Les entreprises qui embauchent du personnel ont le choix entre la gestion de la paie en interne et l’externalisation de la paie.
Des entreprises choisissent d’externaliser et de confier leur paie à un prestataire externe.
La gestion de la paie peut être fastidieuse et consommatrice de temps. L’entreprise peut alors choisir l’externalisation partielle ou totale de la paie selon les compétences dont elle dispose.
En quoi consiste cette politique de gestion de la paie ? Quels sont les avantages et les différentes étapes de l’externalisation ? Tous les détails importants dans cet article.
Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?
L’externalisation de la paie consiste à confier à un prestataire externe tout ou partie du processus de gestion de la paie. L’objectif est de gagner du temps, sécuriser les opérations et se concentrer sur les activités principales de l’entreprise.
En effet, la réglementation concernant la paie est assez complexe et certains chefs d’entreprise préfèrent confier cette tâche à des experts dans le domaine, d’où l’externalisation de la paie.
En matière d’externalisation de la paie, l’entreprise peut choisir un éditeur de logiciel comme un SIRH paie, un cabinet comptable, un gestionnaire de paie indépendant ou encore un cabinet d’externalisation de la paie.
Externalisation partielle
Avec l’externalisation partielle de la paie, le prestataire met à votre disposition un outil de gestion externe pour faciliter la gestion de votre paie.
Vous continuez à éditer votre paie et votre prestataire contrôle avant de publier les paies.
En d’autres termes, il vous accompagne. Mais c’est vous qui rentrez vos données dans un logiciel de paie, en règle générale, pour créer les bulletins de paie de vos employés.
Externalisation totale
L’externalisation totale de la paie vous libère totalement de la gestion de la paie. Vous n’avez plus rien à faire en interne, ou presque, l’entreprise externe s’occupe de tout.
Vous devrez être disponible pour échanger avec votre prestataire et transmettre toutes les informations dont il pourrait avoir besoin. Vous devrez vérifier les bulletins de salaire pour éviter des erreurs.
Comment fonctionne l’externalisation de la paie ?
Comme nous l’avons précisé précédemment, l’externalisation de la paie est une solution adoptée par les entreprises pour déléguer une partie ou la totalité des tâches relatives à la gestion de la paie à un prestataire extérieur.
Parmi les différentes tâches du processus de paie, on notera :
- La saisie des informations,
- le calcul des éléments variables,
- le contrôle de conformité des bulletins de paie et d’édition des fiches de paie,
- la distribution ou l’envoi des fiches de paie aux salariés,
- le paiement,
- le stockage des divers documents…
En matière d’externalisation de la paie, l’entreprise peut également déléguer les moyens informatiques afin de rendre moins lourds les différents processus de gestion de la paie en interne : gestion et maintenance des logiciels, des bases de données…
Comment externaliser la paie ?
Choisir de déléguer une partie ou la totalité de ses missions RH (externalisation du bulletin de paie, externalisation d’un processus de la fonction RH…) est une décision importante.
L’externalisation de la paie, en général, a pour objectif principal de libérer les sociétés des fonctions dites à faible valeur ajoutée. De cette façon, elles dégagent du temps et gagnent en productivité.
Pour la réussite de ce projet, il y a certaines étapes clés à considérer.
Définir clairement les objectifs
Les raisons de l’externalisation de la paie, pour une entreprise, peuvent être multiples. Il est primordial de les définir pour déterminer la suite des opérations.
Pour commencer, posez-vous les questions suivantes :
- L’entreprise est-elle contrainte par des enjeux financiers ? (il s’agit ici d’optimiser les dépenses, de réduire les coûts relatifs aux fonctions support de l’entreprise)
- La solution d’externalisation est-elle liée au départ d’un collaborateur que l’entreprise n’a pas pu remplacer ? (faute de candidats ou de temps, par exemple)
- Est-ce que la taille de l’entreprise lui permet de disposer d’un service RH pour le traitement des fiches de paie ?
Il n’existe pas de bonnes ou de mauvaises raisons pour déléguer certaines tâches RH à un prestataire extérieur.
Toutefois, pour répondre au mieux aux besoins de l’entreprise, il est important de bien analyser le fonctionnement de celle-ci.
Bien cadrer les besoins de l’entreprise en fonction du contexte
Il faut prendre en compte la taille de l’entreprise, le climat social et la complexité du cadre réglementaire… Le niveau d’externalisation de la paie à adopter dépend de ces paramètres.
Pour une entreprise qui a l’habitude de gérer la paie en interne depuis plusieurs années, l’externalisation est loin d’être une opération aisée.
La première étape, en général, consiste à déléguer les moyens informatiques. Une fois cette opération réussie, l’entreprise pourra envisager de se lancer dans les prochaines étapes.
S’assurer de la faisabilité de l’opération
Il est important de bien mesurer les processus de gestion interne étant donné que, parfois, il est beaucoup plus prudent de commencer par simplifier les processus internes de l’entreprise.
Pour cela, la première chose à faire est de déterminer le retour sur investissement attendu (ROI), en prenant en compte le coût de production de la paie en interne, le coût du projet d’externalisation de la paie et le coût récurrent de la prestation pour une solution d’externalisation.
Les contrats d’externalisation sont souvent conclus pour une durée comprise entre trois et cinq ans. Il faudra donc mesurer le ROI sur cette période.
Trouver le bon prestataire : prestataire indépendant, cabinet, entreprise…
Une fois les trois premières étapes franchies et la décision prise, il est temps de trouver le bon prestataire.
Depuis quelques années, le marché français de l’externalisation RH et de l’externalisation de la paie accueille un grand nombre de nouveaux acteurs.
Ainsi, pour éviter les mauvaises surprises, choisissez le bon partenaire en lui posant les bonnes questions.
Sur le plan informatique, par exemple, vous pouvez lui demander s’il est possible de visiter sa salle de machines, de connaître ses solutions de back-up.
Au niveau de la mise en place du projet, n’hésitez pas à demander au prestataire de vous présenter les CV de son équipe, de lui demander la méthodologie qu’il envisage d’adopter ou encore de vous présenter le planning des opérations.
Ces questions sont, bien évidemment, présentées à titre d’exemple. La liste n’est pas exhaustive.
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Pourquoi externaliser la paie ?
Traiter la paie est complexe en plus d’être une tâche à faible valeur ajoutée.
L’externalisation de la paie permet à l’entreprise de :
- gagner du temps,
- simplifier le traitement de la paie,
- miser sur la sécurité (en évitant des litiges entre employeur et employé, des erreurs sur le bulletin de salaire, des retards dans la paie, des contrôles administratifs ratés…),
- être réactif au moment d’effectuer des procédures administratives (déclarations, conformité des documents),
- consacrer du temps au développement du personnel,
- profiter du savoir-faire d’un expert des opérations courantes de paie,
- s’appuyer sur un logiciel de paie spécialisé maîtrisé par le prestataire.
Toutefois, le choix de l’externalisation peut dépendre de plusieurs critères en fonction du type de structure.
Pour les entreprises de moins de 10 salariés
Pour les TPE qui sont constituées de moins de 10 salariés, faire appel à une entreprise sous-traitante est plus rentable que de réaliser les paies en interne.
Si l’on prend en compte le coût d’une solution de paie, le temps que cela prend, l’expérience que doit avoir le responsable de cette tâche, les coûts liés aux salaires et à la veille sociale pour éviter les erreurs, l’externalisation de la paie est logiquement le meilleur choix qui s’offre aux petites structures.
D’ailleurs, c’est souvent le dirigeant qui s’occupe de la gestion de la paie, un traitement qui demande beaucoup de temps, qui serait mieux investi dans la réalisation des missions qui lui sont dédiées au sein de l’entreprise.
Pour les entreprises qui ont plus de 10 salariés
Bien qu’à partir de 10 salariés, l’entreprise commence peu à peu à se structurer et à se développer, l’embauche d’un comptable pour s’occuper de la gestion de la paie des salariés peut encore s’avérer difficile.
Il faut savoir que la législation sociale est en évolution perpétuelle et implique un très bon niveau d’expertise pour gérer la paie de manière adéquate.
Une erreur peut coûter très cher à l’entreprise, pouvant même mettre son activité en péril (indemnité prud’homale, redressement Urssaf…).
Il est donc extrêmement important de faire confiance à des personnes qualifiées pour réaliser les paies.
Pour les grandes entreprises
En ce qui concerne les grandes entreprises, il faut savoir que le climat social est très important, surtout dans celles qui sont culturellement bien syndiquées.
S’il y a des erreurs de paie récurrentes ou un service de paie défaillant, l’image de la Direction et du service des Ressources Humaines pourrait être rapidement entachée.
En choisissant une externalisation de la paie du bulletin de paie, l’entreprise pourra trouver une solution à ce genre de problématique et retrouver ainsi une relation plus calme et plus sereine avec les représentants du personnel et les salariés.
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Externalisation paie : avantages inconvénients
Comme dans tous les systèmes de gestion au sein d’une entreprise, l’externalisation de la paie présente aussi bien des avantages que des inconvénients.
Il est donc conseillé de bien prendre en compte chaque paramètre avant de s’engager dans cette démarche.
Avantages
- Gain de temps et d’argent
- Sérénité concernant les problèmes réglementaires et juridiques
- Utilisation d’une interface simplifiée
Inconvénients
- En cas de mauvais choix de prestataire, les conséquences pourraient être désastreuses pour l’entreprise. Il est donc primordial de faire confiance à des prestataires expérimentés.
- Si l’entreprise décide d’externaliser la paie, elle va devoir libérer des postes en interne et perdre ainsi des compétences.
Comment internaliser la paie ?
Même si l’externalisation de la paie semble parfois être la solution idéale pour les entreprises, l’internalisation est un choix à considérer.
En effet, l’internalisation de la paie présente aussi de nombreux avantages (malgré quelques inconvénients). D’autant plus que vous avez aujourd’hui des SIRH intuitifs, faciles à installer et économiques.
Pour internaliser la paie, il convient aux entreprises de disposer du bon logiciel de paie. C’est une solution RH qui permet une gestion optimale de la paie et de l’administration du personnel en général.
Le logiciel permet de créer, mais aussi d’éditer, les bulletins de salaire, de synchroniser la paie avec la comptabilité, de réaliser les télédéclarations fiscales et sociales et de suivre l’évolution et les activités de la masse salariale.
Ainsi, pour internaliser la paie, en alternative à l’externalisation de la paie et l’externalisation RH, il faudra suivre les étapes suivantes :
- Choisir le bon logiciel de paie
- Préparer l’intégration
- Analyser le référentiel de paie
- Rédiger le cahier des charges
- Commencer la double production
- Lancer la production interne
- Réaliser un audit de paie.
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FAQ – Externalisation de la paie
Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?
C’est le fait de confier la gestion de la paie à un prestataire externe, soit partiellement, soit totalement.
Pourquoi externaliser la paie ?
L’externalisation de la paie permet de gagner du temps, de sécuriser le traitement des salaires, d’éviter les erreurs et de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Qui peut bénéficier de l’externalisation de la paie ?
Toutes les entreprises, des TPE aux grandes entreprises, peuvent tirer profit d’une externalisation adaptée à leur taille et à leurs besoins.
Quels sont les risques de l’externalisation ?
Le principal risque est de choisir un prestataire inadapté, ce qui peut entraîner des erreurs ou une perte de compétences internes.
Peut-on internaliser la paie après l’avoir externalisée ?
Oui, avec un bon logiciel de paie et une organisation adaptée, il est possible de reprendre la gestion en interne si l’entreprise le souhaite.
Quelle est la différence entre externalisation de la paie et externalisation RH ?
L’externalisation de la paie concerne uniquement la production des bulletins de salaire et les déclarations sociales.
L’externalisation RH englobe des tâches plus larges comme la gestion administrative, le recrutement, la formation ou encore le suivi des absences.
