Guide complet sur les frais généraux

Les frais généraux, dans le jargon comptable, sont toutes les dépenses nécessaires à faire fonctionner une entreprise.

L’assurance des locaux et les achats de petit matériel de bureau, par exemple, entrent dans la catégorie des frais généraux.

Les coûts de fabrication des produits et services – salaires et matières premières notamment – en sont en revanche exclus.

Recenser et suivre vos frais généraux est essentiel pour leur appliquer le bon traitement comptable.

L’enjeu est également financier, car ils sont un levier d’économies à deux égards.

Premièrement parce que ce sont des charges déductibles du résultat, qui diminuent votre impôt.

Deuxièmement parce que diminuer vos frais généraux augmente votre rentabilité. 

Quels sont vos frais généraux ?

Pour entrer dans la catégorie des frais généraux, la dépense doit remplir deux conditions : elle ne finance pas directement la fabrication des produits et services, c’est une charge qui est consommée tout de suite. 

Ne sont pas des frais généraux :

• Les achats de marchandises et de matières premières nécessaires à fabriquer les produits et services vendus par l’entreprise.
• Les salaires et les cotisations sociales.
• Les dépenses d’investissement qui constituent des immobilisations.

Les frais généraux fréquents :

• Les coûts de structure : le loyer et l’assurance des bureaux, les factures d’énergie, l’abonnement internet, les frais de ménage… Notez que si l’entreprise est propriétaire des bureaux, les dépenses de remboursement du prêt entrent dans la catégorie des immobilisations.
• Les consommables. C’est l’exemple type des fournitures de bureau. Notez qu’à partir d’un certain montant, les achats sont considérés comme des immobilisations et s’amortissent. Un logiciel qui coûte plus de 500 €, par exemple, est une immobilisation(1).
• Les honoraires. Expert-comptable, avocat et sous-traitants : leurs rémunérations ponctuelles constituent des charges qui entrent dans la catégorie des frais généraux.
• Les notes de frais. Transport, repas, hébergement : les dépenses engagées par les salariés dans le cadre de déplacements professionnels sont traitées en tant que frais généraux.

Comment comptabiliser les frais généraux ?

Enregistrement obligatoire dans le journal des achats :

Vous devez inscrire vos frais généraux dans le journal des achats de l’entreprise.

Pour chaque dépense, veillez à disposer d’un justificatif conforme. C’est en effet indispensable pour bénéficier de la déduction des charges.

Le justificatif doit être établi selon la forme légale requise.

Pour justifier le remboursement d’indemnités kilométriques dans le cadre d’une note de frais, par exemple, il faut disposer d’une copie du certificat d’immatriculation du véhicule du salarié.

Le justificatif, en tout état de cause, doit mettre en évidence que la dépense a été engagée dans l’intérêt de l’entreprise.

Les justificatifs des frais généraux doivent être conservés pendant 10 ans.

Déclaration facultative :

Lorsque l’entreprise fait certaines dépenses au-delà d’un montant fixé par la loi, elle doit déposer un relevé de frais généraux au moment de sa déclaration annuelle de résultats(2).

C’est le cas par exemple quand les remboursements de notes de frais des personnes les mieux payées dans l’entreprise dépassent 15 000 €.

Le relevé des frais généraux est transmis via le formulaire Cerfa n° 11093*20.

Pourquoi comptabiliser les frais généraux ?

Si le montant ne dépasse pas les seuils légaux, les frais généraux sont simplement consignés dans le journal des achats. Les enjeux n’en sont pas moindres pour autant :

• En cas de contrôle fiscal, l’administration vérifie les pièces comptables de l’entreprise. Le journal des achats doit être tenu avec soin, et inclure tous les justificatifs. L’administration fiscale contrôle ainsi les éventuels abus en matière de déduction des charges.
• Enregistrer les frais généraux dans le journal des achats vous permet d’en optimiser la gestion. Vous constatez ainsi, par exemple, que certaines dépenses peuvent être réduites ou supprimées. Vous augmentez vos bénéfices en conséquence.

Zoom sur leurs enjeux.

Avoir un plan de trésorerie fiable 

Le plan de trésorerie est un tableau prévisionnel des encaissements et des décaissements à venir.

Il permet notamment à l’entreprise de prendre des décisions stratégiques en termes de développement de l’activité. 

Comptabiliser correctement les frais généraux est essentiel pour faire un plan de trésorerie fiable.

Vous devez en effet connaître les charges fixes et estimer les charges variables pour : 

• Calculer le solde prévisionnel en fin de période : cet indicateur vous permet d’arbitrer efficacement entre les investissements envisagés pour développer l’activité.
• Fixer vos prix de vente : les frais généraux doivent être inclus dans le prix de revient des produits ou services, au même titre que les salaires et les matières premières. C’est un élément incontournable pour calculer votre rentabilité.

Déduire toutes les charges déductibles 

Les frais généraux sont des charges déductibles. C’est-à-dire qu’elles viennent diminuer le bénéfice de l’entreprise, pour réduire en conséquence le montant de l’impôt. 

Bien les comptabiliser consiste à : 

• Recenser l’ensemble des dépenses de fonctionnement. En effectuant cette tâche avec minutie, vous vous assurez de n’oublier aucune charge. Ainsi, vous bénéficiez de toute la déductibilité à laquelle vous avez droit. Résultat : votre entreprise paye moins d’impôt.
• Réunir les pièces justificatives adéquates. Cet exercice, aussi fastidieux puisse-t-il paraître, est déterminant en cas de contrôle fiscal. Sans justificatif conforme, en effet, l’administration peut remettre en cause vos déclarations fiscales. L’entreprise risque alors d’être sanctionnée.

Identifier les dépenses inutiles 

Les frais généraux sont inhérents au fonctionnement d’une entreprise. Il paraît irréaliste, par exemple, de se passer d’un abonnement internet.

Pourtant, certaines charges courantes sont surpayées, et certaines dépenses sont inutiles ou font double emploi. 

Comptabiliser et suivre les frais généraux est un levier d’économies significatives.

De bonnes pratiques peuvent être mises en œuvre au sein de l’entreprise pour optimiser ses dépenses de fonctionnement. 

3 bonnes pratiques pour réduire ses frais généraux 

Les frais généraux sont des charges déductibles qui diminuent l’impôt, soit. Mais les dépenses subsistent.

De facto, réduire ou supprimer les coûts s’avère d’autant plus avantageux. Voici 3 pistes efficaces à explorer à cet effet.

#1 S’équiper d’un outil de suivi performant

Certaines dépenses s’ancrent progressivement dans les usages de l’entreprise. Si bien qu’après un certain temps, plus personne ne se pose la question de leur opportunité.

Un suivi régulier et attentif des frais généraux limite ce risque. 

Quittances de loyer, notes d’honoraires d’avocat, factures de petites fournitures, notes de frais… les documents se multiplient à mesure du développement de l’activité.

Pour y voir clair, l’entreprise s’équipe d’un logiciel performant.

L’outil doit faciliter l’organisation des données et offrir une visibilité accrue sur les montants payés.

Avec une bonne vision sur les dépenses et sur leur évolution, l’entreprise est en mesure de constater que certains coûts sont démesurés ou n’ont plus lieu d’être.

L’exemple de la comptabilisation des notes de frais illustre particulièrement le propos.

En effet, surveiller les montants des remboursements peut parfois mettre en évidence des économies potentielles à réaliser.

Or face à un volume de factures importantes, l’entreprise perd en visibilité. 

Avec un logiciel de gestion de notes de frais, l’entreprise automatise la gestion des dépenses, pour maîtriser parfaitement son budget, sans perdre de temps.

Toutes les données sont centralisées pour offrir une vision précise sur les dépenses.

La synchronisation avec la comptabilité permet en outre de n’oublier aucune charge déductible.

Et grâce aux fonctionnalités de GED, l’entreprise conserve les justificatifs pour satisfaire ses obligations légales. 

Et pour simplifier encore plus cette gestion et éviter la paperasse, pensez à donner la possibilité à vos collaborateurs de payer directement avec une carte corporate.

Vous pourrez de votre côté la comptabiliser rapidement dans votre outil de gestion.

#2 Faire baisser les coûts 

Pour chaque type de frais généraux, l’entreprise se demande dans quelle mesure le coût peut être réduit. Exemples de bonnes pratiques : 

• Faire appel à un courtier pour faire baisser le prix des assurances.
• Faire jouer la concurrence entre les prestataires pour identifier un nouveau fournisseur moins cher.
• Augmenter le volume de commandes auprès d’un fournisseur pour bénéficier d’une remise.

#3 Mobiliser tous les collaborateurs

Optimiser les frais généraux est l’affaire de tous au sein de l’entreprise.

Limiter les frais de déplacements, adopter des gestes écoresponsables au bureau ou encore dématérialiser sont de bonnes pratiques pour réduire le montant des dépenses de fonctionnement.

Chaque collaborateur peut contribuer à sa mesure à faire diminuer les charges. À vous de les y inciter.

Sources :

(1)  https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/2109-PGP.html/identifiant%3DBOI-BIC-CHG-20-30-10-20170301

(2) https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000021657803