La liste des documents RH obligatoires est longue, mais surtout, elle est changeante selon les évolutions de la législation.
Pourtant, la compliance RH n’est pas une option : elle évite des sanctions administratives en cas de passage de l’Inspection du Travail dans vos locaux.
En effet, en cas de non-respect des obligations de tenue et de conservation des documents d’entreprise, l’employeur est passible d’une amende de 750 euros par salarié concerné.
Mais les justificatifs RH ont également une autre vocation. Ils apportent la preuve légale de la conformité des procédures en cas de litiges ou de contrôle.
Voici ce qu’il faut retenir sur les documents RH obligatoires et les durées légales de conservation.
Table des matières
Rappel : les quatre registres obligatoires en entreprise
Il existe quatre registres du personnel obligatoires :
- Le registre unique du personnel ;
- le registre du Comité social et Économique ;
- le Document Unique d’Evaluation des Risques (DUER) ;
- Le registre des Alertes en matière de Santé publique et d’Environnement.
Ces registres sont des documents qui rassemblent et centralisent des informations et données sur les salariés (type de contrat, identité, poste occupé, etc.).
Ils sont obligatoires, mais ne remplacent pas l’archivage des documents RH, qui prouvent la conformité légale de la relation de travail.
Les documents RH et les obligations de conservation
La conservation des documents RH permet de prouver le respect des obligations de l’employeur. Leur durée de conservation varie donc selon les durées de ces obligations et la date de prescription en cas de contentieux ou de litige.
Le contrat de travail
Le contrat de travail doit être conservé pendant 5 ans après le départ du salarié. En l’absence de contrat de travail, l’employeur s’expose à des sanctions pour travail dissimulé.
Important : la délivrance de la déclaration unique d’embauche, prévue par l’article R. 1221-1 du Code du travail, crée l’apparence d’un contrat de travail. Toute DUE doit donc être associée à un contrat de travail.
Les documents d’affiliation à la mutuelle
L’employeur doit proposer une mutuelle à tous les salariés, y compris aux apprentis. Il doit donc transmettre un justificatif d’affiliation à ses employés, ainsi que le contrat d’adhésion à la mutuelle d’entreprise, à conserver pendant 5 ans.
En cas de dispense, l’entreprise doit conserver le justificatif annuel d’adhésion transmis par le salarié ou la preuve de sa dispense de mutuelle obligatoire.
Les avis de visite médicale
L’avis remis par la Médecine du travail lors de la visite médicale d’embauche ou une visite médicale après un arrêt de travail fait partie des documents RH obligatoires qui doivent être conservés.
La loi Santé du 2 août 2021 comporte de nombreux changements que les entreprises doivent prendre en compte pour maintenir leur conformité RH. Pensez à conserver également l’avis de visite médicale de mi-carrière dans vos documents du personnel.
Les bulletins de paie
Les bulletins de salaire et les fiches de paie doivent être conservés pendant 5 ans selon l’Article L3243-4 du Code du Travail. Il peut s’agir d’un double papier ou d’un exemplaire électronique.
En cas de manquement, l’employeur s’expose à une amende de 450 euros.
Bon à savoir : si les bulletins de salaire sont dématérialisés, l’entreprise doit pouvoir les mettre à disposition de ses employés pendant 50 ans, ou jusqu’à ce que le salarié dépasse l’âge de 76 ans.
Les preuves de paiement des charges sociales pour les salariés
Selon l’Article L244-3 du Code de la Sécurité Sociale, les archives relatives au paiement des charges sociales sont conservées pendant 3 ans.
Les récapitulatifs des entretiens professionnels
L’entretien professionnel est une obligation de l’employeur qui donne lieu à la rédaction d’un document, intitulé état des lieux récapitulatif, dont une copie est remise au salarié, et l’autre doit être conservée par l’entreprise pendant 6 ans.
Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP)
L’employeur consigne dans ce document le résultat de l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité auxquels peuvent être exposés les salariés. La réalisation du DUERP ne relève plus de la compétence exclusive de l’employeur depuis le 31 mars 2022.
L’entreprise doit l’établir avec l’aide des référents santé au travail, des services de prévention et de santé au travail et des membres du CSE.
Important : L’employeur a désormais l’obligation de conserver le DUERP pour une durée minimale de 40 ans, dans ses versions successives.
Le DUERP et ses mises à jour devront faire l’objet d’un dépôt dématérialisé sur un portail numérique déployé et administré par un organisme géré par les organisations professionnelles d’employeurs représentatives au niveau national et interprofessionnel.
Les notifications de sanctions disciplinaires
Les notifications liées aux sanctions disciplinaires (courrier d’avertissement, lettre d’observation, blâme, etc.) sont à conserver pendant 3 ans selon l’Article L1332-5 du Code du Travail, date limite avant la prescription des faits fautifs.
Les documents liés aux horaires de travail
Les informations relatives aux horaires des salariés sont à conserver car elles constituent des preuves en cas d’accident ou d’incident sur le temps de travail. Elles peuvent être conservées pendant 5 ans. Idem pour la conservation des données relatives aux motifs d’absence.
Les données liées au suivi des déplacements des collaborateurs
Certains documents, telles que les notes de déplacement, doivent être conservés pour des raisons fiscales. Les justificatifs de notes de frais seront conservés 6 ans en format papier et 3 ans en format numérique.
En revanche, les données de géolocalisation des déplacements d’un véhicule de société ne peuvent pas être conservées plus de deux mois selon les recommandations de la CNIL.
Les autres documents du dossier du personnel
Contrairement au registre du personnel, le dossier du personnel n’est pas obligatoire. En revanche, sa tenue nécessite de prendre certaines précautions, notamment en matière de confidentialité des données. Seules les personnes du service RH ont le droit de le consulter.
Les informations professionnelles
Les données individuelles telles que le CV sont à conserver pendant toute la durée de la collaboration, sous réserve de respecter la RGPD, notamment de donner la possibilité au salarié de modifier ses informations personnelles.
En revanche, selon les recommandations de la CNIL sur la gestion des données du recrutement, les informations sur les candidats n’ayant pas été recruté ne doivent pas être conservées plus de 2 ans.
Les autres données personnelles
Le dossier du personnel peut aussi comporter :
- une copie des diplômes
- les résultats des tests d’évaluation
- les certificats de formation
- l’historique disciplinaire
- le permis de conduire
- l’assurance du véhicule
- la personne à prévenir en cas d’urgence.
Les documents d’entreprise obligatoires à afficher
En plus de ces différents documents à archiver, l’employeur est aussi soumis à une obligation d’affichage des documents d’entreprise obligatoires.
Il s’agit :
- des coordonnées de l’Inspection du Travail ;
- des coordonnées de la Médecine du Travail ;
- des consignes de Sécurité ;
- des horaires de travail ;
- de l’interdiction de fumer ;
- le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels ;
- les membres du CSE.
L’employeur doit également mettre à disposition des panneaux d’affichage pour les syndicats.
Quelle dématérialisation des documents RH obligatoires ?
La dématérialisation des documents du personnel à de nombreux avantages, tels que la centralisation des données et une meilleure traçabilité. En cas de contrôle de l’Inspection du Travail ou de l’Urssaf, la recherche des archives sera largement facilitée.
En revanche, l’une des difficultés est souvent de gérer la conformité des données du personnel et les durées de conservation de ces fameux documents.
C’est pourquoi les logiciels GED permettent de définir des dates d’horodatage des documents RH afin de gérer la compliance des données RH.
Autre avantage : en cas de changement législatif, une mise à jour du logiciel RH permettra de mettre en conformité les processus de gestion des documents du personnel.
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