Licencier un salarié implique de bien gérer ses émotions et d’adapter sa communication. Annoncer un licenciement suite un déficit de performance, à de mauvais résultats ou à un recrutement raté n’est pas la même chose que si vous devez vous séparer d’un employé qui a commis une faute lourde.
Mais dans tous les cas, il faut maîtriser votre communication, afin de concilier l’intérêt de l’entreprise et le respect des personnes. Si vous n’êtes pas à la hauteur et ne respectez pas les collaborateurs, c’est in fine la réputation de l’entreprise qui peut être entachée.
Pour autant, vous devrez veiller à ne pas trop vous engager émotionnellement. Les DRH, comme les managers, n’ont pas choisi leur métier pour le plaisir d’annoncer des licenciements. Mais cela fait partie de vos responsabilités : on vous explique comment licencier avec tact selon la situation.
Table des matières
Adapter sa communication selon le motif de licenciement
Il existe deux types de licenciement : les procédures économiques et les licenciements pour motif personnel. Cette seconde forme doit toujours être justifiée par une cause réelle et sérieuse qui concerne le collaborateur, quand le licenciement économique est justifié par un contexte et des résultats financiers.
Les motifs d’un licenciement personnel sont très encadrés. Aussi, la règle de base pour annoncer un licenciement avec tact est d’abord d’être au clair sur le motif qui vous amène à vouloir rompre la collaboration. On distingue :
- Le licenciement consécutif à une faute simple, grave ou lourde ;
- Le licenciement prononcé en dehors de toute faute. Il peut s’agir, par exemple, d’inaptitude ou d’insuffisance professionnelle, de retards répétés, etc.
Les causes du licenciement ne doivent surtout pas être discriminatoires : elles ne doivent donc jamais porter sur les caractéristiques de la personne. On parle de motif personnel, mais gardez à l’esprit qu’il doit s’agir d’un motif professionnel !
Comment licencier un salarié pour motif personnel sans le vexer ?
L’exercice est très délicat. Pour se prémunir des risques d’un licenciement injustifié, l’employeur doit être très précis sur le motif, ce qui revient souvent à pointer du doigt les insuffisances de l’employé et peut s’avérer très vexant. Pour licencier un collaborateur avec tact et sans mettre en danger la conformité légale de la démarche, voici nos conseils.
Soyez factuel pour justifier le licenciement
Pour justifier d’un licenciement pour motif non disciplinaire, vous devrez vous assurer de :
- Être factuel ;
- Être précis ;
- Démontrer que l’insuffisance professionnelle est suffisamment importante pour justifier la rupture du contrat de travail.
Cette exigence de précision ne doit pas vous rendre hermétique aux émotions ou trop froid et distant. Elle doit plutôt vous permettre de ne jamais remettre en cause la personne en tant que telle, mais ses actions.
Pour cela, déconnectez la situation de travail de la personnalité et des qualités intrinsèques de votre collaborateur. Remplacez: « Vous n’êtes pas à la hauteur » par « Votre travail n’apporte pas les résultats attendus sur la mission ».
S’il s’agit de problèmes d’efficacité, vous devrez mettre en évidence des éléments chiffrés, mais ne tombez pas dans la comparaison. Cela peut déjà être vexant d’être licencié pour insuffisance, n’humiliez pas votre employé en le comparant à ses collègues.
En revanche, vous pouvez vous appuyer sur le descriptif de poste pour expliquer que les missions ne sont pas correctement réalisées.
Soyez plus prévenant sur la procédure de licenciement
La procédure de licenciement pour motif personnel impose de respecter un certain nombre d’étapes préalables. La première est de convoquer l’employé à un entretien de licenciement, suite à quoi, il devra lui envoyer une lettre de licenciement si la décision est prise.
En tant que manager, vous devrez vous assurer d’accompagner le salarié avant d’entamer la procédure de licenciement. Ce qui implique :
- Avoir expliqué au salarié qu’il n’atteint pas les résultats escomptés lors de l’entretien annuel d’évaluation ;
- Mesurer les écarts de performance et de quantifier l’impact sur la performance globale de l’entreprise ;
- Échanger régulièrement avec l’employé sur l’atteinte des résultats et de le coacher ;
- Proposer des alternatives, ou des solutions d’accompagnement et des formations adaptées.
Ce n’est qu’en ayant mené au préalable ses étapes que vous pourrez licencier un salarié sans vous sentir coupable. Si vous n’avez pas fait correctement votre travail de management, vous aurez bien plus de mal à ne pas vous investir émotionnellement.
Menez l’entretien de licenciement en maîtrisant votre émotivité
Si malgré cela, vous devez quand même licencier, vous allez devoir puiser dans la boîte à outils de la communication interpersonnelle pour mener l’entretien et bien gérer vos émotions.
En effet, il est normal que la situation soit déplaisante pour le collaborateur. Vous devez, de votre côté, mettre en place une méthodologie rigoureuse pour licencier avec élégance.
- Commencez par expliquer la situation de manière factuelle et argumentée.
- Laissez la parole au collaborateur pour lui permettre d’exprimer son point de vue.
- Acceptez d’accueillir les émotions de votre collaborateur, sans les confondre avec les vôtres.
- Ne proposez pas de solutions que vous n’avez pas. Ne créez pas de confusion.
- Concluez l’entretien sur les étapes suivantes de la procédure.
Il est important de bien doser votre empathie. En tant que manager ou DRH, vous devez accepter et respecter les émotions de vos employés, en situation de licenciement. Il est normal que cela génère de l’incertitude,de l’anxiété, voire de la colère.
Mais cela ne doit pas vous conduire à vous engager émotionnellement, quitte à semer le doute et la confusion dans l’esprit de la personne licenciée. Vous n’avez pas d’autres solutions ? Ne promettez pas à la personne que vous l’aiderez. Le contrat de travail n’est pas un contrat de mariage, c’est une étape de la vie professionnelle.
Assumez vos responsabilités jusqu’au départ du salarié licencié
Soigner la phase d’offboarding est un enjeu majeur pour réussir l’expérience collaborateur. Certes, il sera difficile de garder de bonnes relations après un licenciement. Un salarié licencié est rarement ambassadeur de la marque employeur !
N’en faîtes pas pour autant un mauvais publicitaire. Il est important d’accompagner le départ, même lors d’un licenciement. Cela vous permettra de traiter la personne avec respect et d’éviter les rancunes.
C’est aussi indispensable pour conserver l’engagement des équipes en place et soigner votre réputation, en interne comme à l’externe. Concrètement, cela suppose de :
- Faciliter les départs anticipés lors du préavis de licenciement ;
- Laisser le collaborateur réaliser sa passation dans les règles de l’art ;
- Être transparent sur les étapes de la procédure ;
- Proposer au salarié licencié de l’aide ou une recommandation pour ses futures démarches (si elle est justifiée et réalisable).
Expliquez à vos équipes pourquoi le salarié est licencié
Il est aussi important d’expliquer votre décision aux autres salariés, afin de ne pas pénaliser leur engagement. Pour cela :
- Expliquez clairement la décision aux membres de l’équipe ;
- Rassurez vos collaborateurs, en étant exemplaire dans votre démarche (respect des règles et des personnes) ;
- Régulez les tensions en accordant aux équipes le temps d’accepter les changements.
Ne mettez surtout pas au placard le collaborateur juste avant son départ. Cela nuirait à long terme à l’ensemble du collectif de travail !
Comment licencier un salarié pour faute avec assertivité ?
Lorsque le licenciement fait suite à une faute lourde ou grave du collaborateur, l’exercice est différent.
Soyez au clair sur les motifs disciplinaires
Si le motif est disciplinaire, la DRH est souvent en première ligne de la procédure, car il y a non-respect du contrat de travail ou violation des obligations professionnelles du salarié.
Vous devez donc prendre le temps de préciser et de qualifier la situation avec le service des ressources humaines, avant de communiquer avec le salarié en cause. Le licenciement pour faute simple ou faute sérieuse sanctionne une erreur sérieuse ou la répétition de négligences commises par le salarié.
La faute grave rend impossible le maintien du salarié en poste (insubordination , manquement aux règles de sécurité, absences injustifiées). Enfin, la faute lourde suppose une intention de nuire à l’entreprise.
Dans ce cas, le licenciement peut d’ailleurs comporter une mise à pied conservatoire du salarié, par exemple, s’il y a eu violence ou des dommages sur les biens ou les personnes au travail.
Évitez d’en vouloir personnellement au salarié licencié
Licencier un salarié avec tact risque d’être un exercice délicat si celui-ci vous vole des données ou saccage vos locaux ! Dans ces cas, le mieux est d’utiliser les techniques d’assertivité. Elles supposent d’exprimer clairement vos intérêts sans être dans l’agressivité.
Un employé abuse de votre confiance et utilise le véhicule de fonction à titre personnel ? Ne rentrez pas dans des considérations personnelles. En tant qu’employeur, vous disposez des moyens juridiques pour mettre en place des sanctions disciplinaires (blâme,mise à pied, rétrogradation, licenciement).
Si vous choisissez de simplement prévenir sans sanction, le mieux est de laisser une trace écrite. Là encore, vous devrez aussi être attentif aux autres membres de l’équipe. Même si vous êtes agacé, il vous faudra rester le plus neutre possible et expliquer simplement que certains comportements sont interdits et sanctionnés.
Comment annoncer un licenciement économique ?
Les DRH le savent : licencier un salarié qui est performant et qui n’a commis aucune faute est encore plus difficile. Car dans ce cas, c’est plutôt la responsabilité de l’employeur qui est en jeu.
Pour rappel, licencier un salarié pour motif économique n’est possible que lorsque tous les efforts de formation et d’adaptation ont été réalisés et que le reclassement de l’intéressé ne peut être opéré sur les emplois disponibles dans l’entreprise.
La communication auprès des équipes arrive donc bien avant le licenciement.
Respectez vos obligations de communication
La procédure est très encadrée : les entreprises de plus de 11 salariés devront ainsi consulter le CSE, si plusieurs salariés sont concernés.
S’il s’agit d’un licenciement collectif individuel, ce n’est obligatoire que si le licenciement est dû à une réorganisation de l’entreprise ou concerne un représentant du personnel.
Lorsqu’il y a licenciement collectif, l’entreprise est soumise à une obligation de transparence. Elle doit communiquer aux représentants du personnel tous les renseignements utiles sur le projet de licenciement collectif :
- Raisons économiques, financières ou techniques,
- Nombre de licenciements envisagés,
- Catégories professionnelles concernées,
- Calendrier,
- etc.
L’employeur doit aussi préciser les mesures envisagées pour limiter les licenciements et pour faciliter le reclassement des salariés concernés.
Soyez transparent sur les opportunités de reclassement
Concrètement, l’étape la plus compliquée est d’annoncer aux salariés, et leurs représentants, quels sont les emplois visés et les possibilités de reclassement proposées.
À ce niveau, la question n’est plus tant de procéder avec tact, mais plutôt avec transparence et méthode. Ce qui implique d’être au clair sur la Gestion des emplois et des Parcours Professionnels et sur le contexte économique et social de l’entreprise. Quoi qu’il en soit, la communication RH doit être maîtrisée.
Mais, pour ce type de licenciement, il faut s’attendre à ce que les informations soient aussi relayées par les représentants du personnel, ce qui est encore un autre sujet. Il faudra là vous appuyer sur vos compétences en matière de gestion des relations sociales, et faire preuve de diplomatie et de pédagogie.
