Lorsque le contrat de travail prend fin, l’attestation employeur Pôle Emploi figure parmi les documents obligatoires à remettre à son(sa) salarié(e). Ce document joue un rôle clé dans l’ouverture des droits à l’assurance chômage et constitue donc bien plus qu’une simple formalité administrative. Il s’agit aussi d’un élément permettant de sécuriser les parcours professionnels des salariés. Les règles de délivrance sont relativement strictes, notamment dans le cadre de la dématérialisation voulue par le gouvernement lors du “choc de simplification”.
Pour vous aider à y voir plus clair et agir en toute conformité avec les règles légales, voici un guide complet sur les obligations des employeurs, les démarches à suivre et les nuances à maîtriser.
Table des matières
L’attestation employeur, c’est quoi ?
L’attestation employeur est un document à ne surtout pas négliger. Elle reflète à la fois l’attention de l’entreprise au respect de ses obligations légales et son engagement envers la protection des droits de ses ex-salarié(e)s.
Le rôle de l’attestation employeur
L’attestation employeur Pôle est avant tout un document officiel que tout employeur doit remettre à son salarié qui quitte l’entreprise et ce, quelque soit le motif. Ce document a pour finalité de certifier la nature et la durée de l’emploi occupé ainsi que les revenus perçus par le salarié. En outre, cette attestation devra permettre à Pôle Emploi de déterminer les droits du salarié aux allocations chômage. Faute d’attestation, l’ex-salarié(e) ne peut faire valoir ses droits et ainsi sécuriser son parcours professionnel.
Les informations essentielles contenues dans l’attestation
Pour déclencher le calcul des droits au chômage, l’attestation employeur doit contenir des informations cruciales telles que :
- L’identité du salarié ;
- La nature de son contrat de travail ;
- La date de fin de contrat ;
- Et le motif de la rupture.
Le montant brut des salaires perçus au cours des douze derniers mois devra être clairement indiqué, ainsi que les primes et indemnités éventuelles.
Un document strictement encadré par la loi
L’article R1234-9 du Code du travail stipule que l’employeur est tenu de remettre les documents nécessaires au salarié à la fin de son contrat de travail, y compris l’attestation Pôle Emploi. Le non-respect de cette obligation peut donner lieu à des sanctions. Une amende est notamment prévue et peut aller jusqu’à 1500€. En cas de litige, le(la) salarié(e) peut saisir le Conseil des prud’hommes pour obtenir cette attestation et éventuellement des dommages et intérêts.
La procédure de délivrance de l’attestation Pôle Emploi
Diverses règles encadrent la délivrance de l’attestation Pôle Emploi. Pour rester en conformité avec la loi, voici les principales règles à respecter et les écueils à éviter.
Quand et comment délivrer l’attestation Pôle Emploi ?
La délivrance de l’attestation doit s’effectuer à la fin du contrat de travail, et ce peu importe le motif de la rupture (licenciement, démission, fin de CDD, rupture conventionnelle, fin de contrat de travail temporaire, etc.). L’attestation est généralement remise lors du solde de tout compte.
La méthode de délivrance varie en fonction de la taille de l’entreprise et du dispositif de déclaration retenue par l’entreprise. Pour les entreprises d’au moins onze salariés, la transmission de l’attestation se fait uniquement par voie électronique via la Déclaration Sociale Nominative ou depuis l’espace employeur de Pôle Emploi. Quant aux entreprises de moins de onze salariés, il est encore possible de transmettre l’attestation en version papier, bien que cela ne soit pas idéal pour des raisons de fiabilité et de rapidité.
Comment créer une attestation Pôle Emploi ?
Pour créer l’attestation, l’employeur doit suivre ces diverses étapes :
- Collecter les informations nécessaires et obligatoires tels que le nom, prénom, salaires et indemnités perçues, la nature et le motif de rupture du contrat ;
- L’accès au portail de déclaration : se connecter soit au portail DSN sur NetEntreprise ou bien à l’espace employeur de Pôle Emploi ;
- Le remplissage du formulaire : Il s’agit de compléter en ligne l’attestation avec les informations collectées ;
- La transmission électronique de l’attestation ;
- La remise au salarié : L’entreprise devra remettre un exemplaire dématérialisé de l’attestation Pôle Emploi à son ex-salarié. Cette remise intervient généralement en même temps que la remise du solde de tout compte.
Les erreurs à éviter et les sanctions possibles
Les erreurs les plus courantes sont :
- Les informations d’identité incomplètes ou incorrectes ;
- Les erreurs de dates de contrat ;
- Ou encore celles concernant le motif de rupture.
Ces erreurs peuvent retarder voire compromettre les droits au chômage du salarié. En outre, le fait d’omettre de délivrer cette attestation est aussi constitutif d’une infraction aux articles L1234-19 et R1234-9 du Code du Travail. Les amendes peuvent atteindre 1500 et 3000€ en cas de récidive.
Attestation Pôle Emploi : les cas particuliers
Il existe une multitude de contrats de travail. Pour les gestionnaires RH, ce sont autant de situations particulières qui peuvent mener à des erreurs préjudiciables lors de la fin du contrat.
Cas particuliers et exceptions à la délivrance de l’attestation
Dans le cadre d’un CDD, l’attestation devra préciser la date de fin du contrat et aussi la date de fin effective si une fin anticipée a été décidée. Le motif de la rupture devra aussi être indiqué.
En intérim, les règles sont un peu différentes. En effet, les attestations sont requises à la fin de chaque mission mais des exceptions existent dans le cas de missions consécutives pour un même intérimaire. En cas de démission de l’intérimaire, l’entreprise de travail temporaire reste tenue de fournir l’attestation. En effet, le(la) salarié(e) intérimaire peut être éligible aux allocations chômage si cette démission comporte un motif légitime comme le fait de déménager pour suivre son conjoint.
💡Le salarié démissionnaire a le droit de recevoir l’attestation Pôle Emploi. La remise de celle-ci est toujours indépendante des circonstances de son départ.
En cas de litige concernant l’attestation
Si un(e) salarié(e) constate une erreur sur son attestation ou bien ne l’a pas reçue, iel doit se rapprocher de Pôle Emploi. En parallèle, iel doit prendre contact avec son ex-employeur pour que ce dernier agisse rapidement pour corriger l’erreur signalée et ne pas retarder l’obtention des allocations chômage de son ancien(ne) salarié(e).
De son côté, l’employeur doit se connecter à son espace sur le site de Pôle Emploi ou via la DSN pour apporter les corrections nécessaires.
Pour conclure, l’attestation employeur Pôle Emploi est un document essentiel qui scelle la fin d’une relation de travail et qui ouvre des droits essentiels pour le salarié. En tant que document administratif, sa délivrance est encadrée par des règles strictes qui traduisent les obligations légales de l’employeur et son engagement envers le respect des droits de son ex-salarié(e).
Cependant, alors que les tensions de recrutement tendent à s’accroître, l’attestation Pôle Emploi est bien plus qu’un simple document, c’est aussi le reflet de l’attention de l’entreprise portée à ses ex-collaborateurs et de manière générale du soin que celle-ci porte à l’offboarding collaborateur. Soigner la délivrance de l’attestation Pôle Emploi, c’est donc aussi un moyen de valoriser de son image de marque !
