

Il existe plusieurs types de taux qui peuvent être transmis par l’administration fiscale en fonction des options choisies par le ou la salarié-e :

1. Le taux de prélèvement personnalisé. Il est calculé par l’administration fiscale selon les déclarations de revenus du salarié.
2. Le taux de prélèvement individualisé. Il concerne les couples mariés soumis à une imposition commune.
3. Le taux neutre. Il concerne les salariés qui ne peuvent ou ne veulent pas transmettre leur taux de prélèvement personnalisé. Il est calculé selon une grille prévue par la loi des finances.

➡️ Pour tout savoir sur le calcul du taux de prélèvement à la source, découvrez notre article dédié !

5. Quel est le barème du taux non personnalisé ?

Lorsque l’employé-e opte pour le taux neutre, la grille qui s’applique est la suivante :

6. Comment fonctionne le prélèvement à la source d’une nouvelle recrue ?

Lors de l’embauche d’une nouvelle recrue qui ne possède pas encore son taux de prélèvement à la source mensualisé, c’est le taux de prélèvement non personnalisé qui s’applique par défaut. Il sera mis en place sur le premier bulletin de salaire.

Si le ou la salarié-e souhaite faire appliquer un taux personnalisé, il ou elle doit se tourner vers l’administration fiscale pour le calcul de son taux qui sera ensuite communiqué par la DGFIP à l’employeur. En aucun cas, les collaborateurs ne communiquent leur taux du prélèvement à la source personnalisé directement à l’employeur. Tout passe par l’administration fiscale.

7. Quelles sanctions en cas de manquement de l’employeur concernant le prélèvement à la source ?

La détermination du taux incombe à la seule administration fiscale: les risques d’erreurs de calcul du prélèvement par l’employeur lors du paiement du salaire sont donc limités puisque le taux est transmis directement par la DGFIP via la DSN.

Si les entreprises se trompent lors du calcul du prélèvement ou lors du reversement du prélèvement à la DGFIP, elles sont responsables au même titre qu’elles le sont déjà pour les cotisations sociales salariales.Si les entreprises sont défaillantes dans le reversement à l’administration fiscale de l’impôt prélevé sur les salaires de leurs employés, les services fiscaux utilisent les prérogatives classiques à leur encontre, comme cela se passe déjà avec les cotisations sociales salariales.

8. Comment faire en cas d’erreur de l’administration fiscale sur le taux de prélèvement à la source ?

En cas d’erreur de l’administration fiscale sur le taux personnalisé du collaborateur ou de la collaboratrice, le gouvernement a mis en service un numéro de téléphone non surtaxé, le 0 809 401 401. Ce dernier permet de joindre directement un agent des Finances Publiques pour tout problème avec le prélèvement à la source. Si le taux indiqué sur le bulletin de salaire du salarié-e ne correspond pas à sa déclaration de revenus, le collaborateur ou la collaboratrice doit se tourner vers l’administration fiscale. Le ou la salarié-e pourra être remboursé(e), par la DGFIP,  des prélèvements payés en trop.

9. Comment faire en cas d’erreur de l’employeur sur le prélèvement à la source ?

Si c’est l’employeur qui s’est trompé lors du calcul, c’est ce dernier qui sera responsable. Par exemple, si l’employeur applique un taux de prélèvement à la source à un(e) salarié-e exonéré(e) d’impôt, il doit alors rectifier lui-même l’erreur en déduisant les sommes prélevées en trop sur les salaires les mois suivants. C’est pourquoi bien comprendre le bulletin de paie est essentiel pour éviter les erreurs notamment dans le calcul du prélèvement à la source.

10. Comment éviter les erreurs sur le prélèvement à la source ?

Le logiciel de paie de Factorial permet de gagner du temps pour créer une fiche de paie pour chaque employé-e, et pour vérifier que tout est correct avant de l’envoyer à votre prestataire de services de paie. Vous aurez une vue d’ensemble, étape par étape, sur l’ensemble du processus de paie, ce qui vous permet de détecter les éventuelles erreurs sur le taux de prélèvement à la source appliqué.

En ayant une vision globale du processus de paie, vous évitez ainsi les erreurs et les risques de sanctions auprès de l’administration fiscale !

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