Note de frais kilométrique : calcul, modèle et règles à suivre

La gestion des notes de frais kilométriques constitue une préoccupation majeure de nombre de professionnels RH. Ces derniers doivent à la fois optimiser le remboursement des frais avancés par leurs collaborateurs et respecter les obligations légales en vigueur. Pour cela, il est crucial de maîtriser les barèmes officiels, de calculer avec précision les frais kilométriques et ainsi de mettre en place les modalités de remboursement adéquates. Découvrez comment optimiser la gestion des remboursements tout en respectant la législation en vigueur dans cet article.

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Qu’est-ce qu’une note de frais kilométrique ?

La note de frais kilométrique est un document permettant aux salariés de se faire rembourser les frais engagés lorsqu’ils utilisent leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Elle constitue un élément clé de la politique de remboursement des frais professionnels au sein des entreprises.

Son objectif : compenser les dépenses réelles supportées par le salarié — carburant, entretien, assurance, péage — sur la base d’un barème défini par l’administration fiscale. Pour les services RH, managers ou dirigeants d’entreprise, la bonne gestion de ces notes garantit à la fois la conformité légale et la satisfaction des collaborateurs.

Quelles informations doivent figurer dans une note de frais kilométrique ?

Pour être valide et permettre le remboursement, la note de frais kilométrique doit contenir plusieurs informations obligatoires :

• L’identité du salarié (nom, prénom, fonction) ;
• La date du déplacement professionnel ;
• Le motif du déplacement (visite client, audit, réunion, chantier…) ;
• L’itinéraire emprunté (lieu de départ et d’arrivée, étapes éventuelles) ;
• Le nombre de kilomètres parcourus ;
• La puissance fiscale du véhicule (figurant sur la carte grise) ;
• Le montant total de l’indemnité kilométrique calculé selon le barème en vigueur ;
• Les justificatifs annexes éventuels (péages, stationnement, reçu de carburant) ;
• La signature du salarié et du valideur (manager, RH, DAF).

💡 Bon à savoir : les trajets domicile-travail ne sont généralement pas concernés par la note de frais kilométrique, sauf exceptions prévues par la loi ou la convention collective.

Qui peut bénéficier d’une note de frais kilométrique ?

Tous les salariés contraints d’utiliser leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels peuvent établir une note de frais kilométrique. Sont notamment concernés :

• Les commerciaux et équipes de vente ;
• Les managers effectuant des visites sur plusieurs sites ;
• Les techniciens ou consultants intervenant chez les clients ;
• Les dirigeants, DAF ou membres de la direction réalisant des déplacements professionnels avec leur véhicule personnel.

💡 À noter : Pour garantir la conformité fiscale, les frais engagés doivent répondre à des règles de déduction des frais professionnels, précisées dans le Code général des impôts (articles 83, 83 bis, 83 ter et 204). L’administration exige la conservation des justificatifs suivants :

• Relevés précis du kilométrage parcouru ;
• Factures de carburant ;
• Reçus de frais de péage ;
• Tout document prouvant la nature professionnelle du déplacement.

🚀 Factorial simplifie cette gestion : notre solution certifiée par l’URSSAF permet de centraliser et archiver automatiquement ces justificatifs sans papier.

Comment calculer les frais kilométriques à intégrer dans une note de frais ?

Le calcul des frais kilométriques est encadré par l’administration fiscale et repose sur un barème officiel, révisé chaque année. En tant que responsable RH, DAF ou dirigeant, il est essentiel de connaître ce mode de calcul pour garantir un remboursement juste et conforme.

Le montant à rembourser dépend de plusieurs critères :

• La puissance fiscale du véhicule (exprimée en CV) ;
• La distance parcourue pour des déplacements professionnels ;
• Le type de véhicule utilisé (voiture, moto, cyclomoteur) ;
• Le nombre total de kilomètres effectués sur l’année.

Voici les barèmes kilométriques en vigueur en 2025 :

💡 À noter : “d” correspond à la distance parcourue en kilomètres.

Un remboursement supérieur à ces plafonds est possible, mais l’excédent devra être réintégré dans l’assiette des cotisations sociales.

Quelles sont les limites URSSAF à respecter ?

Pour être exonérés de cotisations sociales, les frais kilométriques doivent impérativement respecter les limites fixées par l’URSSAF. Ces limites sont :

• Respecter le barème fiscal officiel ;
• Être engagés dans l’intérêt exclusif de l’entreprise ;
• Être dûment justifiés par une note de frais complète et des pièces justificatives (itinéraire, kilométrage, motif du déplacement, etc.).

En cas de contrôle, un non-respect de ces règles peut entraîner :

• Un redressement fiscal ;
• Des pénalités financières ;
• La requalification des remboursements en avantages en nature.

Qu’en est-il des autres moyens de transport ?

Le remboursement des frais de déplacement ne se limite pas aux voitures. Pour favoriser une mobilité plus durable, l’administration fiscale prévoit également des dispositifs pour les autres moyens de transport :

• Le Forfait Mobilités Durables (FMD), qui remplace l’indemnité kilométrique vélo. Il est plafonné à 500 € par an et par salarié et couvre les déplacements en vélo, covoiturage, transports en commun ou autres alternatives.
• Le remboursement des frais de covoiturage, sous réserve d’un justificatif et d’un usage professionnel.

💡 À noter : Il est possible de cumuler l’indemnité kilométrique et le FMD, dans la limite des frais réellement engagés par le salarié.

Comment rembourser les frais kilométriques d’un salarié ?

Le remboursement des frais kilométriques est un élément clé de la gestion des dépenses professionnelles. Pour les services RH, DAF ou managers, il est essentiel de mettre en place un processus clair, conforme aux obligations légales et simple à appliquer.

Remboursement au réel ou au forfait ?

Deux options sont possibles pour rembourser les frais kilométriques :

• Remboursement au réel : le salarié est indemnisé sur la base des dépenses effectivement engagées. Cette solution implique que le salarié fournisse l’ensemble des justificatifs nécessaires (factures de carburant, péages, relevés kilométriques, etc.) ;
• Remboursement au forfait : le montant du remboursement est déterminé selon le barème kilométrique de l’URSSAF, calculé en fonction de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue.

Dans les deux cas, il est indispensable de conserver les justificatifs permettant de prouver la réalité du déplacement professionnel.

Quels justificatifs demander ?

Pour sécuriser les remboursements et éviter tout risque de redressement en cas de contrôle URSSAF, il est conseillé de demander aux collaborateurs de fournir les éléments suivants :

• Le motif du déplacement professionnel ;
• La date et le lieu du déplacement ;
• Le kilométrage exact parcouru (via un relevé de compteur ou un calculateur d’itinéraire) ;
• La puissance fiscale du véhicule utilisé ;
• Les frais annexes éventuels (péage, parking, repas, etc.).

Par ailleurs, il est recommandé de formaliser une politique claire sur la gestion des frais kilométriques et de la partager avec l’ensemble des collaborateurs. Cette politique doit préciser :

• Les modalités de remboursement retenues (forfait ou réel) ;
• Les barèmes applicables ;
• Les pièces justificatives à fournir ;
• Les délais de soumission et de traitement des notes de frais.

💡 Bon à savoir : Factorial est certifié par l’URSSAF en France ! Cela signifie que nos clients peuvent dématérialiser leurs justificatifs et simplifier la gestion des notes de frais kilométriques sans conserver les originaux papier.

Mise en place d’un système de notes de frais kilométriques

Un système de notes de frais kilométriques implique de prendre en compte certaines obligations légales telles que :

• L’entreprise doit fournir des directives claires et précises sur la politique de remboursement des notes de frais kilométriques. Cela permettra d’éviter toutes ambiguïtés et conflits éventuels. Il est parfois pertinent de faire signer un document explicatif dans lequel sera détaillée la politique de prise en charge des notes de frais kilométriques. Ce sera aussi l’occasion de s’assurer que le salarié a bien compris comment ses frais seront pris en charge en répondant à ses potentielles questions ;
• Les salariés doivent à leur tour respecter les règles en vigueur dans l’entreprise en matière de remboursement des notes de frais kilométriques. Cela leur évitera toute déconvenue qui nuirait à leur relation avec l’entreprise. Par ailleurs, quel que soit le mode de remboursement retenu par l’entreprise, le salarié doit conserver les pièces justificatives afin de répondre aux éventuelles exigences à l’issue d’un contrôle fiscal.

Modèle de note de frais kilométrique à télécharger

Pour faciliter la gestion des remboursements de frais kilométriques, il est recommandé de mettre à disposition des collaborateurs un modèle clair et conforme. Ce modèle permet de centraliser les informations nécessaires au remboursement et d’éviter les erreurs ou les oublis. Il constitue également un outil précieux pour les équipes RH, les managers et les directions administratives souhaitant gagner du temps tout en respectant les obligations légales.

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Comment remplir ce modèle ?

Pour être valide et traité rapidement, chaque note de frais kilométrique doit être correctement remplie. Voici les informations indispensables à renseigner :

• Identité du salarié : nom, prénom et service d’appartenance ;
• Date du déplacement : pour justifier l’engagement des frais ;
• Motif professionnel du déplacement : rendez-vous client, visite de site, formation…
• Lieu de départ et d’arrivée : ainsi que les éventuelles étapes intermédiaires ;
• Nombre de kilomètres parcourus : calculé via un outil de cartographie fiable (Google Maps, Waze…) ;
• Puissance fiscale du véhicule : nécessaire pour appliquer le barème kilométrique en vigueur ;
• Frais annexes éventuels : péages, parking, repas associés ;
• Signature du salarié et du manager : pour validation interne.

✅ En proposant un modèle structuré et en accompagnant vos équipes dans son utilisation, vous réduisez les erreurs et accélérez le traitement des remboursements.

💡 Bon à savoir : intégrer ce modèle directement dans votre logiciel RH comme Factorial vous permet de digitaliser le processus, tout en garantissant la conformité et la traçabilité des frais professionnels.

Bonnes pratiques pour simplifier la gestion des notes de frais kilométriques

Pour éviter les erreurs, les litiges et les pertes de temps, il est essentiel de mettre en place des pratiques efficaces dans la gestion des notes de frais kilométriques. Voici trois leviers incontournables pour simplifier ce processus et garantir la conformité des remboursements.

Digitaliser la gestion avec un logiciel RH

Centraliser la gestion des frais professionnels dans un logiciel RH permet d’automatiser les procédures et d’éviter les tâches chronophages. Grâce à une solution comme Factorial, les collaborateurs peuvent :

• Remplir et soumettre leurs notes de frais kilométriques en ligne, depuis un ordinateur ou un mobile ;
• Ajouter automatiquement les informations obligatoires (kilométrage, itinéraire, puissance fiscale du véhicule) ;
• Suivre l’état de validation et de remboursement de leurs frais en temps réel.

Pour les managers et services RH, cela permet un contrôle plus simple, une conformité renforcée et un gain de temps administratif considérable.

Former les managers et collaborateurs

Une bonne gestion passe aussi par l’information. Il est essentiel de former vos équipes sur :

• Les règles applicables aux frais kilométriques et les plafonds URSSAF à respecter ;
• Les informations obligatoires à mentionner dans la note de frais ;
• Les délais et procédures internes à suivre pour un remboursement rapide.

En sensibilisant vos collaborateurs et managers, vous limitez les erreurs, fluidifiez les validations et renforcez la transparence.

Éviter les erreurs courantes

Pour garantir un traitement efficace des notes de frais kilométriques, il convient d’éviter certains écueils fréquemment observés :

• Omissions d’informations : oublier de préciser le motif ou l’itinéraire du déplacement peut entraîner un refus de remboursement ;
• Mauvais calcul des kilomètres : utilisez toujours un outil fiable comme Google Maps ;
• Non-respect des barèmes en vigueur : tout dépassement injustifié expose l’entreprise à un redressement URSSAF ;
• Accumulation des notes non traitées : pour fluidifier le processus, favorisez des envois réguliers (chaque fin de mois, par exemple).

✅ En appliquant ces bonnes pratiques, vous professionnalisez la gestion des frais kilométriques tout en offrant aux collaborateurs un processus plus simple et plus transparent.

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FAQ sur les notes de frais kilométriques

Comment déclarer les frais kilométriques aux impôts ?

Les frais kilométriques peuvent être déclarés aux impôts lorsque le salarié opte pour la déduction des frais réels au lieu de l’abattement forfaitaire de 10 %. Dans ce cas, il doit intégrer le montant total de ses frais kilométriques dans sa déclaration de revenus, en utilisant le barème fiscal de l’administration. Attention : si l’entreprise rembourse déjà ces frais via une note de frais kilométrique, ils ne peuvent plus être déduits par le salarié.

Quelle est la différence entre indemnité kilométrique et note de frais kilométrique ?

Ces deux notions sont complémentaires, mais différentes :

• L’indemnité kilométrique correspond au montant remboursé par l’employeur au salarié pour compenser l’usage de son véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels. Elle est calculée sur la base du barème kilométrique URSSAF ;
• La note de frais kilométrique est le document justificatif que le salarié doit remplir pour obtenir ce remboursement. Elle détaille les informations nécessaires au calcul de l’indemnité (kilométrage, date, motif, itinéraire, puissance du véhicule…).

Comment vérifier la conformité des notes de frais ?

Pour éviter tout risque de redressement ou d’erreur, il est indispensable de contrôler la conformité des notes de frais kilométriques. Voici les principaux points à vérifier :

• La présence des informations obligatoires (date, trajet, kilométrage, puissance fiscale du véhicule, motif du déplacement).
• Le respect du barème URSSAF en vigueur pour le calcul de l’indemnité.
• La cohérence entre le trajet déclaré et les justificatifs fournis (relevés GPS, reçu de péage, rendez-vous professionnel).
• La limitation aux déplacements professionnels uniquement. Les trajets domicile-travail ne peuvent pas faire l’objet d’une indemnité kilométrique, sauf exception.

✅ Pour les entreprises, il est fortement recommandé d’utiliser un logiciel RH comme Factorial pour automatiser ces contrôles et garantir la conformité des remboursements.