Les tickets-restaurants sont devenus un avantage social couramment utilisé dans de nombreuses entreprises pour soutenir les salarié-e-s dans leurs dépenses alimentaires. On dénombre 4 millions de salairé-e-s bénéficiaires en France, et 8 entreprises utilisatrices sur 10 qui comptent moins de 25 salarié-e-s. Les chèques déjeuners ne sont donc pas réservés aux grandes entreprises !
Cependant, la comptabilisation des tickets-restaurants nécessite une bonne compréhension des règles fiscales et comptables en vigueur. Ce guide a pour objectif de détailler chaque étape de leur comptabilisation, en fournissant des exemples concrets et des conseils pratiques pour les professionnels RH.
Comment fonctionne la comptabilisation des tickets-restaurants ?
Les tickets-restaurants, bien qu’étant un avantage offert aux salarié-e-s, imposent une série d’écritures comptables précises, comme la comptabilisation des notes de frais. Les chèques déjeuners sont généralement cofinancés par l’employeur, qui prend en charge entre 50 % et 60 % de leur valeur faciale, le reste étant à la charge du ou de la salarié-e.
L’écriture comptable de l’achat des tickets-restaurants
Lors de l’achat des titres restaurants, l’entreprise doit inscrire en comptabilité le montant total des tickets dans le compte 401 « Fournisseurs », correspondant à la société émettrice des tickets (Swile, Edenred, etc.). Simultanément, ce montant est débité du compte 437 « Autres organismes sociaux », qui représente les charges sociales diverses.
Concrètement, si une entreprise achète 500 tickets d’une valeur de 9 € chacun, l’écriture sera :
- Débit : 437 « Autres organismes sociaux » – 4500 €
- Crédit : 401 « Fournisseurs » – 4500 €
Cette étape est cruciale pour s’assurer que l’achat est bien enregistré et que les tickets sont disponibles pour distribution.
Inscrire l’opération de distribution des tickets aux salariés
Lorsque les tickets sont distribués, il est essentiel de bien séparer la part financée par l’employeur de celle prise en charge par le ou la salarié-e. Cette opération est généralement répartie comme suit :
Pour la part employeur :
- Débit : 647 « Autres charges sociales » – montant de la part patronale
- Crédit : 437 « Autres organismes sociaux »
Pour la part salariale :
- Débit : 421 « Personnel – rémunérations dues » – montant de la part salariale
- Crédit : 437 « Autres organismes sociaux ».
En reprenant notre exemple précédent, si l’employeur finance 60 % du ticket, soit 5,4 € par ticket, et le ou la salarié-e 40 %, soit 3,6 €, les écritures pour la distribution de 500 titres seront :
Pour la part employeur :
- Débit : 647 « Autres charges sociales » – 2700 €
- Crédit : 437 « Autres organismes sociaux » – 2700 €
Pour la part salariale :
- Débit : 421 « Personnel – rémunérations dues » – 1800 €
- Crédit : 437 « Autres organismes sociaux » – 1800 €.
Attention : ces écritures comptables doivent être réalisées de manière scrupuleuse pour éviter les erreurs lors des contrôles fiscaux ou des audits financiers.
Comment comptabiliser l’achat des tickets-restaurants ?
L’achat des titres-restaurants est la première étape de leur comptabilisation. Il s’agit d’une transaction comptable qui implique plusieurs comptes, notamment le compte 401 « Fournisseurs » pour le montant total dû à l’émetteur des tickets, et le compte 437 « Autres organismes sociaux » pour les charges liées.
Cette transaction peut être agrémentée de frais supplémentaires, tels que les frais de port ou de traitement, qui sont alors comptabilisés dans les comptes de la classe 62 « Autres services extérieurs ».
Voici un exemple d’écriture comptable pour l’achat de tickets-restaurants :
- Débit : 437 « Autres organismes sociaux » – Montant total des tickets
- Crédit : 401 « Fournisseurs » – Montant total des tickets
- Débit : 62 « Autres services extérieurs » – Montant des frais supplémentaires (si applicable)
Cette étape permet de s’assurer que tous les coûts associés à l’achat des tickets sont correctement enregistrés et affectés aux comptes appropriés.
Calculer le nombre de tickets-restaurant par mois et leur montant maximum
Le calcul du nombre de tickets-restaurants attribués chaque mois dépend du nombre de jours travaillés par le ou la salarié-e. En général, un titre est attribué pour chaque jour de travail où le salarié est présent, déduction faite des jours non travaillés. Si un ou une salarié-e travaille 22 jours par mois, il ou elle recevra 22 tickets.
Le montant maximum exonéré de charges sociales pour les tickets-restaurants est fixé par la loi. En 2024, ce montant est de 7,18 € par ticket. Ce plafond est essentiel pour l’exonération des charges sociales sur la part financée par l’employeur. Par exemple, si un ticket vaut 9 €, et que l’employeur finance 60 %, soit 5,4 €, cette part est exonérée dans la limite de 7,18 €. Si le financement excède ce plafond, l’excédent est soumis aux cotisations sociales.
Qu’est-ce que les frais de gestion des tickets-restaurants ?
Les frais de gestion des tickets-restaurants englobent tous les coûts facturés par l’émetteur des tickets pour leur émission et leur gestion administrative. Ces frais peuvent inclure :
- Frais de port : pour l’envoi des carnets de tickets aux entreprises.
- Commissions de traitement : frais facturés pour la gestion des transactions.
- Autres frais administratifs : tels que les coûts liés à la personnalisation des tickets ou à la gestion des réclamations.
Ces frais sont généralement comptabilisés dans les comptes de la classe 62 « Autres services extérieurs ». Par exemple, si l’entreprise paie 100 € de frais de gestion, l’écriture serait :
- Débit : 62 « Autres services extérieurs » – 100 €
- Crédit : 401 « Fournisseurs » – 100 €
Ces frais, bien qu’ils puissent sembler mineurs, doivent être scrupuleusement enregistrés pour assurer une comptabilité précise et éviter toute anomalie lors des audits.
Est-ce que les tickets restaurants sont déduits du salaire ?
La part des tickets-restaurants financée par les salarié-e-s est déduite directement du salaire net. Cette déduction est comptabilisée comme suit :
- Crédit : 437 « Autres organismes sociaux » – montant de la part salariale
- Débit : 421 « Personnel – rémunérations dues » – montant de la part salariale
Cette opération est généralement automatisée dans le logiciel de paie de l’entreprise. Cependant, si le ou la salarié-e paie sa part directement (par exemple, en cas de non-prélèvement sur le salaire), la transaction est enregistrée comme un débit du compte 512 « Banque » ou 53 « Caisse ». Cette distinction est importante car elle peut influencer la manière dont les paiements sont suivis et audités.
Quel régime d’imposition des tickets restaurants ?
Le régime fiscal des tickets-restaurants est avantageux, à une condition : que les règles en matière de plafonds soient respectées. Pour cela, n’oubliez pas que la part de l’employeur est exonérée de charges sociales si elle se situe entre 50 % et 60 % de la valeur faciale du ticket et n’excède pas 7,18 € en 2024. Si ces conditions ne sont pas remplies, l’excédent sera soumis à des cotisations sociales.
Cette exonération est une incitation pour les employeurs à offrir cet avantage social à leurs salariés, tout en optimisant les charges sociales de l’entreprise. Il est donc crucial de bien maîtriser les règles fiscales pour éviter toute réintégration lors des contrôles de l’URSSAF.
À retenir
En bref, la comptabilisation des tickets-restaurants est un processus qui nécessite rigueur et précision. En suivant les étapes décrites dans ce guide, vous pouvez vous assurer que votre entreprise respecte la législation en vigueur et bénéficie des avantages fiscaux associés. En tant que professionnel RH, il est essentiel de comprendre les implications comptables de ces avantages pour une gestion optimale des ressources humaines et des finances de l’entreprise.
N’oubliez pas que chaque entreprise peut avoir des particularités qui nécessitent des ajustements de comptabilité. Pour toute situation particulière, il est évidemment recommandé de consulter un expert-comptable ou un conseiller en fiscalité pour éviter toute erreur entraînant des pénalités !
